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Eine Informationsfreigabe durch Bewerber ist eine rechtliche Vereinbarung, in der ein Kandidat dem Unternehmen die ausdrückliche Genehmigung erteilt, Referenzen zu kontaktieren, Hintergrundprüfungen durchzuführen und Informationen von früheren Arbeitgebern, Behörden oder anderen relevanten Stellen einzuholen. Sie dient als dokumentierter Beweis, dass der Bewerber dieser Datenverarbeitung freiwillig zugestimmt hat – eine Anforderung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ähnlicher Gesetze in Österreich und der Schweiz. Die Vorlage steht als kostenloser Word-Download zur Verfügung, kann online bearbeitet werden und lässt sich als PDF exportieren. Sie enthält alle notwendigen Felder: Parteien (Mitarbeiter und Unternehmen), Vereinbarungsdatum, Umfang der Freigabe und Unterschriftszeilen.
Ohne dokumentierte Informationsfreigabe riskieren Sie ernsthafte Rechtsprobleme. Erstens: Wenn Sie einen Bewerber hintergrundprüfen oder Referenzen einholen, ohne dass dieser schriftlich zugestimmt hat, verstoßen Sie gegen die DSGVO und riskieren Verwarnungen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des globalen Umsatzes – je nachdem, was höher ist. Zweitens: Ein Bewerber könnte später behaupten, dass Sie ohne sein Wissen Daten über ihn gesammelt haben, und Sie könnten vor Gericht nicht nachweisen, dass er eingewilligt hat. Drittens: Frühere Arbeitgeber sind oft vorsichtig, Informationen weiterzugeben, es sei denn, sie sehen eine klare Schweigepflichtentbindung – diese Vorlage dokumentiert genau das. Mit dieser Vereinbarung schützen Sie Ihr Unternehmen rechtlich, halten einen transparenten Bewerbungsprozess ein und signalisieren potenziellen Mitarbeitern, dass Sie ihre Daten respektvoll und legal behandeln. Nutzen Sie diese Vorlage für jede Neueinstellung: Sie kostet wenig Zeit, verhindert aber erhebliche Risiken später.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Für typische Bewerbungsprozesse mit Referenzprüfung und Datenüberprüfung | Grundversion – Standardfreigabe |
| Wenn Sie umfassende Überprüfungen (Criminal Records, Kreditwürdigkeit) durchführen | Erweiterte Variante – mit Hintergrundprüfung |
| Für einfache Fälle, bei denen nur frühere Arbeitgeber kontaktiert werden | Minimale Variante – reine Referenzfreigabe |
| Besonders rechtssicher für Deutschland, Österreich und die Schweiz | DSGVO-konforme Version |
| Kombiniert Freigabe mit transparenter Information über Datennutzung | Mit Datenschutzerklärung |
| Für internationale Teams oder fremdsprachige Kandidaten | Mehrsprachige Version |
Warum es wichtig ist: Eine unbegrenzte Freigabe könnte später vom Bewerber angefochten werden oder zu Missbrauch führen.
Fix: Definieren Sie klar, welche Informationen freigegeben werden und für welche Zeitspanne.
Warum es wichtig ist: Ohne Hinweis auf DSGVO und Datenschutzbehandlung riskieren Sie Rechtsverstöße und Bußgelder.
Fix: Fügen Sie immer einen Absatz ein, der erklärt, wie Daten verarbeitet und geschützt werden.
Warum es wichtig ist: Eine einseitig unterschriebene Vereinbarung ist nicht bindend und kann von der anderen Partei angefochten werden.
Fix: Sorgen Sie dafür, dass beide – Bewerber und autorisierter Unternehmensvertreter – unterschreiben.
Warum es wichtig ist: Fehlerhafte Identifikationsdaten untergraben die Rechtskraft der Vereinbarung und führen zu Verwirrung.
Fix: Überprüfen Sie alle Namen, Adressen und Unternehmensdetails gründlich gegen Originaldokumente.
Warum es wichtig ist: Ohne dokumentierte Zustimmung des Bewerbers können Sie später nicht nachweisen, dass er eingewilligt hat.
Fix: Speichern Sie unterzeichnete Kopien digital und in Papierform für mindestens 3–7 Jahre.
Warum es wichtig ist: Eine zu breite Formulierung könnte später für Kontrollen während der Beschäftigung missbraucht werden.
Fix: Trennen Sie deutlich zwischen Einstellungsprüfung und eventueller späterer Mitarbeiterüberwachung.
