❌ Não separar despesas por categoria
Por que importa: Torna o rastreamento contábil confuso e dificulta a auditoria e análise de gastos por tipo.
Fix: Use uma linha por despesa e selecione a categoria correta antes de preencher o valor.
LivreXLS
Em resumo
- O que é
- Um modelo de testamento de gastos em Excel que organiza e registra despesas de funcionários por categoria. O arquivo é editável, gratuito para download e pode ser adaptado conforme suas necessidades operacionais.
- Quando você precisa
- Use este documento quando precisar registrar e controlar despesas de funcionários em viagens de negócios, reembolsos ou atividades corporativas, garantindo transparência e conformidade financeira.
- O que contém
- O modelo contém campos para informações do funcionário (nome, departamento, CPF, cargo), período de pagamento, data, gerente responsável e categorias de despesa detalhadas (hotel, transporte, combustível, refeições, telefone, entretenimento e outras), com cálculo automático do total.
O que é um modelo de testamento de gastos?
Um testamento de gastos é uma planilha estruturada em Excel que registra todas as despesas realizadas por um funcionário ou departamento em um período específico, categorizando-as por tipo (hotel, transporte, combustível, refeições, telefone, entretenimento, entre outras). O modelo é editável, gratuito para download, pode ser preenchido on-line ou localmente e exporta dados facilmente para relatórios ou softwares contábeis. Serve como documento de suporte para pedidos de reembolso e controle financeiro interno.
Por que você precisa deste documento
Sem um registro estruturado de despesas, é fácil perder informações, misturar gastos pessoais com corporativos e gerar conflitos sobre valores a reembolsar. A falta de documentação adequada complica auditorias, prejudica conformidade fiscal e pode resultar em rejeição de reembolsos ou até penalidades legais. Um testamento de gastos claro e bem organizado protege tanto o funcionário quanto a empresa, criando um histórico transparente e permitindo que departamentos financeiros validem rapidamente e processem reembolsos com segurança.
Qual variante atende sua situação?
| Se sua situação é… | Use este modelo |
|---|---|
| Rastreamento individual de despesas e pedidos de reembolso | Testamento de gastos — funcionário |
| Consolidação de despesas por departamento e centro de custo | Testamento de gastos — departamento |
| Registro detalhado de despesas específicas de viagens corporativas | Testamento de gastos — viagem de negócios |
| Acompanhamento de despesas alocadas a projetos específicos | Testamento de gastos — projeto |
| Consolidação e fechamento de gastos em período mensal | Testamento de gastos — mensal |
Erros comuns a evitar
❌ Esquecerimento de registrar a data ou deixar campos vazios
Por que importa: Complica a validação da despesa e pode gerar rejeição do reembolso.
Fix: Revise a planilha antes de enviar e preencha todos os campos obrigatórios.
❌ Somar valores manualmente em vez de usar fórmulas
Por que importa: Aumenta o risco de erro matemático e compromete a confiabilidade dos dados.
Fix: Configure fórmulas de soma automática na coluna Total para garantir precisão.
❌ Misturar despesas pessoais com despesas corporativas
Por que importa: Cria riscos legais, contábeis e de conformidade para a empresa.
Fix: Registre apenas despesas legítimas realizadas em nome da empresa.
❌ Não arquivar comprovantes (recibos, notas)
Por que importa: Impossibilita a validação do gasto e coloca em risco a empresa perante auditores.
Fix: Mantenha todos os recibos originais e digitalizados junto com a planilha preenchida.
❌ Esperar muito tempo para preencher a planilha após a despesa
Por que importa: Esquecimento de detalhes e dificuldade em associar valores a comprovantes.
Fix: Preencha a planilha no mesmo dia ou nos dias seguintes à realização da despesa.
