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Ce modèle est une résolution formelle du conseil d'administration documentant la décision officielle de résilier un contrat de location. Il formalise l'autorisation de mettre fin au bail, précise la date d'évacuation des locaux et identifie le propriétaire et l'adresse des lieux concernés. Disponible en téléchargement gratuit Word, le document est entièrement modifiable et peut être adapté à votre situation spécifique. Il peut également être exporté en PDF pour archivage ou signature électronique.
La résiliation d'un contrat de location est une décision majeure qui affecte la compagnie. Sans une résolution du CA approuvée et signée, il peut être difficile de prouver que la décision a été correctement autorisée par les organes de gouvernance de l'entreprise. Une résolution formelle protège votre compagnie en établissant un dossier légal clair, réduit les risques de contestation ultérieure et facilite les négociations avec le propriétaire. Elle crée également une trace écrite qui est essentielle en cas d'audit ou de litige portant sur les obligations contractuelles ou le dépôt de garantie.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Décision de ne plus occuper les locaux sans détails opérationnels | Résolution simple avec raison générale |
| Terminaison soumise à des conditions ou à un délai d'avis supplémentaire | Résolution avec conditions particulières |
| Situation où la compagnie doit restaurer les locaux avant évacuation | Résolution avec mention de remise en état |
| Traitement du dépôt de sécurité et des frais de résiliation | Résolution avec indemnité ou dépôt de garantie |
| Résiliation avec période de chevauchement ou de transition | Résolution avec transition progressives de services |
Pourquoi c'est important : La résiliation peut être jugée invalide et vous rester responsable du paiement du loyer jusqu'à l'expiration du délai d'avis requis.
Fix: Consultez le contrat original et calculez la date de résiliation en ajoutant le délai d'avis exigé (souvent 30, 60 ou 90 jours) à la date de signature.
Pourquoi c'est important : La résiliation peut être contestée ou inapplicable si le propriétaire ne se reconnaît pas dans le document ou si les locaux ne sont pas clairement identifiés.
Fix: Vérifiez tous les détails contre le contrat de location original et tout avis d'augmentation de loyer récent.
Pourquoi c'est important : Une résolution non signée par tous les administrateurs requis peut être challengée comme n'ayant pas de valeur légale.
Fix: Vérifiez vos statuts ou règlements administratifs pour déterminer le quorum et la majorité requis, puis assurez-vous que les bonnes personnes signent.
Pourquoi c'est important : Des frais importants de restauration peuvent être déduits de votre dépôt de garantie, ou le propriétaire peut facturer des réparations supplémentaires.
Fix: Clarifiez dans la résolution ou dans un avis séparé quels travaux de remise en état vous allez effectuer et à quelle date, afin d'éviter les litiges post-départ.
Pourquoi c'est important : Sans preuve écrite de l'approbation officielle, il peut être difficile de démontrer que la décision de résilier a été correctement autorisée.
Fix: Faites signer le document par tous les administrateurs et conservez les originaux signés dans vos archives ; fournissez une copie au propriétaire avec un avis de résiliation séparé.
Pourquoi c'est important : Vous pourriez être responsable de frais ou de pénalités si vous évacuez trop tôt ou sans préparer adéquatement votre déménagement ou la transition.
Fix: Coordonnez la date de résiliation avec vos besoins opérationnels et vérifiez s'il y a d'autres contrats liés (électricité, assurance, services partagés) qui doivent être fermés.
En langage simple : Identification de la compagnie, de sa structure de gouvernance, et de la date de la résolution.
Résolution du conseil d'administration de [VOTRE NOM DE COMPAGNIE], dûment signée le [DATE].
Erreur courante : Oublier d'indiquer le numéro de résolution ou la date de signature, ce qui rend le document incomplet.
En langage simple : Énoncé des raisons pour lesquelles le conseil décide de résilier le bail, souvent lié aux besoins opérationnels de l'entreprise.
