Suivi de documents
Sachez exactement où en est chaque document. En temps réel.
Business in a Box vous offre une visibilité complète sur vos documents — qui les a ouverts, qui les a signés, qui les a approuvés, et ce qui est encore en attente. Fini les envois en aveugle, fini de courir après les signatures par courriel, fini de vous demander si le contrat a seulement été consulté.
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Le problème
Envoyer des documents dans le vide n'est pas un flux de travail — c'est une responsabilité
La plupart des entreprises envoient des documents par courriel, puis attendent. La proposition a-t-elle été examinée ? Le contrat a-t-il été ouvert ? La politique est-elle signée ? Vous n'en savez rien — alors vous envoyez un suivi, puis un autre, vous posez la question dans Slack, puis vous appelez. Tout ça pour un document qui a été lu il y a trois jours.
Le vrai problème n'est pas les documents — c'est la visibilité. Sans suivi, les documents commerciaux critiques s'enlisent, les approbations se perdent et les transactions ralentissent parce que personne ne sait qui bloque la situation. Chaque jour d'incertitude coûte de l'argent réel.
Ce que le suivi de documents peut accomplir
Visibilité complète sur les documents, de l'envoi à la signature.
Business in a Box suit chaque interaction avec vos documents en temps réel — consultations, ouvertures, approbations, signatures et commentaires — le tout sur une plateforme connectée.
Suivi des consultations
Sachez exactement quand et qui a ouvert chaque document
Recevez des notifications instantanées lorsqu'un destinataire ouvre votre document. Consultez les horodatages, la durée de lecture et les pages examinées — pour assurer un suivi éclairé, sans suppositions.
Suivi des signatures
Suivez le statut des signatures sur tous les documents en attente
Voyez quels documents attendent une signature, lesquels sont partiellement signés et lesquels sont complets — le tout depuis un tableau de bord unique. Les rappels automatiques éliminent les relances manuelles.
Flux d'approbation
Acheminez les documents pour approbation et suivez chaque étape
Configurez des flux d'approbation à plusieurs étapes et suivez où en est chaque document dans la chaîne. Recevez des notifications pour les approbations, les refus et les commentaires — fini les blocages d'approbation.
Notifications intelligentes
Rappels de suivi automatisés qui remplacent les relances par courriel
Configurez des rappels qui se déclenchent automatiquement lorsque des documents n'ont pas été ouverts ou signés dans le délai imparti. Effectuez un suivi au bon moment, sans lever le petit doigt.
Piste d'audit
Piste d'audit complète pour chaque action sur un document
Chaque consultation, commentaire, approbation et signature est enregistré avec un horodatage et un identifiant d'utilisateur. Piste d'audit complète à des fins juridiques, de conformité et de responsabilité.
Tableau de bord des statuts
Tableau de bord des statuts de documents pour l'ensemble de votre entreprise
Visualisez le statut de chaque document actif dans l'organisation — en attente, révisé, approuvé ou signé — dans une vue centralisée et en temps réel.
Fonctionnalités complètes de suivi des documents
Tout ce que le suivi des documents peut faire dans Business in a Box
De l'envoi à la signature — une visibilité totale à chaque étape.
Conçu pour
Qui utilise le suivi des documents dans Business in a Box
Tout rôle qui envoie, approuve ou signe des documents d'entreprise bénéficie d'un suivi en temps réel.
Ventes
Équipes de vente qui concluent des contrats
Sachez à l'instant où un prospect ouvre votre proposition. Effectuez un suivi au bon moment avec le bon message. Suivez quels contrats sont signés et lesquels sont bloqués.
Juridique et conformité
Équipes juridiques et opérationnelles
Maintenez une piste d'audit complète pour chaque contrat, accord de confidentialité et politique. Assurez-vous que toutes les signatures et approbations requises sont obtenues avant les échéances.
RH et équipe
Équipes RH gérant les documents des employés
Suivez quels employés ont consulté et signé les politiques, guides et documents de conformité. Les rappels automatisés prennent en charge le suivi afin que les RH n'aient pas à s'en occuper.
Direction
Gestionnaires et dirigeants
Visualisez en temps réel le statut des approbations du conseil d'administration, des validations budgétaires et des documents stratégiques. Ne soyez plus jamais surpris par une approbation bloquée.
Partie de la plateforme
Le suivi de documents n'est qu'une partie du système d'exploitation
Business in a Box connecte le suivi de documents à la génération, au stockage, aux flux de travail et aux RH — tout cela sur une seule plateforme.
Génération de documents
Générez et suivez immédiatement le document — du premier brouillon à la signature finale.
Automatisation des flux de travail
Déclenchez automatiquement des flux d'approbation et des rappels en fonction du statut du document.
Stockage dans le nuage
Tous les documents suivis sont stockés, organisés et consultables dans votre lecteur en nuage.
RH et équipe
Suivez la complétion des documents des employés et la conformité depuis le module RH.
Tâches et projets
Associez les approbations de documents aux tâches de projet afin que le travail ne soit jamais bloqué en attente de documents administratifs.
Modèles de documents traçables
Générez et suivez à partir de plus de 3 000 modèles professionnels
Commencez avec un modèle rédigé professionnellement, générez-le avec l'IA, et suivez chaque interaction de l'envoi à la signature.
Chaque modèle est conçu pour vous aider à aller plus vite tout en offrant à votre entreprise plus de structure et de cohérence.
Parcourir les 3 000+ modèlesPartie de la plateforme
Le suivi de documents n'est qu'une partie dele système d'exploitation
Business in a Box connecte le suivi de documents à tout ce dont votre entreprise a besoin pour fonctionner.
Tâches et projets
Planifiez, assignez et suivez les tâches avec une gestion de projet complète.
Documents et connaissances
Organisez vos politiques, procédures et documents d'entreprise en un seul endroit.
Chat et appels
Communiquez avec votre équipe sans changer d'application.
Tableau de bord
Consultez toutes les données, l'avancement des projets et la performance de l'équipe en un seul coup d'œil.
RH et équipe
Gérez les employés, les présences et les feuilles de temps prêtes pour la paie.
Notes et avis
Hautement évalué par les entreprises du monde entier
Ce que disent les entreprises
Approuvé par plus de 250 000 entreprises dans le monde
« Nous avons conclu un contrat de 200 000 $ parce que nous avons su exactement au moment où le prospect a ouvert notre proposition, et nous l'avons appelé en quelques minutes. Le suivi de documents a transformé le fonctionnement de notre équipe commerciale. »
Ryan Callahan — VP des ventes, Northgate Solutions
« Les RH passaient des heures chaque mois à relancer les employés pour la signature des politiques. Désormais, des rappels automatisés s'en chargent et nous disposons d'une piste d'audit complète pour la conformité. C'est une véritable révolution. »
Priya Sharma — Responsable RH, Vantage Partners
« Le tableau de bord d'approbation seul nous a évité trois échéances de contrats manquées dès le premier mois. Nous voyons exactement où chaque document est bloqué. »
Marcus Lee — COO, Blackstone Advisory Group
Sécurité de niveau entreprise
Conçu pour la confiance, la sécurité et la conformité
Vos données sont protégées par une infrastructure de niveau entreprise et des normes de conformité rigoureuses.
Questions
Foire aux questions
Arrêtez de vous demander ce qu'il est advenu de vos documents.
Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur chaque document — qui l'a ouvert, qui l'a signé et ce qui est encore en attente — au sein de votre Business Operating System.
Garantie de remboursement 14 jours · Configuration en quelques minutes · Annulation à tout moment