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C'est un document officiel et légal qui formalise la décision des actionnaires de nommer (ou de renouveler) un cabinet d'experts-comptables pour vérifier et certifier les états financiers de votre compagnie. Le modèle se télécharge en Word, se modifie facilement avec vos informations spécifiques, et s'exporte en PDF pour archivage ou signature numérique. Cette résolution sert de preuve légale que la nomination a été approuvée officiellement par vos actionnaires lors d'une assemblée générale, et elle doit être signée par le président, le secrétaire, et au moins un actionnaire.
Sans une résolution officielle de nomination, votre compagnie court plusieurs risques. D'abord, les autorités fiscales, les investisseurs, et les créanciers peuvent remettre en question la légitimité de votre auditeur ou de vos états financiers s'il n'existe aucune trace documentée de sa nomination. Ensuite, en l'absence de résolution formelle, le cabinet d'experts-comptables pourrait hésiter à accepter le mandat ou à signer un contrat sans certitude de l'approbation des actionnaires. Enfin, si un litige ou une vérification légale survient, vous serez dans l'incapacité de prouver que votre audit a été autorisé légalement. Une résolution claire et bien signée protège votre compagnie, établit l'autorité et la crédibilité de votre auditeur, et vous maintient en conformité avec les exigences légales de gouvernance.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Votre compagnie n'a jamais eu d'auditeur externe; vous démarrez une relation avec un cabinet | Nomination d'un premier expert-comptable |
| Votre expert-comptable est en place et vous reconduisez son mandat pour un nouvel exercice fiscal | Renouvellement annuel |
| Vous changez de cabinet ou d'auditeur et devez documenter le changement formellement | Changement d'experts-comptables |
| Une situation urgente (départ d'auditeur, fusion) nécessite une assemblée non prévue au calendrier | Nomination en assemblée extraordinaire |
| Vous voulez inclure les modalités de rémunération dans la résolution | Nomination avec honoraires précisés |
| Vous imposez des conditions particulières au mandat (audit limité, domaines spécifiques) | Nomination avec conditions ou restrictions |
Pourquoi c'est important : Les experts-comptables et le conseil d'administration peuvent interpréter différemment l'étendue de l'audit, ce qui entraîne des surprises sur les coûts ou l'insuffisance du travail.
Fix: Précisez explicitement si l'audit est complet, limité, ou spécialisé, et citez les normes applicables (IFRS, GAAP, etc.).
Pourquoi c'est important : Une résolution non signée ou signée par des personnes non autorisées n'a aucune valeur légale et peut être contestée ou non respectée.
Fix: Assurez-vous que le président, le secrétaire, et au minimum un actionnaire signent, et vérifiez que ces personnes ont l'autorité selon la loi ou les statuts.
Pourquoi c'est important : Cela rend impossible de vérifier ultérieurement le statut légal ou la légitimité du cabinet, et complique l'archivage légal.
Fix: Toujours inclure le numéro de permis professionnel et l'adresse complète du siège social du cabinet nommé.
Pourquoi c'est important : En cas de litige futur sur la validité de la nomination, l'absence de preuve du quorum et du vote rend la résolution contestable.
Fix: Consignez le nombre d'actionnaires présents, le nombre requis pour le quorum, et le résultat exact du vote (unanime ou par majorité).
En langage simple : Identifie clairement qu'il s'agit d'une résolution d'assemblée générale et précise la date et le lieu de la réunion.
RÉSOLUTION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES ACTIONNAIRES DE [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] DÛMENT SIGNÉE LE [DATE]. L'assemblée s'est tenue le [DATE] à [LIEU].
Erreur courante : Omettre la date précise ou le lieu laisse de l'ambiguïté sur la validité de la résolution aux yeux des autorités.
En langage simple : Énumère le nom complet du cabinet ou des experts-comptables choisis, ainsi que leurs coordonnées et numéro de permis professionnel si applicable.
Les actionnaires réunis nomment par la présente [NOM COMPLET DU CABINET / EXPERT-COMPTABLE], numéro de permis [NUMÉRO], ayant son siège social à [ADRESSE], pour exercer les fonctions d'experts-comptables de la Compagnie pour l'exercice fiscal se terminant le [DATE].
Erreur courante : Oublier le numéro de permis ou les coordonnées précises du cabinet rend difficile la vérification de son statut légal ultérieurement.
