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Es un contrato bilateral entre la empresa y el empleado que establece exactamente qué información sobre el empleado la compañía proporcionará cuando futuros empleadores soliciten referencias. Típicamente limita la información a tres elementos: fechas de empleo, descripción del puesto desempeñado, y tasa de sueldo o salario. Al firmarlo, ambas partes tienen claro cuáles son los límites, lo que reduce conflictos y protege legalmente a la empresa de demandas por referencias amplias, negativas o no autorizadas. Descarga esta plantilla en Word gratuita, editable en línea y lista para personalizarse con tus datos.
Sin un acuerdo de referencias escrito, expones a tu empresa a riesgos legales significativos. Un empleado descontento puede demandar si un supervisor proporciona información que considera dañina, invasiva o inexacta. Por otro lado, si tu política es muy laxa, referencias incompletas pueden generar conflictos de expectativas. Este acuerdo crea un registro escrito y consensuado que demuestra que el empleado comprendió y aceptó voluntariamente qué información se compartirá. Esto fortalece tu posición ante cualquier disputa laboral, reduce inconsistencias en cómo diferentes personas de RH responden solicitudes de referencias, y establece una cultura de transparencia y profesionalismo. Es especialmente valioso si tu empresa ha enfrentado conflictos previos con empleados sobre referencias o si trabajas en industrias donde la reputación profesional es crítica.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Para empresas que desean limitar referencias a fechas, puesto y salario | Acuerdo básico de referencias |
| Cuando necesitas incluir desempeño laboral o razón de termino de contrato | Acuerdo de referencias con información extendida |
| Para casos excepcionales donde la empresa prefiere no dar referencias | Acuerdo de no proporcionar referencias |
| Como documento de onboarding que todos los empleados firman al ingresar | Política general de referencias para todos los empleados |
| Cuando solo una persona autorizada (RH) puede proporcionar referencias | Acuerdo de referencias con contacto designado |
Por qué importa: Un acuerdo con campos vacíos es ambiguo y un tribunal podría no considerarlo válido o ejecutable.
Fix: Llena todos los campos [ENTRE CORCHETES] con información real antes de imprimir y firmar.
Por qué importa: Sin evidencia escrita firmada, no puedes demostrar que el empleado aceptó la limitación de referencias.
Fix: Mantén dos copias originales firmadas: una para el empleado y otra en tu archivo de RH.
Por qué importa: El acuerdo ya no sería válido y el empleado podría reclamar que fue engañado o que se modificó sin su consentimiento.
Fix: Si necesitas cambiar la política, redacta un nuevo acuerdo y obtén la firma del empleado nuevamente.
Por qué importa: El acuerdo requiere que el empleado 'reconozca' haber sido informado; sin eso, no hay base para la solicitud voluntaria.
Fix: Antes de que el empleado firme, comunícale verbalmente y por escrito cuál es tu política de referencias.
Por qué importa: Las leyes laborales de protección de datos cambian; un acuerdo desactualizado podría no ser válido según nueva normativa.
Fix: Revisa el acuerdo cada 2-3 años y consulta con un abogado laboral sobre cambios legales en tu jurisdicción.
Por qué importa: Si incumples el acuerdo, el empleado podría demandar por divulgación no autorizada de información o difamación.
Fix: Capacita a tu equipo de RH sobre los límites exactos permitidos y crea un script estándar para responder solicitudes.
En lenguaje sencillo: Identifica el acuerdo como 'Emisión de referencias del empleado', la fecha de vigencia, y los datos completos de ambas partes (empleado y compañía).
El presente Acuerdo ('Acuerdo') se celebra y entra en vigencia el [FECHA], ENTRE: [NOMBRE DEL EMPLEADO] (el 'Empleado')... Y: [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA] (la 'Compañía')...
Error común: Dejar campos como fecha o nombre en blanco sin reemplazarlos con datos reales antes de firmar.
En lenguaje sencillo: El empleado confirma que fue informado sobre la política estándar de referencias de la compañía: solo se comparte información de fechas de empleo, descripción de trabajo y tasas de sueldo.
El Empleado reconoce que se le ha informado que la política general de la Compañía es revelar, como respuesta a una eventual solicitud del empleador, únicamente la siguiente información: (1) las fechas de empleo, (2) descripciones de los trabajos realizados, y (3) las tasas de sueldo o salario.
