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Una autorización para revelar información es un acuerdo legal formal mediante el cual un postulante consiente explícitamente que la empresa pueda solicitar, recibir y divulgar su información personal y profesional durante un proceso de selección. Se descarga gratuita en Word, completamente editable, y lista para personalizar con los datos específicos de tu empresa, el candidato y la jurisdicción aplicable. El documento establece qué información puede compartirse, con qué terceros, y por cuánto tiempo se retiene, protegiendo tanto al candidato como a la empresa.
Cuando contratas personal, típicamente necesitas verificar referencias con empleadores anteriores, validar títulos académicos, confirmar antecedentes penales si es relevante, o solicitar informes de crédito en ciertos puestos. Sin una autorización escrita, estas acciones pueden violar leyes de privacidad en muchos países y exponen a tu empresa a reclamos legales del candidato. Esta plantilla documenta el consentimiento explícito e informado del postulante, estableciendo un registro claro de qué información fue autorizada, a qué terceros se comparte, y durante cuánto tiempo se retiene. Además, cumple con regulaciones modernas de protección de datos (GDPR en España, LGPD en México y otros países) que exigen consentimiento previo, escrito y específico antes de procesar datos personales. Sin este documento, te arriesgas a multas significativas, demandas por invasión de privacidad, y complicaciones legales en el proceso de selección.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Proceso de selección estándar con verificación de referencias | Autorización básica para postulante |
| Cuando información se compartirá con agencias de verificación | Autorización con divulgación a terceros |
| Puestos sensibles que requieren verificación de antecedentes | Autorización con antecedentes penales |
| Roles financieros o de manejo de efectivo | Autorización para verificación de crédito |
| Puestos en sectores regulados o con información sensible | Autorización con cláusula de confidencialidad |
Por qué importa: Un juez puede considerar el acuerdo incompleto o inválido si faltan datos esenciales.
Fix: Siempre completa todos los espacios con información exacta antes de presentar al candidato.
Por qué importa: Viola privacidad del postulante y puede incumplir leyes de protección de datos.
Fix: Especifica exactamente qué datos se divulgan y a qué terceros identificados.
Por qué importa: Sin firma, el acuerdo es cuestionable ante un tribunal si hay disputas sobre consentimiento.
Fix: Requiere firma física o electrónica certificada, no solo consentimiento verbal.
Por qué importa: Guardar datos indefinidamente incumple leyes modernas de privacidad en muchas jurisdicciones.
Fix: Especifica cuánto tiempo se retienen datos (ej. «durante el proceso + 6 meses») y cómo se destruyen.
Por qué importa: México, España, Colombia y otros países tienen diferentes leyes de privacidad; una plantilla genérica puede no ser válida.
Fix: Consulta a un abogado local o revisa leyes de protección de datos del país específico antes de usar.
Por qué importa: Este documento es solo para información; no otorga derechos sobre creaciones del candidato.
Fix: Si necesitas autorización de propiedad intelectual, utiliza un documento separado específicamente para eso.
En lenguaje sencillo: Establece claramente quién es el postulante y quién es la empresa, con sus direcciones completas y jurisdicciones aplicables.
[NOMBRE DEL EMPLEADO], persona física con dirección principal en [DIRECCIÓN COMPLETA], y [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA], compañía constituida conforme a las leyes de [ESTADO/PROVINCIA].
Error común: Dejar espacios en blanco sin datos específicos, lo que debilita la validez del acuerdo.
En lenguaje sencillo: Especifica que el consentimiento se otorga únicamente en relación con la solicitud de empleo y procesos de selección.
En relación con mi solicitud de empleo en la Compañía, autorizo la divulgación de mi información.
Error común: No limitar claramente el alcance del consentimiento, permitiendo usos futuros no autorizados.
En lenguaje sencillo: Declaración escrita del postulante autorizando específicamente la revelación de sus datos.
Por el presente acuerdo, autorizo a la Compañía a solicitar y recibir información sobre mi historia laboral, referencias y antecedentes.
