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Es un formulario editable en Word que documenta de forma sistemática los criterios, ponderaciones y puntuaciones usados para evaluar candidatos durante un proceso de contratación. Descargable gratuitamente, permite registrar observaciones y comparar objetivamente a todos los postulantes en una matriz clara. Se adapta a cualquier puesto, sector y tamaño de empresa, y se exporta fácilmente a PDF para archivar.
Sin un registro de criterios, la selección de personal depende de impresiones subjetivas, lo que facilita favoritismos, inconsistencias entre evaluadores y posibles reclamos por discriminación. Un registro estandarizado protege tu empresa al documentar que evaluaste equitativamente, proporciona una base objetiva para la decisión final, reduce sesgos inconscientes del equipo de selección, y genera un archivo auditable que respalda tus decisiones de contratación. Además, acelera el proceso porque todos los evaluadores siguen la misma estructura y pueden comparar candidatos directamente.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Para puestos operativos o contrataciones de baja complejidad con criterios sencillos. | Registro básico de criterios |
| Para procesos de selección ejecutiva o técnica donde cada criterio tiene peso diferente. | Registro avanzado con ponderación |
| Cuando evalúas habilidades blandas específicas además de experiencia y educación. | Registro con evaluación de competencias |
| Para roles donde varios evaluadores entrevistan al mismo candidato y deben consensuar. | Registro de entrevistas grupales |
| Para visualizar lado a lado todas las puntuaciones de todos los postulantes en un proceso. | Registro comparativo de múltiples candidatos |
Por qué importa: Dos evaluadores pueden interpretar el criterio de forma diferente, causando puntuaciones inconsistentes y decisiones injustas.
Fix: Define cada criterio de forma observable y medible (ej: 'experiencia comprobada en el software X' o 'capacidad de comunicarse en inglés nivel B1').
Por qué importa: Un criterio menor puede distorsionar la decisión final y llevarte a elegir al candidato menos apto.
Fix: Asigna ponderaciones explícitas según la relevancia de cada criterio para el rol.
Por qué importa: La percepción del evaluador varía; un candidato evaluado el viernes puede recibir puntuación más alta que uno evaluado el lunes, aunque sean equivalentes.
Fix: Evalúa a todos los candidatos en el mismo período o revisa los criterios y ejemplos antes de cada evaluación.
Por qué importa: Meses después, no recordarás por qué elegiste a un candidato sobre otro, y no puedes justificar la decisión si hay reclamación.
Fix: Anota siempre notas breves sobre puntos fuertes, debilidades y cualquier detalle que influyó en la puntuación.
Por qué importa: Puedes contratar a alguien que se entrevista bien pero no tiene realmente las habilidades técnicas para el trabajo.
Fix: Si el puesto lo requiere, incluye criterios basados en pruebas técnicas, ejercicios prácticos o referencias.
Por qué importa: Pierde toda credibilidad como herramienta objetiva y puede exponerte a reclamos de discriminación.
Fix: Completa el registro durante o inmediatamente después de cada entrevista, antes de discutir con otros evaluadores.
Campo donde registras el nombre completo del postulante evaluado.
Cargo o posición para la cual el candidato está siendo evaluado.
Atributo específico a evaluar, como experiencia, educación, habilidades técnicas o competencias.
Porcentaje de peso asignado a cada criterio en la puntuación final total.
Calificación numérica (generalmente de 1 a 10) asignada al candidato en cada criterio.
Notas o comentarios que justifican la puntuación y documentan aspectos clave del candidato.
Suma ponderada de todas las puntuaciones, que determina el ranking final del candidato.
Nombre y firma de la persona que completó la evaluación, asegurando responsabilidad.
Identifica qué atributos son esenciales para el puesto: experiencia (años), educación, certificaciones, idiomas, competencias blandas, etc. Escribe cada criterio en su fila.
💡 Mantén los criterios específicos y medibles, no genéricos.
Determina el peso porcentual de cada criterio. Por ejemplo: experiencia 40%, educación 30%, habilidades técnicas 20%, idiomas 10%. Deben sumar 100%.
💡 Los criterios más importantes para el rol deben tener mayor ponderación.
Convoca a las personas que participarán en la entrevista o evaluación de candidatos (gerente, HR, especialista técnico, etc.).
💡 Más de una perspectiva reduce sesgos.
En la parte superior, registra el nombre del postulante, el puesto y la fecha de evaluación.
💡
Para cada criterio, asigna una puntuación (ej: 1–10). Basate en lo observado en la entrevista, revisión de CV, pruebas técnicas, etc.
💡 Sé consistente en la escala y documenta ejemplos concretos.
En la columna de observaciones, anota por qué el candidato recibió esa puntuación y qué aspectos destacan o preocupan.
💡 Las observaciones detalladas facilitan decisiones cuando hay empate entre candidatos.
Multiplica cada puntuación por su ponderación y suma los resultados. Este es el puntaje final del candidato.
💡 Usa fórmulas si el documento está en Excel o Google Sheets para evitar errores.
Los evaluadores firman el registro y se mantiene una copia en el archivo de recursos humanos para auditoría.
💡
No es obligatorio por ley en la mayoría de países, pero es una buena práctica de gobernanza empresarial. Te protege ante posibles reclamos de discriminación o favoritismo, demuestra que tomaste una decisión objetiva, y facilita auditorías internas. Si tu empresa tiene un manual de recursos humanos o políticas de contratación, es altamente recomendable documentar el proceso.
