Gestione documentale
Un unico luogo per ogni documento aziendale
Smetta di cercare tra thread di posta elettronica e drive condivisi. Business in a Box offre al suo team un sistema documentale strutturato e ricercabile, con controllo delle versioni, autorizzazioni e collaborazione in tempo reale — il tutto integrato nel suo Business OS.
Garanzia di rimborso di 14 giorni · Sostituisce software per oltre $500/mese
Il problema
I suoi documenti sono ovunque — e questo ha un costo
Il dipendente medio trascorre quasi due ore al giorno a cercare documenti. I file risiedono in allegati e-mail, drive personali, thread Slack e cartelle semi-sincronizzate. Non esiste controllo delle versioni, né una chiara titolarità, né alcun modo per sapere qual è il documento definitivo.
Man mano che il team cresce, il caos si moltiplica. L'inserimento di nuovi assunti implica la ricerca di documenti dispersi. Le verifiche diventano emergenze. I clienti ricevono proposte obsolete. Business in a Box sostituisce il disordine con un sistema documentale strutturato che cresce davvero con l'azienda.
Funzionalità della piattaforma
Gestione documentale integrata nel suo Business OS
La gestione documentale di Business in a Box va ben oltre il semplice archiviazione. Ogni documento si collega ai progetti, ai contratti, alle risorse umane e ai flussi di lavoro — così il contesto accompagna sempre il contenuto.
Organizzazione
Struttura di cartelle intelligente
Crei una gerarchia di cartelle logica tra dipartimenti, progetti e clienti. Applichi convenzioni di denominazione coerenti e mantenga ogni documento esattamente dove il suo team si aspetta di trovarlo.
Controllo delle versioni
Cronologia completa delle versioni
Ogni salvataggio crea una versione. Visualizzi, confronti e ripristini qualsiasi versione precedente di qualsiasi documento con un solo clic — niente più giochi di denominazione del tipo «finale_v3_DAVVERO_FINALE».
Autorizzazioni
Controllo degli accessi basato sui ruoli
Decida esattamente chi può visualizzare, modificare, commentare o scaricare ciascun documento. Imposti le autorizzazioni a livello di cartella, documento o singolo utente per mantenere protetti i contenuti sensibili.
Ricerca
Ricerca full-text
Trovi qualsiasi documento per parola chiave, tag, autore, data o contenuto all'interno del file. Smetta di perdere tempo a sfogliare cartelle — ottenga ciò di cui ha bisogno in pochi secondi.
Collaborazione
Commenti in linea e annotazioni
Lasci commenti direttamente sulle sezioni del documento, tagghi i colleghi e risolva i thread — il tutto senza uscire dal documento. La collaborazione avviene nel contesto, non in una catena di email separata.
Integrazione
Connesso all'intero OS
Colleghi i documenti a contratti, progetti, attività e schede cliente. Quando una proposta diventa un contratto, la connessione è automatica — il sistema documentale dialoga con l'intera azienda.
Una giornata tipo
Come il suo team utilizza la gestione documentale ogni giorno
Dai briefing mattutini ai resoconti di fine giornata, Business in a Box mantiene i documenti organizzati, accessibili e collegati al lavoro che li richiede.
Casi d'uso
Gestione documentale in ogni dipartimento
Che si tratti di contratti, documenti HR, deliverable di progetto o file di conformità, Business in a Box si adatta al modo di lavorare di ogni team.
Team commerciali
Centralizza proposte e contratti
Mantieni ogni modello di proposta, contratto firmato e documento cliente in un'unica posizione ricercabile. I responsabili commerciali perdono meno tempo a cercare file e ne dedicano di più alla chiusura delle trattative.
Dipartimenti HR
Gestisci i dati dei dipendenti in modo sicuro
Archivia i pacchetti di onboarding, le valutazioni delle prestazioni e i documenti normativi con accesso basato sui ruoli, che mantiene i dati HR sensibili visibili solo alle persone giuste.
