Anforderung der Referenzen eines Auftragnehmers

Das Schreiben beginnt mit einer höflichen Anrede und einer klaren Angabe des Datums. Es erklärt unmittelbar, dass die Anforderung von Referenzen dazu dient, die Fähigkeit des Auftragnehmers zur Erfüllung Ihrer Anforderungen zu bewerten.

Der Hauptteil fordert den Auftragnehmer auf, eine Liste von Firmen bereitzustellen, für welche bereits Installationen oder ähnliche Leistungen abgeschlossen wurden. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, direkt mit früheren Kunden Kontakt aufzunehmen und deren Zufriedenheit zu überprüfen.

Das Schreiben endet mit einer professionellen Schlussformel und ermöglicht so eine angemessene Geschäftskommunikation.

Nein, es gibt keine gesetzlich vorgegebene Anzahl. In der Praxis sind 3–5 Referenzen sinnvoll, um sich ein ausreichendes Bild zu machen. Bei kleineren oder jüngeren Unternehmen können auch 2–3 Referenzen ausreichen. Größere oder spezialisierte Projekte rechtfertigen möglicherweise eine höhere Anzahl. Wichtig ist, dass Sie die Anforderung realistisch halten und nicht mehr verlangen, als der Auftragnehmer vernünftigerweise bereitstellen kann.

Beide Methoden sind sinnvoll und ergänzen sich. Ein Telefonat ermöglicht direkte Nachfragen und erleichtert Missverständnisse; ein schriftliches Verfahren mit konkreten Fragen ist hingegen dokumentiert und strukturiert. In der Praxis kombinieren viele Unternehmen beide Ansätze: Sie schreiben eine standardisierte Frage per E-Mail und führen dann ein kurzes Telefonat zur Vertiefung.

Eine angemessene Frist liegt typischerweise zwischen 5 und 10 Geschäftstagen, je nachdem, wie dringend Sie die Informationen benötigen. Bei kritischen Projekten können Sie eine kürzere Frist (3–5 Tage) setzen; bei weniger zeitkritischen Aufträgen ist eine längere Frist (2–3 Wochen) akzeptabel. Teilen Sie die Frist deutlich im Schreiben mit.

Dies kann ein Warnsignal sein, insbesondere wenn das Unternehmen bereits lange am Markt tätig sein sollte. Allerdings kann es auch vorkommen, dass es neue Firmen betrifft oder dass frühere Kunden nicht erreichbar sind. In diesem Fall können Sie um alternative Nachweise bitten, etwa Zertifikate, Portfolio-Arbeiten oder eine detaillierte Beschreibung abgeschlossener Projekte. Entscheiden Sie dann, ob das Unternehmen trotzdem in die engere Auswahl kommt.

Ja, in der Regel dürfen Sie die angegebenen Referenzen kontaktieren, wenn der Auftragnehmer diese bewusst genannt hat. Dadurch bekundet der Auftragnehmer implizit, dass diese Kontakte Auskunft geben darf. Dennoch ist es höflich und empfohlen, sich kurz vorzustellen und zu erklären, dass Sie den Auftragnehmer überprüfen möchten, um Verwunderung zu vermeiden.

Ja, diese Vorlage lässt sich leicht für Lieferanten anpassen. Ersetzen Sie einfach 'Installationen' durch die relevante Dienstleistung oder das Produkt (z. B. 'Lieferungen von Rohstoffen' oder 'Wartungsarbeiten'). Die grundlegende Struktur der Anforderung bleibt gleich.

Es ist nicht zwingend erforderlich, aber es kann hilfreich sein. Ein strukturiertes Formular mit vordefinierten Feldern (Projektname, Dauer, Projektwert, Kontaktperson des Referenzkunden) erleichtert dem Auftragnehmer die Antwort und Ihnen die Auswertung. Sie können ein einfaches Formular als Anlage mitschicken.

Typische Fragen sind: Wie lange arbeiteten Sie mit diesem Auftragnehmer zusammen? War der Auftrag pünktlich und im Budget abgeschlossen? Wie beurteilen Sie die Qualität der Arbeit? Würden Sie das Unternehmen weiterempfehlen? Gibt es Verbesserungspotenzial? Solche offenen Fragen liefern aussagekräftige Einblicke in die Leistung und Zuverlässigkeit.