Considérant que la Société ne nécessite plus un espace donné qu'elle occupe en tant que locataire...
Erreur courante : Rester trop vague sur les raisons (« pour des raisons opérationnelles ») sans clarifier si c'est une décision stratégique ou économique.
En langage simple : Description complète de l'adresse, du type d'espace, et de toute mention de numéro de suite ou d'étage.
Les locaux situés à [ADRESSE], avec la Société comme locataire et [NOM] comme propriétaire.
Erreur courante : Omettre le numéro d'unité ou l'adresse exacte, causant confusion si le propriétaire gère plusieurs immeubles.
En langage simple : Fixation de la date précise à laquelle le contrat de location prend fin et les locaux doivent être évacués.
La date de terminaison du contrat est prévue pour le [DATE], avec l'évacuation des locaux par la Société au plus tard à cette même date.
Erreur courante : Ne pas respecter le délai d'avis exigé par le contrat original ou la loi, ce qui peut invalider la résiliation.
En langage simple : Engagement de la compagnie à quitter complètement les locaux à la date convenue, incluant l'enlèvement de tous les biens.
L'évacuation des locaux par la Société au plus tard à [DATE], avec remise des clés au propriétaire.
Erreur courante : Être imprécis sur l'état dans lequel les locaux doivent être restitués (nettoyage, réparations mineures, restauration complète).
En langage simple : Autorisation donnée aux dirigeants ou représentants de la compagnie pour signer tous les documents liés à la résiliation.
Il est autorisé à [NOM DU SIGNATAIRE], [TITRE], de signer tous les avis et documents de résiliation nécessaires.
Erreur courante : Ne pas préciser le titre ou les pouvoirs du signataire, ce qui pourrait contester sa légitimité à agir au nom de l'entreprise.
En langage simple : Clarification concernant le sort du dépôt de garantie et la responsabilité des frais de terminaison ou de restauration.
Le dépôt de sécurité versé au titre du contrat de location sera réclamé après l'évacuation et l'inspection des locaux.
Erreur courante : Ignorer d'éventuels frais de restauration ou de nettoyage, ce qui peut entraîner des retenues non documentées sur le dépôt.
En langage simple : Espace pour l'inscription de la date de signature et la signature des administrateurs ou du président du CA.
En témoignage de quoi, les membres du conseil d'administration ont signé cette résolution le [DATE].
Erreur courante : Signer sans témoin ou sans que tous les administrateurs requis ne signent, ce qui peut questionner la validité de la résolution.
Remplacez [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] par la dénomination sociale exacte de votre entreprise, telle qu'elle apparaît dans vos documents constitutifs ou votre permis d'exploitation.
💡 Vérifiez auprès de votre registre commercial ou de vos statuts pour la formulation exacte.
Indiquez la date à laquelle le conseil d'administration approuve officiellement cette résolution. Il doit s'agir de la date de la réunion du CA.
💡 Utilisez le format JJ/MM/AAAA pour la cohérence avec vos autres documents formels.
Remplacez [ADRESSE] par l'adresse postale exacte de l'immeuble, incluant le numéro d'unité ou de suite si applicable.
💡 Consultez le contrat de location original ou les relevés de taxes foncières pour assurer l'exactitude.
Inscrivez le nom complet du propriétaire ou de l'entité propriétaire des locaux dans [NOM]. Incluez la forme juridique (Inc., SARL, etc.) si pertinent.
💡 Utilisez le nom du propriétaire tel qu'il figure sur le contrat de location original.
Remplacez [DATE] avec la date précise de fin du contrat. Cette date doit respecter le délai d'avis exigé par votre contrat de location.
💡 Consultez le bail pour vérifier les délais d'avis minimums ; ne pas les respecter peut invalider la résiliation.
Inscrivez le nom complet, le titre et la signature de la personne autorisée à agir au nom de la compagnie (généralement le président ou le directeur général).
💡 Assurez-vous que le signataire a les pouvoirs délégués par le CA pour signer des actes juridiques majeurs.