Os 13 campos-chave, explicados
Motivo
Campo para indicar o motivo ou propósito da despesa (viagem, reunião, evento)
Informações do funcionário
Seção com dados do colaborador: nome, departamento, CPF, cargo e gerente responsável
Período de pagamento
Data ou intervalo de tempo ao qual as despesas registradas se referem
Data
Dia em que a despesa foi incorrida
Descrição
Texto explicativo sobre a natureza ou detalhes da despesa
Hotel
Campo para registrar gastos com hospedagem
Transporte
Coluna para despesas com passagens aéreas, ferroviárias ou terrestres
Combustível
Campo para registrar gastos com abastecimento de veículos
Refeições
Despesas com alimentação durante viagens ou atividades corporativas
Telefone
Gastos com comunicação telefônica ou de dados durante a atividade
Entretenimento
Despesas com atividades de cliente ou confraternização corporativa
Diversas
Categoria para despesas que não se enquadram nas demais categorias
Total
Soma automática de todas as despesas registradas no período
Como preencher
- 1
Preencher informações do funcionário
Digite o nome completo, departamento, CPF, cargo e ID do funcionário nos campos de cabeçalho. Indique também o gerente responsável pela aprovação.
💡 Copie essas informações do sistema de RH para garantir consistência.
- 2
Indicar período de pagamento
Registre o período a que as despesas se referem (por exemplo, janeiro de 2026 ou 01/01/2026 a 31/01/2026).
💡
- 3
Registrar data e descrição
Para cada despesa, insira a data em que ocorreu e uma breve descrição (por exemplo, 'Hotel em São Paulo' ou 'Passagem aérea para Porto').
💡
- 4
Inserir valor nas categorias apropriadas
Digite o valor gasto na coluna correspondente (hotel, transporte, combustível, refeições, telefone, entretenimento ou diversas).
💡
- 5
Validar cálculo do total
Verifique se a coluna 'Total' mostra a soma correta de todas as despesas. A maioria das planilhas Excel calcula automaticamente.
💡
- 6
Revisar e enviar para aprovação
Revise todo o documento para erros de digitação e valores. Envie ao gerente ou departamento financeiro para aprovação e reembolso.
💡
- 7
Arquivar documentação de suporte
Guarde recibos, notas fiscais e comprovantes de cada despesa relacionados para auditoria futura.
💡
Perguntas frequentes
Posso usar este modelo para diferentes moedas?
Sim, você pode adaptar o modelo para qualquer moeda. Porém, se trabalha com múltiplas moedas (viagens internacionais), considere adicionar uma coluna de moeda e outra de taxa de câmbio para padronizar tudo em uma moeda única de consolidação.
Como faço para adicionar novas categorias de despesa?
Você pode inserir colunas adicionais entre as categorias existentes. Clique com o botão direito na coluna desejada, selecione 'Inserir coluna' e nomeie a nova categoria. Não esqueça de atualizar a fórmula de Total para incluir a nova coluna.
Quem deve aprovar o testamento de gastos?
Geralmente, o gestor direto ou gerente da área é responsável pela aprovação inicial. Dependendo da empresa, o documento pode também passar por revisão do departamento financeiro ou contabilidade antes do reembolso.
Qual é o prazo recomendado para solicitar reembolso após a despesa?
O ideal é fazê-lo dentro de 30 dias da despesa, conforme políticas contábeis padrão. Verifique a política interna da sua empresa, pois pode haver prazos diferentes.
Preciso de comprovante original (recibo)?
Sim, na maioria dos casos a empresa exige comprovante original ou digitalizado para validar qualquer reembolso. Guarde todos os recibos e notas fiscais associados às despesas registradas.
Como consolidar gastos de vários funcionários ou departamentos?
Crie uma planilha mestre que agregue dados de todos os testamentos individuais, organizando por departamento ou período. Você pode usar tabelas dinâmicas (pivot tables) do Excel para facilitár esse resumo.
Este modelo funciona com ferramentas de contabilidade?
Sim, você pode exportar os dados do Excel para softwares de contabilidade (como ERP ou sistemas específicos) respeitando o formato de importação de cada ferramenta.
