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Es una carta formal que invita a un candidato preseleccionado a asistir a una entrevista y evaluación práctica en tu empresa. Se descarga en Word completamente editable, lista para personalizar con los datos de tu compañía, el puesto, fecha, hora y ubicación de la cita. El documento mantiene un tono profesional y amable, transmitiendo que el candidato ha avanzado exitosamente en el proceso de selección y que tu empresa está interesada en conocerlo.
Cuando recibes decenas de solicitudes de empleo, necesitas un proceso claro y profesional para convocar a los candidatos que cumplen los requisitos básicos. Una cita formal demuestra respeto por el tiempo del candidato, reduce confusiones sobre fecha y hora, especifica qué documentos traer, y establece una primera impresión positiva de tu empresa. Sin una cita clara, los candidatos pueden no presentarse, llegar a la hora incorrecta o sin documentos, afectando la calidad de la entrevista. Esta plantilla también protege tu empresa al documentar que se dio la invitación formal, útil si hay disputas laborales posteriores.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Cuando convocas solo a una entrevista sin prueba práctica | Cita para entrevista únicamente |
| Cuando el candidato solo realiza una evaluación técnica o práctica | Cita para prueba de trabajo únicamente |
| Cuando la selección incluye entrevista, prueba y dinámica grupal | Cita con múltiples fases |
| Cuando el candidato avanza a una siguiente fase de evaluación | Cita para segunda ronda |
| Cuando necesitas solicitar certificados, licencias o documentos previos | Cita con requerimientos especiales |
Por qué importa: El candidato puede llegar a una hora incorrecta o no presentarse, generando confusión y pérdida de tiempo.
Fix: Incluye hora exacta de inicio, duración estimada, y si hay que llegar antes (ej. para firmar documentos).
Por qué importa: El candidato no sabe dónde ir, especialmente si es primera vez o la oficina es de difícil acceso.
Fix: Proporciona dirección completa, referencias de lugares cercanos, instrucciones de transporte público, y enlace de Google Maps.
Por qué importa: El candidato llega sin documentos necesarios, retrasa la entrevista o debe volver.
Fix: Especifica claramente cada documento (cédula original, referencias, certificados, portafolio, etc.).
Por qué importa: El candidato se siente rechazado o menos interesante, afecta su motivación antes de la entrevista.
Fix: Mantén un tono profesional pero amable; agradece genuinamente, muestra entusiasmo por conocerlo.
Por qué importa: El candidato no sabe a quién llamar si tiene dudas o un imprevisto.
Fix: Incluye nombre completo, teléfono directo, correo y horario de disponibilidad de contacto.
Por qué importa: El candidato no puede organizarse y puede perder la oportunidad por conflicto de agenda.
Fix: Envía la invitación 5–7 días antes, como mínimo. Para puestos críticos, con 10 días.
Incluye la fecha de envío, nombre completo del candidato, dirección postal completa y referencia clara al puesto. Es la primera impresión, por lo que debe ser clara y profesional.
Comienza agradeciendo al candidato por su solicitud y confirmando que ha sido seleccionado para la siguiente fase. Refuerza el interés de la empresa en conocerlo.
Especifica la fecha exacta, hora de inicio, ubicación (dirección física o enlace virtual), y duración estimada de la entrevista y prueba. Facilita al candidato toda la información para no haya confusión.
Indica qué documentos debe traer (cédula, referencias, portafolio), qué debe preparar, ropa recomendada, y cualquier requisito especial (certificados, prueba técnica online previa).
Proporciona nombre, teléfono y correo de la persona de contacto en RR.HH. Invita al candidato a confirmar asistencia y a plantear dudas.
Coloca la fecha actual, el nombre completo del candidato, dirección postal exacta y ciudad. Verifica que los datos coincidan con la solicitud.
💡 Usa la dirección tal como aparece en la solicitud o en tu base de datos.
Reemplaza [NOMBRE DEL CONTACTO] y [COMPAÑÍA] con los datos reales. Agradece la solicitud y confirma que avanza a la siguiente fase.
💡 Mantén el tono profesional y cordial; el candidato debe sentirse valorado.
Ingresa la fecha exacta, hora de inicio (ej. 10:00 AM) y ubicación completa. Si es virtual, proporciona el enlace de videoconferencia.
💡 Da al menos 3–5 días de anticipación para que el candidato pueda organizar su agenda.
Lista documentos requeridos (identificación, referencias, certificados, portafolio), instrucciones sobre qué ropa usar y si hay tareas previas.
💡 Sé específico: en lugar de 'traer documentos', escribe 'cédula de identidad original, referencias de dos empleadores anteriores'.
Proporciona nombre completo, teléfono directo y correo de la persona de RR.HH. que coordina la entrevista.
💡 Asegúrate de que el teléfono y correo sean monitorados para responder consultas rápidamente.
Pide al candidato que confirme por teléfono o correo dentro de 2 días. Ofrece la opción de reprogramar si hay conflicto.