Error común: No documentar que el empleado fue previamente informado sobre la política, lo que debilita el acuerdo ante disputas.
En lenguaje sencillo: El empleado solicita voluntariamente que la compañía se limite a proporcionar solo esa información básica a cualquier futuro empleador que llame pidiendo referencias.
Al firmar esta liberación, el Empleado solicita voluntariamente que la Compañía relegue esta política general al responder solicitudes de referencias por parte de cualquier posible empleador que considere contratar al Empleado.
Error común: No obtener la firma original; sin ella, no hay evidencia de consentimiento voluntario del empleado.
En lenguaje sencillo: Declara que el acuerdo es válido porque ambas partes reciben beneficio mutuo (la empresa se protege de demandas, el empleado controla su narrativa profesional).
En contraprestación de los acuerdos mutuos de las partes del presente y con la intención de aceptar la responsabilidad legal correspondiente, las partes involucradas acuerdan lo siguiente.
Error común: Ignorar que sin contraprestación clara, un acuerdo puede ser considerado inválido por un tribunal.
Completa el campo [FECHA] con el día en que ambas partes firmaran el acuerdo. Usa formato día/mes/año según tu país.
💡 Usa la fecha actual o la fecha planeada de firma, no una fecha futura lejana.
Reemplaza [NOMBRE DEL EMPLEADO] y [DIRECCIÓN COMPLETA] con los datos completos del empleado que firma el acuerdo.
💡 Verifica que coincida exactamente con su documento de identificación y contrato de empleo.
Inserta [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA], [Estado/Provincia] y la dirección de la oficina central.
💡 Usa el nombre legal exacto de la empresa como aparece en registros fiscales y laborales.
Confirma que los tres elementos listados (fechas, descripción, salario) coincidan con tu política actual. Si necesitas agregar o quitar información, ajusta el texto antes de que firme.
💡 No cambies la política después de que el empleado firma; eso anularía el acuerdo.
Imprime dos copias originales. Ambas partes firman y fecharán ambas copias. Cada una retiene una copia.
💡 Evita solo firmas digitales; en materia laboral, muchas jurisdicciones prefieren firma manuscrita o certificación notarial.
Guarda una copia firmada en el archivo de recursos humanos del empleado junto con su contrato de empleo.
💡 Mantén copias en formato físico y digital, con fecha de archivo claramente identificada.
No es obligatorio en la mayoría de jurisdicciones, pero es altamente recomendable. Si un empleado se niega a firmar, la empresa puede aplicar su política general de todas formas, aunque sin protección legal escrita. El acuerdo escrito protege a ambas partes: la empresa evita demandas por referencias amplias, y el empleado tiene constancia de qué información se compartirá. Consulta la ley laboral de tu país para confirmar si hay requisitos específicos.
Si existe un acuerdo firmado, estás protegido para negarte. Responde con cortesía pero firmeza: 'Nuestra política de referencias, que usted aceptó en [FECHA], limita lo que compartimos a fechas de empleo, descripción del puesto y salario.' Si el empleado insiste, remítete al acuerdo y, si es necesario, consulta a un abogado. Nunca compartas información adicional solo para complacer al empleado; eso viola el acuerdo.
No es recomendable. Si cambias la política, los empleados que ya firmaron acuerdos bajo la política anterior pueden reclamar que el cambio no es válido. Si necesitas ajustar tu política, consulta a un abogado laboral y solicita nuevas firmas con un acuerdo revisado. Algunos empleadores hacen esto como parte del proceso de revisión anual de recursos humanos.
Eso depende de tu jurisdicción y política interna. El acuerdo actual solo limita a fechas, descripción del puesto y salario. Si quieres incluir evaluaciones de desempeño, razones de termino o comentarios sobre conducta, necesitas redactar un nuevo acuerdo que especifique exactamente qué se incluirá. Siempre consulta con un abogado laboral antes de ampliar el contenido de referencias.
En la mayoría de jurisdicciones latinoamericanas y españolas, un acuerdo de referencias no requiere notarización para ser válido si ambas partes lo firman voluntariamente y hay evidencia de consentimiento. Sin embargo, notarizar fortalece legalmente el documento y es recomendable si deseas máxima protección. Consulta la ley laboral y civil de tu jurisdicción específica.
