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Diese Vorlage ist ein professionelles Geschäftsschreiben, mit dem ein Käufer einen Verkäufer formal darüber informiert, dass er Waren rechtmäßig verweigert hat und mitteilt, wie damit umgegangen wird. Das Schreiben dokumentiert das Ablehnung der Lieferung, nennt das ursprüngliche Lieferdatum und teilt mit, wo sich die Ware aktuell befindet oder wie sie zu handhaben ist. Sie erhalten die Vorlage als kostenlosen Word-Download, den Sie sofort mit Ihren Daten ausfüllen und per E-Mail oder Einschreiben versenden können. Das Dokument ist vollständig anpassbar und bietet eine rechtssichere Grundstruktur.
Wenn Sie Waren verweigern, muss dies dokumentiert werden — zum Schutz beider Parteien und zur Vermeidung von Missverständnissen. Ohne eine klare Mitteilung kann der Verkäufer nicht wissen, warum die Ware abgelehnt wurde oder wie er damit verfahren soll. Dies führt zu längeren Lagerzeiten, kostspieligen Verzögerungen und möglichen Streitigkeiten über Haftung und Rückerstattung. Eine professionelle, datierte Mitteilung dient als Beweis, dass Sie die Ware verweigert haben, zeigt, dass Sie sachlich und kooperativ vorgegangen sind, und dokumentiert den Sachverhalt für eventuelle künftige Dispute oder Rückforderungen. So schützen Sie Ihr Geschäft und halten eine klare, nachvollziehbare Kommunikation mit Ihrem Lieferant.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Der Käufer hat die Ware verweigert und informiert, dass sie zur Rücknahme bereit steht | Mitteilung – Ware zur Rücknahme bereit |
| Der Käufer hat die Ware verweigert und lagert sie bis zur Anweisung des Verkäufers | Mitteilung – Ware wird eingelagert |
| Der Käufer verweigert die Ware und fordert Rücksendedetails vom Verkäufer an | Mitteilung – Rückgabeadressen-Anforderung |
| Der Käufer teilt mit, dass die Ware verweigert wurde und eine Rückerstattung erwartet | Mitteilung – Kostenerstattung wegen Warenverweigerung |
| Der Käufer verweigert die Ware aufgrund von Schäden oder fehlenden Teilen und teilt dies formal mit | Mitteilung – Ware ist beschädigt oder unvollständig |
| Der Käufer verweigert die Ware und bestätigt, dass Austausch mit dem Verkäufer vereinbart wurde | Mitteilung – Austausch vereinbart |
Warum es wichtig ist: Der Verkäufer kann die betroffene Ware nicht eindeutig identifizieren, was zu Verzögerungen und Verwechslungen führt.
Fix: Notieren Sie das exakte Lieferdatum aus dem Lieferschein oder der Rechnung.
Warum es wichtig ist: Der Verkäufer versteht nicht, warum die Ware abgelehnt wurde, und kann kein Lernmoment schaffen oder verbessern.
Fix: Beschreiben Sie objektiv, ob die Ware beschädigt, unvollständig oder nicht spezifikationsgerecht ist.
Warum es wichtig ist: Der Verkäufer weiß nicht, wie er die Ware zurückbekommen kann, was zu kostspieliger Lagerung oder Verwirrung führt.
Fix: Geben Sie an, dass die Ware bei Ihnen eingelagert ist, der Verkäufer sie abholen kann oder Sie einen Rücktransport erwarten.
Warum es wichtig ist: Der Verkäufer hat keinen Anlass, schnell zu handeln, und die Ware bleibt möglicherweise längere Zeit bei Ihnen.
Fix: Setzen Sie eine konkrete Frist (z. B. 'bis 31. Dezember') für die Anweisungen des Verkäufers.
Warum es wichtig ist: Eine aggressive Tonalität kann die Geschäftsbeziehung beschädigen und den Verkäufer weniger kooperativ machen.
Fix: Verwenden Sie sachliche, professionelle Sprache und bleiben Sie höflich, auch wenn Sie frustriert sind.
Warum es wichtig ist: Der Verkäufer kann Sie nicht zurückrufen oder weiß nicht, ob die Mitteilung authentisch ist.
Fix: Unterschreiben Sie das Schreiben und geben Sie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse an.
In einfacher Sprache: Das aktuelle Datum und die vollständige Adresse des Käufers werden oben im Schreiben angegeben.
