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Una planilla de requisitos laborales es una herramienta de análisis que documenta todas las exigencias físicas, de condición y psíquicas que demanda un puesto específico. Se completa con un sistema de códigos (A, B, C, N/C) que refleja la intensidad y frecuencia de cada exigencia, permitiendo estandarizar criterios de selección y adaptación de funciones. Disponible en formato Word descargable y editable, es especialmente útil para recursos humanos, líderes de equipo y especialistas en seguridad ocupacional que necesitan objetivar decisiones de contratación y reasignación de personal.
Sin un análisis estructurado de requisitos, la contratación y la asignación de puestos se basan en intuición o costumbre, lo que genera errores costosos: candidatos sobrecalificados que se aburren y se van, candidatos con limitaciones que sufren lesiones, o empleados reasignados a roles que no encajan con sus capacidades. Una planilla completa protege tu empresa al documentar objetivamente qué se requiere, evita discriminación involuntaria, facilita la inclusión de personas con limitaciones mediante adaptaciones justificadas, y constituye evidencia de diligencia en caso de conflictos laborales o auditorías de seguridad e higiene. Además, permite diseñar capacitaciones específicas y comunicar claramente a candidatos qué espera el puesto, reduciendo sorpresas después del ingreso.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Para roles administrativos y operativos sin riesgos extremos | Planilla estándar de requisitos |
| Para puestos en manufactura, construcción o manejo de máquinas | Planilla con énfasis en riesgos mecánicos |
| Para puestos que demandan habilidades comunicacionales y de lectura | Planilla para roles ejecutivos y comerciales |
| Cuando debés reportar a autoridades o aseguradoras requisitos y riesgos | Planilla adaptada a normativa de salud ocupacional |
| Para empresas con pocos puestos que necesitan agilidad sin complejidad | Planilla simplificada para pequeños negocios |
Por qué importa: Sesgás el análisis hacia la persona en lugar del puesto, lo que invalida la planilla para futuras contrataciones.
Fix: Evalúa siempre el puesto en abstracto; pregúntate qué exigiría si el empleado se fuera mañana.
Por qué importa: Reduces tu pool de candidatos innecesariamente y aumentás costos de búsqueda y capacitación.
Fix: Sé honesto: un código B significa que la tarea es importante pero no ocupa todo el tiempo. Si la duda persiste, consulta con quien supervisa el puesto.
Por qué importa: Los criterios de selección se vuelven obsoletos y contratas gente que no encaja con la realidad del puesto.
Fix: Revisa la planilla anualmente o siempre que haya cambios significativos en el puesto.
Por qué importa: Quedás expuesto a reclamos de seguridad; los candidatos no saben qué esperar, y no cumplís con normativa de salud ocupacional.
Fix: Sé exhaustivo: si hay ruido, anota dB aproximados; si hay químicos, nómbralos; si se trabaja en altura, especifica metros.
Por qué importa: Perdés oportunidades de reasignar a empleados existentes a roles que les convengan; aumentás rotación innecesaria.
Fix: Consulta la planilla si un empleado pide cambio de puesto o si alguien se lesiona; la planilla guía decisiones inclusivas.
Por qué importa: Contratas gente fuerte pero que no entiende instrucciones complejas; productividad cae, errores aumentan.
Fix: Da el mismo rigor a lectura, cálculo y comprensión que a fuerza y coordinación.
Esta sección documenta las capacidades corporales y motoras que demanda el puesto. Incluye movilidad (estar parado, caminar, sentarse), manipulación (levantar, cargar, empujar), coordinación (ojo-mano, ojo-mano-pie), trepar escaleras, agacharse, arrodillarse, y habilidades de visión (agudeza, colores, profundidad) y audición. Cada exigencia se codifica según su frecuencia (A, B, C) o se marca N/C si no aplica.
Registra características del ambiente donde se desarrolla el puesto: zona (adentro, afuera), temperatura, condiciones atmosféricas (emanaciones, olores, vaho, polvo, humedad), ventilación, iluminación, nivel de ruido, y riesgos inevitables (mecánicos, electrónicos, quemaduras, espacios reducidos, trabajos en altura). Permite identificar si se requieren equipos de protección personal y qué medidas de seguridad son necesarias.