In einfacher Sprache: Definiert Abschlussdatum, Namen des Bewerbers und des Unternehmens sowie deren Adressen.
Diese Vereinbarung wird abgeschlossen zum [DATUM] zwischen [NAME DES MITARBEITERS], natürliche Person mit Wohnsitz in [ADRESSE], und [UNTERNEHMEN], ein Unternehmen gegründet unter den Gesetzen von [BUNDESLAND].
Häufiger Fehler: Unvollständige Adressen oder falsche Schreibweisen von Unternehmens- oder Personennamen führen zu Rechtsunsicherheit.
In einfacher Sprache: Erklärt, dass die Freigabe im Zusammenhang mit der Bewerbung für eine Beschäftigung erfolgt.
Im Zusammenhang mit meiner Bewerbung für eine Beschäftigung mit dem Unternehmen stimme ich hiermit wie folgt zu.
Häufiger Fehler: Zu unspezifisch formuliert – sollte klar auf die konkrete Bewerbung verweisen.
In einfacher Sprache: Erlaubt dem Unternehmen, mit früheren Arbeitgebern und Referenzen des Bewerbers zu sprechen.
Der Mitarbeiter genehmigt, dass das Unternehmen Referenzen von früheren Arbeitgebern und Vorgesetzten einholt und persönliche sowie berufliche Informationen überprüft.
Häufiger Fehler: Keine klare Beschreibung, welche Referenzen und Informationen abgefragt werden dürfen.
In einfacher Sprache: Genehmigt die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen (soweit gesetzlich zulässig).
Der Mitarbeiter erklärt sich damit einverstanden, dass das Unternehmen eine Hintergrundprüfung durchführen kann, einschließlich der Überprüfung von Qualifikationen, Arbeitshistorie und relevanten öffentlichen Aufzeichnungen, soweit dies den geltenden Gesetzen entspricht.
Häufiger Fehler: Fehlendes Rechtsvorbehalt – sollte immer auf Gesetzmäßigkeit eingeschränkt sein.
In einfacher Sprache: Informiert den Bewerber, wie seine Daten verarbeitet werden und verweist auf Datenschutzbestimmungen.
Der Mitarbeiter wird darauf hingewiesen, dass personenbezogene Daten gemäß [DATENSCHUTZRICHTLINIE DES UNTERNEHMENS] und unter Beachtung der DSGVO verarbeitet werden.
Häufiger Fehler: Zu oberflächlich – sollte konkrete Verweisung auf Datenschutzrichtlinie enthalten.
In einfacher Sprache: Regelt die vertrauliche Behandlung von Bewerberinformationen durch das Unternehmen.
Das Unternehmen verpflichtet sich, alle persönlichen Informationen des Mitarbeiters vertraulich zu behandeln und nur zu Zwecken dieser Einstellungsprüfung zu verwenden.
Häufiger Fehler: Nicht ausreichend zwischen notwendiger Datenverarbeitung und Missbrauchsrisiken differenziert.
In einfacher Sprache: Bestimmt, wie lange diese Freigabe gültig ist (z. B. für die aktuelle Bewerbung oder mehrere Jahre).
Diese Informationsfreigabe bleibt gültig für [ZEITRAUM – z. B. während des Bewerbungsprozesses / für [X] Jahre nach Unterzeichnung].
Häufiger Fehler: Unbestimmte Gültigkeitsdauer schafft Rechtsunsicherheit.
In einfacher Sprache: Enthält Unterschriftszeilen für den Bewerber und einen Vertreter des Unternehmens sowie Datumsfelder.
[BEWERBER-NAME] ______________________ Datum: ______________ [UNTERNEHMENSVERTRETER] ______________________ Datum: ______________
Häufiger Fehler: Fehlende oder unklare Unterschriftsfelder führen dazu, dass die Vereinbarung nicht rechtsverbindlich ist.
Tragen Sie das Datum ein, an dem diese Vereinbarung abgeschlossen wird. Dieses Datum sollte dem Tag entsprechen, an dem beide Parteien unterschreiben.
💡 Verwenden Sie das Format TT.MM.JJJJ (z. B. 15.03.2024).
Geben Sie den vollständigen Namen und die aktuelle Adresse des Bewerbers ein. Diese Informationen müssen mit den Bewerbungsunterlagen übereinstimmen.
💡 Achten Sie auf korrekte Schreibweise – Tippfehler können später zu Problemen führen.
Tragen Sie den genauen Namen Ihres Unternehmens, die Bundesland/Region der Gründung und die Geschäftsadresse ein.