Finance & Legal
Controllo documentale pronto per gli audit
Gestisci report finanziari versionati, verbali del CdA e documentazione di conformità. Affronta gli audit con sicurezza quando ogni documento ha una traccia chiara.
Operations
Standardizza le SOP in tutta l'azienda
Crea un'unica libreria di procedure operative standard a cui ogni team può accedere, seguire e aggiornare — mantenendo le operations coerenti man mano che l'azienda cresce.
Connessioni Business OS
Documenti che vivono all'interno della sua azienda, non al di fuori
Business in a Box connette i suoi documenti a ogni altra parte del sistema operativo — così i file non sono mai separati dal lavoro a cui appartengono.
Progetti
Alleghi i documenti direttamente alle board di progetto. SOW, brief e deliverable seguono il progetto — sempre a un clic dal team che ci lavora.
Contratti
I documenti diventano contratti con flussi di firma elettronica integrati. Tenga traccia dello stato dalla bozza alla firma senza mai uscire dalla piattaforma.
Risorse umane e Onboarding
Assegni automaticamente le checklist di documenti di onboarding ai nuovi assunti. Tenga traccia del completamento e archivi le ricevute firmate in ogni profilo dipendente.
Finanza
Colleghi fatture, ordini di acquisto e note spese ai documenti che li supportano — mantenendo i registri finanziari completamente tracciabili.
Conformità
Classifichi i documenti per framework di conformità, imposti cicli di revisione e riceva promemoria automatici quando le policy sono in scadenza o richiedono una nuova approvazione.
Modelli pronti all'uso
Oltre 3.000 modelli di documenti per iniziare subito
Non parta da una pagina bianca. Business in a Box include migliaia di modelli di documenti redatti da professionisti per ogni funzione aziendale — pronti da personalizzare e utilizzare.
Ogni modello è progettato per aiutarla a muoversi più velocemente, garantendo alla sua azienda maggiore struttura e coerenza.
Sfoglia tutti i 3.000+ ModelliParte della piattaforma
Il software di gestione documentale è solo una parte didel sistema operativo
Business in a Box connette il software di gestione documentale a tutto ciò di cui la sua azienda ha bisogno per operare.
Attività e progetti
Pianifichi, assegni e monitori le attività con una gestione completa dei progetti.
Documenti e conoscenza
Organizza policy, procedure e documenti aziendali in un unico posto.
Chat e chiamate
Comunica con il suo team senza cambiare app.
Dashboard
Visualizza tutti i dati, l'avanzamento dei progetti e le performance del team in un'unica schermata.
Risorse umane e persone
Gestisci dipendenti, presenze e fogli ore pronti per il payroll.
Valutazioni e recensioni
Altamente valutato dalle aziende di tutto il mondo
Cosa dicono le aziende
La fiducia di oltre 250.000 aziende in tutto il mondo
«Siamo passati da file sparsi su quattro strumenti a un sistema organizzato in una settimana. Il nostro team sa davvero dove si trovano le cose ora — solo questo ci ha fatto risparmiare ore ogni mese.»
Rachel Kim — COO, Azienda verificata
«Il controllo delle versioni era il nostro punto critico principale. Con Business in a Box, tutti lavorano sempre sul documento aggiornato. Niente più confusione, niente più errori.»
David Osei — Direttore Operations, Pinecrest Manufacturing
«Il sistema di permessi è esattamente ciò di cui il nostro team HR aveva bisogno. I documenti sensibili dei dipendenti sono protetti, mentre le policy aziendali sono accessibili a tutti.»
Sandra Truong — HR Manager, Lakeview Financial Services
Sicurezza a livello Enterprise
Progettato per fiducia, sicurezza e conformità
I suoi dati sono protetti da un'infrastruttura e da standard di conformità di livello enterprise.
Domande
Domande frequenti
I suoi documenti meritano una casa migliore
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