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C'est un document formel qui permet à votre conseil d'administration d'approuver officiellement une politique de non-discrimination au sein de votre entreprise. Ce modèle énonce les valeurs fondamentales de votre organisation — respect, dignité et reconnaissance de la diversité — et crée un dossier officiel de cette approbation. Le document est téléchargeable gratuitement en Word, entièrement modifiable, et prêt à être signé par les officiers de votre conseil. Il peut aussi être exporté en PDF pour archivage sécurisé.
Une politique de non-discrimination sans approbation formelle du CA manque de poids institutionnel. En adoptant une résolution officielle, vous documentez que votre conseil d'administration a examiné, débattu et approuvé formellement cet engagement envers l'équité et l'inclusion. Cela vous protège de plusieurs façons : en cas d'audit ou de litige, vous disposez d'une preuve claire de votre volonté institutionnelle de respecter les droits de vos employés ; auprès de vos assureurs et partenaires, vous montrez une gouvernance rigoureuse ; et pour votre culture d'entreprise, vous envoyez un signal fort que l'égalité de traitement est une valeur approuvée au plus haut niveau. Ce document crée aussi une responsabilité formelle : une fois signée par le président et le secrétaire du CA, la résolution devient un élément crucial de votre dossier de conformité légale et de bonne gouvernance.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Vous adoptez une politique de non-discrimination pour la première fois | Résolution approuvant une nouvelle politique |
| Vous révisez une politique existante et demandez une nouvelle approbation | Résolution approuvant une politique mise à jour |
| Vous intégrez des éléments régionaux ou sectoriels à la politique | Résolution avec modifications spécifiques |
Pourquoi c'est important : Cela rend la résolution juridiquement ambiguë et peut créer des problèmes d'application de la politique ou de preuve de gouvernance.
Fix: Consultez vos documents constitutifs pour utiliser le nom légal exact enregistré auprès des autorités.
Pourquoi c'est important : Une résolution sans date crée une confusion sur le moment d'approbation et d'entrée en vigueur, affaiblissant sa force légale.
Fix: Spécifiez clairement la date de la résolution et la date effective de la politique (elles peuvent différer).
Pourquoi c'est important : Le CA pourrait approuver un document qui ne correspond pas aux besoins réels de l'entreprise ou qui omet des éléments cruciaux.
Fix: Assurez-vous que le document complet de la politique de non-discrimination a été examiné et débattu avant la résolution.
Pourquoi c'est important : Une résolution non signée n'a pas de poids juridique et ne peut pas être utilisée pour documenter la gouvernance ou la conformité.
Fix: Obtenez les signatures du président du CA et du secrétaire ou des officiers désignés avant d'archiver le document.
Pourquoi c'est important : La résolution approuve la politique, mais n'est pas la politique elle-même. Oublier la politique complète laisse un vide dans la documentation.
Fix: Archivez la résolution avec la politique complète attachée, en clarifiant que la résolution approuve le document de politique.
Pourquoi c'est important : Une politique archivée mais non communiquée ne peut pas être respectée, et l'entreprise ne bénéficie pas de sa protection.
Fix: Après approbation par le CA, communiquez la politique approuvée à tous les employés avec une explication claire.
En langage simple : Énonce les valeurs fondamentales de l'entreprise — respect, dignité, et reconnaissance de la diversité — qui justifient l'adoption de la politique.
Considérant que l'une des valeurs fondamentales de [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] est de traiter ses employés avec respect et dignité, et considérant que [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] reconnaît la valeur des hommes et la richesse de leur diversité.
Erreur courante : Énoncer le préambule de manière trop vague ou générique sans lier la politique aux valeurs réelles de l'entreprise.
En langage simple : Précise la date à partir de laquelle la politique de non-discrimination entre en vigueur au sein de l'organisation.
En vigueur ce [DATE]
Erreur courante : Oublier de spécifier une date effective claire, ce qui crée de l'ambiguïté sur le moment d'application.