Faites signer le document par tous les membres du conseil d'administration ou par les personnes mandatées pour approuver les résolutions.
💡 Conservez des copies signées originales dans les dossiers de la compagnie et remettez une copie au propriétaire.
Une résolution du CA est une décision formelle du conseil d'administration documentée et signée pour autoriser une action d'entreprise importante. Elle est nécessaire pour la résiliation d'un contrat de location car elle formalise et authentifie la décision de la compagnie de cesser l'occupation des locaux. Elle protège l'entreprise en établissant un dossier légal clair que le conseil a approuvé cette action, ce qui est essentiel si des litiges surviennent plus tard avec le propriétaire.
Le délai d'avis dépend des conditions de votre contrat de location. Les contrats commerciaux requièrent souvent un délai d'avis de 30, 60 ou 90 jours avant la date effective de fin. Certains baux permettent une résiliation immédiate en cas de circonstances particulières. Consultez votre contrat original ou contactez votre avocat pour vérifier le délai exact exigé dans votre situation, afin de ne pas invalider votre résiliation faute de respect du préavis.
Oui, la résolution du CA est un document interne de gouvernance, mais elle doit être accompagnée d'un avis officiel de résiliation envoyé au propriétaire ou à son gestionnaire immobilier. Cet avis doit être remis selon la méthode spécifiée dans le contrat de location (courrier recommandé, remise en mains propres, etc.) et doit confirmer la date de résiliation, les obligations d'évacuation et la date prévue de restitution des clés.
Après l'évacuation et l'inspection des locaux, le propriétaire examinera l'état des lieux et déduira les frais de réparation ou de nettoyage avant de vous rembourser le solde du dépôt. Le propriétaire a généralement 30 à 60 jours (selon la juridiction) pour retourner le dépôt et vous fournir un relevé des déductions. Assurez-vous que les locaux sont en bon état de propreté et de réparation pour minimiser les retenues, et exigez une inspection conjointe si possible.
Tous les administrateurs ou les personnes mandatées pour approuver les résolutions du CA doivent signer ce document. Consultez vos statuts ou règlements administratifs pour déterminer si une majorité simple, une majorité de deux tiers, ou l'unanimité est requise. Si le CA compte des membres qui ne peuvent pas être présents, il peut être possible de recueillir des signatures par consentement écrit ou vidéoconférence, selon vos statuts.
Cela dépend du contrat de location. Certains baux incluent des clauses de résiliation anticipée sans pénalité sous certaines conditions, tandis que d'autres imposent des frais ou des pénalités si vous partez avant la fin du terme. Consultez le contrat original ou votre avocat pour déterminer si une résiliation anticipée est possible et à quel coût. Dans certains cas, il peut être moins cher de négocier une sortie avec le propriétaire plutôt que de payer les pénalités prévues au bail.
L'avis doit inclure : la date de l'avis, l'adresse exacte des locaux, la date effective de fin du bail, l'engagement à évacuer les locaux complètement, la demande de restitution du dépôt de garantie, et la signature d'une personne autorisée. Il doit être remis au propriétaire ou à son gestionnaire selon la méthode exigée par le contrat (courrier recommandé, courrier certifié, remise en mains propres). Conservez une copie de l'avis et un reçu de remise pour vos dossiers.
Commencez par organiser le déménagement des biens, l'enlèvement des équipements, le nettoyage complet et, si nécessaire, les réparations mineures. Planifiez l'évacuation pour respecter la date fixée dans la résolution. Avant de quitter, coordonnez une inspection finale avec le propriétaire pour documenter l'état des locaux. Remettez toutes les clés, désactivez les accès électroniques, fermez les comptes de services (électricité, internet), et conservez des photos de l'état des lieux vides pour votre protection.
