❌ Unvollständige oder fehlerhafte Adressangaben
Warum es wichtig ist: Führt zu Ungültigkeiten und Problemen bei der Registrierung im Handelsregister.
Fix: Verwenden Sie Adressen direkt aus dem Personalausweis oder Ausweis und prüfen Sie doppelt.
Frei
Auf einen Blick
- Was es ist
- Ein Vorvertrag zur Bestimmung der Geschäftsführer ist eine vorbereitende Vereinbarung zwischen den Gründern einer Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH), in der die zukünftigen Geschäftsführer und deren Aufgaben festgehalten werden. Die Vorlage steht als kostenloser Word-Download zur Verfügung und kann einfach mit Ihren Daten angepasst werden.
- Wann Sie es brauchen
- Sie benötigen diesen Vorvertrag, wenn Sie gemeinsam mit anderen Personen ein Unternehmen gründen und im Voraus klären möchten, wer die Geschäftsführung übernimmt und unter welchen Bedingungen. Der Vorvertrag wird vor der formalen Gründung geschlossen und dient als Grundlage für die späteren Satzungsbestimmungen.
- Was enthalten ist
- Der Vorvertrag enthält die Namen und Adresse aller Gründer, die Benennung der ersten Geschäftsführer, deren Aufgaben (insbesondere Geschäftsführung und Leitung der Tagesgeschäfte), die Vergütung für Vorstandstätigkeiten und die Regelungen für die Nachfolge von Geschäftsführern.
Was ist eine Vorlage „Vorvertrag Bestimmung der Geschäftsführer"?
Ein Vorvertrag zur Bestimmung der Geschäftsführer ist eine vorbereitende Vereinbarung zwischen den Gründern einer Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH oder AG), in der bereits vor der offiziellen Gründung festgehalten wird, wer die erste Geschäftsführung übernimmt und unter welchen Bedingungen. Die Vorlage steht als kostenloser Word-Download zur Verfügung, ist leicht an Ihre Situation anpassbar und kann bei der notariellen Gründung als Grundlage für die Satzung dienen. Sie können das Dokument online bearbeiten und auch als PDF exportieren.
Warum Sie dieses Dokument brauchen
Wenn mehrere Personen gemeinsam ein Unternehmen gründen, ist es entscheidend, von Anfang an Klarheit zu schaffen: Wer leitet die Geschäfte? Wer trägt welche Verantwortung? Ohne diese Klarheit entstehen später Konflikte zwischen Gründern, Missverständnisse gegenüber Behörden und möglicherweise Haftungsprobleme. Der Vorvertrag dokumentiert die Rollen schriftlich, bevor die Gründung stattfindet, und dient als bindende Grundlage für die später notariell beglaubigten Satzungen. So vermeiden Sie kostspielige Nachbesserungen nach der Eintragung ins Handelsregister und wahren Ihre Handlungsfähigkeit als kohärentes Gründerteam.
Welche Variante passt zu Ihrer Situation?
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Zwei Personen gründen zusammen und teilen sich die Geschäftsführung | Einfache Variante für zwei Gründer |
| Ein Gründer wird Generaldirektor, der andere übernimmt spezifische Bereiche | Variante mit klarer Rollenverteilung |
| Geschäftsführer erhalten festgelegte Bezahlung für Vorstandstätigkeiten | Variante mit Geschäftsführervergütung |
| Prozess für die Wahl und Bestätigung von Nachfolgern ist detailliert geregelt | Variante mit Nachfolgeregelung |
| Mehr als zwei Gründer beteiligt, Rollen und Abstimmungswege unklar | Variante für mehrere Gründer (3+ Personen) |
Häufige Fehler vermeiden
❌ Mehrdeutige Vergütungsregelungen
Warum es wichtig ist: Verursacht später Streitigkeiten zwischen Gründern und Steuerfragen.
Fix: Legen Sie klar fest, ob Geschäftsführer honorarfrei arbeiten oder welcher Betrag pro Tätigkeit gezahlt wird.
❌ Fehlende Regelung der Nachfolge
Warum es wichtig ist: Hinterlässt rechtliche Lücken, wenn ein Geschäftsführer ausfällt oder wechseln soll.
Fix: Definieren Sie klare Prozesse für Wahl und Bestätigung von Nachfolgern in Satzung und Geschäftsordnung.
❌ Unklar wer Generaldirektor ist oder was seine Aufgaben sind
Warum es wichtig ist: Führt zu Verwirrung bei der Geschäftsleitung und möglicherweise zu Haftungsproblemen.
