1
Daten der Parteien eintragen
Füllen Sie die Namen, Rechtsformen und Adressen beider Unternehmen in der Kopfzeile und in der Präambel aus. Verwenden Sie die vollständige, offizielle Unternehmensbezeichnung und die registrierte Geschäftsadresse.
💡 Prüfen Sie den Handelsregister-Auszug oder die Gründungsurkunde, um die genaue Bezeichnung zu bestätigen.
2
Vertragslaufzeit und Datum festlegen
Geben Sie das Starten-Datum (in der Regel das Unterzeichnungsdatum) und die Dauer (z. B. zwei Jahre) an. Legen Sie auch fest, wie lange die Kündigungsfrist ist (z. B. 60 Tage), bevor der Vertrag beendet wird.
💡 Wählen Sie eine Laufzeit, die lang genug ist, um eine Beziehung aufzubauen, aber kurz genug, um flexibel zu bleiben (in der Regel 1–3 Jahre).
3
Geografische Regionen und Servicegebiet definieren
Spezifizieren Sie in Abschnitt 3 (a) die genauen geografischen Regionen oder Länder, von denen importiert wird und in welche Länder die Waren versandt werden (z. B. 'von China nach Deutschland').
💡 Nennen Sie konkrete Länder oder Regionen, nicht nur 'weltweit' — das vermeidet Unklarheiten und Streitigkeiten.
4
Services und Arbeitsanweisung in Anhang A aufzählen
Beschreiben Sie alle spezifischen Aufgaben des Logistik-Dienstleisters (z. B. Versanddatenverwaltung, Zolldokumentation, Lagerhaltung, Verpackung) und erstellen Sie eine detaillierte Arbeitsanweisung als Anhang A. Nutzen Sie die neun Punkte im Abschnitt ‚Logistikservices' als Vorlage.
💡 Je detaillierter Sie die Arbeitsanweisung, desto geringer ist das Risiko für Missverständnisse später.
5
Service-Standards und Leistungskennzahlen in Anhang A festlegen
Vereinbaren Sie mit dem Logistik-Dienstleister konkrete Leistungsziele, wie durchschnittliche Lieferzeit (z. B. 30 Tage), maximale Schadensquote (z. B. 1 %) und Verfügbarkeit des Kontenführers. Dokumentieren Sie diese als Service-Standards.
💡 Nutzen Sie messbare Metriken (Prozentsätze, Tage, Verfügbarkeitsstunden) statt vager Aussagen wie 'pünktlich' oder 'zuverlässig'.
6
Gebühren und Zahlungsbedingungen in Anhang B festlegen
Erstellen Sie eine detaillierte Gebührenstruktur (z. B. monatliche Pauschale, je CBM Lagerhaltung, pro Containerversand, Zollgebühr-Pauschale). Geben Sie an, wie oft der Dienstleister Rechnungen einreicht und in welcher Frist Sie zahlen.
💡 Unterscheiden Sie zwischen Pauschalen, Verbrauchsgebühren und Zusatzgebühren — das vermeidet Diskussionen über 'versteckte Kosten'.
7
Haftungsgrenzen und Versicherungsanforderungen überprüfen
Überprüfen Sie die Haftungsklausel (Abschnitt ‚Haftung') und prüfen Sie, ob die vereinbarte Haftung die größtmöglichen Verluste abdeckt, die auftreten könnten. Berücksichtigen Sie auch Versicherungsanforderungen (z. B. Warenhaftpflicht-Versicherung des Dienstleisters).
💡 Verlangen Sie ein Versicherungszertifikat (Cargo-Versicherung oder Lagerhaftpflicht) als Bedingung und speichern Sie es im Unternehmensarchiv.
8
Vertrag unterzeichnen und Anhänge vorbereiten
Nachdem beide Parteien alle Felder ausgefüllt haben, müssen die Geschäftsführer oder autorisierte Vertreter den Vertrag unterzeichnen. Befestigen Sie alle Anhänge (A: Arbeitsanweisung, B: Gebührenstruktur, C: Rechnungsvorlage).
💡 Erstellen Sie mindestens zwei Kopien; geben Sie je eine an die andere Partei und archivieren Sie eine im Original. Erwägen Sie die digitale Signatur für schnellere Verarbeitung.