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Es una carta formal y profesional que utilizas para solicitar información sobre un candidato a su empleador anterior. El documento te permite confirmar fechas de empleo, obtener evaluación del desempeño laboral y conocer las razones por las que el candidato dejó ese trabajo. Disponible como descarga gratuita en Word, es completamente editable y personalizable para cualquier situación. Simplemente completa los datos del candidato, tu información de contacto, y envía al empleador anterior. Puede exportarse a PDF para envío formal.
Contratar sin verificar referencias es un riesgo operativo y legal significativo. Un candidato puede exagerar experiencia, ocultar despidos previos, o no tener realmente las habilidades que afirma poseer. Una solicitud de referencia oficial documenta que realizaste debida diligencia, protegiendo a tu empresa legalmente y reduciendo el riesgo de contrataciones problemáticas. Además, permite evitar sorpresas desagradables después de la contratación, cuando descubres que el historial laboral del empleado no era el que esperabas. Esta carta demuestra profesionalismo ante el empleador anterior y crea un registro oficial de tu proceso de verificación para auditorías internas.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Para obtener información general sobre desempeño y empleo anterior | Solicitud básica de referencia |
| Cuando necesitas detalles sobre funciones desempeñadas en rol anterior | Solicitud con enfoque en responsabilidades específicas |
| Para proteger información sensible del candidato durante verificación | Solicitud con confidencialidad reforzada |
Por qué importa: Puedes estar contactando a la persona equivocada o una dirección incorrecta, desperdiciando tiempo.
Fix: Verifica en LinkedIn, el sitio web de la empresa anterior o llama previamente para confirmar el contacto.
Por qué importa: Las respuestas pueden ser superficiales, imprecisas o no útiles para evaluar al candidato.
Fix: Solicita información específica: fechas exactas, evaluación de habilidades clave, razones de salida documentadas.
Por qué importa: El referente puede preocuparse por consecuencias legales o tensiones con el candidato, bloqueando la información.
Fix: Incluye explícitamente una opción para mantener la información bajo confidencialidad absoluta.
Por qué importa: El referente puede no tener tiempo para responder adecuadamente o ignorar la solicitud.
Fix: Envía la solicitud con al menos 1–2 semanas de anticipación y ofrece múltiples canales de respuesta.
Por qué importa: El referente no sabe cómo responder o su correo se pierde en buzones automáticos.
Fix: Proporciona tu nombre directo, teléfono y correo personal, no solo un contacto general de la empresa.
Por qué importa: Muchas empresas grandes solo confirman fechas de empleo, no evaluaciones, por política legal.
Fix: Después de recibir respuestas limitadas, contacta al candidato directamente para referentes personales adicionales.
En lenguaje sencillo: Sección que establece claramente que la carta es una solicitud de referencia laboral para un candidato.
Recibimos una solicitud de trabajo de [NOMBRE], quien busca desarrollar tareas en el cargo de [PUESTO] en nuestra compañía.
Error común: No especificar el puesto para el cual el candidato está siendo considerado, lo que hace difícil la evaluación contextualizada.
En lenguaje sencillo: Solicita al empleador anterior que confirme que el candidato efectivamente trabajó en su organización.
A nuestro entender, el postulante trabajó antes para su compañía.
Error común: Asumir que el referente conoce automáticamente al candidato sin hacer una pregunta clara de confirmación.
En lenguaje sencillo: Pide la confirmación de las fechas exactas de inicio y término del empleo anterior.
confirmación de las fechas en las que trabajó con ustedes
Error común: No solicitar fechas específicas, lo que impide verificar continuidad laboral y detectar brechas inexplicadas.
En lenguaje sencillo: Pide información sobre cómo fue el rendimiento laboral del candidato durante su empleo anterior.
evaluación del desempeño
Error común: Hacer preguntas abiertas demasiado genéricas sin indicar aspectos concretos a evaluar.
En lenguaje sencillo: Solicita saber por qué el empleado dejó su trabajo anterior, si fue renuncia, despido u otro motivo.
razones por las que se extinguió la relación laboral
Error común: No preguntar directamente sobre las razones de salida, perdiendo información importante sobre conflictos o desacuerdos.
En lenguaje sencillo: Pregunta si la información proporcionada debe mantenerse confidencial y protegida.
Sírvase comentar si la información provista debe quedar bajo absoluta confidencialidad.
Error común: Olvidar incluir esta cláusula, lo que puede causar tensión entre el candidato y su empleador anterior.
En lenguaje sencillo: Finaliza la carta con agradecimiento y proporciona los datos de contacto de quién solicita la referencia.
[NOMBRE] [CARGO] [NÚMERO DE TELÉFONO] [CORREO ELECTRÓNICO@COMPAÑÍA.COM]
Error común: No incluir información de contacto clara, lo que dificulta que el referente responda la solicitud.
En el encabezado de la carta, ingresa el nombre completo, cargo y dirección de la persona en el empleador anterior que puede proporcionar la referencia. Verifica que esta sea la información correcta.
💡 Busca en LinkedIn o en el sitio web de la empresa anterior para encontrar el contacto apropiado.
Reemplaza la fecha del ejemplo con la fecha actual en que estás enviando la solicitud. Usa el formato día-mes-año.
💡 La fecha ayuda a documentar cuándo se hizo la solicitud de referencia.
Reemplaza [NOMBRE] con el nombre completo exacto del candidato cuya referencia estás solicitando.
💡 Asegúrate de usar el mismo nombre que aparece en el CV y solicitud de empleo.
En [PUESTO], escribe el título del cargo para el cual el candidato está aplicando en tu empresa.