Fix: Nennen Sie den Generaldirektor namentlich und beschreiben Sie seine Kompetenzen und Verantwortung konkret.
❌ Unterzeichnung nur durch einen Gründer oder unvollständige Unterschriften
Warum es wichtig ist: Der Vorvertrag ist nicht bindend, wenn nicht alle Parteien unterschrieben haben.
Fix: Prüfen Sie, dass alle Gründer persönlich oder durch Bevollmächtigte unterzeichnet haben.
❌ Keine Abstimmung mit dem späteren Notar vor Unterzeichnung
Warum es wichtig ist: Der Notar kann Unstimmigkeiten zwischen Vorvertrag und Satzungsentwurf aufdecken, die dann umgearbeitet werden müssen.
Fix: Koordinieren Sie mit Ihrem Notar, damit der Vorvertrag die späteren Satzungen prägt und Änderungen minimiert werden.
Die 7 wichtigsten Klauseln, erklärt
Einleitung und Vertragsdatum
In einfacher Sprache: Festlegung des Inkrafttretens des Vorvertrags und Identifikation aller Gründer mit Namen, Anschrift und Gesellschaftsform.
Folgender Vorvertrag (der "Vertrag") tritt am [DATUM] in Kraft und wird geschlossen ZWISCHEN: [NAME IHRES UNTERNEHMENS] (der "Erste Gründer"), einem Unternehmen, das den Gesetzen [des Bundeslandes/des Staats] unterliegt, mit seinem Firmensitz in: [IHRE VOLLSTÄNDIGE ADRESSE].
Häufiger Fehler: Unvollständige oder ungenaue Angabe von Namen und Adressen führt zu Verwechslungen und rechtlicher Unsicherheit.
Benennung der Parteien
In einfacher Sprache: Klare Identifikation aller Gründer und ihrer rechtswidrigen Vertreter, einschließlich Firmensitz und anwendbarem Recht.
UND: [NAME DES ZWEITEN GRÜNDERS] (der "Zweite Gründer"), einem Unternehmen, das den Gesetzen [des Bundeslandes/des Staats] [BUNDESLAND/STAAT] unterliegt, mit seinem Firmensitz in: [VOLLSTÄNDIGE ADRESSE].
Häufiger Fehler: Vergessen der vollständigen Anschrift oder fehlende Nennung des anwendbaren Bundeslandes führt zu Gültigkeitsproblemen.
Bestimmung der ersten Geschäftsführer
In einfacher Sprache: Festlegung, dass die Gründer die ersten Geschäftsführer des Unternehmens sind und diese Funktion bis zur Wahl von Nachfolgern ausüben.
Die Vertragsparteien dieses Vorvertrags sollen die ersten Geschäftsführer des zu gründenden Unternehmens sein und werden diese Funktion beibehalten bis ihre Nachfolger gewählt sind und sich gemäß der Satzung des Unternehmens als geeignet erweisen.
Häufiger Fehler: Unklarheit darüber, ab wann die Geschäftsführertätigkeit beginnt, kann zu Haftungsproblemen für Gründertätigkeiten führen.
Vergütung und Aufwandsentschädigung
In einfacher Sprache: Regelung, ob Geschäftsführer unentgeltlich tätig sind oder Aufwandsentschädigung pro Vorstandsversammlung erhalten.
Die ersten Geschäftsführer sollen [unentgeltlich arbeiten oder jeweils die Summe von [BETRAG] für an jeder teilgenommenen Versammlung des Vorstands erhalten, DIES BETRIFFT sowohl reguläre als auch außerplanmäßige VERSAMMLUNGEN].
Häufiger Fehler: Fehlende oder unklar definierte Vergütung führt später zu Streitigkeiten zwischen Gründern und möglicherweise zu Steuerproblemen.
Ernennung des Generaldirektors
In einfacher Sprache: Benennung einer Person als Generaldirektor mit besonderer Verantwortung für Geschäftsführung und Tagesgeschäft.
[Name], einer der ersten Geschäftsführer des Unternehmens, wird als Generaldirektor fungieren bis [sein oder ihr] Nachfolger ordnungsgemäß gewählt und bewilligt ist.
Häufiger Fehler: Mehrdeutigkeit darüber, wer tatsächlich die Geschäfte leitet, führt zu Unklarheiten nach außen und rechtlichen Problemen.
Aufgaben des Generaldirektors
In einfacher Sprache: Beschreibung der spezifischen Aufgaben des Generaldirektors, insbesondere Geschäftsführung und Leitung der Tagesgeschäfte.
wird alle von ihm geforderten Aufgaben ausführen, insbesondere die Geschäftsführung und Leitung der Tagesgeschäfte.
