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Ce modèle est un registre officiel à deux niveaux pour documenter la structure du capital-actions de votre entreprise. La première partie présente un résumé synthétique listant les types d'actions autorisées (ordinaires, préférentielles séries A et B), leurs droits respectifs et les droits de sûreté éventuels. La deuxième partie est un registre détaillé enregistrant chaque certificat d'action émis, le nom de l'actionnaire, la date d'émission, le montant payé et l'historique des transferts ultérieurs. Téléchargement gratuit en Word, entièrement modifiable et exportable en PDF. Ce registre est la source de vérité légale et administrative de votre structure de propriété.
Sans registre à jour, vous courez le risque de confusions sur la propriété réelle, d'incompatibilités avec vos déclarations fiscales et d'audit manqué. Lors d'une levée de fonds, d'une acquisition ou d'un audit financier, les investisseurs et auditeurs exigeront un registre des actions complet et précis pour valider votre structure de capital. Un registre bien tenu prouve également que chaque émission ou transfert a été documenté et autorisé, protégeant l'entreprise et les actionnaires en cas de litige. C'est un document obligatoire dans la plupart des juridictions et un préalable indispensable à une gestion corporative saine.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Entreprise avec actions ordinaires et actions préférentielles multiples | Résumé formation du capital avec registre ordinaire |
| Petite entreprise sans actions préférentielles complexes | Registre simplifié actions ordinaires uniquement |
| Entreprise avec nombreux transferts d'actions entre actionnaires | Registre avec historique détaillé des transferts |
| Préparation d'une assemblée générale annuelle | Résumé du capital pour rapport aux actionnaires |
| Entreprise avec programme de compensation en actions | Registre avec colonnes d'options d'achat d'actions |
| Actions données en garantie à un créancier ou institution financière | Registre du capital avec droits de sûreté |
Pourquoi c'est important : Cela crée une divergence entre votre registre interne et vos dossiers légaux, risquant une non-conformité à l'audit.
Fix: Documentez immédiatement tout transfert dans la colonne historiques et conservez les documents d'appui.
Pourquoi c'est important : Cela fausse votre rapport de capital-actions et peut poser problème lors d'une levée de fonds ou d'une transaction.
Fix: Distinguez clairement dans le résumé les actions autorisées (maximum possible) des actions en cours (réellement émises).
Pourquoi c'est important : Les investisseurs ou auditeurs pourront contester votre structure de capital si les droits ne sont pas documentés.
Fix: Listez explicitement pour chaque série d'actions préférentielles ses droits de vote, droits de dividende et droits de liquidation.
Pourquoi c'est important : En cas de litige ou d'audit, vous ne pouvez pas prouver l'émission originale et les termes.
Fix: Archivez une copie numérisée de chaque certificat signé, idéalement scellée avec le registre.
Pourquoi c'est important : Cela crée une confusion juridique sur la propriété réelle et rend le registre invalide aux yeux de la loi.
Fix: Attribuez un numéro de certificat unique à chaque émission ; si un certificat est annulé, notez-le comme tel.
Pourquoi c'est important : Un registre incomplet n'est pas recevable en cas de litige ou de vérification réglementaire.
Fix: Remplissez chaque cellule avec une donnée exacte ; utilisez des notes explicatives si une information n'est pas applicable.
Raison sociale officielle de l'entreprise, telle qu'enregistrée auprès des autorités.
Juridiction où l'entreprise a été constituée ou immatriculée légalement.
Colonne distinguant les actions ordinaires, préférentielles A et préférentielles B avec leurs droits respectifs.
Identifiant unique attribué à chaque certificat d'action émis.
Quantité d'actions représentées par un certificat donné.
Identification complète du propriétaire des actions, incluant son adresse.
Date à laquelle le certificat a été initialement émis à l'actionnaire.
Prix unitaire auquel chaque action a été souscrite ou achetée.
Notes documentant tout transfert ultérieur, changement de propriétaire ou événement concernant le certificat.
Remplissez le nom officiel de votre compagnie et l'État ou la province d'enregistrement tel que figurant sur votre acte constitutif.
💡 Assurez-vous que le nom correspond exactement à votre document de constitution.
Indiquez les types d'actions autorisées (ordinaires, préférentielles séries A et B), les droits d'achat associés, et les droits de sûreté le cas échéant.
💡 Consultez votre charte constitutive ou statuts pour les droits exacts de chaque classe.
Indiquez le nombre réel d'actions en circulation et le nombre maximal autorisé par votre charte.
💡
Pour chaque certificat émis, entrez le numéro du certificat, la quantité, le nom et l'adresse de l'actionnaire, la date d'émission et le montant payé.
💡 Gardez une copie numérisée de chaque certificat émis pour votre dossier.
À chaque changement de propriétaire ou transfert, ajoutez une ligne ou une note dans la colonne commentaires avec la date et les détails du transfert.
💡
Vérifiez que le registre correspond à votre liste d'actionnaires actuelle et au solde de capital-actions dans vos états financiers.
💡 Faites cette vérification avant votre assemblée générale annuelle.
Légalement, c'est la responsabilité de l'entreprise (généralement assignée au secrétaire corporatif ou au gestionnaire administratif) de tenir à jour le registre des actions. En pratique, votre comptable, avocat ou gestionnaire administratif peut gérer ce registre, mais la direction doit s'assurer de sa précision. Le registre doit être tenu en français ou en anglais selon votre juridiction et doit être accessible aux actionnaires et aux autorités fiscales en cas de demande.
