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Ein professionelles Kündigungsschreiben, mit dem Sie eine Bestellung schriftlich stornieren, wenn der Lieferant die vereinbarte Lieferfrist erheblich überschritten hat. Die Vorlage dokumentiert alle wesentlichen Details: Bestelldatum und Warenbezeichnung, Zahlungsleistung, Ihren Versuch, sofortige Lieferung zu fordern, und die Feststellung, dass die Ware immer noch nicht geliefert wurde. Sie laden ein formatiertes Word-Dokument herunter, füllen Ihre Kontaktdaten und die Bestelldetails ein und versenden das Schreiben als PDF per Einschreiben oder zertifizierter E-Mail. Das Schreiben ist rechtssicher strukturiert und schützt Sie durch klare Dokumentation.
Wenn eine Bestellung lange verspätet ist, reicht eine mündliche Beschwerde nicht aus. Ein schriftliches Stornierungsschreiben dokumentiert eindeutig, dass Sie die Bestellung gekündigt haben und dass der Lieferant seine Verpflichtungen nicht erfüllt hat. Dies ist entscheidend, falls Sie später Schadensersatz fordern müssen oder falls der Lieferant behauptet, Sie hätten die Bestellung nie storniert. Ein solches Schreiben zeigt Professionalität, setzt dem Lieferanten ein klares Zeichen und bildet die Grundlage für weitere rechtliche Schritte, falls nötig. Ohne schriftliche Dokumentation verlieren Sie an Glaubwürdigkeit und Rechtsicherheit. Mit dieser Vorlage erstellen Sie ein rechtlich anerkanntes Dokument in wenigen Minuten.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Lieferant hat Frist überschritten, ist aber noch erreichbar und kommunikativ | Stornierung wegen einfacher Verzögerung |
| Ware wurde bereits bezahlt und ist nicht angekommen — Rückzahlung wird gefordert | Stornierung mit Zahlungsrückforderung |
| Verzögerung hat zu Produktionsausfällen oder wirtschaftlichem Schaden geführt | Stornierung mit Schadensersatzforderung |
| Vorherige Mahnungen wurden ignoriert oder abgelehnt — Stornierung ist finaler Schritt | Stornierung nach erfolgloser Mahnung |
| Dauerhafter Liefervertrag soll komplett aufgelöst werden, nicht nur einzelne Bestellung | Stornierung mit Kündigungsbestätigung |
Warum es wichtig ist: Der Lieferant kann behaupten, er wisse nicht, um welche Bestellung es geht, und die Stornierung ignorieren.
Fix: Geben Sie immer das genaue Bestelldatum, die Bestellnummer (falls vorhanden) und eine präzise Produktbezeichnung an.
Warum es wichtig ist: Ein Gericht könnte annehmen, dass Sie dem Lieferanten keine angemessene Frist zur Nachbesserung gegeben haben.
Fix: Dokumentieren Sie, dass Sie bereits schriftlich um Lieferung gebeten haben, und geben Sie Datum und Form (Brief, E-Mail) an.
Warum es wichtig ist: Falls eine Rückzahlung nötig wird, können Sie nicht nachweisen, dass Sie bezahlt haben.
Fix: Notieren Sie die Zahlungsweise, das Zahlungsdatum und ggf. die Referenznummer (Überweisungsnummer, Schecknummer).
Warum es wichtig ist: Der Lieferant könnte behaupten, das Schreiben sei nur eine Beschwerde, nicht eine Stornierung gewesen.
Fix: Verwenden Sie unmissverständliche Begriffe wie 'hiermit kündige ich an', 'Stornierung ab sofort gültig' oder 'Rücktritt vom Kaufvertrag'.
Warum es wichtig ist: Der Lieferant kann später behaupten, das Schreiben nie erhalten zu haben.
Fix: Versenden Sie das Schreiben per Einschreiben mit Rückschein oder per zertifizierter E-Mail.
