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Eine Interview-Bestätigung ist ein professionelles Geschäftsbrief, mit dem Sie einen zuvor vereinbarten Interview-Termin mit einem Journalisten oder Medienvertreter schriftlich festhalten. Das Dokument bestätigt Datum, Uhrzeit, Ort und Gegenstand des geplanten Gesprächs und dient beiden Parteien als verbindliche Referenz. Die Vorlage ist kostenlos als Word-Datei verfügbar und kann online bearbeitet, individualisiert und als PDF exportiert werden. Damit erhalten Sie ein professionell formuliertes Schreiben, ohne von Grund auf neu schreiben zu müssen.
Eine schriftliche Bestätigung schafft Klarheit und professionelle Sicherheit. Ohne dokumentierte Zusage können Missverständnisse über Datum, Uhrzeit oder Gesprächsthema entstehen — mit der Folge von Terminchaos oder ungeplanten Ausfällen. Ein formales Bestätigungsschreiben zeigt dem Journalisten, dass Sie die Anfrage ernst nehmen, und dokumentiert die Vereinbarung verbindlich. Zugleich gibt es Ihrem Unternehmen Gelegenheit, letzte Details (Ort, Interview-Partner, Hintergrundmaterial) zu klären, bevor das Gespräch stattfindet. Dies stärkt Ihre Pressebeziehungen und reduziert das Risiko von Terminkonflikten oder Missachtung.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Basis-Bestätigung eines zuvor vereinbarten Interview-Termins | Interview-Bestätigung — Standard |
| Bestätigung mit zusätzlichen Hinweisen auf verfügbare Materialien | Interview-Bestätigung mit Gesprächsvorbereitung |
| Bestätigung mit Ankündigung von Diskussionsthemen | Interview-Bestätigung mit Interviewleitfaden |
| Bestätigung mit praktischen Informationen zum Termin-Ort | Interview-Bestätigung mit Anreise-Details |
| Für internationale Journalisten und englischsprachige Medien | Interview-Bestätigung auf Englisch |
| Bestätigung für Dreh- oder Video-Interview-Termine | Interview-Bestätigung — Video-Produktion |
Warum es wichtig ist: Der Journalist kann das Schreiben möglicherweise nicht erhalten oder wird verwirrt, wenn die Adresse fehlerhaft ist.
Fix: Überprüfen Sie alle Namen, Titel und Adressen mehrfach vor dem Versand und nutzen Sie ggf. die Kontaktinformationen aus der ursprünglichen Anfrage.
Warum es wichtig ist: Missverständnisse über den Termin können zu Verzögerungen oder Ausfällen des Interviews führen.
Fix: Nennen Sie das Datum in vollem Wortlaut (z. B. 'Dienstag, 21. Juni 2022 um 14:00 Uhr') und bestätigen Sie den Ort deutlich.
Warum es wichtig ist: Ein unprofessioneller Ton kann das Vertrauen des Journalisten mindern; zu steif wirkt unfreundlich.
Fix: Verwenden Sie eine professionelle, aber höfliche und offene Tonalität; achten Sie auf das Gleichgewicht zwischen Formalität und Zugänglichkeit.
Warum es wichtig ist: Ohne Bestätigung wissen Sie nicht, ob der Journalist den Termin akzeptiert hat oder ob es Konflikte gibt.
Fix: Bitten Sie am Ende des Schreibens um Bestätigung und setzen Sie eine angemessene Frist (z. B. 'Bitte bestätigen Sie bis zum 20. Juni').
Warum es wichtig ist: Der Journalist erhält möglicherweise keine klare Botschaft, wenn das Schreiben unübersichtlich ist.
Fix: Halten Sie das Schreiben kurz und prägnant (unter eine Seite), fokussiert auf die Interview-Bestätigung und wesentliche Informationen.
Warum es wichtig ist: Der Journalist kann bei Terminkonflikten oder Fragen nicht schnell reagieren oder Kontakt aufnehmen.
Fix: Fügen Sie am Ende des Schreibens klare Kontaktinformationen (Name, Titel, Telefon, E-Mail) ein und stellen Sie sicher, dass diese aktuell sind.
Das Schreiben beginnt mit einer höflichen Anrede (z. B. 'Sehr geehrte(r) [ANSPRECHPARTNER]') und einer Dankesagung für die Anfrage des Journalisten oder der Redaktion. Dies setzt einen professionellen und kooperativen Ton.