[Datum] / [Vollständige Adresse des Käufers], [Stadt, Bundesland, Postleitzahl]
Häufiger Fehler: Vergessen, das aktuelle Datum oder die korrekte Rücksendeadresse anzugeben, was zu Verzögerungen bei der Kommunikation führt.
In einfacher Sprache: Die Adresse des Verkäufers oder seiner benannten Kontaktperson wird unterhalb des Absenders aufgeführt.
[Name der Kontaktperson], [Verkäufername], [Verkäuferaddresse], [Stadt, Bundesland, Postleitzahl]
Häufiger Fehler: Die falsche oder unvollständige Adresse des Verkäufers verwenden, sodass die Mitteilung nicht ankommt.
In einfacher Sprache: Eine klare, aussagekräftige Betreffzeile, die das Thema der Mitteilung zusammenfasst.
BETREFF: MITTEILUNG ÜBER DIE VERWENDUNG VON RECHTMÄSSIG VERWEIGERTEN WAREN DURCH DEN KÄUFER
Häufiger Fehler: Eine zu vage oder zu lange Betreffzeile schreiben, die der Empfänger nicht richtig einordnen kann.
In einfacher Sprache: Eine höfliche, formale Anrede an den Empfänger, mit oder ohne spezifischen Namen.
Sehr geehrte/r [NAME DER KONTAKTPERSON] / Sehr geehrte Damen und Herren,
Häufiger Fehler: Unhöfliche oder informelle Anrede verwenden oder den Namen des Empfängers falsch schreiben.
In einfacher Sprache: Der genaue Tag, an dem die Waren vom Verkäufer geliefert wurden, wird erwähnt.
Am [Datum] bat ich Sie um Anweisungen bezüglich der weiteren Handhabung der Waren, die mir am [DATUM] geliefert wurden und die ich verweigert hatte.
Häufiger Fehler: Das falsche oder ungenaue Lieferdatum angeben, was die Nachverfolgung kompliziert macht.
In einfacher Sprache: Der Grund wird kurz erwähnt, warum die Ware verweigert wurde (z. B. Qualitätsmängel, Beschädigungen, falsche Spezifikationen).
Die Ware entsprach nicht den vereinbarten Spezifikationen / war beschädigt / war unvollständig.
Häufiger Fehler: Den Grund der Verweigerung nicht angeben oder zu vage formulieren, was zu Missverständnissen führt.
In einfacher Sprache: Der Käufer teilt mit, wie er die verweigerten Waren behandelt oder wie der Verkäufer sie abholen soll.
Die Ware befindet sich momentan in [LAGERORT] und kann abholt werden / wird bis [DATUM] eingelagert / kann zurückgesendet werden an [ADRESSE].
Häufiger Fehler: Keine klare Angabe der nächsten Schritte machen, was zu Verwirrung über die Lagerung oder Rücksendung führt.
In einfacher Sprache: Der Käufer fordert vom Verkäufer auf, klare Anweisungen zur Handhabung der Ware zu geben.
Ich bitte Sie, mir die Anweisungen für den Rücktransport / die Entsorgung / den Austausch bis zum [DATUM] mitzuteilen.
Häufiger Fehler: Keine Frist setzen oder keine konkreten Handlungsoptionen nennen, was zu Verzögerungen führt.
In einfacher Sprache: Die Kontaktinformation des Käufers und eine professionelle Abschlussfloskel werden am Ende des Schreibens angegeben.
Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Telefon], [E-Mail]
Häufiger Fehler: Keine Kontaktinformation hinterlassen oder eine zu informelle Grußformel verwenden.
Tragen Sie das aktuelle Datum oben links ein, gefolgt von Ihrer vollständigen Adresse. Darunter schreiben Sie die Adresse des Verkäufers oder der benannten Kontaktperson.
💡 Überprüfen Sie die Adressdaten doppelt, um sicherzustellen, dass die Mitteilung den richtigen Empfänger erreicht.
Die Betreffzeile ist bereits vorgegeben und sollte nicht geändert werden, da sie das Thema klar kennzeichnet.
💡 Die Betreffzeile kann in Großbuchstaben bleiben, um Aufmerksamkeit zu erregen.
Ersetzen Sie [NAME DER KONTAKTPERSON] mit dem Namen des Ansprechpartners beim Verkäufer. Falls unbekannt, verwenden Sie 'Sehr geehrte Damen und Herren'.
💡 Eine personalisierte Anrede wirkt professioneller und erhöht die Chance auf schnelle Reaktion.
Ersetzen Sie [DATUM] mit dem genauen Datum der Lieferung und fügen Sie hinzu, wann Sie die Ware verweigert haben.
