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Es un documento formal que completa el empleador para responder a una solicitud de licencia presentada por un empleado por razones de enfermedad propia, enfermedad grave de un familiar, nacimiento o adopción de un hijo. El formulario incluye campos para evaluar la elegibilidad bajo la Ley de Ausencia Justificada por Enfermedad de un Familiar (FMLA), indicar si se requiere certificación médica, especificar fechas de la licencia, y establecer términos sobre el uso de licencia paga acumulada y continuación de primas de seguro médico. Es un documento editable en Word que puedes personalizar con los datos específicos de cada empleado y descargar de forma gratuita.
Sin una respuesta documentada y clara a la solicitud de licencia, surgen conflictos sobre qué derechos tiene el empleado, cuáles son los términos de la ausencia, y si la licencia está protegida por ley. Esto puede resultar en disputas, reclamaciones de incumplimiento de derechos, o incluso demandas laborales. Este formulario protege ambas partes al documentar por escrito si la solicitud es aprobada, denegada o aprobada con condiciones específicas (como presentación de certificación médica). También establece claramente cómo continuarán los pagos de seguro médico y si el empleado usará días acumulados pagos. Tener este registro en el archivo del empleado es la defensa más fuerte contra disputas futuras y demuestra que tu empresa cumple con regulaciones federales de licencia familiar.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| El empleado cumple requisitos y la licencia se aprueba con todas las condiciones | Respuesta aprobando la licencia |
| El empleado no cumple requisitos FMLA o no es elegible bajo política de empresa | Respuesta denegando la licencia |
| Se aprueba condicionado a presentación de certificación médica verificable | Respuesta con requisito de certificación médica |
| Se ofrece opción de usar días acumulados pagos durante la licencia no remunerada | Respuesta con licencia paga acumulada |
| Incluye disposiciones sobre continuación de pagos de seguro médico durante ausencia | Respuesta con términos de primas de seguro |
Por qué importa: Genera ambigüedad sobre cuándo comienza el reloj de elegibilidad FMLA y cuándo se cumplen plazos para certificación.
Fix: Ingresa fechas precisas en formato DD/MM/YYYY para cada campo de fecha.
Por qué importa: El empleado puede no saber que debe presentar documentación, retrasando la aprobación o causando cancelación de licencia.
Fix: Revisa siempre la sección de certificación y marca claramente sí o no.
Por qué importa: El seguro puede ser cancelado inadvertidamente, dejando al empleado sin cobertura médica.
Fix: Especifica exactamente cómo y cuándo pagar primas, y qué ocurre si no se paga a tiempo.
Por qué importa: Algunos empleados pueden calificar y otros no; aplicar criterios inconsistentes genera conflictos legales.
Fix: Revisa siempre antigüedad y horas trabajadas antes de marcar elegibilidad; mantén registros.
Por qué importa: El empleado no sabrá cuánta licencia FMLA le queda disponible para el año.
Fix: Marca claramente si perjudica o no el derecho anual, y considera agregar un resumen de saldo disponible.
Por qué importa: Disputas futuras sobre términos de la licencia surgen si no está todo por escrito.
Fix: Marca todas las casillas aplicables y agrega notas adicionales si hay condiciones especiales.
Nombre completo del empleado que solicita la licencia.
Fecha en que se completa y emite el formulario de respuesta.
Área o unidad de la empresa donde trabaja el empleado.
Título o posición del empleado en la organización.
Fecha en que el empleado comunicó la necesidad de licencia.
Razón específica: nacimiento, adopción, enfermedad propia o de familiar.
Periodo de inicio y término de la ausencia solicitada.
Casilla para indicar si cumple o no requisitos federales.
Nota sobre si la licencia afecta derechos a vacaciones anuales FMLA.
Casilla para indicar si se solicita certificación médica y fecha límite de entrega.
Casilla indicando si puede o debe usar días pagos acumulados durante la licencia.
Disposiciones sobre cómo se continuarán pagando las primas de seguro durante la ausencia.
Ingresa nombre completo, fecha actual, departamento y cargo del empleado. Estos datos identifican claramente quién solicita y quién responde.
💡 Verifica que el nombre y departamento coincidan exactamente con registros de recursos humanos.
Anota la fecha en que el empleado notificó su necesidad de licencia y el motivo específico (nacimiento, adopción, enfermedad propia o familiar).
💡 Sé específico en el motivo; esto afecta la elegibilidad FMLA.
Ingresa la fecha de inicio y fecha de término (o aproximada) de la ausencia solicitada.
💡
Selecciona si el empleado cumple o no requisitos federales. Considera antigüedad (12 meses) y horas trabajadas (1,250 horas en 12 meses).
💡 Consulta a abogado laboral si la elegibilidad es dudosa; los errores pueden resultar en sanciones.
Marca si la licencia solicitada consumirá o no derechos de licencia FMLA anual disponibles.
💡
Si requieres certificación médica, marca la casilla e ingresa fecha límite de entrega (máximo 15 días desde la solicitud del certificado).
💡
Indica si el empleado puede usar licencia acumulada paga, las condiciones de aplicación y términos de pago de primas de seguro.