Evalúa capacidades mentales del candidato: entender y ejecutar instrucciones verbales o escritas, leer órdenes de trabajo y etiquetas, leer instrumentos e indicadores, verificar números y datos, y procesar información compleja. Es la base para identificar qué nivel educativo, experiencia y concentración requiere el puesto.
Coloca el nombre del puesto, departamento, supervisor directo y fecha de análisis en el encabezado. Esto garantiza que el documento sea trazable y pueda actualizarse en el futuro si cambian las responsabilidades.
💡 Si es un puesto nuevo, consulta con quien lo supervisará para entender bien sus demandas.
Para cada capacidad listada (fuerza, movilidad, coordinación, visión, audición), coloca el código que refleje su intensidad: A (menos del 20 %), B (20–60 %), C (más del 60 %) o N/C (no aplica). Sé específico; si el puesto no demanda trepar escaleras, marca N/C en esa fila.
💡 Prueba mentalmente si una persona sin esa capacidad podría hacer el trabajo. Si no, probablemente sea código C.
Evalúa dónde trabaja (dentro/fuera), exposición a temperaturas, ruidos, sustancias, luz, y riesgos específicos (mecánicos, altura, electricidad). Anota el nivel de decibeles si hay ruido, temperaturas si son extremas, y qué equipos de protección son obligatorios.
💡 Consulta con el equipo de seguridad e higiene si está disponible; ellos conocen los datos de exposición.
Determina qué capacidades mentales demanda el puesto: comprensión de instrucciones simples o complejas, lectura de documentos, cálculo, observación de indicadores. Codifica cada una según su frecuencia.
💡 Un puesto administrativo típicamente requiere códigos C en lectura y cálculo; uno de producción, C en observación de indicadores.
Comparte el borrador con el supervisor directo, el equipo de trabajo y, si existe, el responsable de salud ocupacional. Ajusta según sus comentarios para asegurar que el análisis es realista.
💡 Una segunda opinión evita sobrevalorar o subestimar exigencias.
Almacena la planilla completada en tu archivo de recursos humanos. Úsala como referencia al entrevistar candidatos y para adaptar funciones si un empleado cambia de puesto.
💡 Actualiza la planilla cada vez que el puesto cambia significativamente (nuevas máquinas, responsabilidades, o riesgos).
El código A indica que la exigencia ocupa menos del 20 % del tiempo de empleo; B significa que ocupa entre 20 % y 60 %; C significa más del 60 %. N/C se usa cuando la exigencia no es relevante para el puesto. Por ejemplo, en un puesto administrativo, "trepar escaleras" sería N/C; "digitar" sería C. En un puesto de almacén, "levantar" sería C; "digitar" sería A o N/C.
Idealmente, la completa en conjunto el responsable de recursos humanos, el supervisor directo del puesto y, si existe, el especialista en seguridad e higiene. El supervisor directo es clave porque trabaja día a día con las exigencias reales. Si es un puesto nuevo, participa quien lo diseñó o lo va a supervisar. En pequeñas empresas, puede ser el dueño junto con el futuro supervisor.
Actualiza la planilla cada vez que haya cambios significativos en el puesto (nuevas máquinas, responsabilidades adicionales, cambios en el ambiente). Como mínimo, revísala anualmente. Si nunca cambia nada, una revisión cada dos años es razonable. Documentá la fecha de actualización en el encabezado.
La planilla te da criterios objetivos para entrevistar y evaluar candidatos. Si un puesto requiere código C en "levantamiento", pregunta sobre experiencia en tareas que demanden fuerza. Si requiere código C en "lectura de órdenes técnicas", diseña una prueba práctica. Esto reduce sesgos y selecciona gente más alineada con lo que necesitás.
Sí, incluso en micro-emprendimientos ayuda a aclarar qué buscas en un candidato. No necesitás completar todas las filas; marca N/C en lo que no aplique. Una versión simplificada (solo exigencias físicas principales y requisitos psíquicos) también funciona si no hay riesgos significativos de seguridad.