💡 Seien Sie so präzise wie möglich, damit der Verkäufer die Ware eindeutig identifizieren kann.
Beschreiben Sie kurz und sachlich, warum Sie die Ware verweigert haben (Qualitätsmängel, Beschädigungen, falsche Spezifikationen etc.).
💡 Bleiben Sie objektiv und neutral; vermeiden Sie emotionale oder aggressive Ausdrücke.
Teilen Sie mit, wo sich die Ware derzeit befindet und wie Sie damit verfahren werden (Lagerung, Rücksendung bereit, etc.).
💡 Geben Sie einen konkreten Ort und Zeitrahmen an, um Missverständnisse zu vermeiden.
Fordern Sie den Verkäufer auf, bis zu einem bestimmten Datum seine Anweisungen zum Rücktransport, zur Entsorgung oder zum Austausch zu geben.
💡 Eine 5–10 Tage Frist ist angemessen und zeigt Geschäftsprofessionalität.
Tragen Sie Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ihren Namen ein. Unterschreiben Sie das Schreiben oder fügen Sie Ihre digitale Unterschrift hinzu.
💡 Speichern Sie eine Kopie des unterzeichneten Schreibens für Ihre Unterlagen und als Nachweis der Mitteilung.
Diese Mitteilung dokumentiert die Verwendung von Waren, die der Käufer verweigert hat, und teilt dem Verkäufer mit, wie damit umgegangen wird. Eine Reklamation ist eine Beschwerde über fehlerhafte oder mangelhafte Ware mit der Forderung nach Schadenersatz oder Nachbesserung. Diese Mitteilung ist eher informativ und koordinativ, während eine Reklamation eine Forderung ist.
Diese Mitteilung kann sowohl handschriftlich unterschrieben als auch per E-Mail mit digitaler Unterschrift oder ohne Unterschrift versendet werden. Ein E-Mail-Versand ist völlig akzeptabel und gilt als rechtsverbindliche Mitteilung. Speichern Sie jedoch einen Nachweis der Versendung (z. B. Bestätigungsmail).
Wenn der Verkäufer nicht innerhalb der gesetzten Frist antwortet, sollten Sie eine Wiederholung per E-Mail versenden oder telefonischen Kontakt aufnehmen. Dokumentieren Sie alle Versuche. Je nach Vereinbarung können Sie die Ware nach Ablauf einer angemessenen Frist selbst entsorgen oder umlagern, sollten dies aber dem Verkäufer vorher mitteilen.
Ja, wenn das relevant ist. Sie können hinzufügen, dass Sie eine Rückerstattung erwartet oder dass die Ware auf Kosten des Verkäufers zurückgesendet wird. Dies macht die Mitteilung klarer und verhindert Missverständnisse über finanzielle Verpflichtungen.
Ja, absolut. Speichern Sie die ausgefüllte Vorlage ab und verwenden Sie sie als Grundlage für ähnliche Fälle. Passen Sie Datum, Adressen, Lieferdetails und Gründe an jeden neuen Fall an. So sparen Sie Zeit und halten einen konsistenten Geschäftsstil.
Versenden Sie die Mitteilung per E-Mail oder Einschreiben mit Rückschein. Das Einschreiben bietet einen rechtlichen Nachweis der Zustellung, während E-Mail schneller ist. Speichern Sie in jedem Fall einen Nachweis (Versendungsbestätigung, Rückschein, E-Mail-Kopie). Haben Sie den Eindruck, dass es ein größeres Problem gibt, verwenden Sie das Einschreiben.
Die Lagerdauer sollte von Anfang an in der Mitteilung festgehalten werden (z. B. '30 Tage'). Falls nicht vermerkt, ist eine angemessene Lagerdauer etwa 30–60 Tage nach Versendung der Mitteilung. Informieren Sie den Verkäufer vor Ablauf dieser Frist erneut, damit er die Ware abholen oder neue Anweisungen erteilen kann.
Diese Vorlage ist speziell für Ware gedacht, die angekommen, aber verweigert wurde. Wenn die Ware nicht ankam, sollten Sie eine andere Mitteilung verwenden, z. B. eine 'Mitteilung über nicht eingegangene Ware' oder 'Schadensersatzforderung für Lieferverzug'. Konsultieren Sie den Verkäufer oder einen Anwalt für diesen Fall.