💡 Especifica el periodo de gracia para pagos de primas; esto evita confusiones.
Aprobar con condiciones significa que el empleado tiene derecho a licencia pero debe cumplir requisitos adicionales, como presentar certificación médica. Denegar significa que el empleado no cumple criterios legales o de política (por ejemplo, menos de 12 meses de antigüedad). La aprobación condicional es más común; la denegación debe estar bien justificada y documentada para evitar demandas.
Según la ley FMLA, puedes retrasar el inicio de la licencia hasta que se presente la certificación. Si no se presenta dentro de un tiempo razonable (usualmente 15 días), puedes denegar la licencia. Sin embargo, debes notificar esto al empleado por escrito. Consulta con un abogado laboral antes de denegar para evitar violaciones de derechos.
Depende de tu política de empresa. Algunos empleadores requieren que se use licencia paga acumulada primero durante la ausencia FMLA. Otros ofrecen la opción. Este formulario permite marcar si se requiere o se ofrece; asegúrate de que tu política sea clara y consistente entre empleados.
Según FMLA, el empleador debe mantener la cobertura de seguro médico del empleado durante la licencia FMLA, aunque no esté trabajando. El empleado normalmente sigue pagando su porción de las primas. Si el empleado no paga, puedes suspender la cobertura solo si le notificaste previamente del riesgo. Este formulario establece estos términos claramente.
Bajo FMLA, debes responder dentro de 5 días hábiles. Este documento es tu respuesta oficial; complétalo rápidamente para demostrar cumplimiento legal. Envía una copia al empleado y guarda otra en su archivo de personal.
Es el número de días después de la fecha de vencimiento en que el empleado puede pagar sin incurrir en penalización o cancelación. Comúnmente es 10 a 30 días. Especifica este número claramente en el formulario para evitar confusiones y dar al empleado oportunidad de pagar antes de que suspendas su seguro.
Para licencias simples y directas con empleados que claramente califican, no es estrictamente necesario. Sin embargo, si hay dudas sobre elegibilidad, motivo, jurisdicción o términos especiales, consulta con un abogado laboral. Los errores pueden ser costosos legalmente.
FMLA reconoce cónyuge (según matrimonio legal), hijo (biológico, adoptivo o en custodia adoptiva bajo 18 años o incapacitado), y padre (biológico o de crianza). Pareja de hecho u otros familiares generalmente no califican bajo ley federal, aunque algunas jurisdicciones locales pueden ampliar esto. Verifica la ley local de tu estado o país.
Este formulario está diseñado para licencias cubiertas por FMLA (nacimiento, adopción, enfermedad grave propia o de familia inmediata). Licencias por duelo o cuidado de suegra generalmente no están protegidas federalmente a menos que la suegra sea declarada como 'padre' bajo criterios FMLA. Revisa tu política de empresa o consulta a abogado para situaciones especiales.
La solicitud de licencia es un documento que el empleado completa para pedir tiempo libre. Esta respuesta es tu documento oficial como empleador, indicando si apruebas, deniega o apruebas con condiciones. Ambos documentos son necesarios; la solicitud inicia el proceso y la respuesta lo cierra formalmente.
Una carta de aprobación simple es menos detallada y no especifica condiciones legales de FMLA, certificación médica, o términos de primas. Este formulario es más completo y protege legalmente a ambas partes al documentar todos los términos en un solo lugar.
La política de licencia es el documento de reglas generales de la empresa. Esta respuesta aplica esa política a un empleado específico y a su situación particular, tomando una decisión formal sobre su solicitud individual.
El contrato establece términos generales de empleo. Esta respuesta es un documento operacional que responde a una situación específica (solicitud de licencia). Trabajan juntos: el contrato define derechos a licencia y esta respuesta aplica esos derechos a un caso concreto.
Documento esencial para formalizar respuestas a solicitudes de licencia y asegurar cumplimiento con regulaciones FMLA.
Herramienta para empresarios sin departamento HR dedicado que necesitan documentar decisiones sobre licencias de forma legal.
Crítico para hospitales y clínicas donde los empleados frecuentemente solicitan licencia por enfermedad propia o familiar.
Escuelas y universidades utilizan este formulario para responder a docentes y personal administrativo solicitando licencia familiar.
Agencias gubernamentales usan versiones de este documento para cumplir con regulaciones de licencia familiar federal.
Empresas con alto número de empleados utilizan este formulario para gestionar licencias de operarios y supervisores.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Solicitudes de licencia claras donde el empleado cumple requisitos FMLA y no hay circunstancias complejas. | Gratis (plantilla descargada) | 15–30 minutos para completar y enviar |
| Plantilla + revisión profesional | Solicitudes con algún grado de complejidad o duda sobre elegibilidad; quieres validación legal antes de responder. | $150–$300 revisión por abogado laboral | 2–3 días (completar plantilla + enviar a abogado + revisar comentarios) |
| Redactada a medida | Solicitudes muy complejas, empleado multinacional, jurisdicciones especiales, o historial de disputas laborales. | $500–$1,500 documento completamente redactado por abogado | 5–7 días (consulta, redacción, ajustes) |
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