💡 Verwenden Sie den offiziellen Firmennamen aus dem Handelsregister oder Gesellschaftsvertrag.
Definieren Sie konkret, welche Informationen der Bewerber freigeben möchte (Referenzen, Hintergrundprüfung, Qualifikationsüberprüfung, etc.).
💡 Je spezifischer, desto weniger Missverständnisse entstehen später.
Entscheiden Sie, ob die Freigabe nur für diese Bewerbung gilt oder ob sie auf zukünftige Überprüfungen während einer möglichen Beschäftigung ausgeweitet wird.
💡 Empfohlen: Klare Abgrenzung – z. B. 'gültig während des Bewerbungsprozesses'.
Verweisen Sie auf Ihre Datenschutzrichtlinie und informieren Sie den Bewerber über die DSGVO-konforme Behandlung seiner Daten.
💡 Halten Sie einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung bereit oder fügen Sie diese als Anlage bei.
Lassen Sie diese Vereinbarung von beiden Parteien unterschreiben – dem Bewerber und einem autorisierten Vertreter Ihres Unternehmens (z. B. Geschäftsführer oder HR-Manager).
💡 Digitale Unterschriften (DocuSign, etc.) sind rechtlich genauso gültig wie handschriftliche.
Geben Sie eine unterzeichnete Kopie an den Bewerber und archivieren Sie eine im Einstellungsunterlagenordner des Kandidaten.
💡 Bewahren Sie das Original mindestens 3 Jahre auf – es könnte rechtlich erforderlich sein.
Ja, sobald beide Parteien sie unterschreiben, ist sie rechtlich bindend. Sie müssen allerdings sicherstellen, dass der Bewerber freiwillig unterschreibt und nicht unter Druck steht. Die Vereinbarung muss auch DSGVO-konform sein und klare Grenzen haben, welche Informationen freigegeben werden dürfen. Lassen Sie diese im Zweifel von einem Anwalt überprüfen, um alle rechtlichen Anforderungen Ihres Bundeslandes zu erfüllen.
Das hängt von der Formulierung in Ihrer Vorlage ab. In der Regel können Bewerber ihre Zustimmung widerrufen, müssen dies aber schriftlich tun. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie in Ihrer Vereinbarung klar regeln, ob und wie ein Widerruf möglich ist. Ein Widerruf nach bereits abgeschlossener Hintergrundprüfung kann rechtlich kompliziert sein – konsultieren Sie hier einen Anwalt.
Die Informationsfreigabe ist eine Vereinbarung, in der der Bewerber dem Unternehmen erlaubt, Dritte (Arbeitgeber, Referenzen) zu kontaktieren. Die Datenschutzerklärung ist eine Information des Unternehmens, wie es personenbezogene Daten verarbeitet. Beide sollten zusammen verwendet werden – die Freigabe gibt Erlaubnis, die Datenschutzerklärung erklärt Verantwortung.
Ja, gemäß DSGVO müssen Sie ausdrückliche schriftliche Zustimmung vor jeder Hintergrundprüfung einholen. Ohne dokumentierte Freigabe riskieren Sie Datenschutzverstöße und Bußgelder. Eine Einmal-Zustimmung beim Bewerbungsstart kann auch für Überprüfungen während des Bewerbungsprozesses gelten, sollte aber zeitlich begrenzt sein.
Die Vorlage ist primär für Bewerber gedacht. Für bestehende Mitarbeiter benötigen Sie meist eine separate Vereinbarung, da die rechtlichen Grundlagen anders sind. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter befördern möchten und eine erneute Hintergrundprüfung brauchen, sollten Sie eine Variante nutzen, die sich auf Beschäftigte bezieht, oder einen Anwalt konsultieren.
Das hängt von der geltenden Rechtsprechung in Ihrem Bundesland und der Branche ab. In der Regel sind zulässig: Referenzen von früheren Arbeitgebern, Qualifikationen, Berufserfahrung. Einige Bereiche (z. B. Sicherheitsüberprüfungen) sind strenger geregelt. Die DSGVO verbietet Überprüfungen von strafrechtlichen Verurteilungen ohne besonderen Grund. Klären Sie mit einem Anwalt, was in Ihrer Branche und Region zulässig ist.
Bewahren Sie die unterzeichnete Vereinbarung mindestens 3 Jahre auf – dies ist in vielen Datenschutzgesetzen vorgegeben. Besser ist 5–7 Jahre, falls später noch Fragen oder Streitigkeiten entstehen. Speichern Sie es digital sicher und in Papierform im Personalakt des Bewerbers oder Mitarbeiters.
