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Eine Kenntnisnahme der Bewerbung ist ein professionelles Schreiben, mit dem Sie einem Bewerber höflich mitteilen, dass seine Bewerbung eingegangen ist und die ausgeschriebene Position bereits an einen anderen Kandidaten vergeben wurde. Das Schreiben ist eine wichtige Komponente des Bewerberverwaltungsprozesses und zeigt dem Bewerber Respekt, obwohl seine Bewerbung nicht erfolgreich war. Die Vorlage ist als kostenloser Word-Download verfügbar und kann innerhalb weniger Minuten personalisiert und versendet werden. Sie können das Dokument direkt bearbeiten, als PDF exportieren oder ausdrucken und per Post versenden.
Professionelle Bewerberkommunikation ist entscheidend für Ihren Ruf als Arbeitgeber. Wenn Sie sich nicht zeit nehmen, um Bewerber höflich zu informieren, signalisieren Sie Respektlosigkeit und können qualifizierte Kandidaten für zukünftige Positionen verlieren. Eine gut formulierte Kenntnisnahme zeigt, dass Sie Ihren Bewerbungsprozess ernst nehmen und die Mühe der Kandidaten schätzen. Dies ist besonders wichtig, da abgelehnte Bewerber Ihre Firma bewerten können und ihre Erfahrungen in Online-Bewertungen teilen. Eine professionelle, höfliche Absage kann sogar dazu führen, dass sich ein Bewerber später erneut bei Ihnen bewirbt oder Ihr Unternehmen weiterempfiehlt. Mit dieser Vorlage können Sie schnell und konsistent alle Bewerber informieren, ohne dabei an Professionalität zu sparen.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Bewerber hat sich bewährt, aber Position ist bereits besetzt | Kenntnisnahme — Position vergeben |
| Bestätigung, dass die Bewerbung angekommen ist, noch offen | Kenntnisnahme — Bewerbung eingegangen |
| Kandidat erfüllt Anforderungen nicht oder ist nicht geeignet | Absage — Keine Einladung zum Gespräch |
| Positive Rückmeldung mit Einladung zum Vorstellungsgespräch | Zu Gespräch einladen |
| Bewerbung nach Vorstellungsgespräch nicht erfolgreich | Absage nach Gespräch |
| Formales Angebot einer Anstellung mit Vertragsbedingungen | Jobangebot |
| Kandidat ist qualifiziert, aber keine aktuelle Stelle frei | Warteliste — Künftige Chancen |
Warum es wichtig ist: Dies wirkt unpersönlich und respektlos gegenüber dem Bewerber, auch wenn es nur eine Absage ist.
Fix: Verwenden Sie immer den tatsächlichen Namen und eine individuelle Anrede wie 'Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]'.
Warum es wichtig ist: Bewerber haben Zeit und Mühe investiert; fehlende Wertschätzung hinterlässt einen negativen Eindruck.
Fix: Beginnen Sie mit einer aufrichtigen Danksagung für das Interesse und die eingereichten Unterlagen.
Warum es wichtig ist: Detaillierte Kritik kann den Bewerber verletzen und rechtliche Fragen aufwerfen (Diskriminierung).
Fix: Halten Sie die Begründung kurz und sachlich; es reicht zu sagen, dass die Position bereits vergeben wurde.
Warum es wichtig ist: Das Schreiben wirkt unprofessionell oder unnötig abweisend, wenn es schwer zu verstehen ist.
Fix: Schreiben Sie in einfacher, klarer Sprache; das Schreiben sollte maximal eine Seite umfassen.
Warum es wichtig ist: Gut qualifizierte Bewerber könnten sich bei zukünftigen Positionen wieder bewerben; ohne Hinweis wirkt das unhöflich.
Fix: Erwähnen Sie optional, dass Sie die Bewerbung gerne archivieren, um den Kandidaten später zu kontaktieren.
Warum es wichtig ist: Eine Kenntnisnahme bestätigt nur, dass die Position vergeben ist, nicht, dass der Bewerber unqualifiziert ist.
Fix: Unterscheiden Sie klar: Kenntnisnahme = Position besetzt; Absage = Bewerber kam nicht in nähere Wahl.
Das Schreiben beginnt mit dem aktuellen Datum und den Kontaktangaben des Bewerbers (Name, Adresse). Dies stellt sicher, dass das Schreiben eindeutig identifizierbar ist und formal korrekt adressiert wird.