En langage simple : Décrit brièvement le périmètre du mandat (audit complet, audit limité, vérification spécifique) et le type de rapport attendu.
Le mandat des experts-comptables comprend l'examen et la certification de tous les états financiers de la Compagnie conformément aux Normes d'audit généralement reconnues, ainsi que la production d'un rapport d'audit aux actionnaires.
Erreur courante : Laisser le mandat vague (« audit général ») sans préciser les normes ou périmètre peut entraîner des désaccords ultérieurs sur l'étendue du travail.
En langage simple : Fixe la durée de la nomination, généralement un exercice fiscal, et précise la date de début et de fin.
Cette nomination est effective pour l'exercice fiscal débutant le [DATE] et se terminant le [DATE], ou jusqu'à ce qu'un successeur soit dûment nommé.
Erreur courante : Ne pas spécifier de date de fin crée une ambiguïté sur la durée et peut entraîner une reconduction non intentionnelle.
En langage simple : Autorise le conseil d'administration ou la direction à négocier les honoraires avec les experts-comptables nommés, dans les limites approuvées ou à titre indicatif.
Le conseil d'administration est autorisé à fixer et à négocier les honoraires des experts-comptables nommés, dans une enveloppe budgétaire estimée à [MONTANT] pour l'exercice en question.
Erreur courante : Oublier cette clause laisse les honoraires indéterminés et crée un flou administratif quant à l'approbation des frais.
En langage simple : Confirme que la nomination est définitive et que les experts-comptables ont tous les pouvoirs nécessaires pour exercer leur mandat.
Les experts-comptables nommés possèdent tous les pouvoirs requis pour accéder à la documentation, aux registres, et aux tiers pour l'accomplissement de leur mandat d'audit.
Erreur courante : Omettre cette clause peut créer des obstacles d'accès aux informations quand les auditeurs en auront besoin.
En langage simple : Authentifie la résolution par les signatures du président, du secrétaire, et des actionnaires présents ou représentés en assemblée.
Signé et attesté par [NOM ET TITRE] en qualité de Président, [NOM ET TITRE] en qualité de Secrétaire, en présence des actionnaires [NOMS], le [DATE].
Erreur courante : Oublier les signatures ou les faire signer par des personnes non autorisées invalide la résolution légalement.
En langage simple : Confirme que le quorum requis était présent et que la résolution a été adoptée (généralement à l'unanimité ou par majorité, selon la loi).
Le quorum étant présent et constitué, la résolution a été unanimement adoptée (ou adoptée par [X] voix pour, [Y] voix contre) par les actionnaires en assemblée.
Erreur courante : Négliger de documenter le quorum et le résultat du vote expose la compagnie à des contestations ultérieures de la validité.
Notez le nom exact de votre compagnie, la date et le lieu de l'assemblée générale, les noms des actionnaires présents ou représentés, et le nom complet du cabinet d'experts-comptables que vous souhaitez nommer.
💡 Ayez en main une copie du permis ou de la certification du cabinet pour vérifier son numéro de permis.
Complétez le titre avec le nom de votre compagnie et la date de signature. Précisez le lieu et la date de l'assemblée générale où la résolution a été prise.
💡 La date de signature doit correspondre à la date réelle de l'assemblée ou du moment où elle a été signée par les actionnaires.
Écrivez le nom complet du cabinet, son adresse, son numéro de permis, et le type de services (audit complet, audit limité, etc.). Incluez les coordonnées de contact si pertinent.
💡 Contactez directement le cabinet pour confirmer son numéro de permis auprès de l'ordre professionnel (CPA Canada, ordre local).
Indiquez les dates de début et de fin de l'exercice fiscal couvert par le mandat. Décrivez brièvement le type de vérification attendue (audit complet selon les normes IFRS ou autres).
💡 Alignez les dates avec votre calendrier fiscal réel pour éviter les chevauchements ou les lacunes.
Incluez une clause autorisant le conseil à négocier les honoraires ou précisez un montant budgétisé. Cette approbation protège la compagnie et l'expert-comptable.
💡 Demandez une estimation d'honoraires au cabinet avant l'assemblée pour pouvoir donner un chiffre réaliste aux actionnaires.
Faites signer la résolution par le président, le secrétaire de l'assemblée, et au moins un actionnaire témoin ou représentant la majorité. Datez chaque signature.
