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Eine Mitteilung über den Erhalt einer unvollständigen Lieferung ist ein formales Geschäftsschreiben, mit dem Sie Ihren Lieferanten schnell und schriftlich benachrichtigen, dass Ihre bestellte Ware nicht vollständig angekommen ist. Die Vorlage enthält alle notwendigen Felder: Datum, Adressdaten, Bestellnummer und eine strukturierte Auflistung der fehlenden Teile. Sie können das Dokument als kostenlosen Word-Download herunterladen, am Computer ausfüllen, ausdrucken und unterzeichnen oder direkt per E-Mail versenden. So sparen Sie Zeit und vermeiden Formulierungsfehler.
Wenn Sie eine Lieferung erhalten, der Teile fehlen, ist eine schnelle schriftliche Benachrichtigung entscheidend. Ohne dokumentierte Mitteilung kann es zu Verzögerungen bei der Nachbestellung kommen, weil der Lieferant möglicherweise nicht weiß, dass ein Problem vorliegt. Eine sachliche, präzise Mitteilung mit genauen Angaben zur Bestellnummer und den fehlenden Artikeln ermöglicht dem Lieferanten, die fehlenden Teile sofort zu verarbeiten und Ihnen schnellstmöglich nachzusenden. Für Ihr Unternehmen ist dies ein wichtiger Schutz: Sie dokumentieren das Problem zeitnah, was bei Streitigkeiten mit dem Lieferanten, bei Versicherungsansprüchen oder für die Buchhaltung wertvoll ist. Gleichzeitig erhalten Sie durch die schriftliche Dokumentation einen Nachweis, dass Sie der Lieferpflicht nachgekommen sind und das Fehlen rechtzeitig angezeigt haben.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Für einfache Fälle, bei denen einige Teile fehlen und eine sachliche Benachrichtigung ausreicht | Grundversion — Standard Mitteilung |
| Wenn Sie eine Nachbestellung bis zu einem bestimmten Datum benötigen | Mit Fristangabe |
| Wenn Sie Fotos der Verpackung und des Inhalts als Nachweis beifügen möchten | Mit Fotodokumentation |
| Wenn die fehlende Lieferung bereits finanzielle Schäden verursacht hat | Mit Kostenersatzforderung |
| Für schnelle, informelle Kommunikation mit bekannten Lieferanten | Als E-Mail-Version |
Warum es wichtig ist: Der Lieferant kann die Bestellung nicht eindeutig zuordnen und bearbeitet die Reklamation verzögert oder gar nicht.
Fix: Prüfen Sie die Bestellnummer mehrfach gegen Ihre Originalbestellung, bevor Sie das Schreiben versenden.
Warum es wichtig ist: Der Lieferant weiß nicht genau, was nachzusenden ist, und die Nachbestellung verzögert sich oder ist unvollständig.
Fix: Erstellen Sie eine detaillierte Liste mit Artikelnummern, Beschreibungen und genauen Mengen pro fehlender Position.
Warum es wichtig ist: Ein aggressiver Ton vergiftet die Geschäftsbeziehung und kann dazu führen, dass der Lieferant weniger kulant reagiert.
Fix: Bleiben Sie sachlich und professionell; formulieren Sie die Mitteilung als Hinweis, nicht als Vorwurf.
Warum es wichtig ist: Der Lieferant könnte die Nachbestellung aufschieben; Sie wissen nicht, bis wann Sie mit der fehlenden Ware rechnen können.
Fix: Falls zeitlich dringend, geben Sie in der Mitteilung an, bis wann Sie die Nachbestellung erwarten.
Warum es wichtig ist: Im Streitfall können Sie nicht nachweisen, wann und wie Sie die Reklamation eingereicht haben.
Fix: Speichern Sie das ausgefüllte Dokument digital ab und versenden Sie es mit Eingang-bestätigung (per Post mit Verfolgung oder per E-Mail).
Warum es wichtig ist: Der Lieferant kann nicht überprüfen, ob tatsächlich Teile fehlen oder ob ein Verpackungsfehler vorliegt.
Fix: Beziehen Sie sich auf den Lieferschein und fügen Sie bei Bedarf eine Fotodokumentation bei oder einen Kopie des Lieferscheins.
Das Datum, an dem Sie die unvollständige Lieferung erhalten haben oder an dem Sie diese Mitteilung schreiben.
Ihre vollständige Kontaktadresse (Name, Straße, Postleitzahl, Stadt, ggf. Telefon und E-Mail).