Der Termin, die Uhrzeit und das geplante Thema des Interviews werden explizit bestätigt. Dies schafft Klarheit und dient als Referenz für beide Parteien.
Das Schreiben erwähnt den geplanten Artikel oder das Medienprojekt, um den Kontext des Interviews zu verdeutlichen und Interesse an der Berichterstattung zu zeigen.
Namen, Titel, Telefon und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners werden angegeben, damit der Journalist bei Rückfragen oder Terminänderungen schnell Kontakt aufnehmen kann.
Das Schreiben endet mit einer professionellen Grußformel (z. B. 'Mit freundlichen Grüßen') und der Unterschrift des Absenders, um Authentizität und Verbindlichkeit zu gewährleisten.
Fügen Sie das aktuelle Datum ein. Tragen Sie Name, Adresse und Kontaktdaten des Journalisten oder der Redaktion in den Adressblock ein.
💡 Überprüfen Sie die Schreibweise des Namens und die korrekte Adresse vor dem Versand.
Ersetzen Sie [ANSPRECHPARTNER] durch den Namen des Journalisten oder Redakteurs, an den Sie das Schreiben adressieren.
💡 Nutzen Sie die Anrede 'Herr' oder 'Frau' und verwenden Sie den Nachnamen für formale Briefe.
Tragen Sie das Datum, die Uhrzeit und den Ort des geplanten Interviews ein, sowie den Namen des Interview-Partners.
💡 Verwenden Sie ein klares Datumsformat (z. B. 17. Juni 2022) und geben Sie die genaue Uhrzeit an.
Beschreiben Sie kurz, zu welchem Artikel oder Projekt das Interview gehört und welche Themen behandelt werden sollen.
💡 Halten Sie diese Beschreibung kurz und sachlich; nennen Sie ggf. die Publikation oder das Medium.
Bitten Sie den Journalisten, den Termin zu bestätigen oder zu signalisieren, falls Änderungen erforderlich sind.
💡 Setzen Sie eine angemessene Frist (z. B. '...bis zum 20. Juni 2022').
Geben Sie den Namen, Titel, Telefon und E-Mail des Ansprechpartners für Rückfragen an.
💡 Stellen Sie sicher, dass diese Informationen aktuell und erreichbar sind.
Unterzeichnen Sie das Schreiben eigenhändig oder fügen Sie eine digitale Signatur hinzu, um Authentizität zu gewährleisten.
💡 Verwenden Sie eine professionelle Signaturzeile mit Ihrem Namen und Titel.
Versenden Sie die Interview-Bestätigung nach einer mündlichen oder schriftlichen Vereinbarung mit dem Journalisten, idealerweise innerhalb von ein oder zwei Tagen. Dies dokumentiert die Absprache schriftlich und gibt beiden Parteien Sicherheit über den Termin. Eine frühzeitige Bestätigung (mindestens eine Woche vor dem geplanten Termin) ist empfehlenswert.
Ja, eine Unterschrift (handschriftlich oder digital) verleiht dem Schreiben Authentizität und zeigt, dass die Organisation den Termin formal verbindlich bestätigt. Eine digitale Signatur ist ausreichend und ist heute üblich.
Kontaktieren Sie den Journalisten sofort per Telefon oder E-Mail, um die Änderung zu besprechen. Versenden Sie anschließend ein aktualisiertes Bestätigungsschreiben mit den neuen Daten. Dies verhindert Missverständnisse und zeigt Ihre Zuverlässigkeit.
Sie können, aber dies ist nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie Unternehmens-Hintergrundinformationen, Fotos oder Pressematerial bereitstellen möchten, können Sie diese als Anlage hinzufügen oder einen Link angeben. Halten Sie das Bestätigungsschreiben selbst jedoch fokussiert und kurz.
Das Schreiben sollte folgende Punkte abdecken: (1) Anrede und Dankesagung, (2) Bestätigung von Datum und Uhrzeit des Interviews, (3) Name und Titel des Interview-Partners, (4) Kurzbeschreibung des geplanten Artikels oder Projekts, (5) Kontaktinformationen für Rückfragen, (6) Aufforderung zur Rückbestätigung.