💡 En cas d'assemblée virtuelle ou téléphonique, consignez l'approbation verbale dans le procès-verbal et collectez les signatures numériques ensuite.
Conservez un exemplaire original signé dans les registres de compagnie. Envoyez une copie au cabinet d'experts-comptables nommés pour confirmer l'acceptation et les modalités.
💡 Gardez aussi une copie dans un dossier numérique sécurisé et envoyez-la à votre comptable ou gestionnaire administratif.
Non, pas nécessairement. En vertu de la plupart des lois régissant les compagnies, la nomination d'experts-comptables nécessite une approbation par majorité des actionnaires (au moins 50 % des droits de vote). Cependant, si vous avez un actionnaire majoritaire ou si la loi ou vos statuts l'exigent, vous pouvez viser l'unanimité pour plus de solidité. Consultez vos statuts ou constituants pour vérifier le seuil exact requis dans votre juridiction.
Oui, beaucoup de compagnies nomment un cabinet principal et un cabinet co-auditeur, ou plusieurs auditeurs pour des domaines distincts (audit financier et audit interne, par exemple). Vous pouvez adapter la résolution pour énumérer plusieurs cabinets et préciser leurs responsabilités respectives. Assurez-vous simplement que chacun est licencié et que leur mandat collectif est clair pour éviter les chevauchements.
Une résolution de nomination d'experts-comptables est généralement valable pour un exercice fiscal (12 mois). À la fin de cet exercice, lors de l'assemblée générale annuelle suivante, les actionnaires doivent voter une nouvelle résolution pour renouveler ou modifier la nomination. Si vous souhaitez que la nomination couvre plusieurs années, vous pouvez le préciser dans la résolution, mais c'est moins courant.
Les actionnaires absents peuvent être représentés par procuration (un autre actionnaire ou un tiers autorisé) qui vote en leur nom à l'assemblée. La résolution doit alors être signée par le président, le secrétaire, et les actionnaires présents ou leurs mandataires. Le procès-verbal doit documenter qui était présent et qui était représenté par procuration pour que tout soit légal et transparent.
Si votre compagnie est petite et la nomination est simple, vous pouvez vous fier au modèle rempli correctement. Cependant, pour plus de sécurité et de conformité légale, surtout si vous changez d'experts-comptables ou si votre structure d'actionnariat est complexe, faire réviser la résolution par un avocat est une bonne pratique. Un avocat peut aussi vérifier que la résolution respecte votre juridiction spécifique et vos statuts.
La résolution originale doit être conservée dans les registres de la compagnie, généralement dans un classeur de résolutions ou de procès-verbaux d'assemblée générale. Gardez aussi une copie numérisée en format sécurisé (crypté ou dans le nuage), et envoyez une copie au cabinet d'experts-comptables nommés pour confirmations et dossier. En cas d'audit ou de vérification légale, ce document doit être facilement accessible.
Oui, une compagnie peut à tout moment révoquer ou modifier la nomination en tenant une nouvelle assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) et en votant une nouvelle résolution. La résolution de révocation doit suivre le même processus : avis, quorum, vote, et signature. Notifiez le cabinet d'experts-comptables en place de votre intention avant de formellement révoquer pour éviter les perturbations administratives.
La résolution est la décision formelle des actionnaires d'engager des experts-comptables, tandis que le contrat d'audit (lettre de mandat) est l'accord détaillé entre la compagnie et le cabinet sur les conditions, les honoraires, et les responsabilités mutuelles. Les deux documents se complètent : la résolution mandate le conseil d'administration à négocier et signer le contrat d'audit avec le cabinet nommé.
Le cabinet nommé doit officiellement accepter ou refuser le mandat. S'il le refuse ou s'il devient indisponible après la résolution, la compagnie doit tenir une nouvelle assemblée extraordinaire pour nommer un autre cabinet. Ne tardez pas à faire cette nouvelle nomination, sinon vous risquez de n'avoir aucun auditeur en place pour la date limite du rapport d'audit.
Le procès-verbal d'assemblée générale est un document global qui enregistre tous les sujets discutés et toutes les résolutions votées lors de la réunion (y compris la nomination d'experts-comptables, l'approbation des états financiers, l'élection des administrateurs, etc.). Une résolution de nomination d'experts-comptables est un extrait ou une résolution autonome qui se concentre uniquement sur la nomination des auditeurs. Utilisez le procès-verbal complet si vous avez besoin d'une trace officielle de toute l'assemblée; utilisez la résolution seule si vous ne devez documenter que la décision d'audit.