Posso usar este modelo para controle de viagens internacionais?
Sim, mas recomenda-se adicionar colunas para moeda original, taxa de câmbio e valor em moeda local da empresa para facilitar o rastreamento e contabilização correta.
Como se compara com alternativas
vs Relatório de despesas em papel
Um testamento de gastos em Excel é mais rápido de preencher, menos propenso a erros e facilita o cálculo automático de totais. Papel é menos confiável, exige digitação posterior e não permite somas automáticas. Use o modelo digital para eficiência e conformidade.
vs Cartão corporativo com extrato
O testamento de gastos permite rastrear e categorizar despesas que o funcionário arca do próprio bolso (para reembolso). O cartão corporativo regista despesas já assumidas pela empresa. Os dois podem ser complementares — use o modelo para reembolsos e o extrato do cartão para despesas diretas.
vs Software de gestão de despesas (SaaS)
Softwares dedicados oferecem fluxos de aprovação automatizados, integração com contabilidade e inteligência artificial. O modelo Excel é mais acessível, não exige assinatura e pode ser customizado. Para startups ou operações pequenas, o Excel é prático; para empresas maiores, considere software especializado.
vs Formulário em papel impresso
O formulário impresso é portátil para viagens, mas exige digitação posterior e impossibilita cálculos automáticos. O modelo Excel pode ser usado em tablet ou computador, oferece somas automáticas e é mais fácil de arquivar e recuperar digitalmente.
Considerações por setor
Tecnologia
Rastreamento de despesas de funcionários em conferências, viagens de cliente e desenvolvimento de produtos.
Consultoria e serviços profissionais
Controle detalhado de gastos de consultores em projetos e clientes para alocação correta de custos.
Varejo e distribuição
Documentação de despesas de viagem de vendedores e gerentes de territorial para reembolso e análise.
Hospitalidade e turismo
Registro de gastos de eventos, treinamentos e viagens de funcionários ligados a operações hoteleiras.
Setor financeiro
Rastreamento e conformidade de despesas de funcionários com regulações de auditoria e conformidade.
Educação
Documentação de despesas de professores e pesquisadores em conferências, cursos e pesquisa de campo.
Modelo ou profissional — o que se encaixa?
| Caminho | Melhor para | Custo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Use o modelo | Pequenas empresas ou operações com baixo volume de despesas, quando cálculos e categorias simples são suficientes. | Gratuito (apenas tempo de preenchimento) | 15–20 minutos por testamento, preenchimento manual |
| Modelo + revisão profissional | Empresas em crescimento que desejam revisar estrutura e compliance, mas manter controle interno. | €150–300 por consultoria inicial de adaptação | 1–2 horas de implementação profissional, depois autossuficiente |
| Redigido sob medida | Grandes organizações com estrutura complexa de centros de custo, múltiplas moedas ou auditoria rigorosa. | €800–2000+ para desenvolvimento integrado com ERP ou sistema contábil | 1–2 semanas, mas resultado totalmente adaptado à operação |
Glossário
- testamento de gastos
- Documento ou planilha que registra e detalha despesas realizadas por funcionários ou departamentos
- reembolso
- Devolução de dinheiro ao funcionário pelas despesas que ele arcou em nome da empresa
- categoria de despesa
- Classificação de gastos em grupos (hotel, transporte, refeições) para melhor organização
- centro de custo
- Unidade organizacional à qual as despesas são atribuídas para controle orçamentário
- auditoria
- Processo de verificação e validação de registros financeiros e despesas
- conformidade
- Cumprimento de regras, políticas e normas estabelecidas pela empresa
- período de pagamento
- Intervalo de tempo (semanal, mensal) ao qual as despesas se referem
- gestor de despesas
- Pessoa responsável por aprovar, registrar e acompanhar gastos corporativos
- rastreamento de despesa
- Acompanhamento contínuo de gastos do início ao reembolso
- combustível
- Despesa com abastecimento de veículos em viagens corporativas
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