Nennen Sie das Datum und die Uhrzeit an mindestens zwei Stellen im Brief: (1) in der Anrede/Eröffnung als Bestätigung und (2) am Ende nochmals als Zusammenfassung. Dies reduziert Missverständnisse und erleichtert dem Journalisten das schnelle Nachschlagen.
Ja, eine Standardvorlage ist sinnvoll und effizient. Passen Sie jedoch immer die spezifischen Details an: Name und Adresse des Journalisten, genaue Datum und Uhrzeit, sowie den Namen und Kontext des geplanten Artikels. Eine personalisierte Vorlage wirkt professioneller und aufmerksamer.
In der Regel nicht. Das Bestätigungsschreiben dient der Terminbestätigung, nicht der rechtlichen Regelung. Sollten spezielle Bedingungen (z. B. Embargo, Vertraulichkeit von bestimmten Aussagen) relevant sein, besprechen Sie diese vorab mündlich oder schriftlich mit dem Journalisten und dokumentieren Sie sie separat. Halten Sie das Bestätigungsschreiben selbst kurz und freundlich.
Eine formale Bestätigung per Brief wirkt professioneller und dokumentiert die Zusage verbindlicher als eine E-Mail. Für internationale oder hochrangige Journalisten ist ein Schreiben angemessener. E-Mails sind schneller, aber weniger formal und können leicht übersehen werden. Verwenden Sie das formale Schreiben bei wichtigen oder komplexen Interviews, E-Mails für schnelle, unkomplizierte Bestätigungen.
Eine schriftliche Bestätigung schafft eine dokumentierte Referenz, auf die beide Parteien verweisen können. Telefonisch ist schneller, hinterlässt aber keine schriftliche Spur. Idealerweise kombinieren Sie beide: Bestätigen Sie mündlich, um Missverständnisse zu klären, und senden Sie anschließend ein schriftliches Bestätigungsschreiben als Dokumentation.
Eine individuelle Bestätigung ist persönlicher und zeigt dem Journalisten, dass seine Anfrage wichtig ist. Ein Newsletter ist unpersönlich und nicht adressiert. Für einzelne, vereinbarte Interviews sollten Sie immer ein personalisiertes Bestätigungsschreiben versenden, nicht eine generische Mitteilung.
Eine Kalenderereinladung ist praktisch und automatisiert Erinnerungen, fehlt aber dem formalen, professionellen Ton eines Schreibens. Kombinieren Sie beide: Versenden Sie ein formales Bestätigungsschreiben und laden Sie den Journalisten zugleich per Kalender-Einladung ein, um Verwechslungen zu vermeiden und beide Kommunikationsmittel zu nutzen.
Unternehmen bestätigen regelmäßig Interviews mit Tech-Journalisten über Produktmeldungen oder Unternehmens-Updates.
Finanzinstitute verwenden Interview-Bestätigungen zur formalisierten Medienbetreuung und Risikoverwaltung bei sensiblen Themen.
Unternehmen dokumentieren Interview-Zusagen für medizinische und gesundheitspolitische Berichterstattung systematisch.
Retailer bestätigen Journalisten-Gespräche zu Geschäftsergebnissen, Kampagnen und Markttrends schriftlich.
Gemeinnützige Organisationen nutzen Bestätigungsschreiben zur professionellen Kooperation mit Medienvertretern.
Produzenten dokumentieren Interviews mit Fachmedien und Wirtschaftsjournalisten zu Geschäftsentwicklung und Innovation.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Kleinere Unternehmen ohne dediciertes PR-Team oder häufige, standardisierte Interview-Anfragen. | Kostenlos (Vorlage) | 5–10 Minuten zum Ausfüllen und Versenden |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Unternehmen, die Interview-Bestätigungen mit Profi-Feedback optimieren möchten oder strategisch wichtige Medienkooperationen haben. | 50–150 EUR (externe Prüfung durch PR-Dienstleister) | 24–48 Stunden mit Prüfung und Feedback |
| Maßgeschneidert | Größere Unternehmen mit komplexen Medienstrategien, zahlreichen Interviews oder speziellen Anforderungen (z. B. mehrsprachig, mit Vereinbarungen). | 300–800 EUR (maßgeschneidertes Schreiben durch PR-Agentur) | 2–5 Arbeitstage für Konzept und Entwurf |
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