Pague os funcionários com precisão, documente cada acordo e mantenha-se em conformidade com formulários de folha de pagamento prontos para usar.
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XLSUm acordo de emprego cobre todos os termos de uma relação de emprego — função, atribuições, confidencialidade e encerramento. Um acordo de remuneração concentra-se especificamente no pagamento: salário, bônus, comissões e datas de revisão. Use um acordo de remuneração como um documento independente quando precisar revisar ou documentar termos de pagamento sem renegociar o contrato de emprego completo.
Um acordo de remuneração diferida permite que um funcionário individual opte por receber uma parte do pagamento em uma data futura, muitas vezes por razões fiscais ou de retenção. Um plano de participação nos lucros distribui uma parte dos lucros da empresa para uma classe de funcionários elegíveis com base em uma fórmula predeterminada. Ambos são ferramentas de incentivo de longo prazo, mas atendem a objetivos diferentes de retenção e planejamento fiscal.
Um acordo padrão de indenização por rescisão documenta os termos de separação e liberação de reclamações para qualquer funcionário. A versão para maiores de 40 anos adiciona divulgações exigidas pela Lei de Discriminação por Idade no Emprego (ADEA) nos EUA, incluindo o direito de 21 dias para revisar a oferta e 7 dias para revogar após assinatura. Se o funcionário que se afasta tem 40 anos ou mais e você opera nos EUA, use a versão especializada.
Um contracheque é o comprovante de pagamento final emitido a um funcionário mostrando salário bruto, cada desconto e salário líquido. A planilha de contracheque é a folha de cálculo interna usada pela equipe de folha de pagamento para calcular essas cifras antes de emitir o contracheque. Use a planilha durante o processamento de folha de pagamento e, em seguida, emita o contracheque concluído para o funcionário.
A maioria dos documentos de remuneração e folha de pagamento compartilha um conjunto comum de cláusulas que estabelecem o que é devido, quando, sob quais condições e o que acontece se algo der errado.
A documentação adequada de remuneração começa antes de uma oferta ser aceita e continua através de cada mudança de pagamento e evento de separação durante o ciclo de vida do emprego.
Elabore uma Política de Remuneração e Benefícios que estabeleça regras em toda a empresa para faixas salariais, elegibilidade de bônus e níveis de benefícios.
Emita um Acordo de Remuneração ou inclua um cronograma claro de remuneração na oferta de emprego antes do funcionário iniciar.
Peça aos funcionários que assinem um formulário de Autorização de Desconto da Folha de Pagamento para cada desconto recorrente — prêmios de saúde, contribuições de aposentadoria, penhoras.
Estabeleça documentos de plano por escrito para participação nos lucros, compra de ações, pensão ou arranjos de reembolso para que os funcionários entendam a elegibilidade e aquisição.
Use a planilha de contracheque para calcular salário bruto, descontos e salário líquido, depois emita o contracheque concluído para cada funcionário como registro permanente.
Quando aumentos salariais, alterações de bônus ou concessões de ações ocorrem, atualize o acordo relevante ou emita um novo aditamento de Acordo de Remuneração.
Para qualquer pagamento de indenização, use o acordo apropriado para a idade para registrar o valor, condições e liberação mútua antes de emitir o pagamento final.
O modelo correto depende de você estar estabelecendo políticas, formalizando um arranjo de pagamento individual, processando uma transação de folha de pagamento ou encerrando um funcionário. Identifique sua situação abaixo.
Estabelecendo regras em toda a empresa para pagamento, bônus e benefícios
Estabelece uma filosofia de pagamento consistente e elegibilidade de benefícios em toda a organização.Autorizando um desconto recorrente do contracheque de um funcionário
Documenta o consentimento do funcionário para cada tipo de desconto antes da execução da folha de pagamento.Encerrando um funcionário e oferecendo um pagamento único
Especifica o valor da indenização, as condições e a liberação mútua de reclamações.Encerrando um funcionário com 40 anos ou mais
Inclui divulgação exigida pela Lei de Discriminação por Idade no Emprego (ADEA) e períodos de revisão de 21 dias e revogação de 7 dias.Diferindo parte do pagamento de um executivo para uma data futura
Define o cronograma de diferimento, condições de aquisição e gatilhos de pagamento.Concedendo remuneração em ações a um funcionário ou contratante
Documenta os termos da concessão de ações, cronograma de aquisição e restrições de transferência.Formalizando um arranjo de pagamento específico com um funcionário
Registra por escrito o salário acordado, estrutura de bônus e datas de revisão.Emitindo um contracheque ou resumo de salário para um funcionário
Fornece um registro detalhado e claro do salário bruto, descontos e salário líquido.Um documento de remuneração e folha de pagamento é qualquer acordo escrito, política, formulário ou registro que governa como um funcionário é pago, quais benefícios recebe e como descontos e reembolsos são administrados. Esses documentos abrangem todo o ciclo de vida do emprego — desde o acordo de remuneração inicial assinado na contratação, passando por revisões de pagamento anual e concessões de ações, até o pagamento de indenização final na separação. Individualmente, cada documento registra um evento de pagamento específico; coletivamente, eles formam o registro autorizado dos termos financeiros da relação de emprego.
Documentos de remuneração e folha de pagamento se dividem em quatro tipos amplos: documentos de política (como uma política de remuneração e benefícios) que estabelecem regras em toda a empresa; acordos individuais (como um acordo de remuneração diferida ou de compensação em ações) que formalizam arranjos específicos com funcionários nomeados; formulários administrativos (como autorizações de desconto de folha de pagamento e contracheques) usados para processar e documentar cada ciclo de pagamento; e documentos de separação (como acordos de rescisão) que encerram a relação financeira quando o emprego termina.
Sempre que o pagamento muda de mãos — ou os termos sob os quais ele mudará de mãos são acordados — um registro escrito deve existir. Depender de acordos verbais ou emails informais cria ambiguidade que se torna cara quando uma disputa de pagamento, auditoria ou reclamação de rescisão indevida surge.
Gatilhos comuns:
Sem documentação adequada de remuneração, as empresas enfrentam responsabilidade por reclamações de salário, multas fiscais por descontos não documentados e dificuldade em se defender contra alegações de discriminação ou pagamento insuficiente. Começar com um modelo profissionalmente redigido reduz o tempo de elaboração, garante que as disposições legalmente exigidas sejam incluídas e fornece tanto ao empregador quanto ao funcionário um registro compartilhado claro desde o primeiro dia.
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