Descarga gratuita en Excel • Úsalo en línea • Imprime o comparte
Es una hoja de cálculo editable en Excel diseñada para registrar, organizar y controlar todos los gastos relacionados con publicidad. Incluye campos para clasificar costos de anuncios en televisión, radio, páginas amarillas, redes sociales y otros medios. Descarga gratuita en formato XLS, completamente editable en línea y exportable a PDF para compartir con tu contador o analizar el desempeño de tus inversiones publicitarias.
Cuando tu empresa invierte en publicidad, necesitas un registro claro y organizado de dónde va cada peso. Sin esta documentación, pierdes visibilidad sobre cuánto realmente gastas en publicidad, qué canales consume más presupuesto y qué medios generan mejor retorno. Además, en caso de auditoría fiscal o revisión contable, no podrás justificar deducciones si no tienes un registro detallado respaldado por comprobantes. Esta plantilla te permite analizar la efectividad de cada canal publicitario, evitar sobregastos innecesarios y tomar decisiones informadas sobre futuros presupuestos de marketing.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Pequeña empresa con pocas campañas publicitarias simultáneas | Gastos en publicidad — Básico |
| Empresa que invierte en múltiples canales y necesita análisis por tipo de publicidad | Gastos en publicidad — Detallado por medio |
| Empresa que quiere medir retorno de inversión de cada campaña publicitaria | Gastos en publicidad — Con análisis ROI |
Por qué importa: No poder identificar qué canales generan más gasto o cuáles son más efectivos para futuros presupuestos.
Fix: Siempre completa la columna de medio publicitario: TV, radio, páginas amarillas, etc.
Por qué importa: Distorsiona el análisis de inversión publicitaria y confunde información contable.
Fix: Dedica esta hoja solo a gastos de publicidad; crea hojas separadas para diseño gráfico u otros gastos de marketing.
Por qué importa: Los datos quedan desactualizados y pierden utilidad para decisiones de presupuesto.
Fix: Establece un recordatorio semanal o mensual para ingresar los nuevos gastos publicitarios.
Por qué importa: En caso de auditoría, no tendrás comprobantes que justifiquen los montos registrados.
Fix: Guarda facturas y comprobantes originales en una carpeta física o digital asociada a esta hoja.
Por qué importa: Las fórmulas de suma no funcionan correctamente y los reportes quedan incompletos.
Fix: Define un formato estándar (ej: DD/MM/AAAA para fechas) y úsalo en toda la hoja.
Por qué importa: Imposible analizar cuál tipo de publicidad consume más presupuesto o es más rentable.
Fix: Crea categorías claras (por producto, campaña, región) y asígnalas a cada gasto desde el inicio.
Breve título o nombre del anuncio o campaña publicitaria registrada.
Canal utilizado: televisión, radio, páginas amarillas, redes sociales, prensa u otro.
Día, mes y año en que se realizó o se registró el gasto publicitario.
Cantidad de dinero invertido en el gasto, en la moneda local o especificada.
Clasificación interna del gasto: por producto, región, campaña o tipo de servicio.
Notas adicionales sobre el gasto, como duración de la campaña o medio específico.
Suma automática de todos los gastos registrados en un mes determinado.
Suma agrupada de gastos según el tipo de medio publicitario utilizado.
Descarga el archivo en formato .xls desde Business in a Box y abrelo en tu programa de hojas de cálculo.
💡 Si usas Google Sheets, copia el archivo a tu cuenta de Google para editar en línea sin descargar.
En cada fila nueva, ingresa la descripción del gasto, el medio publicitario utilizado y la fecha en que se realizó.
💡 Sé específico en la descripción: incluye el nombre de la campaña o el producto anunciado.
Escribe la cantidad de dinero gastado en ese anuncio o campaña en la columna de monto.
💡 Usa el mismo formato de moneda para toda la hoja para que los totales se calculen correctamente.
Indica a qué categoría pertenece el gasto: por producto, región, departamento o tipo de campaña.
💡 Mantén categorías consistentes para que los reportes posteriores sean precisos.
En la columna de notas, escribe detalles adicionales como duración de la campaña o resultados esperados.
💡 Esta información es útil para justificar gastos ante auditoría o para análisis interno.
Verifica que la hoja haya calculado correctamente los totales mensuales y por medio publicitario.
💡 Genera un reporte mensual para compartir con contabilidad o para tu análisis personal.