En langage simple : Identifie clairement le nom légal de l'entreprise ou de l'organisation qui adopte la politique.
[VOTRE NOM DE COMPAGNIE]
Erreur courante : Utiliser un nom informel ou une abréviation qui ne correspond pas au nom légal enregistré.
En langage simple : Formule la décision du conseil d'administration d'approuver formellement la politique de non-discrimination pour l'ensemble de l'organisation.
LE CONSEIL D'ADMINISTRATION APPROUVE LA DÉCLARATION DE POLITIQUE DE NON-DISCRIMINATION.
Erreur courante : Omettre la formule d'approbation explicite, affaiblissant l'autorité juridique de la résolution.
Remplacez [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] par le nom légal enregistré de votre organisation. Vérifiez que c'est le nom utilisé dans vos documents constitutifs.
💡 Consultez vos articles de constitution ou votre certificat d'enregistrement pour le nom exact.
Remplacez [DATE] par la date à laquelle la politique entre en vigueur. Cela peut être la date de la réunion du CA ou une date ultérieure.
💡 Choisissez une date qui laisse du temps pour communiquer la politique à l'ensemble du personnel.
Vérifiez que les valeurs énoncées (respect, dignité, diversité) reflètent authentiquement la culture de votre entreprise. Adaptez si nécessaire pour plus de précision.
💡 Assurez-vous que le préambule résonne avec vos autres documents de politique d'entreprise.
Transmettez le document au secrétaire du conseil d'administration pour mise à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
💡 Joignez la politique de non-discrimination complète au document de convocation du CA.
Présentez la résolution lors de la réunion du conseil, discutez-la si nécessaire, et procédez au vote formel.
💡 Documentez les résultats du vote (à l'unanimité, par majorité, etc.) dans le procès-verbal du CA.
Faites signer la résolution par le président et le secrétaire du CA, puis archivez-la dans vos dossiers officiels.
💡 Conservez une copie signée en version papier et une copie électronique dans votre système de gestion documentaire.
La résolution est un document formel du conseil d'administration qui approuve et formalise la politique. La politique elle-même est le document détaillé qui énonce les principes, les procédures et les protections. La résolution crée une trace officielle que le CA a examiné et approuvé la politique. Les deux documents doivent être archivés ensemble.
La résolution doit être signée par le président du conseil d'administration et le secrétaire (ou les officiers désignés selon vos statuts). Ces signatures certifient que la résolution a été adoptée lors d'une réunion régulière du CA et que les formules requises ont été respectées. Vérifiez vos statuts constitutifs pour les signatures exactes requises.
Bien que la résolution soit un document officiel du CA, c'est la politique de non-discrimination elle-même qui doit être communiquée aux employés. La résolution peut être mentionnée lors de la communication de la politique (par exemple, « approuvée par le CA le [date] »), mais le focus doit être sur les droits et les protections énoncés dans la politique complète.
Une résolution non datée ou avec une date floue présente des risques. En cas de litige ou d'audit, il sera difficile de prouver quand la politique a été approuvée et quand elle est entrée en vigueur. Toujours inclure une date claire de la résolution et une date effective précise de la politique.
Oui, mais toute modification substantielle de la politique devrait être approuvée par une nouvelle résolution du CA. Des modifications mineures ou administratives peuvent ne pas nécessiter une nouvelle résolution, selon votre gouvernance. Consultez votre conseil juridique si la modification est importante.
En général, non. La résolution est un document interne du CA. Cependant, si vous devez la présenter à une tierce partie (assureur, auditeur externe, juridiction), une copie certifiée conforme signée par le secrétaire peut être demandée. Demandez à votre secrétaire du CA de préparer une copie certifiée si nécessaire.
Archivez la résolution signée dans le registre des résolutions du conseil d'administration. Gardez une copie papier originale dans un dossier sécurisé et une copie électronique dans votre système de gestion documentaire. Liez-la à la politique complète de non-discrimination pour faciliter les recherches futures et les audits.
