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Um modelo de registo estruturado para documentar os critérios usados na avaliação e seleção de candidatos a posições na sua empresa. Disponível como download Word gratuito, editável e pronto para personalizar, permite organizar de forma clara e consistente a forma como avalia competências, experiência, qualificações e encaixe cultural. Em vez de decisões informais baseadas em impressão, este modelo força a definição prévia de critérios objetivos e regista sistematicamente como cada candidato atende (ou não) a esses critérios, mantendo rastreabilidade completa do processo de seleção.
Sem um registo estruturado de critérios de seleção, corre o risco de tomar decisões de contratação inconsistentes, subjetivas ou potencialmente discriminatórias. Conversas informais e memória falha levam a vieses inconscientes, favoritismo, ou avaliações que não refletem verdadeiramente a adequação do candidato. Além disso, se questionado sobre porque rejeitou um candidato ou contratou outro, a empresa fica sem documentação defensável. Este modelo transforma a seleção em um processo transparente, justo e rastreável, que protege tanto candidatos como a empresa, demonstra conformidade com leis de igualdade laboral, facilita decisões mais objetivas, e proporciona clareza ao candidato selecionado sobre porque foi escolhido. Para PMEs em crescimento, estabelecer este registo desde cedo é essencial para escalar contratações e manter consistência na cultura e qualidade da equipa.
| Se sua situação é… | Use este modelo |
|---|---|
| Para processos simples com poucos candidatos e critérios essenciais | Registro básico de critério |
| Quando pretende atribuir pontos aos critérios para comparação objetiva | Registro com escala de pontuação |
| Para equipa de recrutamento que avalia em conjunto | Registro com múltiplos entrevistadores |
| Quando necessita documentação minuciosa de cada avaliação | Registro com observações detalhadas |
| Para colocar lado a lado os critérios e notas de vários candidatos | Registro comparativo de candidatos |
Por que importa: Dificulta a comparação objetiva entre candidatos e pode expor a empresa a alegações de discriminação
Fix: Defina cada critério com precisão (ex: 'Mínimo de 3 anos de experiência em [específico]' em vez de 'experiência relevante')
Por que importa: Compromete a equidade do processo e torna a decisão vulnerável a contestação legal
Fix: Utilize a mesma escala e processo para todos os candidatos; considere avaliação por painel se possível
Por que importa: Sem rastreabilidade, a empresa não consegue defender a decisão de contratação ou não-contratação
Fix: Sempre registar observações concretas e baseadas em critérios; evitar comentários pessoais ou subjetivos
Por que importa: Confunde a avaliação e pode levar à rejeição de candidatos viáveis ou aceitação de inadequados
Fix: Separe claramente requisitos 'Essenciais' de 'Desejáveis' e pese-os diferentemente na decisão final
Secção para registar o nome da posição em aberto, departamento, data de abertura da vaga e responsável pelo processo de seleção. Essencial para contexto e organização do documento.
Espaço para enumerar e descrever os critérios específicos usados na avaliação, como educação formal, anos de experiência, conhecimentos técnicos, competências comportamentais e outras qualificações essenciais ou desejáveis.
Campos para registar o nome e informações de cada candidato, classificação ou pontuação em relação a cada critério, e espaço para observações e comentários do avaliador sobre pontos fortes e áreas de desenvolvimento.
Define a forma como os critérios serão avaliados, seja através de escala numérica (1 a 5), classificação (Não atende, Atende parcialmente, Atende, Excede) ou comentário qualitativo.
Seção final para documentar a decisão de seleção (candidato selecionado ou não) e uma breve justificação baseada na avaliação dos critérios. Garante rastreabilidade do processo decisório.
Preencha o nome do cargo, departamento, data de abertura e responsável. Isto contextualiza todo o registro de seleção.
💡 Use designações de cargo consistentes com o seu organigrama interno
Liste os critérios específicos para o cargo. Inclua educação, experiência, competências técnicas, habilidades comportamentais, idiomas ou outras qualificações necessárias.
💡 Baseie-se na descrição da função e nas necessidades reais do departamento
Decida se utilizará escala numérica, classificação por categoria (Não atende, Atende, Excede) ou avaliação descritiva para cada critério.
💡 Escalas numéricas facilitam comparações objetivas entre candidatos
Para cada candidato, preencha nome, data da entrevista ou avaliação, e qualificações iniciais de screening.
💡 Mantenha a informação pessoal em conformidade com legislação de proteção de dados
De forma sistemática, compare cada candidato contra os critérios definidos e atribua pontuação ou classificação consistente.
💡 Consulte o CV e notas de entrevista enquanto preenche; não confie apenas na memória
Registar comentários específicos que justifiquem cada avaliação, exemplos de competências demonstradas e questões em aberto.