Eine höfliche, persönliche Anrede mit dem Namen des Bewerbers schafft einen professionellen Ton. Verwenden Sie 'Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]', um Respekt auszudrücken.
Der erste Absatz dankt dem Bewerber für das Interesse an Ihrem Unternehmen und für die Zeit, die er in die Bewerbung investiert hat. Dies zeigt Wertschätzung und höfliche Kommunikation.
Der zweite Absatz teilt klar und direkt mit, dass die Position bereits an einen anderen Kandidaten vergeben wurde. Diese Information sollte kurz und verständlich sein, ohne unnötige Details.
Bei gut qualifizierten Bewerbern können Sie erwähnen, dass Sie deren Unterlagen positiv bewertet haben. Dies kann die Türe für zukünftige Bewerbungen offenhalten.
Das Schreiben endet mit einer höflichen Schlussformel wie 'Mit freundlichen Grüßen' und der Unterschrift des Absenders. Dies verleiht dem Schreiben Seriosität und Vollständigkeit.
Notieren Sie das heutige Datum oben rechts oder links im Dokument. Dies dokumentiert, wann das Schreiben verfasst wurde.
💡
Ersetzen Sie [KONTAKT name], [Adresse], [Stadt], [Postleitzahl] mit den tatsächlichen Angaben des Bewerbers aus dessen Bewerbungsunterlagen.
💡 Überprüfen Sie die Schreibweise des Namens in den Originalbewerbungsunterlagen.
Ersetzen Sie [NAME IHRES UNTERNEHMENS] durch den tatsächlichen Namen Ihrer Firma.
💡
Passen Sie die Formulierungen an Ihren Schreibstil und Ihre Unternehmenskultur an. Sie können den Bezug zur beworbenen Position präzisieren.
💡
Wenn gewünscht, können Sie hinzufügen, dass Sie die Bewerbung archivieren oder bei künftigen Positionen erneut kontaktieren.
💡
Unterschreiben Sie das Schreiben eigenhändig oder fügen Sie eine digitale Signatur hinzu. Notieren Sie Name, Titel und Kontaktdaten des Absenders.
💡
Speichern Sie das Dokument als PDF für sichere Weitergabe oder als Word-Datei für weitere Bearbeitungen.
💡
Versendet das Schreiben per E-Mail oder Post. Eine E-Mail ist schneller, ein Printbrief wirkt persönlicher und formaler.
💡
Idealerweise sollten Sie alle Bewerber so schnell wie möglich informieren, nachdem die Entscheidung gefallen ist — am besten innerhalb von ein bis zwei Wochen. Dies zeigt Respekt für die Zeit des Bewerbers und ermöglicht es ihm, sich anderen Stellen zu widmen. Eine lange Wartezeit kann frustrierend sein und den Ruf Ihres Unternehmens schaden.
Beides ist möglich. Ein per Post versendetes, persönlich unterzeichnetes Schreiben wirkt formaler und persönlicher, besonders wenn der Bewerber bereits Vorstellungsgespräche hatte. Eine E-Mail ist schneller und kosteneffizienter, besonders bei vielen Bewerbungen. Wählen Sie die Methode je nach Kontext und Unternehmenskultur.
Nein, das ist nicht notwendig und kann problematisch sein. Eine einfache, sachliche Mitteilung, dass die Position bereits vergeben wurde, ist ausreichend. Detaillierte Begründungen können den Bewerber verletzen oder zu unnötigen Diskussionen führen. Halten Sie das Schreiben kurz und höflich.
Ja, das ist eine gute Praxis, besonders wenn der Bewerber qualifiziert war. Sie können optional hinzufügen, dass Sie die Bewerbung gerne archivieren und den Kandidaten kontaktieren, wenn andere Positionen frei werden. Dies zeigt, dass Sie den Bewerber schätzen und erhöht die Chance, ihn später zu gewinnen.
Ein Schreiben wirkt formaler und respektvoller, besonders wenn ein Bewerbungsgespräch stattgefunden hat. Eine E-Mail ist schneller und für erste Rückmeldungen akzeptabel. Wenn Sie bereits mehrmals mit dem Bewerber kommuniziert haben, ist ein Brief angemessen. Bei Online-Bewerbungen genügt oft eine professionelle E-Mail.