Warum es wichtig ist: Aggressiver oder unsachlicher Ton kann zu Gegenvorwürfen führen und schadet Ihrem Ruf.
Fix: Bleiben Sie professionell und faktisch. Konzentrieren Sie sich auf die fehlende Lieferung, nicht auf Vorwürfe gegen die Person des Lieferanten.
Das Schreiben beginnt mit Ihren Kontaktdaten (Name, Adresse, Stadt, Postleitzahl) und dem aktuellen Datum. Dies bildet die Grundlage für die Dokumentation und ermöglicht es dem Empfänger, Sie einfach zurückzukontaktieren.
Eine klare Betreffzeile macht den Zweck des Schreibens sofort deutlich und sorgt dafür, dass das Schreiben bei einem größeren Lieferanten in der richtigen Abteilung ankommt.
Adressieren Sie das Schreiben an die Kontaktperson oder den Geschäftsführer des Lieferanten. Nutzen Sie [NAME DER KONTAKTPERSON] als Platzhalter, um das Schreiben persönlich zu machen.
Geben Sie das genaue Bestelldatum und eine präzise Beschreibung der bestellten Waren an. Dies ist entscheidend, damit der Lieferant genau weiß, auf welche Bestellung sich das Schreiben bezieht.
Dokumentieren Sie, dass Sie bereits bezahlt haben, welche Zahlungsweise Sie verwendet haben und welches Datum auf der Zahlung (z. B. auf dem Scheck) stand. Dies stärkt Ihre Position und zeigt, dass Sie Ihre Verpflichtungen erfüllt haben.
Erwähnen Sie einen früheren Brief oder eine Nachricht, in dem Sie sofortige Lieferung gefordert haben. Dies zeigt, dass Sie dem Lieferanten bereits eine Gelegenheit zur Nachbesserung gegeben haben.
Erklären Sie deutlich, dass Sie die bestellte Ware immer noch nicht erhalten haben und dass dies inakzeptabel ist. Dies ist die faktische Grundlage für die Stornierung.
Das Schreiben sollte mit einer klaren, unvermissbaren Stornierungserklärung enden, die das Stornierungsdatum angibt und den Lieferanten auffordert, jede ausstehende Zahlung zu erstatten oder die Bestellung endgültig zu streichen.
Laden Sie das Dokument herunter und öffnen Sie es in Ihrer bevorzugten Textverarbeitung. Das Dokument ist vollständig formatiert und bereit zur Bearbeitung.
💡 Speichern Sie eine Kopie unter einem aussagekräftigen Namen, z. B. ‚Stornierung_Bestellung_[Lieferantenname]_[Datum].docx'.
Tragen Sie das heutige Datum ein (z. B. 2024-12-15). Dies ist das Stornierungsdatum und dokumentiert, wann Sie die Stornierung erklärt haben.
💡
Füllen Sie Name, Adresse, Stadt und Postleitzahl aus. Dies sollte die Geschäftsadresse Ihres Unternehmens sein.
💡
Schreiben Sie den Namen des Ansprechpartners beim Lieferanten ein. Falls Sie keinen Namen haben, verwenden Sie 'Sehr geehrte Damen und Herren'.
💡
Tragen Sie das Datum ein, an dem Sie die Bestellung aufgegeben haben (z. B. 15. März 2024) und beschreiben Sie die bestellten Waren möglichst konkret (z. B. '50 Stück Scharniere, Modell XY-123, schwarz').
💡 Je präziser die Beschreibung, desto weniger Verwechslungsmöglichkeiten gibt es.
Geben Sie die Zahlungsweise an (z. B. 'Scheck', 'Banküberweisung', 'Kreditkarte') und das Datum, auf das die Zahlung datiert oder versendet wurde.
💡
Falls Sie bereits ein Mahnschreiben oder eine E-Mail versendet haben, geben Sie hier das Datum an: 'Wir haben im Brief vom [DATUM] die sofortige Lieferung der Waren verlangt.'