La résolution est une décision interne de la compagnie approuvée par les actionnaires. Le contrat d'audit est un accord bilatéral entre la compagnie et le cabinet d'experts-comptables qui précise les modalités (honoraires, délais, responsabilités). La résolution mandate le conseil d'administration à négocier et à signer le contrat. Vous avez besoin des deux : la résolution pour l'autorité légale, le contrat pour les détails opérationnels.
Une résolution du conseil d'administration est prise par les administrateurs de la compagnie, tandis qu'une résolution d'assemblée générale est votée par les actionnaires. Dans la plupart des juridictions, la nomination d'experts-comptables doit être approuvée par les actionnaires (assemblée générale), pas seulement par le conseil. Si votre compagnie est fermée et que vous êtes à la fois seul actionnaire et seul administrateur, les deux pourraient converger, mais en règle générale, le niveau d'approbation requis est l'assemblée générale.
Une résolution de nomination initie un mandat. Une résolution de révocation le termine. Une résolution de remplacement termine un mandat et en initie un nouveau en une seule étape. Utilisez la résolution de nomination pour la première fois ou lors d'un renouvellement; utilisez la résolution de révocation si vous mettez fin prématurément à un mandat; utilisez la résolution de remplacement si vous passez d'un cabinet à un autre en cours d'exercice.
Les firmes de comptabilité et les bureaux de services d'audit utilisent ce modèle pour documenter formellement les changements d'experts-comptables de leurs clients.
Les startups et PME tech en croissance doivent nommer des auditeurs externes dès qu'elles dépassent certains seuils de revenus ou de complexité; cette résolution formalise cette étape.
Les usines et fabricants, surtout ceux avec des investisseurs externes ou cotés, doivent mettre en place un audit complet; la résolution en documente la décision officielle.
Les cabinets de conseil et les firmes juridiques utilisent cette résolution pour documenter la nomination de leurs auditeurs externes conformément aux exigences de gouvernance.
Les propriétaires de portefeuilles immobiliers importants ou les syndics de copropriété nomment des experts-comptables pour certifier leurs états financiers; cette résolution le formalise.
Les OSBL et fondations doivent nommer des auditeurs pour rendre des comptes à leurs donateurs et aux autorités; cette résolution documente cette obligation.
Au Canada (particulièrement au Québec), la nomination d'experts-comptables relève de la Loi sur les sociétés par actions (LSQA) ou de la loi fédérale sur les sociétés par actions (LSCA) selon le type de constitution. La résolution doit respecter le quorum et les seuils de vote prévus par la loi et les statuts. Consultez un avocat du Québec ou du Canada si votre compagnie est multilingue ou multiétatique.
En France, la nomination des commissaires aux comptes (équivalent des experts-comptables) est régie par la Loi de Sécurité Financière (LSF) et le Code de Commerce. Pour les SARL et SA, la nomination est souvent obligatoire au-delà de certains seuils de chiffre d'affaires. Les statuts de votre entreprise définissent le processus de vote et les délais. Vérifiez auprès d'un cabinet d'experts-comptables français ou d'un avocat des affaires pour respecter les exigences locales.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | PME avec structure simple, actionnaire unique ou petit groupe d'actionnaires stables, nomination de routine ou renouvellement standard. | Gratuit ou faible coût de téléchargement du modèle. | 20–30 minutes de remplissage. |
| Modèle + revue juridique | PME en croissance, structure d'actionnariat complexe, changement d'experts-comptables, ou mandat avec conditions ou restrictions particulières. | 50–200 $ de frais de revue juridique (selon l'avocat et la région). | 1–2 heures (incluant l'allers-retours avec le professionnel). |
| Rédigé sur mesure | Compagnie cotée en bourse, structure actionnaire très complexe (investisseurs étrangers, partenariats), exigences légales complexes, ou audit spécialisé (audit interne + audit externe + auditeur tiers). | 500–2 000 $ ou plus de frais d'avocat pour rédaction et négociation complètes. | 1–2 semaines de coordination avec l'avocat et le cabinet d'audit. |
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