Das Schreiben sollte enthalten: Datum, Empfängeradresse, Anrede mit Name, Dank für die Bewerbung, klare Mitteilung, dass die Position vergeben ist, höflicher Abschluss und Signatur des Absenders. Optional können Sie erwähnen, dass Sie die Bewerbung archivieren oder zukünftig kontaktieren.
Technisch ja, aber es ist weniger professionell. Jeder Bewerber sollte eine individuell addressierte Kopie erhalten mit seinem Namen und seinen Kontaktdaten. Dies zeigt, dass Sie die Bewerbung ernst nehmen und nicht einfach ein Standard-Schreiben verschicken. Die Vorlage kann wiederverwendet werden, solange Sie die Personalisierung nicht vergessen.
Eine Kenntnisnahme bestätigt, dass Ihre Bewerbung eingegangen ist und die Position bereits vergeben wurde — ohne Wertung der Bewerbung selbst. Eine Absage ist eine aktive Entscheidung, dass der Bewerber nicht für die Position in Frage kommt (unabhängig davon, ob die Position bereits besetzt ist). Die Kenntnisnahme ist höflicher und verletzt weniger.
Ja, das ist empfohlen. Speichern Sie eine Kopie des versendeten Schreibens zusammen mit den Bewerbungsunterlagen und dem Datum des Versands in Ihrer Personalakte. Dies dokumentiert Ihren Einstellungsprozess und kann bei Nachfragen oder zukünftigen Referenzen hilfreich sein.
Eine Ablehnung teilt mit, dass der Bewerber nicht für die Position geeignet ist oder nicht in die engere Wahl kam. Eine Kenntnisnahme bestätigt, dass die Bewerbung eingegangen ist, aber die Position bereits vergeben wurde. Die Kenntnisnahme ist weniger verletzend, da sie keine negative Bewertung enthält, während eine Ablehnung eine aktive Entscheidung gegen den Kandidaten ist.
Ein Einladungsschreiben ist positiv und drückt Interesse aus. Es vereinbart einen Termin für ein Vorstellungsgespräch. Eine Kenntnisnahme ist negativ oder neutral und informiert, dass die Position bereits besetzt ist. Beide sind wichtig im Einstellungsprozess, aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten versendet.
Eine Stellenausschreibung sucht nach Kandidaten und lädt zur Bewerbung ein. Eine Kenntnisnahme antwortet auf eingegangene Bewerbungen. Die Ausschreibung ist das erste Dokument, die Kenntnisnahme kommt später im Prozess nach der Besetzung der Position.
Ein Arbeitsvertrag ist ein rechtlich bindendes Dokument, das einem Kandidaten die Stelle anbietet und die Bedingungen festlegt. Eine Kenntnisnahme ist ein reines Informationsschreiben, das mitteilt, dass die Position bereits besetzt wurde. Der Vertrag wird nur dem erfolgreichen Kandidaten gegeben.
Professionelles Schreiben ist im HR-Sektor unverzichtbar für Bewerberverwaltung und rechtskonforme Kommunikation.
KMU-Inhaber führen oft selbst Einstellungsprozesse durch und benötigen professionelle Schreiben-Vorlagen.
Behörden folgen strengen Kommunikationsrichtlinien bei Bewerbungen und benötigen formale, dokumentierte Schreiben.
Schulen und Universitäten verwalten viele Bewerbungen für Stellen und benötigen standardisierte Korrespondenz.
Tech-Unternehmen mit schnellem Wachstum bearbeiten viele Bewerbungen und nutzen Schreiben-Vorlagen effizient.
Branchen mit hoher Fluktuation benötigen Schreiben-Vorlagen für effiziente Bewerberverwaltung.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Erste und häufige Bewerbungen, bei denen die Position einfach vergeben wurde. | Kostenlos (diese Vorlage) | 10–15 Minuten zum Ausfüllen und Versenden |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Hochqualifizierte Bewerber, bei denen Sie sichergehen möchten, dass die Kommunikation angemessen ist. | Vorlage kostenlos + €50–200 für Profi-Review | 20–30 Minuten (mit Überprüfung und Feedback) |
| Maßgeschneidert | Große Unternehmen mit komplexen Bewerbungsprozessen oder rechtlichen Anforderungen. | €300–1.000 für vollständige professionelle Erstellung | 2–5 Werktage für Erstellung und Genehmigung |
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