💡
Speichern Sie das Dokument als PDF und versendet es per Einschreiben oder als beglaubigter E-Mail-Anhang. Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf.
💡
Eine Mahnung fordert den Lieferanten auf, die ausstehende Ware nachträglich zu liefern und setzt ihm eine neue Frist. Eine Stornierung beendet dagegen den Kaufvertrag und signalisiert, dass Sie die Ware nicht mehr annehmen werden. Typischerweise versenden Sie zunächst eine Mahnung (z. B. nach 2 Wochen Verzögerung) und dann eine Stornierung, wenn der Lieferant auf die Mahnung nicht reagiert oder weitere Zeit unakzeptabel ist.
Rechtlich ist eine E-Mail genauso wirksam wie ein Brief, solange Sie einen Zugangsnachweis haben. Ein Einschreiben mit Rückschein ist jedoch empfehlenswert, weil Sie damit zweifelsfrei dokumentieren können, dass der Empfänger das Schreiben erhalten hat. Falls es später zu einem Rechtsstreit kommt, ist diese Dokumentation wertvoll. Versenden Sie die Stornierung am besten per Einschreiben oder per zertifizierter E-Mail.
Mündliche Kündigungen sind rechtlich wirksam, aber schwer zu beweisen. Für eine Stornierung sollten Sie immer schriftlich mitteilen, um später dokumentieren zu können, dass Sie die Bestellung gekündigt haben. Eine schriftliche Dokumentation schützt Sie in Streitfällen und gibt Ihnen rechtliche Klarheit.
Ist die Stornierung unwirksam oder wird ignoriert, können Sie im nächsten Schritt rechtliche Maßnahmen ergreifen. Dies kann bedeuten, eine Mahnung mit Androhung einer Schadensersatzforderung zu versenden oder einen Anwalt einzuschalten. Konsultieren Sie in dieser Situation einen Fachanwalt für Handelsrecht, um Ihre Optionen zu klären.
Nein, die Stornierung muss keinen Grund haben. In diesem Fall ist der Grund jedoch die verspätete Lieferung, und Sie sollten diesen angeben, um Ihre Position zu rechtfertigen und zu dokumentieren, dass die Stornierung berechtigt ist. Dies hilft auch, zukünftige Konflikte zu vermeiden.
Das hängt vom Kaufvertrag, vom geltenden Recht und vom tatsächlichen Schaden ab. Nach deutschem BGB können Sie unter Umständen Schadensersatz verlangen, wenn der Lieferant verantwortlich ist. Jedoch müssen Sie diesen Schaden nachweisen (z. B. entgangene Gewinne, Produktionsausfälle). Konsultieren Sie einen Anwalt, um Ihre Ansprüche zu beurteilen.
Falls Sie bereits bezahlt haben, haben Sie nach einer erfolgreichen Stornierung einen Anspruch auf Rückzahlung. Dies sollte in der Stornierungsmitteilung klar aufgefordert werden: 'Bitte erstatten Sie die Zahlung innerhalb von 14 Tagen zurück.' Falls die Rückzahlung ausbleibt, können Sie mahnen oder rechtliche Schritte einleiten.
Normalerweise nicht. Wenn der Lieferant seine Lieferverpflichtung nicht erfüllt, kann er keine Gebühren für eine von ihm verursachte Stornierung verlangen. Falls der Lieferant dies trotzdem fordert, lehnen Sie die Gebühr ab und beharren Sie auf volle Rückzahlung ohne Abzüge. Falls der Lieferant beharrlich bleibt, konsultieren Sie einen Anwalt.
Ja, eine schriftliche Stornierung ist immer sinnvoll, auch wenn bereits ein Rechtsstreit besteht. Sie dokumentiert Ihren Willen, den Vertrag zu beenden, und kann vor Gericht als Beweismittel dienen. Lassen Sie sich von Ihrem Anwalt beraten, wie die Stornierung formuliert werden sollte, um Ihre Position zu stärken.