Häufiger Fehler: Zu vage formulierte Aufgaben führen zu Unklarheiten über Verantwortlichkeit und können zu Konflikten führen.
Geltung bis zur Nachfolgerwahl
In einfacher Sprache: Regelung, dass die Geschäftsführerbestellung solange gültig bleibt, bis Nachfolger ordnungsgemäß gewählt und durch die Gesellschaft bestätigt wurden.
bis [sein oder ihr] Nachfolger ordnungsgemäß gewählt und bewilligt ist.
Häufiger Fehler: Fehlende Regelung der Nachfolgeprozesse führt zu Lücken in der Geschäftsführerhaftung und Unklarheiten in der Unternehmensleitung.
So füllen Sie sie aus
- 1
Gründungsdatum festlegen
Tragen Sie das Datum ein, an dem der Vorvertrag in Kraft treten soll. Dies ist in der Regel das Datum der Unterzeichnung oder ein kurz danach liegendes Datum.
💡 Wählen Sie ein Datum vor der offiziellen Gründung des Unternehmens, um alle Gründer rechtlich rechtzeitig zu binden.
- 2
Namen und Adressen aller Gründer eintragen
Schreiben Sie die vollständigen Namen, Adressen und ggf. Geburtsdaten aller Gründer auf. Verwenden Sie die exakt im Personalausweis oder Handelsregister angegebenen Namen.
💡 Prüfen Sie Schreibweisen und Adressen doppelt, um Unstimmigkeiten mit später notariellen Unterlagen zu vermeiden.
- 3
Anwendbares Bundesland und Rechtssystem angeben
Geben Sie an, in welchem Bundesland das Unternehmen gegründet werden soll und welches Landesrecht gelten soll (z. B. Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen).
💡 Der Gründungsort ist oft der Ort, an dem sich der zukünftige Geschäftssitz befindet.
- 4
Geschäftsführer benennen
Legen Sie fest, welche Gründer als erste Geschäftsführer fungieren. In vielen Fällen sind dies alle Gründer; Sie können aber auch nur einzelne auswählen.
💡 Alle benannten Geschäftsführer müssen später im Handelsregister angemeldet werden.
- 5
Vergütung festlegen
Entscheiden Sie, ob Geschäftsführer unentgeltlich tätig sind oder eine Aufwandsentschädigung pro Vorstandssitzung erhalten. Geben Sie ggf. den Betrag pro Versammlung an.
💡 Eine festgelegte Vergütung vermeidet später Streitigkeiten; achten Sie auch auf Steuerverpflichtungen.
- 6
Generaldirektor ernennen
Benennen Sie einen der Geschäftsführer als Generaldirektor. Diese Person trägt besondere Verantwortung für die Gesamtleitung und Tagesgeschäfte.
💡 Der Generaldirektor muss nicht der Inhaber der größten Anteile sein; es geht um Kompetenzen und Fokus.
- 7
Dokument unterzeichnen
Alle Gründer unterzeichnen den Vorvertrag persönlich oder durch bevollmächtigte Vertreter. Eine notarielle Beurkundung ist oft sinnvoll, aber nicht zwingend.
💡 Bewahren Sie die unterzeichnete Kopie sorgfältig auf; Sie werden sie bei der notariellen Gründung benötigen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Vorvertrag und dem endgültigen Gesellschaftervertrag?
Der Vorvertrag ist eine vorbereitende Vereinbarung, die vor der Gründung geschlossen wird und die grundsätzliche Struktur (insbesondere Geschäftsführerbestellung) festlegt. Der endgültige Gesellschaftervertrag oder die Satzung wird bei der notariellen Gründung beurkundet und ist dann rechtlich bindend im Handelsregister eingetragen. Der Vorvertrag dient als Grundlage und muss später mit der Satzung harmonieren. In der Praxis enthält die Satzung oft mehr Detail und konkretisiert den Vorvertrag.
Ist ein notariell beglaubigter Vorvertrag erforderlich?
Nein, der Vorvertrag selbst muss nicht notariell beglaubigt sein. Allerdings ist es sinnvoll, ihn in beglaubigter Form zu erstellen, um später Streitigkeiten über die Authentizität zu vermeiden. Spätestens bei der GmbH-Gründung benötigen Sie eine notarielle Beurkundung der Satzung; diese kann dann auf den Vorvertrag verweisen oder ihn in sich aufnehmen.
Können Gründer später noch aus der Geschäftsführung ausscheiden?
