Anfrage nach Beschäftigungsreferenz

Das Schreiben beginnt mit einem Datum, den Kontaktdaten des Referenzgebers und einer höflichen Anrede. Ein klarer Betreff (‚ANFRAGE NACH BESCHÄFTIGUNGSREFERENZ') signalisiert sofort den Zweck des Schreibens und ermöglicht eine effiziente Bearbeitung.

Der Brief enthält den Namen des Kandidaten und die Position, für die er sich bewirbt. Gleichzeitig wird bestätigt, dass das Unternehmen weiß, dass dieser Kandidat zuvor beim Empfänger des Schreibens beschäftigt war. Diese Klarheit vermeidet Verwechslungen und legitimiert die Anfrage.

Das Schreiben bittet explizit um Bestätigung der Beschäftigungszeiten, eine Leistungsbewertung und Informationen zu den Kündigungsgründen. Diese drei Punkte sind zentral für die Bewertung eines Kandidaten und ermöglichen eine fundierte Einstellungsentscheidung.

Der Brief fragt, ob die Referenz vertraulich behandelt werden soll. Dies respektiert die Wünsche des Referenzgebers und kann die Bereitschaft zur Antwort erhöhen, insbesondere wenn heikle Themen wie Kündigungsgründe angesprochen werden.

Das Schreiben endet mit einer höflichen Danksagung und enthält vollständige Kontaktdaten des Absender/in (Name, Titel, Telefonnummer, E-Mail). Dies ermöglicht eine unkomplizierte Rückmeldung und zeigt Professionalität.

Am Ende ist ein Vertraulichkeits-Disclaimer enthalten, der klarstellt, dass die E-Mail nur für den Empfänger bestimmt ist und sensible Daten enthält. Dies ist besonders wichtig, wenn das Schreiben per E-Mail versendet wird, um Missbrauch zu verhindern.

Per E-Mail ist heute die Norm und am praktischsten. Sie können das Brief-Dokument als Anhang versenden oder den Text in die E-Mail kopieren. Persönliche Briefe wirken formeller, sind aber zeitaufwändiger. Wählen Sie die Methode je nach Unternehmenskultur und Dringlichkeit. Eine E-Mail ist schneller, eine persönliche Post wirkt aber manchmal respektvoller gegenüber älteren Referenzgebern.

Geben Sie dem Referenzgeber mindestens 5–7 Arbeitstage Zeit, um zu antworten. Nach zwei Wochen können Sie eine höfliche Nachfrage verschicken, falls keine Antwort eingegangen ist. Denken Sie daran, dass der Referenzgeber möglicherweise sehr viele Anfragen erhält oder begrenzte Zeit für solche Aufgaben hat. Eine wiederholte Erinnerung sollte kurz und höflich sein.

Ja, das ist üblich. Wenn Sie mehrere Kandidaten haben, die bei der gleichen Person gearbeitet haben, können Sie mehrere Anfragen in einem Schreiben stellen oder separate Schreiben versenden. Das ist effizienter und respektvoller als mehrere aufeinanderfolgende Schreiben. Machen Sie aber klar, dass es sich um verschiedene Kandidaten handelt.

Das ist leider nicht selten. Viele Unternehmen haben Richtlinien, wonach nur bestätigte Beschäftigungsdaten (Anfang, Ende, letzte Position) weitergegeben werden, nicht aber Leistungsbewertungen. In diesem Fall können Sie versuchen, den Kandidaten direkt zu fragen, oder andere Referenzen anfragen. Ein gutes Zeichen ist auch, wenn die Person zumindest bestätigt, dass der Kandidat bei ihr angestellt war.

Das ist nicht zwingend erforderlich, wirkt aber professioneller. Wenn Sie per E-Mail versenden, können Sie eine digitale Signatur oder Ihre Name als Absender im Mail-Header verwenden. Wenn Sie ein gedrucktes Schreiben versenden, sollten Sie es eigenhändig unterzeichnen. Einige Unternehmen akzeptieren auch eine getippte Signatur (Name und Titel).

Ja, absolut. Die Vorlage ist ein Basis-Muster, das Sie je nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Sie könnten zusätzliche Fragen zur Zuverlässigkeit, zum Teamverhalten oder zu spezifischen Fähigkeiten hinzufügen. Halten Sie aber die E-Mail oder den Brief nicht zu lange — eine DIN-A4-Seite ist ideal, um die Wahrscheinlichkeit einer Antwort zu erhöhen.

Ja, es ist legal und üblich. Allerdings müssen Sie den Kandidaten informieren, dass Sie Referenzen anfragen werden — das ist Standard. Der frühere Arbeitgeber muss nur wahrheitsgemäße Informationen geben und darf keine diskriminierenden Aussagen machen. In Deutschland und Österreich gelten strenge Datenschutz-Regeln (DSGVO), also behandeln Sie die Referenzen vertraulich.

Speichern Sie alle Referenzen (E-Mails, Schreiben oder Notizen) in Ihrer Recruitingdatei zum Kandidaten. Das ist wichtig für Nachverfolgung, für Fragen während des Onboarding und für später — falls es Probleme mit dem eingestellten Mitarbeiter gibt. Behandeln Sie diese Daten vertraulich und löschen Sie sie nach Abschluss des Einstellungsprozesses oder gemäß Ihrer Datenschutzrichtlinie.

Das hängt von den Details ab. Eine etwas negative Referenz bedeutet nicht automatisch, dass Sie den Kandidaten nicht einstellen sollten — Menschen entwickeln sich, und eine Referenz gibt nur einen Ausschnitt wieder. Führen Sie ein klares Gespräch mit dem Kandidaten über die negativen Punkte. Wenn allerdings Vertrauenspunkte betroffen sind (Ehrlichkeit, Integrität), sollten Sie dies sehr ernst nehmen und eventuell die Anstellung überdenken.