La mayoría usa escalas de 1 a 10 o 1 a 5. Algunos prefieren descriptores: 1=no cumple, 2=cumple parcialmente, 3=cumple, 4=cumple bien, 5=cumple excepcional. Elige la que sea más clara para tu equipo y consistente en todas las evaluaciones. Lo importante es que todos los evaluadores entiendan qué significa cada puntuación.
Entre 5 y 10 criterios es lo ideal. Si son muy pocos, puede quedar fuera información relevante. Si son muchos, se vuelve tedioso y pierde claridad. Para un puesto operativo, 5–6 criterios. Para un rol ejecutivo o técnico complejo, 8–10. Recuerda que cada criterio debe ser realmente importante para el desempeño en el puesto.
Revisa las observaciones detalladas para cada uno. ¿Hay un criterio donde uno destaca significativamente? ¿Tienes referencias o pruebas técnicas que resuelvan el empate? En última instancia, reúne a los evaluadores principales para una discusión. También puedes citar al segundo candidato como suplente, por si el primero no se incorpora.
Sí, es especialmente útil. Cuando promocionas o reasignas internamente, un registro estandarizado evita favoritismos percibidos y documenta que evaluaste equitativamente a internos y externos (si abierto el proceso).
Depende del puesto y tu estructura. Para puestos operativos, el gerente directo es suficiente. Para puestos críticos (ejecutivos, técnicos especializados), un panel de 2–3 personas (gerente, HR, especialista técnico) reduce sesgos y da una perspectiva más completa. Siempre documenta quién evaluó.
Usa evaluaciones ciegas si es posible (revisa logros sin ver nombres). Asegúrate de que los criterios sean objetivos, basados en comportamientos y competencias, no en características personales. Evalúa a todos los candidatos en el mismo período para mantener consistencia. Revisa patrones: si siempre puntuás hombres o un género específico más alto, reflexiona sobre el sesgo.
Archívalo según la normativa de tu país sobre retención de registros de recursos humanos (generalmente 1–3 años). Esto sirve como prueba de que seguiste un proceso justo si hay un reclamo posterior. Mantén confidencialidad: el registro no debe ser público dentro de la empresa, pero el candidato tiene derecho a conocer los motivos de rechazo si los solicita.
La entrevista sin registro es rápida pero subjetiva: cada evaluador recuerda cosas diferentes, facilita favoritismos, y no hay auditoría. Un registro estandarizado documenta criterios específicos, puntuaciones y observaciones, permitiendo comparación consistente entre candidatos y dejando constancia de cómo se tomó la decisión. Si la privacidad o velocidad son críticas, la entrevista informal es aceptable; pero si buscas objetividad y protección legal, usa un registro.
Una hoja de cálculo genérica es flexible y gratuita, pero requiere configuración manual cada vez. Este formulario es prearmado, con estructura clara para criterios, ponderaciones y observaciones. Ambas funcionan; usa esta plantilla si quieres empezar rápidamente sin diseño, o la hoja si necesitas personalizaciones muy específicas o integración con otros datos de HR.
Los ATS como Workday, BambooHR o LinkedIn Recruiting incluyen módulos de evaluación. Son más robustos si manejas cientos de candidatos y procesos continuos, incluyen automatización, y generan reportes analíticos. Esta plantilla es ideal para pequeñas y medianas empresas, startups, o procesos puntuales de selección sin inversión de software. Si contratáis frecuentemente, un ATS escala mejor; si es ocasional, la plantilla es suficiente.
Revisar CV y llamar referencias es práctico pero incompleto: no evalúas competencias en tiempo real, habilidades blandas, o "fit" cultural. Este registro formaliza una entrevista estructurada donde todos los candidatos responden a los mismos criterios. Lo ideal es combinar ambas: revisa CV y referencias, pero luego registra la evaluación en persona para mayor objetividad.
Para seleccionar desarrolladores, gerentes de proyecto o especialistas técnicos, agrega criterios como dominio de lenguajes de programación, experiencia con herramientas específicas y capacidad de resolución de problemas.
Prioriza criterios de inteligencia emocional, comunicación, empatía y capacidad de negociación, además de experiencia en procesos RRHH.
Enfatiza habilidades de servicio al cliente, disponibilidad horaria, presentación personal, y experiencia en ventas o logística según el rol.
Valora formación pedagógica, experiencia docente, especialización en la materia, capacidad de motivación y dominio de plataformas educativas.
Incluye criterios como conocimiento de normativa fiscal, manejo de software contable, certificaciones profesionales y precisión en análisis numérico.
Prioriza experiencia operativa, conocimiento de máquinas o sistemas, cumplimiento de estándares de seguridad y capacidad de trabajo en equipo.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Procesos de selección ocasionales, pequeños equipos, presupuesto limitado, o como primer paso para estandarizar contrataciones. | Bajo (solo descarga y tiempo interno). | 1–2 horas de preparación; 15–30 minutos por candidato para evaluar. |
| Plantilla + revisión profesional | Empresas que quieren validar su proceso de selección, reducir sesgos, o asegurar cumplimiento con normativa laboral local. | Moderado (asesoría de HR o consultor). | 1–2 semanas; incluye revisión y ajuste del formulario + capacitación del equipo. |
| Redactada a medida | Organizaciones grandes, multinacionales, o sectores altamente regulados que requieren procesos únicos, integración con sistemas legales específicos o ATS empresarial. | Alto (diseño, implementación, integración de software). | 4–8 semanas; involucra especialistas, ajustes legales, y capacitación completa. |
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