Error común: Usar lenguaje vago como «autorizo todo» sin especificar qué información puede revelarse.
En lenguaje sencillo: Define la fecha en que entra en efecto la autorización.
El presente Acuerdo entra en vigencia el [FECHA].
Error común: Omitir fechas específicas, generando ambigüedad sobre cuándo es válida la autorización.
En lenguaje sencillo: Especifica qué terceros (agencias de verificación, referencias anteriores) pueden recibir información del postulante.
Autorizo que la información sea compartida con agencias de verificación de antecedentes, empleadores anteriores y supervisores.
Error común: No especificar límites sobre quién puede acceder, exponiendo datos innecesariamente.
En lenguaje sencillo: Señala cómo y por cuánto tiempo la empresa conservará los datos divulgados.
La información será retenida durante el proceso de selección y [PERÍODO] después, conforme a la ley aplicable.
Error común: No mencionar retención, dejando indefinido cuándo se destruirán los datos.
En lenguaje sencillo: Confirma que la empresa protegerá la información divulgada según estándares de privacidad y seguridad.
La Compañía mantendrá la información en forma confidencial y conforme a las leyes de protección de datos aplicables.
Error común: No incluir compromiso de protección, debilitando la confianza del postulante.
En lenguaje sencillo: Requiere la firma manuscrita o electrónica del postulante y la fecha, haciendo el acuerdo vinculante.
[FIRMA DEL EMPLEADO] — Fecha: [FECHA]
Error común: Aceptar consentimiento sin firma legible, lo que invalida el acuerdo en juicio.
Ingresa el nombre completo del candidato, su dirección principal, y cualquier identificación requerida (cédula, pasaporte, según aplique).
💡 Verifica que la información coincida exactamente con documentos de identidad.
Completa el nombre legal de la compañía, el estado o provincia donde está constituida, y su domicilio principal.
💡 Usa el nombre legal exacto de tu registro mercantil, no apodos ni nombres comerciales.
Indica el día, mes y año en que el acuerdo comienza a ser válido, generalmente coincidiendo con la solicitud de empleo.
💡 Usa la fecha en que el postulante firma o en que oficialmente aplica.
Especifica claramente qué información puede revelarse (referencias, antecedentes, validación de estudios) y a qué terceros.
💡 Sé específico: menciona agencias de verificación, empleadores anteriores, instituciones educativas, etc.
Incluye lenguaje sobre cómo la empresa protegerá la información divulgada conforme a leyes de privacidad locales.
💡 Revisa si tu país tiene leyes de protección de datos (GDPR en España, LGPD en Brasil, etc.) y alinea el texto.
Requiere que el postulante firme y feche el documento, reconociendo su comprensión y consentimiento.
💡 Si es en línea, asegura que la plataforma registre firma electrónica certificada.
Archiva el acuerdo firmado en el expediente del candidato para registro y cumplimiento legal.
💡 Mantén copias digitales en servidor seguro y respaldadas regularmente.
Esta autorización permite la *divulgación* de información (compartirla con terceros autorizados), mientras que un contrato de confidencialidad restringe la divulgación y penaliza la revelación no autorizada. Ambos pueden coexistir: este documento autoriza ciertos usos, y el de confidencialidad protege contra usos no autorizados.
Generalmente no. Menores de edad no pueden firmar acuerdos vinculantes sin consentimiento de sus padres o tutores. Si el postulante es menor, obtén firma de ambos padres o tutores legales en el documento.
Depende de tu jurisdicción. En la mayoría de países, se recomienda retener datos solo mientras dure el proceso de selección más un período razonable (3–6 meses). Luego, destruye la información conforme a leyes de protección de datos locales. Consulta a un abogado local para plazos exactos.
Es derecho del candidato rechazarla. Sin embargo, la mayoría de empleadores pueden legítimamente hacer la verificación de referencias una condición del empleo. Si rechaza, puedes proceder con cautela verificando solo información pública o invitarlo a retirar su candidatura.