Die Vorlage basiert auf deutschem Recht und kann mit Anpassungen auch in Österreich und der Schweiz verwendet werden. Beide Länder haben ähnliche DSGVO-Anforderungen, aber unterschiedliche nationale Ergänzungsgesetze. Lassen Sie die Vorlage von einem lokalen Anwalt überprüfen oder anpassen, bevor Sie sie in AT oder CH einsetzen.
Eine Einwilligungserklärung ist allgemeiner und bezieht sich darauf, dass Daten des Bewerbers verarbeitet werden dürfen. Eine Informationsfreigabe ist spezieller und erlaubt gezielt, externe Stellen (Referenzen, Hintergrundprüfer) zu kontaktieren. Zusammen bilden sie die rechtliche Grundlage für einen sicheren Bewerbungsprozess – nutzen Sie beide.
Eine Schweigepflichtentbindung hebt die Vertraulichkeit auf (z. B. damit ein früherer Arbeitgeber offene Informationen weitergeben darf). Die Informationsfreigabe ist breiter und umfasst auch Genehmigung zur Kontaktaufnahme selbst. In vielen Fällen benötigen Sie beide Dokumente, um eine vollständige Überprüfung zu ermöglichen.
Die Datenschutzerklärung ist eine Einweg-Information des Unternehmens an den Bewerber, wie dessen Daten verarbeitet werden. Die Informationsfreigabe ist eine gegenseitige Vereinbarung, in der der Bewerber aktiv zustimmt. Beide Dokumente sind nötig – die Freigabe gibt Erlaubnis, die Datenschutzerklärung erklärt Verantwortung und Rechte.
Ein Arbeitsvertrag regelt die künftige Beschäftigung (Lohn, Aufgaben, Kündigungsfristen). Die Informationsfreigabe ist ein Vordokument und wird während des Bewerbungsprozesses unterzeichnet, bevor ein Arbeitsvertrag entsteht. Sie sind zeitlich und inhaltlich unterschiedlich – beide haben ihren Platz im HR-Prozess.
Essenzielle Dokumentation für jeden Einstellungsprozess; rechtliche Absicherung bei Referenzanfragen und Hintergrundprüfungen.
Strikte regulatorische Anforderungen – diese Freigabe ist oft Pflicht vor Einstellung von Bankern oder Vermögensberatern.
Sicherheitsüberprüfungen erfordern dokumentierte Zustimmung; diese Vorlage bietet die rechtliche Grundlage.
Gesetzlich vorgeschriebene Hintergrundprüfung für Mitarbeiter, die mit Kindern arbeiten – Freigabe ist obligatorisch.
Strikte Datenschutzanforderungen; diese Freigabe dokumentiert DSGVO-konforme Datenverarbeitung.
Umfassende Hintergrundprüfung ist branchenstandard; Freigabe bietet rechtliche Sicherheit für Überprüfungen.
Deutsche Vorlage basiert auf deutschem Recht und DSGVO. Beachten Sie Besonderheiten in Ihrer Branche – Sicherheitsüberprüfungen und Hintergrundchecks unterliegen in Deutschland strengeren Regeln als in anderen Ländern.
In Österreich gelten ähnliche DSGVO-Regeln, aber nationale Ergänzungen können abweichen. Lassen Sie diese Vorlage vor Verwendung von einem österreichischen Anwalt überprüfen.
Die Schweiz hat kein DSGVO, sondern das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Diese Vorlage muss angepasst werden – konsultieren Sie einen Schweizer Anwalt.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Standardbewerbungen in kleineren Unternehmen; einfache Referenzprüfungen ohne Hintergrundchecks. | Kostenlos (Vorlage) + Ihre Zeit zum Ausfüllen | 15–30 Minuten pro Bewerber |
| Vorlage + Rechtsprüfung | Mittlere Unternehmen mit mehreren Bewerbungen pro Jahr; bei Unsicherheit zur DSGVO-Konformität. | 100–300 € für anwaltliche Überprüfung der Vorlage | 1–2 Wochen Überprüfungsfrist + 15–30 Min. pro Bewerber |
| Maßgeschneidert | Großunternehmen, regulierte Branchen (Finanzen, Gesundheit), internationale Betriebe. | 800–2000 € für maßgeschneiderte Vereinbarung | 2–4 Wochen Entwicklung + kontinuierliche Updates |
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