Les actions ordinaires conférent un droit de vote égal et une part égale des bénéfices nets. Les actions préférentielles accordent des droits spécifiques tels qu'une priorité en cas de liquidation, un dividende garanti ou un droit de vote réduit. Elles sont souvent utilisées dans les levées de fonds pour attirer les investisseurs en leur offrant des protections supplémentaires. Chaque classe doit être documentée séparément dans le registre.
Lorsqu'un actionnaire vend ses actions à un autre, créez un document de transfert signant le certificat de l'ancien propriétaire et émettez un nouveau certificat au nouveau propriétaire. Enregistrez la transaction en ajoutant une ligne au registre (ou en mettant à jour celle-ci) avec le nom du nouveau propriétaire, la date de transfert et la somme payée. Conservez une copie du contrat de transfert dans vos dossiers.
Non, bien qu'autrefois obligatoire, le certificat papier n'est plus légalement requis dans la plupart des juridictions canadiennes et françaises. Vous pouvez tenir un registre entièrement électronique. Cependant, certains actionnaires peuvent demander un certificat physique ; si c'est le cas, émettez-le et enregistrez-le au registre. Un registre numérique est plus pratique et sûr.
Vous devez mettre à jour le registre chaque fois qu'une action est émise, transférée ou annulée. En pratique, cela signifie immédiatement après chaque événement. Une révision annuelle complète avant votre assemblée générale est recommandée pour vérifier la conformité et corriger toute erreur.
Corrigez l'erreur immédiatement en barraut ou en supprimant l'entrée incorrecte (ne l'effacez jamais complètement) et en insérant la bonne information avec la date de correction et une note explicative. Documentez pourquoi l'erreur a été découverte. Un registre avec corrections documentées est plus crédible qu'un registre imprécis ou blanc.
En règle générale, les actionnaires ont le droit de consulter le registre des actions pour vérifier leur participation et les droits connexes. Les autorités fiscales peuvent le demander en cas d'audit. Votre avocat corporatif peut le demander pour les besoins juridiques. L'accès n'est généralement pas public, mais restreint aux parties intéressées avec un justificatif légitime.
Le registre des actions résumé formation du capital inclut un détail complet des types d'actions et de leurs droits, ainsi qu'un historique des certificats. Un registre simplifié se limite à une liste des noms et du nombre d'actions actuels, sans historique. Utilisez le registre complet si vous avez des actions préférentielles ou un besoin d'audit ; optez pour le simplifié pour une petite entreprise avec une seule classe d'actions et peu de transferts.
Le registre des actions est un document administratif et légal enregistrant la propriété, tandis que le livre de journal de comptabilité enregistre l'impact financier (débit caisse, crédit capital-actions). Les deux sont complémentaires : le registre prouve qui possède quoi, le journal prouve le mouvement de trésorerie. Un auditeur examinera les deux pour valider les émissions.
L'assemblée générale approuve les augmentations de capital et les émissions d'actions (décision collective), tandis que le registre les documente après coup (exécution). Le procès-verbal autorise ; le registre enregistre. Vous avez besoin de la procédure avant l'émission et du registre pour en garder la trace permanente.
La convention d'actionnaires établit les droits, obligations et restrictions entre actionnaires (par exemple, droit de préemption, clause d'entraînement). Le registre des actions simplement enregistre qui possède combien d'actions sans stipuler les conditions. Les deux travaillent ensemble : la convention encadre les règles, le registre documente les titres.
Les startups et entreprises technologiques utilisent ce registre pour documenter l'émission d'actions aux fondateurs, employés et investisseurs lors de levées de fonds successives.
Les cabinets d'avocats, comptables et consultants l'utilisent pour enregistrer la propriété progressive des parts et actions entre associés et pour les transferts à la retraite.
Les sociétés de gestion, fonds d'investissement et banques d'affaires utilisent des variantes pour documenter les structures complexes de participation croisée et d'options.
Les entreprises manufacturières le maintiennent pour documenter la propriété familiale et les transferts intergénérationnels ou lors d'acquisitions progressives.
Les promoteurs immobiliers enregistrent les actions représentant des parts dans les projets de développement et les sociétés en commandite associées.
Les franchiseurs et distributeurs l'utilisent pour documenter la propriété des franchises et des entités de distribution ainsi que les ajustements de capital lors d'expansion.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Petite entreprise avec une structure simple (une ou deux classes d'actions) et peu de transferts d'actionnaires. | Gratuit (téléchargement du modèle). | 2–4 heures pour remplir le registre initial et l'organiser. |
| Modèle + revue professionnelle | Entreprise en croissance avec actions ordinaires et préférentielles, voulant une validation avant une levée de fonds ou un audit. | 150–400 $ CA pour une revue comptable ou administrative. | 1–2 jours (revue professionnelle, corrections, finalisation). |
| Rédigé sur mesure | Structure de capital très complexe, plusieurs séries d'actions préférentielles avec droits différents, ou préparation d'une acquisition. | 500–2000 $ CA (avocat corporatif). | 1–2 semaines pour analyse juridique complète, droit de chaque classe et conformité. |
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