Un riesgo es inevitable si no puede eliminarse completamente del puesto, aunque se tomen medidas de control. Por ejemplo, si el puesto exige trabajar en altura (código C), el riesgo de caída es inevitable pero controlable con arnés y capacitación. Si es riesgo mecánico (máquinas), es inevitable pero prevenible con guardas. Documentá qué medidas de control tenés para mitigarlo.
Evaluá si la limitación es verdaderamente excluyente o si podés adaptar el puesto. Por ejemplo, si requiere código C en "estar parado" pero el candidato es silla de ruedas, quizá puedas reorganizar la estación de trabajo. Consulta con el candidato, con seguridad e higiene, y documentá la adaptación. Muchas limitaciones no son excluyentes si ajustás el puesto.
Sí, siempre que sea justa y no discriminatoria. Evalúa capacidades reales del puesto, no características personales del candidato. Por ejemplo, "requiere código C en fuerza" es válido si el puesto lo demanda; "preferimos hombres para este puesto" no lo es. La planilla debería aplicarse uniformemente a todos los candidatos.
Es una buena práctica compartir un resumen (sin calificaciones, solo descripción) para que el candidato sepa qué espera. Por ejemplo: "Este puesto requiere estar parado 80 % del tiempo, levantar cajas hasta 20 kg, leer órdenes diarias y comunicarse con el equipo." Así el candidato puede autoevaluarse y saber si encaja.
Una descripción de puesto lista tareas y responsabilidades generales; esta planilla va más allá, cuantificando la intensidad y frecuencia de cada exigencia física y psíquica. La descripción responde "qué hace"; la planilla responde "qué capacidades necesita y cuánto". Úsalas juntas: descripción para el candidato, planilla para la evaluación interna.
Una evaluación médica determina si un candidato o empleado ES capaz de desempeñarse; esta planilla define QUÉ DEBE SER capaz de hacer. La planilla te dice "necesito alguien que cargue 20 kg todos los días"; el médico ocupacional valida que el candidato sí pueda hacerlo. Son complementarias, no excluyentes.
Una matriz de competencias evalúa habilidades blandas (liderazgo, comunicación, trabajo en equipo); esta planilla evalúa exigencias físicas, psíquicas y de condición del trabajo. Una es subjetiva (competencias); la otra es objetiva (exigencias del puesto). Ambas son útiles para una selección integral.
Un manual de seguridad describe políticas y procedimientos generales; esta planilla documenta riesgos específicos del puesto, equipos de protección requeridos y medidas necesarias. El manual es la política empresa-wide; la planilla es el detalle específico de cada puesto. Úsala para alimentar y detallar tu manual de seguridad.
Permite documentar exigencias físicas de máquinas, riesgos mecánicos, ruido, temperaturas y equipos de protección necesarios para seleccionar y capacitar operarios.
Ayuda a especificar requisitos de levantamiento, manejo de cargas, coordinación y adaptabilidad a temperaturas variables; es clave para prevenir lesiones.
Documenta requisitos psíquicos (lectura, cálculo, atención), características del ambiente (iluminación, ruido de oficina) y exigencias de movilidad reducida.
Registra riesgos de altura, trabajos a la intemperie, exposición a sustancias y temperatura, necesarios para auditorías de seguridad y selección de personal.
Define requisitos de comunicación, movilidad prolongada (estar parado/caminar) y habilidades de servicio al cliente; guía entrenamiento y ajustes de roles.
Especifica exigencias físicas de movilización de pacientes, requisitos psíquicos de empatía y comprensión de procedimientos, y riesgos biológicos o químicos.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Pequeñas empresas sin riesgos significativos o que necesitan agilidad en contratación. | Mínimo; solo el tiempo interno de completarla. | 2–4 horas; más si es tu primer análisis. |
| Plantilla + revisión profesional | Empresas medianas que quieren una base sólida pero desean validación de especialista en seguridad. | Costo de la plantilla + honorarios de revisión (típicamente $200–500 USD por puesto). | 1–2 semanas, incluyendo ciclo de revisión y ajustes. |
| Redactada a medida | Empresas grandes, sectores muy regulados (construcción, minería, salud) o puestos de alto riesgo. | Consultoría completa: $800–2000+ USD por puesto, dependiendo de complejidad. | 2–4 semanas; incluye observación en terreno, entrevistas y redacción. |
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