Un avis simple de résiliation est un document direct envoyé au propriétaire pour informer de la fin du bail. Une résolution du CA est un document interne de gouvernance qui autorise officiellement cette action au sein de l'entreprise. Utilisez la résolution du CA si votre conseil doit approuver les décisions majeures ; utilisez un avis simple si vous êtes une petite entreprise sans structure de CA formelle. La plupart des entreprises incorporées doivent d'abord approuver par résolution, puis envoyer un avis.
Une résolution générale d'autorisation donne au président ou au directeur général le pouvoir de prendre des décisions dans certains domaines, y compris la gestion des contrats. Une résolution spécifique (comme celle-ci) documente une décision particulière déjà prise. Utilisez la résolution générale pour déléguer des pouvoirs continus ; utilisez la résolution spécifique pour enregistrer une décision unique et importante sur un contrat de location donné.
Un procès-verbal d'assemblée des actionnaires documente les décisions prises lors d'une assemblée générale, tandis qu'une résolution du CA enregistre les décisions du conseil d'administration. Une résiliation de bail est généralement une décision du CA, à moins que vos statuts exigent une approbation des actionnaires. Consultez vos statuts pour déterminer si la décision doit être approuvée par l'assemblée des actionnaires ou seulement par le CA.
Un accord de résiliation négocié est un document signé conjointement avec le propriétaire pour convenir des conditions d'une sortie anticipée, souvent avec des frais ou des conditions particulières. Une résolution du CA est un document unilateral approuvant la décision de la compagnie. Utilisez la résolution du CA d'abord pour obtenir l'approbation interne, puis, si nécessaire, négociez un accord séparé avec le propriétaire pour convenir des frais ou conditions spéciales de résiliation.
Les cabinets de conseil utilisent cette résolution pour quitter les bureaux loués lorsqu'ils réduisent leurs opérations ou se relocalisent dans de nouveaux locaux plus appropriés.
Les magasins et entreprises de services doivent utiliser cette résolution avant de fermer un point de vente loué et de rendre les locaux au propriétaire.
Les entreprises d'entreposage utilisent cette résolution pour officialiser la fin d'un contrat de location d'espace d'entreposage lorsque leurs besoins diminuent.
Les entreprises technologiques en croissance utilisent cette résolution pour quitter les espaces de co-working ou les bureaux partagés lorsqu'elles se déplacent vers des installations plus grandes ou permanentes.
Les entreprises manufacturières utilisent cette résolution pour résilier la location d'usines ou d'ateliers lorsqu'elles ferment une ligne de production ou consolident les opérations.
Les sociétés d'immobilier et les gestionnaires de propriétés commerciales utilisent cette résolution pour documenter les décisions de terminer les baux de location commerciale avec leurs propriétaires.
Au Canada, la résiliation d'un bail commercial est régie par le droit provincial. Au Québec, le Code civil impose des délais d'avis minimums et des obligations de remise en état. Cette résolution formalise la décision du CA ; vous devez vérifier votre contrat et la loi provinciale pour les délais et les conditions exactes.
En France, la résiliation d'un bail commercial est régie par le Code de commerce et les articles L. 145-1 à L. 145-60. Un préavis de trois mois est généralement requis. Cette résolution peut être utilisée pour formaliser la décision du conseil, mais doit être suivie d'une signification légale au propriétaire via un huissier ou un courrier recommandé.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Bail commercial simple, résiliation à la date normale, propriétaire coopératif et pas de litiges antérieurs. | Gratuit avec Business in a Box. | 15–20 minutes pour remplir et signer. |
| Modèle + revue juridique | Bail avec clauses complexes, résiliation anticipée, questions sur les obligations de remise en état ou dépôt de garantie contesté. | 300 $ à 600 $ pour une revue juridique. | 1–2 semaines pour la revue et les ajustements. |
| Rédigé sur mesure | Litige en cours avec le propriétaire, résiliation forcée, obligations secondaires importantes ou multiples baux liés à résilier. | 1 000 $ à 3 000 $ pour un dossier personnalisé. | 2–4 semaines pour rédaction, négociations et finalisation. |
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