💡 Observações detalhadas protegem a empresa e documentam transparência do processo
Indique qual candidato foi selecionado (ou se nenhum atendeu aos critérios) e resuma a justificação baseada na avaliação.
💡 Uma decisão documentada é defensável e rastreável
Um critério de seleção é uma qualificação, competência ou característica que determina se um candidato é adequado para um cargo. Documentar critérios garante que a seleção é objetiva, consistente, transparente e defensável perante a lei. Sem registo, a empresa corre o risco de alegações de discriminação ou favoritismo.
Sim, o modelo é flexível e adaptável. Para cada cargo diferente, crie um novo registo com critérios específicos àquela posição. Isto mantém a documentação organizada e garante que cada avaliação reflete as exigências reais do trabalho.
Critérios essenciais são requisitos que o candidato deve ter para ser considerado viável (ex: diploma específico, anos de experiência). Critérios desejáveis são um plus que diferencia candidatos excelentes de adequados, mas não são eliminatórios (ex: idiomas adicionais, certificações). Documentar essa distinção clarifica a avaliação.
As práticas recomendadas e as exigências legais variam por jurisdição, mas em geral recomenda-se manter registos de seleção por 1 a 3 anos. Verificar a legislação local de proteção de dados e direito laboral é aconselhável. O registo protege a empresa em caso de disputa.
Absolutamente. Muitas empresas combinam pontuação numérica (para objectividade) com observações narrativas (para contexto). Isto oferece rigor e flexibilidade, facilitando tanto a comparação como a compreensão das razões da decisão.
Documente critérios antes de avaliar candidatos; aplique-os uniformemente; evite perguntas ou observações sobre proteções legais (idade, etnia, religião, etc.); e guarde registos detalhados. Consulte um especialista em direito laboral para garantir conformidade com leis locais.
Reveja as observações detalhadas para cada critério. Considere avaliar novamente aspectos críticos ou fazer questões de desempate. Se ainda forem muito semelhantes, é aceitável escolher o que melhor se alinha com a cultura e necessidades futuras da equipa, desde que documentado.
O modelo aplica-se a ambas. Para promoções internas, pode adaptar os critérios para refletir os requisitos da nova função e usar informações já disponíveis da empresa. A documentação é igualmente importante para demonstrar equidade na progressão de carreira.
Uma entrevista informal é rápida mas subjetiva, sem documentação. Este modelo transforma a entrevista em um processo estruturado, objetivo e rastreável. Ideal quando deseja evitar vieses, cumprir leis de igualdade, ou defender decisões de contratação. Para contratações simples, informal pode ser suficiente; para PMEs em crescimento ou posições críticas, o registo é obrigatório.
Avaliar apenas documentos escritos ignora competências comportamentais, atitude e encaixe cultural. Este modelo obriga a avaliação estruturada face a critérios predefinidos, não apenas ao que está no papel. Combine ambos: leia CV/carta, depois use este registo para avaliar sistematicamente.
Um teste avalia habilidades técnicas isoladas; este registo avalia o candidato de forma holística contra múltiplos critérios (experiência, soft skills, motivação, etc.). O ideal é usar ambos: teste técnico mais avaliação estruturada para visão completa.
Um ATS automatiza triagem inicial e armazena CVs; este modelo documenta a avaliação detalhada de candidatos selecionados. São complementares: ATS para volume e triagem, este registo para decisão final e rastreabilidade. PMEs podem usar este modelo em lugar de ATS.
Profissionais de RH usam este modelo para padronizar e documentar o processo de seleção em toda a organização
Coordenadores de planta utilizam o registo para selecionar operários e técnicos de forma objetiva e consistente
Consultoras e escritórios usam o modelo para seleção de consultores, analistas e pessoal administrativo
Gerentes de loja registam critérios para contratação de vendedores e pessoal de atendimento ao cliente
Instituições usam o registo para seleção de docentes, assistentes e pessoal administrativo
Empresas de tech usam o modelo para documentar avaliação de programadores, designers e especialistas técnicos
| Caminho | Melhor para | Custo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Use o modelo | PMEs que fazem contratações pontuais e querem estruturar o processo sem custo extra | Gratuito (modelo Word) | 15–20 minutos por candidato |
| Modelo + revisão profissional | Empresas que querem validar critérios com especialista antes de avaliar muitos candidatos | €150–€400 (consultoria RH) | 1–2 semanas |
| Redigido sob medida | Grandes empresas ou setores regulados que precisam critérios muito específicos e defesa legal máxima | €800–€2500+ (especialista RH/legal) | 2–4 semanas |
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