Die Adresse des Lieferanten oder der zuständigen Kontaktperson in der Lieferantenfirma.
Eine kurze, aussagekräftige Zeile, die das Anliegen sofort verdeutlicht.
Formelle Anrede des Empfängers (z. B. 'Sehr geehrte Damen und Herren' oder konkrete Person).
Die eindeutige Referenznummer Ihrer ursprünglichen Bestellung, damit der Lieferant diese sofort zuordnen kann.
Eine präzise Angabe der fehlenden Positionen, Artikelnummern und Mengen.
Höfliche Abschlussfloskel und Ihre handschriftliche oder digitale Unterschrift.
Notieren Sie oben das heutige Datum (z. B. 19.06.2022). Dies dokumentiert, wann Sie die unvollständige Lieferung festgestellt haben.
💡 Verwenden Sie das deutsche Datumsformat (DD.MM.YYYY).
Tragen Sie die Adresse des Lieferanten oder der zuständigen Abteilung ein. Prüfen Sie, dass die Adresse aktuell und korrekt ist.
💡 Nutzen Sie die letzte Rechnung oder den Lieferschein als Referenz für die korrekte Adresse.
Ersetzen Sie [NUMMER] mit Ihrer genauen Bestellnummer. Der Lieferant kann dadurch sofort die richtige Bestellung identifizieren.
💡 Die Bestellnummer finden Sie auf Ihrer Bestellung oder der Bestätigungsmail des Lieferanten.
Listen Sie alle fehlenden Artikel auf. Geben Sie Artikelnummern, Beschreibungen und Mengen an. Ersetzen Sie [TEILE] mit den konkreten Angaben.
💡 Vergleichen Sie dazu Ihren Lieferschein mit dem Lieferschein des Pakets und erstellen Sie eine detaillierte Liste.
Stellen Sie sicher, dass Ihre eigenen Adressdaten vollständig und korrekt sind, damit der Lieferant Sie erreichen kann.
💡 Geben Sie auch Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse an, falls diese in der Vorlage vorgesehen sind.
Speichern Sie das ausgefüllte Dokument ab, drucken Sie es aus und unterzeichnen Sie es handschriftlich. Alternativ können Sie es digital per E-Mail versenden.
💡 Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf; versenden Sie das Original per Post oder eingescanntes Dokument per E-Mail mit Bestätigung.
Eine Mitteilung ist eine einfache schriftliche Benachrichtigung, dass die Lieferung unvollständig ist. Eine Reklamation ist eine formellere und oft rechtlich verbindlichere Beschwerde, in der Sie auch Forderungen (z. B. Schadensersatz) stellen. Für die meisten Fälle ist eine sachliche Mitteilung wie diese Vorlage der erste Schritt, um dem Lieferanten Zeit zur Behebung zu geben. Falls keine Reaktion folgt, können Sie später zu einer formalen Reklamation übergehen.
Beides ist möglich. Eine E-Mail ist schneller und kostengünstiger. Eine beglaubigte Post-Versendung hinterlässt aber einen stärkeren Nachweis, falls es später zu Streitigkeiten kommt. Ideal ist ein Hybrid: Versenden Sie die Mitteilung per E-Mail mit Lesebestätigung und bewahren Sie einen gedruckten und signierten Original für Ihre Unterlagen auf. Dies kombiniert Schnelligkeit mit rechtlicher Sicherheit.
Je detaillierter, desto besser. Geben Sie Artikelnummern, Beschreibungen und genaue Mengen an. Falls möglich, referenzieren Sie auch die Position auf der ursprünglichen Bestellung. Beispiel: 'Artikel 4711 – Stahlschrauben M10, Menge 100 Stück' statt nur 'Schrauben fehlen'. Dies vermeidet Missverständnisse und beschleunigt die Nachbestellung.
Ja, handschriftliche Mitteilungen sind rechtlich genauso gültig. Allerdings sind maschinell geschriebene oder digital gestaltete Briefe professioneller und lesbarer. Falls Sie handschriftlich schreiben, achten Sie auf klare Schrift und vermeiden Sie Durchstreichungen oder Flecken.
Geben Sie dem Lieferant zunächst 5–7 Arbeitstage Zeit, um zu reagieren. Falls keine Antwort erfolgt, senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail oder einen Anruf. Wenn auch das erfolglos ist, können Sie eine formale Mängelrüge oder Reklamation mit Fristsetzung versenden oder einen Anwalt konsultieren, je nach Wert der fehlenden Ware.