Ja, das ist möglich, aber der Vorvertrag regelt nicht automatisch, wie das abläuft. Für einen Wechsel ist in der Regel ein Nachfolgeverfahren notwendig, das in der Satzung und ggf. einer Geschäftsordnung definiert ist. Ein aus der Geschäftsführung ausscheidender Gründer kann aber Gesellschafter bleiben, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Was passiert, wenn ein Gründer vor Unterzeichnung des Vorvertrags verstirbt?
Der Vorvertrag wird nicht geschlossen, da eine Partei fehlt. Erben treten grundsätzlich nicht automatisch in die Gründerrolle ein, sondern die Gründung müsste mit den verbliebenen Gründern neu strukturiert werden. Deshalb ist es wichtig, den Vorvertrag zeitnah zu unterzeichnen und die Gründung zügig abzuschließen.
Kann ein Gründer, der nicht Geschäftsführer ist, das Unternehmen später lenken?
Ja, das ist möglich. Ein Gründer, der nicht als Geschäftsführer benannt ist, bleibt Gesellschafter und kann bei Änderungen seiner Geschäftsführerbestellung zustimmen. Die Geschäftsführerbestellung kann auch nach der Gründung geändert werden, in der Regel durch notarielle Anmeldung beim Handelsregister.
Wie lange gilt der Vorvertrag?
Der Vorvertrag gilt grundsätzlich bis zur Gründung und Eintragung im Handelsregister. Danach wird die Geschäftsführerbestellung durch die eingetragene Satzung und Handelsregistereintrag geregelt. Der Vorvertrag kann aber als Rechtsquelle für Auslegung von Konflikten dienen, falls die Satzung mehrdeutig ist.
Was, wenn die Gründer sich nicht einigen können, wer Geschäftsführer wird?
Der Vorvertrag ist ein Werkzeug zur Klarstellung, bevor die Gründung stattfindet. Können sich Gründer nicht einigen, kann eine externe Mediation oder anwaltliche Beratung sinnvoll sein. Möglicherweise müssen auch die Anteile und Gesellschafterstruktur neu verhandelt werden. Der Notar kann auch hilfreiche Vorschläge unterbreiten.
Kann nur ein Gründer unterzeichnen, oder müssen alle unterschreiben?
Alle Gründer müssen unterzeichnen, da der Vorvertrag bindet und alle Parteien akzeptieren müssen. Wenn ein Gründer nicht unterzeichnet, kann der Vorvertrag nicht vollgültig in Kraft treten. In seltenen Fällen kann eine Bevollmächtigung möglich sein, aber das sollte vorher mit einem Anwalt geklärt werden.
Können Vorverträge auch für Einzelgründer sinnvoll sein?
Nein, ein Vorvertrag ist typischerweise für mehrere Gründer relevant, um Rollen und Verantwortung zu klären. Bei Einzelgründung ist ein Vorvertrag nicht nötig; die Geschäftsführerbestellung wird direkt in der Satzung geregelt.
Im Vergleich zu Alternativen
vs Gesellschaftervertrag (Gesellschaftsvertrag)
Der Gesellschaftervertrag regelt die grundsätzlichen Rechte und Pflichten zwischen Gesellschaftern einer GmbH und wird notariell beurkundet. Der Vorvertrag ist eine vorbereitende Vereinbarung, die vor der Gründung abgeschlossen wird, um Klarheit über die Geschäftsführerposition zu schaffen. Der Gesellschaftervertrag ist rechtlich bindend und Bestandteil der Gründungsurkunde; der Vorvertrag dient als Grundlage und wird später durch den Gesellschaftervertrag konkretisiert.
vs Geschäftsordnung für Geschäftsführer
Die Geschäftsordnung regelt die interne Ablauf- und Aufbauorganisation der Geschäftsführung (Sitzungen, Abstimmungsprozesse, Kompetenzteilung). Der Vorvertrag bestimmt, wer überhaupt Geschäftsführer wird und unter welchen Bedingungen. Der Vorvertrag ist früher zu unterzeichnen (vor Gründung), während die Geschäftsordnung später ausgefertigt werden kann.
vs Gründungsurkunde und Satzung
Die Gründungsurkunde und Satzung sind die notariell beglaubigten Gründungsdokumente einer GmbH, in denen Geschäftsführerbestellung und alle anderen Regelungen festgehalten werden. Der Vorvertrag ist ein privates Vorbereitungsdokument zwischen Gründern. Die Gründungsurkunde ist öffentlich und wird ins Handelsregister eingetragen; der Vorvertrag bleibt privat.
vs Partnerschaftsvertrag oder Partnerschaftsvertrag (für Personengesellschaften)
Partnerschaftsverträge regeln die Rechte von Partnern in Partnerschaftsgesellschaften oder OHGs und enthalten oft auch Geschäftsführungsregelungen. Der Vorvertrag ist spezifisch für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und behandelt nur die Geschäftsführerposition. Für Personengesellschaften ist ein Partnerschaftsvertrag das Äquivalent zum Gesellschaftervertrag.