💡 Esto reduce no-shows y te permite ajustar tu agenda con anticipación.
Lo ideal es enviar la invitación 5 a 7 días antes de la fecha propuesta. Esto da al candidato tiempo suficiente para organizarse y prepararse sin que olvide los detalles. Para cargos muy competitivos, envía con 10 días de anticipación para asegurar que el candidato tenga disponibilidad.
No es obligatorio incluirlo en la cita inicial. Sin embargo, si ya tienes una banda salarial definida, puedes mencionarla brevemente para que el candidato evalúe su interés. Reserva la negociación de salario para después de las entrevistas, cuando tengas más claridad sobre quién es el candidato ideal.
Envía un recordatorio 2 días antes de la fecha. Si no responde, llama telefónicamente el día anterior o el mismo día de la cita. Si el candidato no aparece sin avisar, actualiza tu base de datos como 'no presentado' y continúa con otros candidatos. Algunos candidatos pueden tener emergencias; ofrece reprogramar si lo solicitan.
Sí, es común en empresas pequeñas. Asigna tiempo suficiente: 30–45 minutos para entrevista y 30–60 minutos para la prueba, dependiendo del puesto. Esto evita cansancio de ambos lados y permite una evaluación justa.
Comunica el resultado dentro de 5 a 7 días después de la entrevista, como máximo. Los candidatos aceptados reciben una carta de oferta formal. Los no seleccionados merecen un correo breve agradeciendo su tiempo y manteniendo buena relación (pueden ser útiles en el futuro).
Contacta al candidato lo antes posible, preferiblemente por teléfono, ofrece alternativas de fechas y horas. Envía una carta confirmando la nueva fecha. Esto muestra profesionalismo y respeto por el tiempo del candidato.
Depende del puesto y tu proceso. Para cargos técnicos, es común solicitar una prueba técnica breve en línea previo a la entrevista para filtrar candidatos. Para otros puestos, la prueba práctica se realiza en la cita misma. Aclara esto en la carta para que el candidato se prepare.
Para candidatos a distancia, ofrece videollamada (Zoom, Teams, Meet). Proporciona el enlace exacto, huso horario, y las mismas instrucciones de documentos a tener a mano. Pruebas técnicas pueden hacerse online. Para candidatos locales que no pueden viajar, ofrece la opción de entrevista virtual.
La cita de entrevista convoca al candidato a una siguiente fase, mientras que la carta de rechazo comunica que no fue seleccionado. La cita debe ser positiva y motivadora; la carta de rechazo debe ser clara, respetuosa y mantener buena relación. Ambas son formales, pero la cita es una invitación y la de rechazo es una despedida profesional.
La cita de entrevista ocurre antes de cualquier decisión de contratación; es el inicio del proceso de selección. El contrato de trabajo se firma solo después de que el candidato ha sido seleccionado definitivamente y ambas partes han negociado términos. La cita es comunicación unidireccional (empresa → candidato); el contrato es acuerdo bilateral con obligaciones legales.
La cita de entrevista es una invitación a participar en el proceso de selección. La oferta de empleo es una propuesta formal después de que el candidato ha sido seleccionado, incluye salario, beneficios, fecha de inicio y términos de empleo. La oferta es vinculante; la cita es solo una cita preliminar.
La cita de entrevista ocurre antes de ser contratado, cuando aún se evalúa al candidato. La carta de bienvenida se envía después de que el candidato ha aceptado la oferta y está a punto de comenzar. La cita es sobre la selección; la bienvenida es sobre integración y primeros pasos en la empresa.
Convoca a programadores, diseñadores y especialistas con pruebas técnicas en plataformas online antes o durante la cita.
Utiliza la plantilla estándar para convocar asistentes administrativos, coordinadores y analistas de nómina.
Adapta la cita incluyendo dinámicas de role-play o ejercicios de servicio al cliente durante la prueba.
Personaliza la invitación para maestros, coordinadores académicos y personal administrativo con requisitos de certificaciones.
Incluye requisitos de licencias profesionales, certificaciones médicas y comprobación de antecedentes según regulaciones.
Especifica si la prueba requiere visita a obra, verificación de certificados de seguridad y disponibilidad para terreno.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Empresas pequeñas que contratan pocas personas y tienen procesos de selección sencillos. | Gratuito o muy bajo (solo costo de la plantilla). | 5–10 minutos: descarga, personaliza datos y envía. |
| Plantilla + revisión profesional | Empresas medianas que quieren asegurar que el proceso de selección cumple normas laborales locales. | USD 50–150 por revisión de un profesional de RR.HH. | 30 minutos: descarga, personaliza y envía a revisor; espera feedback en 24–48 horas. |
| Redactada a medida | Empresas grandes o multinacionales con procesos complejos, múltiples fases y requisitos legales rigurosos según jurisdicción. | USD 300–800+ por redacción personalizada de un consultor o abogado laboral. | 1–2 semanas: consulta, redacción personalizada y revisión legal completa. |
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