Das hängt von Ihrem Kaufvertrag ab. In der Regel liegt die Verantwortung für verweigerte Ware beim Verkäufer. Diese Mitteilung ist ein professionelles Verfahren, um Klarheit zu schaffen und Streitigkeiten zu vermeiden. Je nach Vereinbarung können Sie die Ware nach einer angemessenen Frist selbst zurückweisen oder zur Entsorgung freigeben.
Eine Reklamation ist eine formale Beschwerde mit der Forderung nach Ersatz, Reparatur oder Schadenersatz. Diese Mitteilung ist informativ und koordiniert die Handhabung verweigerte Ware. Nutzen Sie die Mitteilung, wenn Sie klären wollen, wie mit der Ware umgegangen wird; nutzen Sie eine Reklamation, wenn Sie Schadensersatz oder Nachbesserung fordern.
Eine Lieferverzugsmitteilung teilt mit, dass die Ware nicht pünktlich ankam. Diese Mitteilung bezieht sich auf Ware, die angekommen, aber verweigert wurde. Wählen Sie diese Mitteilung, wenn die Ware vor Ort ist und abgelehnt wurde; nutzen Sie eine Verzugsmitteilung, wenn die Ware gar nicht angekommen ist oder zu spät ankam.
Ein Rücksendeavis ist eine offizielle Mitteilung, dass Ware zurückgesendet wird, und enthält oft eine RMA-Nummer (Return Merchandise Authorization). Diese Mitteilung ist vorbereitend und klärt erst die Handhabung. Nutzen Sie diese Mitteilung zuerst, um Klarheit zu schaffen; danach können Sie ein Rücksendeavis ausstellen.
Ein Qualitätsprüfprotokoll dokumentiert detailliert die Ergebnisse der Warenprüfung mit Messungen und Fotos. Diese Mitteilung ist eine einfachere, Hochlevel-Information an den Verkäufer. Nutzen Sie das Protokoll intern und mit dem Verkäufer für technische Details; nutzen Sie diese Mitteilung für die grundlegende Kommunikation.
Einzelhandelsketten verwenden diese Mitteilung, um Lieferanten über abgelehnte Waren (beschädigte Produkte, falsche Größen, Lagerhaltungskosten) zu informieren.
Großhändler teilen Lieferanten mit, wie mit verweigerten Waren zu verfahren ist, um Lagerplatz freizugeben und Bestandsverwaltung zu optimieren.
Industrieunternehmen verwenden die Mitteilung, um Lieferanten über nicht-konforme Komponenten zu informieren und Rücksendungs- oder Austauschmodalitäten zu klären.
Logistikunternehmen nutzen diese Mitteilung, um Versender über abgelehnte oder beschädigte Sendungen zu informieren und Rückholmodalitäten festzulegen.
Einzelhandelsketten und Großhändler verwenden die Mitteilung zur Benachrichtigung von Lieferanten über verdorbene, abgelaufene oder beschädigte Lebensmittel.
Baubetriebe informieren Lieferanten über fehlerhafte oder nicht spezifikationsgerechte Baumaterialien und fordern Anweisungen zur Rücksendung oder Ersatz an.
Im deutschen Kaufrecht (BGB) hat der Käufer das Recht, Ware zu verweigern, wenn sie fehlerhaft ist oder nicht den Vereinbarungen entspricht. Diese Mitteilung dokumentiert die Verweigerung und koordiniert die Rückführung gemäß gesetzlichen Anforderungen.
Das österreichische ABGB (Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch) anerkennt ähnliche Verweigerungsrechte. Diese Mitteilung ist auch in Österreich gültig und empfohlen für die dokumentierte Kommunikation mit Lieferanten.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Standard-Warenverweigerungen mit klaren Gründen (Beschädigungen, falsche Spezifikationen). Schnelle, unkomplizierte Situationen. | 0 € (Vorlage), nur Ihr Zeitaufwand | 15–30 Minuten zum Ausfüllen und Versenden |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Höherwertiger Ware, komplexer Versand oder Lagerkosten. Sie möchten, dass ein Administrator oder Einkaufsprofi die Mitteilung prüft. | 50–150 € für externe Prüfung/Beratung | 1–2 Tage (Ihr Ausfüllen + externe Prüfung) |
| Maßgeschneidert | Große Warensendungen mit Streitpotential, vertragliche Besonderheiten oder wiederholte Probleme mit einem Lieferanten. Ein Anwalt oder Einkaufsberater schreibt die Mitteilung. | 200–500 € für maßgeschneiderte Beratung und Formulierung | 2–5 Tage (Briefing, Entwurf, Überarbeitung) |
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