Cela dépend de vos statuts constitutifs. Certains permettent les votes par consentement écrit ou électronique. Si vos statuts l'autorisent, oui. Sinon, une réunion formelle du CA (en personne ou par vidéoconférence) est nécessaire. Consultez vos statuts et un avocat pour clarifier la procédure applicable.
La politique complète détaille toutes les règles, procédures et protections. La résolution du CA, elle, formalise l'approbation officielle par la gouvernance. Vous avez besoin des deux : la politique pour instruire les employés et les gestionnaires, la résolution pour créer un dossier de gouvernance officiel et de conformité.
Un procès-verbal peut noter que la politique a été discutée et approuvée. Cependant, une résolution dédiée crée un document plus formel, facile à archiver et à retrouver. Un procès-verbal est utile, mais une résolution est le standard de bonne gouvernance pour les décisions majeures comme l'approbation de politiques.
Une lettre communique la politique aux employés. La résolution du CA documère l'approbation au niveau de la gouvernance. Les deux servent des fins différentes : la lettre est communicationnelle, la résolution est officielle et juridique. Utilisez la résolution pour vos dossiers, la lettre pour l'annonce interne.
Un engagement de valeurs énonce les principes. La résolution approuvée par le CA donne à cet engagement une autorité formelle et crée une responsabilité. Une résolution signée et archivée est plus forte juridiquement et démontre un engagement institutionnel plus solide qu'une simple déclaration.
Les entreprises technologiques adoptent souvent des politiques de non-discrimination fortes pour attirer et retenir les talents diversifiés et démontrer leurs valeurs de D&I.
Les organisations de santé doivent formaliser les politiques de non-discrimination pour respecter les obligations légales et éthiques envers les patients et les employés.
Les firmes de conseil et comptables utilisent cette résolution pour documenter leur gouvernance et leur engagement envers l'équité, crucial pour l'accréditation.
Les établissements d'enseignement doivent approuver formellement des politiques de non-discrimination pour créer un environnement inclusif pour étudiants et staff.
Les institutions financières adoptent des politiques de non-discrimination pour se conformer aux réglementations de conformité et démontrer une bonne gouvernance.
Les entreprises manufacturières formalisent ces politiques pour protéger leurs employés à la chaîne et en bureaux, essentielles à la culture organisationnelle.
Au Canada, les lois fédérales et provinciales (notamment la Loi canadienne sur les droits de la personne et les chartes provinciales) obligent les employeurs à maintenir des politiques de non-discrimination. Une résolution du CA approuvant cette politique documente votre conformité et montre votre engagement institutionnel envers l'équité.
En France, le Code du travail impose des protections contre les discriminations (égalité de traitement, liberté d'association, etc.). Une résolution formelle du CA approuvant une politique de non-discrimination renforce la documentation de conformité et démontre une gouvernance responsable, particulièrement importante pour les entreprises de plus de 50 salariés.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Votre entreprise a une politique de non-discrimination existante et bien rédigée, et vous cherchez simplement à la formaliser par une résolution standard du CA. | 0 $ à 50 $ (téléchargement gratuit du modèle, frais d'immatriculation minimes) | 1 à 2 heures (remplissage et signature) |
| Modèle + revue juridique | Vous avez une politique, mais vous n'êtes pas certain qu'elle couvre tous les éléments requis par votre juridiction, ou vous voulez que la résolution soit adaptée à votre structure de CA particulière. | 150 $ à 400 $ (revue par un avocat ou consultant RH) | 3 à 5 jours (revue + révisions) |
| Rédigé sur mesure | Votre entreprise a besoin d'une résolution et d'une politique hautement personnalisées pour des raisons sectorielles, légales ou structurelles complexes, ou si elle opère dans plusieurs juridictions. | 800 $ à 2 500 $ (rédaction complète par un avocat) | 2 à 4 semaines (consultation, rédaction, révisions) |
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