Fotos sind nicht immer notwendig, aber sie helfen. Falls der Lieferant bezweifelt, dass die Teile wirklich fehlten, können Fotos der offenen Verpackung und des Inhalts als Nachweis dienen. Bei hochwertigen oder vielen fehlenden Teilen empfehlen sich Fotos als Beweis.
Bewahren Sie eine Kopie dieser Mitteilung mindestens so lange auf wie die Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten besteht oder mindestens 3–5 Jahre, je nach Ihrer Aufbewahrungspflicht. Falls es zu Streitigkeiten kommt, können Sie dadurch nachweisen, dass Sie die Reklamation zeitnah eingereicht haben.
Ja, absolut. Die Vorlage ist so gestaltet, dass Sie mehrere fehlende Positionen aufzählen können. Nutzen Sie den Platzhalter [TEILE] mehrfach oder erstellen Sie eine Aufzählung mit allen fehlenden Artikeln in einem Durchgang. So haben Sie nur ein Schreiben und nicht mehrere.
Der Lieferant benötigt die Bestellnummer, eine detaillierte Liste der fehlenden Artikel (mit Artikelnummern und Mengen), das Lieferdatum und Ihre Kontaktdaten. Optional helfen auch Informationen wie die Rechnungsnummer oder der Lieferschein-Nummer. Je vollständiger die Information, desto schneller kann die Nachbestellung verarbeitet werden.
Eine Mitteilung über unvollständige Lieferung ist knapp und fokussiert sich auf fehlende Teile. Eine Mängelmitteilung deckt auch Qualitätsmängel, Beschädigungen oder Funktionsfehler ab. Nutzen Sie diese Vorlage, wenn nur die Menge falsch ist; verwenden Sie eine detailliertere Mängelmitteilung, wenn auch die Qualität betroffen ist.
Eine Bestellbestätigung ist ein Dokument vom Lieferanten, das Ihre Bestellung bestätigt. Diese Vorlage ist ein Dokument von Ihnen an den Lieferanten, um auf ein Problem hinzuweisen. Sie sind die gegenläufige Richtung.
Eine Mahnung ist ein Schreiben wegen fehlender Bezahlung. Diese Mitteilung bezieht sich auf fehlende Ware. Eine Mahnung ist rechtlich zwingender und hat Fristen; diese Mitteilung ist eine reine Benachrichtigung ohne Rechtsfolgen.
Diese Vorlage ist eine sachliche Mitteilung ohne Fristsetzung oder Konsequenzen-Ankündigung. Eine Reklamation mit Frist setzt dem Lieferanten eine Deadline zur Behebung und droht Folgemaßnahmen an. Diese Vorlage ist der erste, freundliche Schritt; die Reklamation mit Frist der zweite, falls keine Reaktion folgt.
Unvollständige Warenlieferungen verzögern den Wareneingang und gefährden die Regalbefüllung und Verkaufsfähigkeit.
Fehlende Rohstoffe oder Komponenten stoppen Produktionsläufe und führen zu Lieferverzögerungen für Kundenaufträge.
Unvollständige Lebensmittellieferungen gefährden Speiseplanerfüllung und Service-Qualität.
Eine Mitteilung über unvollständige Lieferungen ist ein Standarddokument für die Bestandsverwaltung und Lieferanten-Kommunikation.
Fehlende Materialien behindern Tagesablauf und Bürobetrieb; schnelle Nachbestellung ist wichtig.
Fehlende Baumaterialien verzögern Baustellen und können zu Terminkonflikten mit Folgefirmen führen.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Einfache Fälle mit wenigen fehlenden Teilen oder niedrigem Warenwert; bekannte, zuverlässige Lieferanten. | Kostenfrei (Vorlage von Business in a Box) | 10–15 Minuten zum Ausfüllen und Versenden |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Größere Bestellungen oder hoher Warenwert; Sie möchten vor dem Versand eine Rechtsprüfung. | €50–150 für Anwalts- oder Fachleute-Review | 1–2 Tage (Vorlage ausfüllen + externe Prüfung) |
| Maßgeschneidert | Wiederholte Liefermängel, Streitfälle mit Lieferanten oder sehr hohe Warensummen mit juristischen Ansprüchen. | €200–500 für anwaltlich verfasste Reklamation oder Beschwerde | 3–5 Arbeitstage für anwaltliche Neufassung |
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