Ein Mahnschreiben fordert den Lieferanten auf, die Ware nachträglich zu liefern und setzt eine neue Frist (z. B. 10 weitere Tage). Es ist der erste Schritt nach Verzögerung. Eine Stornierung beendet hingegen den Kaufvertrag und akzeptiert die Ware nicht mehr. Nutzen Sie die Mahnung zuerst, wenn Sie die Ware noch möchten; wechseln Sie zur Stornierung, wenn der Lieferant nicht reagiert oder die Lieferung unwirtschaftlich wurde.
Ein Reklamationsschreiben wird versendet, wenn Sie die Ware bereits erhalten haben, aber sie fehlerhaft oder beschädigt ist. Eine Stornierungsmitteilung wird verwendet, wenn die Ware überhaupt nicht angekommen oder extrem verspätet ist. Beide dokumentieren ein Problem mit der Lieferung, aber Stornierung bricht den Vertrag ab, während Reklamation die Ware zur Reparatur oder zum Austausch anfordert.
Ein Kündigungsschreiben für Rahmenverträge beendet eine dauernde Geschäftsbeziehung (z. B. monatliche Lieferverträge). Eine Stornierung bezieht sich typischerweise auf eine einzelne Bestellung. Falls Sie einen Dauerliefervertrag haben und mehrfache Verzögerungen erleben, können Sie eine generelle Kündigung erwägen; für eine einmalige verspätete Bestellung nutzen Sie diese Stornierungsvorlage.
Eine Schadensersatzforderung verlangt Entschädigung für Verluste, die durch die verspätete Lieferung entstanden sind (z. B. entgangene Gewinne, Produktionsstillstand). Eine Stornierungsmitteilung bezieht sich auf die Rückgängigmachung der Bestellung selbst. Sie können beides kombinieren, aber zunächst sollten Sie stornieren und dann, falls nötig, Schadensersatz fordern.
Einzelhändler benötigen stornierte Waren schnell, um ihre Regale zu füllen; Verspätungen kosten direkte Verkäufe und Kundenvertrauen.
Baustellen und Handwerksbetriebe sind auf pünktliche Materiallieferungen angewiesen; Verzögerungen stoppen Projekte und verursachen Ausfallkosten.
Produktionsanlagen brauchen Rohstoffe und Komponenten nach Plan; fehlende Lieferungen führen zu Bandstillstand und Auftragsausfällen.
Restaurants und Hotels benötigen Lebensmittel und Betriebsmittel verlässlich; zu späte Lieferungen gefährden Menüs und Gastzufriedenheit.
Großhändler und Logistiker müssen ihre Geschäfte mit pünktlicher Beschaffung realisieren; Verzögerungen unterbrechen Lieferketten und Umsätze.
Kliniken und Labore brauchen Materialien sofort für Patienten und Tests; fehlende Lieferungen können medizinische Versorgung verzögern.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Klare Situationen, in denen Ware einfach nicht angekommen ist und Sie eine unkomplizierte Stornierung versenden möchten. | 0 EUR (Vorlagen-Download) | ca. 15 Minuten |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Höherwertige Bestellungen oder Geschäftsbeziehungen, bei denen Sie eine anwaltliche Prüfung wünschen, bevor Sie abbrechen. | EUR 150–300 (Anwalt oder Beratung prüft Schreiben) | 2–3 Tage (Rechtsanwalt reviewt und gibt Feedback) |
| Maßgeschneidert | Sehr komplexe Fälle mit Schadensersatzansprüchen, mehreren vorangegangenen Rechtsstreitigkeiten oder besonderem Geschäftswert. | EUR 500–1500 (Anwalt entwirft individuelles Schreiben + Strategie) | 1–2 Wochen (vollständige anwaltliche Beratung und Entwurf) |
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