No. Esta autorización es exclusivamente para procesos de selección. Cualquier otro uso (marketing, ventas, análisis) requiere consentimiento adicional y separado. Violar esto incumple leyes de privacidad y puede resultar en multas.
Se recomienda. Aunque la plantilla es general, leyes de protección de datos varían por país (GDPR en España, LGPD en Brasil, LSRCD en México, etc.). Un abogado local puede adaptar el lenguaje a tu jurisdicción específica.
En muchas jurisdicciones modernas, el candidato tiene derecho de acceso a sus datos. Proporciónale una copia de toda la información que fue recolectada, verificada o compartida sobre él durante el proceso de selección, usualmente sin costo.
Sí, se recomienda traducir a los idiomas locales (español en México, español en España, portugués en Brasil, etc.) y adaptar a leyes locales. No uses la misma plantilla para todas las jurisdicciones.
Solo si lo especificas claramente en el documento y el postulante lo autoriza. Agregables explícitamente «contadores», «proveedores de nómina» u otros terceros en la lista de partes autorizadas a recibir información.
La autorización de divulgación *permite* compartir información con terceros especificados; un contrato de confidencialidad *restringe* y penaliza la revelación no autorizada. La autorización es proactiva (abre puertas), el de confidencialidad es defensivo (cierra puertas). Ambos pueden usarse conjuntamente: autoriza ciertos usos, y protege contra otros.
Esta plantilla es un acuerdo formal, fechado, firmado, con espacios específicos para datos y terceros. Un consentimiento verbal o un simple «sí, puedes verificar mis referencias» no tiene validez legal si surge una disputa. El documento escrito es prueba clara de qué información fue autorizada.
Un formulario de aplicación es introductorio; esta plantilla es un documento legal independiente. La casilla en un formulario puede ser insuficiente si surge litigio. Esta plantilla, firmada y archivada, proporciona evidencia irrefutable del consentimiento específico.
Una liberación de responsabilidad exime a la empresa de reclamos por daños; esta autorización documenta consentimiento para divulgar información. Son documentos diferentes con propósitos distintos. Puedes usar ambos, pero no son intercambiables.
Reclutadores y empresas de selección personal utilizan esta autorización para obtener referencias y verificar antecedentes de candidatos de forma legal.
Instituciones financieras requieren autorización expresa para verificar crédito y antecedentes de candidatos a puestos sensibles.
Entidades públicas necesitan autorización documentada para investigaciones de seguridad y verificación de antecedentes en puestos de confianza.
Empresas tech utilizan esta autorización para verificar que candidatos no han robado propiedad intelectual en empleos anteriores.
Clínicas y laboratorios requieren autorización formal para verificar licencias profesionales y antecedentes de personal médico.
Instituciones educativas la utilizan para verificar títulos académicos y antecedentes penales de personal que trabajará con menores.
En México, esta autorización debe cumplir con la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados (LGPD) y la LSRCD. Especifica claramente el propósito (selección de personal), el período de retención, y el derecho del candidato a acceder, rectificar o eliminar sus datos.
En España, esta autorización está regulada por el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la LOPDGDD. El consentimiento debe ser inequívoco, informado y fácilmente revocable. Incluye información sobre derechos de acceso, rectificación y cancelación.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Procesos de selección estándar sin complejidades legales especiales en tu jurisdicción. | Bajo (acceso a plantilla descargable, posiblemente gratuito o bajo costo). | Inmediato — descarga, personaliza, imprime y obtén firma en minutos. |
| Plantilla + revisión legal | Quieres usar la plantilla pero asegurar que cumple con leyes locales de privacidad y protección de datos. | Medio (costo de plantilla + honorarios de abogado para revisión, típicamente $200–500 USD). | 1–2 semanas (revisión legal del abogado). |
| Redactada a medida | Operaciones complejas con múltiples jurisdicciones, industrias reguladas (banca, salud), o alto volumen de contratación que requiere máxima protección legal. | Alto (honorarios de abogado para redacción desde cero, típicamente $800–2000+ USD). | 2–4 semanas (abogado adapta a jurisdicciones específicas y necesidades empresariales). |
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