💡 Ser específico con el puesto ayuda al referente a contextualizar su evaluación.
Al final de la carta, reemplaza los campos con tu nombre completo, cargo en la empresa, número de teléfono y correo electrónico.
💡 Proporciona múltiples formas de contacto para facilitar la respuesta del referente.
Lee la carta completa para asegurar que toda la información sea correcta y coherente. Luego envía por correo electrónico o imprime y envía por correo tradicional según sea apropiado.
💡 Considera enviar por correo certificado si necesitas constancia de envío.
El empleador anterior, generalmente el gerente directo, jefe de departamento o departamento de recursos humanos del candidato. Es la persona que trabajó directamente con el candidato o que tiene acceso a su información laboral y evaluaciones. Si no estás seguro de a quién contactar, llama a la empresa anterior y pregunta por el departamento de recursos humanos o por quién fue el supervisor directo.
Muchas empresas grandes tienen políticas que limitan referencias solo a confirmación de fechas de empleo. Si el empleador anterior se niega completamente, comunícate con el candidato y pídele referencias personales o de otros empleadores. También puedes considerar llamadas de verificación directa a colegas del candidato o revisar su portafolio y proyectos completados como alternativa.
Típicamente entre 5 a 10 días hábiles, aunque puede variar según la diligencia del referente y la complejidad de la solicitud. Algunos referentes responden en 2–3 días, mientras que otros pueden tardar hasta 3 semanas. Envía la solicitud con suficiente anticipación antes de tomar una decisión de contratación, idealmente 2–3 semanas antes.
Sí, es legal y una práctica estándar en procesos de selección. Sin embargo, es considerado profesional informar al candidato que verificarás sus referencias. Algunos candidatos pueden preferir que llames a ciertos referentes en particular, así que puedes pedirles una lista de referentes preferidos.
Solicita evaluación en áreas relevantes como puntualidad, calidad de trabajo, capacidad de trabajo en equipo, cumplimiento de objetivos, habilidades de comunicación y confiabilidad. También pregunta sobre fortalezas, áreas de mejora y si el referente volvería a contratar al candidato. Esto proporciona una evaluación más completa.
Ambos métodos son válidos. Las cartas formales dejan un registro documentado y escrito, ideal para legales y auditorías. Las llamadas son más rápidas y permiten diálogo directo. Lo ideal es enviar la carta formal pero seguir con una llamada telefónica para acelerar el proceso y aclarar dudas.
Si los referentes proporcionan evaluaciones muy distintas, contacta al candidato para aclarar discrepancias. Pregunta sobre el contexto de cada experiencia laboral. Considera también que diferentes roles o periodos pueden haber tenido resultados distintos. Si hay dudas graves, puedes solicitar referentes adicionales.
Sí, guarda todas las respuestas de referencias en el archivo del candidato. Esto documenta que realizaste verificación de antecedentes, es importante para auditorías internas, y protege legalmente a la empresa mostrando que tomaste decisiones informadas. Algunas regulaciones también exigen documentación de este proceso.
La solicitud formal por escrito deja un registro documentado y oficial, ideal cuando necesitas evidencia de que realizaste verificación. Las llamadas telefónicas son más rápidas pero menos formales. Lo ideal es combinar ambos métodos: envía la solicitud por escrito y sigue con una llamada para obtener respuesta más rápida.
Un cuestionario estructurado online es más detallado y puede recopilar información estandarizada de múltiples referentes. Una carta simple es más rápida de preparar y enviar. Elige cuestionario si necesitas información profunda de varios referentes; elige carta si buscas respuesta rápida de un solo referente clave.
Una agencia profesional realiza verificaciones exhaustivas incluyendo antecedentes penales, crediticios y laborales, con mayor costo. Esta solicitud de referencia es menos costosa y enfocada solo en desempeño laboral. Usa la solicitud interna para referencias básicas; contrata agencia para posiciones sensibles o de alto riesgo.
Una entrevista en persona permite diálogo profundo pero es costosa y requiere más tiempo. Esta solicitud por carta es remota y asincrónica, más eficiente para múltiples candidatos. Usa carta para filtrado inicial; considera entrevistas personales solo para candidatos finales y posiciones críticas.
Herramienta esencial para equipos de selección y reclutamiento que necesitan verificar información de candidatos antes de contratar.
Usada por empresas de todos los tamaños para documentar procesos de onboarding y verificación de antecedentes de nuevos empleados.
Crítica para agencias de colocación que deben verificar experiencia de candidatos antes de presentarlos a clientes.
Requiere verificación exhaustiva de antecedentes por regulaciones de cumplimiento, utilizando estas solicitudes como parte del proceso.
Instituciones educativas usan estas solicitudes para verificar antecedentes de candidatos a posiciones académicas y administrativas.
Organizaciones sanitarias requieren verificación rigurosa de antecedentes por razones de seguridad del paciente y regulaciones.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Empresas pequeñas y medianas que buscan verificar referencias de forma rápida y económica. | Gratis o bajo costo si usas plantilla disponible. | 10–15 minutos para personalizar y enviar. |
| Plantilla + revisión profesional | Cuando necesitas asegurar que tu proceso de verificación cumple regulaciones locales de tu jurisdicción. | Bajo (consulta legal breve para revisión). | 2–3 horas incluida la revisión por profesional. |
| Redactada a medida | Posiciones de alto riesgo, sectores regulados, o procesos de selección complejos con múltiples candidatos. | Moderado a alto (honorarios de consultor de RRHH o abogado). | 1–2 días para desarrollo de proceso completo de verificación. |
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