Branchenspezifische Hinweise
Technologie und IT-Startups
Gründer von Softwareunternehmen oder IT-Dienstleistern benötigen Klarheit über Rollen und Verantwortung, insbesondere wenn Technik und Geschäftsführung unterschiedliche Personen sind.
Handwerk und Handelsgewerbe
Handwerksbetriebe und Einzelhandelsfirmen profitieren davon, dass Geschäftsführeraufgaben klar auf eine verantwortliche Person verteilt sind, während andere Gründer sich auf Fachaufgaben konzentrieren.
Beratung und professionelle Dienstleistungen
Bei Gründung von Agenturen, Rechtskanzleien oder Steuerberatungen hilft der Vorvertrag, Mandatsverantwortung und operative Leitung klar zu trennen.
Immobilienwirtschaft und Vermietung
Bei GmbH-Gründung für Immobilienporte ist oft Klarheit über die Geschäftsführerposition wichtig, um Haftung und Entscheidungswege zu regeln.
Produktion und Manufaktur
Fertigungsbetriebe mit mehreren Gründern brauchen Klarheit, wer das Tagesgeschäft und die Produktion leitet, um Effizienz und Haftung zu sichern.
Einzelhandel und E-Commerce
Online- und Offline-Einzelhandelsunternehmen benötigen klare Geschäftsführungsstrukturen, besonders wenn Gründer unterschiedliche Funktionen (Technik, Betriebswirtschaft, Vertrieb) abdecken.
Vorlage oder Profi — was passt?
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Kleinere Gründungen mit klaren Rollen und absoluter Übereinstimmung zwischen Gründern. | Kostenfrei (Vorlage) + Zeitaufwand für Ausfüllung (ca. 30–60 Minuten) | Ausfüllung in 1–2 Tagen möglich; Unterzeichnung und Archivierung folgen zeitnah. |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Gründungen, bei denen Klarheit über Rollen wichtig ist, aber Profi-Input zu bestimmten Fragen sinnvoll wäre. | Vorlage kostenfrei + Anwalt/Notar-Prüfung (ca. 200–500 €) | Vorlage 1–2 Tage + Prüfung durch Profi (3–5 Arbeitstage). |
| Maßgeschneidert | Komplexe Gründungskonstellationen, mehrere Gründer mit unterschiedlichen Erwartungen oder spezielle Branchenvorgaben. | Anwalt-Entwurf inkl. Beratung (ca. 500–1500 €) | Beratung + Entwurf + Abstimmung mit Gründern (1–3 Wochen). |
Glossar
- Vorvertrag
- Eine vorbereitende Vereinbarung zwischen Gründern, die vor der formalen Gründung oder Eintragung geschlossen wird und grundlegende Strukturen festlegt.
- Geschäftsführer
- Person oder Personen, die die Geschäfte einer Kapitalgesellschaft leiten und verwalten; bei einer GmbH im Handelsregister eingetragen.
- Generaldirektor
- Führungsperson mit besonderen Kompetenzen und Verantwortung für die Gesamtgeschäftsführung; oft leitend über anderen Geschäftsführern positioniert.
- Satzung
- Interne Regelwerk einer Kapitalgesellschaft, das Struktur, Aufbau und Ablauf festlegt; Grundgesetz der GmbH oder AG.
- Gründer
- Personen, die ein Unternehmen gründen und somit Gesellschafter werden; können zugleich Geschäftsführer sein.
- Tagesgeschäft
- Laufende, alltägliche operative Tätigkeiten und Entscheidungen, die nicht grundsätzliche Beschlüsse darstellen.
- Handelsregister
- Öffentliches Verzeichnis, in dem Gesellschaften und ihre Geschäftsführer eingetragen sind; Pflicht für Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG.
- Vergütung
- Entlohnung für Tätigkeiten als Geschäftsführer; kann pauschal pro Versammlung oder monatlich festgelegt sein.
- Nachfolge
- Regelter Übergang von Geschäftsführertätigkeiten von einer Person zu ihrer Nachfolgerin oder ihrem Nachfolger.
- Kapitalgesellschaft
- Unternehmensform mit eigener Rechtspersönlichkeit (GmbH, AG); die Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt.
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