Aunque el acuerdo limita qué información compartir, si proporcionas información falsa o injustamente negativa, podrías enfrentar un reclamo por difamación o calumnias, incluso dentro de los límites del acuerdo. Siempre mantén la información verificable y objetiva. El acuerdo te protege de ir más allá de lo permitido, pero no te protege de información inexacta o malintencionada.
Es una buena práctica implementar esta política para todos los empleados nuevos durante el onboarding. Para empleados actuales, puedes hacerlo gradualmente o como parte de una revisión de políticas. Esto establece una línea clara y reduce conflictos futuros. Algunos empleadores lo hacen como parte de actualizaciones periódicas de documentación de RH.
El acuerdo actual no especifica quién está autorizado. Es una buena práctica designar a una sola persona (generalmente en RH) como responsable de las referencias. Esto asegura consistencia y control. Si deseas incluir esta restricción, modifica el acuerdo o crea una política complementaria que designe un contacto específico para referencias.
La carta de recomendación es voluntaria y positiva: el empleado pide que se escriba. Este acuerdo es defensivo: limita qué pueden decir. Úsalo cuando necesites establecer límites; usa la carta cuando el empleado solicite una recomendación completa y positiva. Ambas pueden coexistir: el acuerdo protege tu política general, la carta es un beneficio adicional que ofreces.
Un contrato de confidencialidad protege la información interna de la empresa que no debe divulgarse. Este acuerdo de referencias protege exactamente lo opuesto: qué información SÍ puedes divulgar sobre el empleado. Usa ambos si necesitas claridad total: confidencialidad para secretos corporativos, referencias para datos personales/laborales del empleado.
Una política en el manual es unilateral: la empresa la establece. Este acuerdo es bilateral: ambas partes firman. Ambos son complementarios. Incluye la política en tu manual (comunicación clara) y pide que firmen este acuerdo (consentimiento documentado). Juntos ofrecen protección máxima y claridad para todas las partes.
Un NDA post-empleo prohíbe al empleado compartir información de la empresa. Este acuerdo es al revés: define qué información la empresa SÍ compartirá sobre el empleado. Son documentos independientes con propósitos diferentes. Un NDA protege secretos; este acuerdo aclara limitaciones de referencias. Usa ambos si necesitas máxima protección en ambas direcciones.
Las empresas de tecnología usan este acuerdo para protegerse de comentarios sobre desempeño de ingenieros que buscan ofertas de competidores.
Los consultores de RH implementan esta plantilla como estándar en todas sus asesorías a clientes para estandarizar políticas de referencias.
Bancos y empresas financieras lo usan para limitar referencias a datos verificables y evitar impacto en reputación crediticia de empleados.
Las plantas de producción usan este acuerdo con empleados que salen para mantener consistencia en lo que sus supervisores pueden decir a otros empleadores.
Cadenas de tiendas implementan acuerdos de referencias para evitar que gerentes locales proporcionen información inconsistente sobre empleados.
Despachos de abogados, contadores y consultores usan referencias limitadas para proteger la imagen de sus asociados y la reputación del bufete.
En México, los acuerdos sobre referencias laborales son válidos si cumplen con la Ley Federal del Trabajo. No requieren notarización pero se recomienda para máxima protección. Asegúrate de que el empleado firma voluntariamente y entiende los términos.
En España, este tipo de acuerdo debe cumplir con la Ley de Protección de Datos y el Estatuto de los Trabajadores. Considera que información sobre evaluaciones de desempeño puede estar sujeta a derechos de acceso del empleado. Consulta con asesor laboral español.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Empresa pequeña con pocos empleados, relación laboral sin conflictos previos. | Gratis a bajo costo; solo el tiempo de completar y imprimir. | 15-30 minutos para completar y firmar. |
| Plantilla + revisión legal | Empresa mediana que desea protección adicional pero sin costo de abogado a tiempo completo. | Entre $200-500 USD por revisión legal básica. | 1-2 semanas (tiempo de revisión del abogado incluido). |
| Redactada a medida | Empresa grande, industria regulada, o casos complejos con múltiples tipos de referencias o disputas previas. | Entre $800-2000+ USD dependiendo de complejidad jurisdiccional. | 2-4 semanas (redacción y revisión completa). |
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