Incluye anuncios en televisión, spots en radio, listados en páginas amarillas (impresas o digitales), publicidad en periódicos, anuncios en redes sociales pagos, vallas publicitarias, patrocinios de eventos y cualquier otro gasto destinado a promocionar tus productos o servicios. No incluyas gastos de diseño gráfico o creación de contenido que no sean directamente publicidad.
Sí, puedes adaptar la hoja para incluir una columna adicional que identifique la sucursal responsable del gasto. Alternativamente, crea una hoja separada para cada sucursal y consolida los datos en una hoja de resumen. Esto facilita el análisis por ubicación geográfica.
Esta plantilla registra gastos, pero para calcular ROI necesitas comparar el gasto publicado con las ventas o clientes generados. Añade una columna opcional "Ventas generadas" o "Clientes" y divide: (Ventas - Gasto) / Gasto × 100. De esta forma ves qué medio publicitario es más rentable.
Esta hoja registra gastos reales ya realizados, mientras que un presupuesto es una proyección de lo que planeas gastar. Usa esta hoja para comparar tu presupuesto proyectado con los gastos reales y ajustar futuros presupuestos.
Registra el monto total que pagaste al proveedor (incluyendo impuestos). Si tu empresa maneja impuestos desglosados en contabilidad, añade una columna extra "Impuesto" para separar el costo neto del impuesto.
Mínimo una vez al mes para verificar que los gastos se alinean con tu presupuesto. Si tienes campañas intensivas, revísala semanalmente. Al cierre de trimestre o año, genera un reporte completo para contabilidad.
Sí, es recomendable. Tu contador necesita esta información para impuestos y auditoría. Asegúrate de que los datos sean exactos y que tengas comprobantes originales que respalden cada gasto registrado.
Registra la factura completa como un gasto único o, si lo prefieres, divídela entre los períodos en que la campaña estuvo activa. Manten una copia de la factura original como evidencia.
El presupuesto es una estimación de lo que planeas gastar; esta hoja registra lo que realmente gastaste. Úsalas juntas: compara gastos reales contra presupuesto para medir desvíos y ajustar futuras inversiones publicitarias. Son herramientas complementarias, no alternativas.
Una hoja de gastos generales cubre todos los costos operativos; esta es especializada solo en publicidad. Usar una plantilla dedicada te permite analizar el desempeño específico de publicidad y justificar esos gastos ante auditores. Es más detallada y enfocada.
Un software de contabilidad (QuickBooks, Xero) gestiona todas tus finanzas; esta hoja es un complemento manual y simple. Usa la hoja si prefieres control directo o si tu software no categoriza bien la publicidad. Puedes exportar los datos luego al software.
Un reporte de ROI compara gastos con ventas generadas; esta hoja solo registra los gastos. Esta hoja es el punto de partida: documenta lo que gastaste en publicidad, y luego puedes crear reportes de ROI combinando estos datos con información de ventas.
Registra gastos de promociones puntuales, anuncios de apertura de tienda y campañas estacionales en televisión, radio y medios locales.
Controla inversión en publicidad de páginas amarillas, directorios profesionales y anuncios en medios especializados para atraer clientes.
Organiza gastos en publicidad de nuevos menús, promociones, eventos especiales y presencia en medios locales y redes sociales.
Registra costos de anuncios de propiedades en portales especializados, radio, televisión y vallas publicitarias en zonas de interés.
Clasifica gastos en publicidad industrial, ferias comerciales, revistas especializadas y medios dirigidos a clientes empresariales.
Controla inversión en publicidad de programas, campañas de inscripción y presencia en medios locales y digitales.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Pequeña empresa que gasta poco en publicidad y solo necesita registro básico para contabilidad. | Gratuito (o bajo costo si pides ayuda puntual a contador). | 10–15 minutos mensuales para ingresar gastos. |
| Plantilla + revisión profesional | PyME con inversión publicitaria moderada que quiere validar categorización y deducibilidad con un contador. | Plantilla gratuita + 1–2 horas de contador/trimestre (~USD 100–200). | 30–45 minutos mensuales; revisión trimestral con profesional. |
| Redactada a medida | Empresa grande con múltiples campañas, sucursales o requisitos complejos de análisis y deducibilidad fiscal. | Contratación de contador o gestor administrativo dedicado (USD 500–2000/mes). | Gestión diaria y reportes automáticos. |
Este documento es una de las 3,000+ plantillas comerciales y legales incluidas en Business in a Box.
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