Download Word gratuito • Edite on-line • Salve e compartilhe com Drive • Exporte para PDF
Um aviso de devolução de bens é um documento formal e estruturado que notifica um fornecedor sobre a rejeição e devolução de mercadorias com defeito, dano ou não conformidade. O modelo inclui campos essenciais como data, números de fatura e contrato, descrição detalhada dos danos, tabela de itens devolvidos e cálculo exato do crédito devido. É um documento editável em Word, pronto para personalizar com seus dados, que funciona como registo oficial tanto para você como para o fornecedor. Download gratuito, em português, e exportável em PDF.
Quando recebe mercadorias com problemas — danos em transporte, defeitos de fabricação ou produtos não conformes — notificar verbalmente ou por e-mail informal deixa espaço para disputas. Sem um aviso formal e estruturado, o fornecedor pode negar responsabilidade, atrasar o crédito ou questionar o valor reclamado. Este documento cria um registo oficial e profissional que protege você juridicamente, facilita a reconciliação contábil, acelera o processamento do crédito e documenta claramente cada item danificado com seu respectivo valor. Para empresas que recebem múltiplos pedidos, manter este tipo de documentação é essencial para auditoria interna, controlo de inventário e prevenção de perdas financeiras.
| Se sua situação é… | Use este modelo |
|---|---|
| Devoluções simples de mercadorias com defeito ou dano em transporte | Aviso de devolução padrão |
| Produtos técnicos ou de alto valor que exigem detalhamento de não conformidade | Aviso com descrição técnica de defeito |
| Quando precisa de reembolso urgente ou confirmação de devolução em prazo específico | Aviso com prazo de resposta |
| Parte do pedido está conforme, parte precisa ser devolvida | Aviso para devoluções parciais |
| Quando a mercadoria foi inspecionada por terceiro ou teve laudo formal | Aviso com referência de inspeção |
Por que importa: O fornecedor não consegue reconciliar com seu sistema de vendas, atrasando ou negando o crédito.
Fix: Sempre copie números de contrato, fatura e remessa diretamente do documento original.
Por que importa: O fornecedor pode contestar a reclamação alegando que não há evidência clara do defeito.
Fix: Descreva exatamente o tipo de dano: 'vidro rachado na embalagem', 'parafuso corrosão', 'raspaduras na superfície', etc.
Por que importa: Gera disputas, atrasos no reembolso e afeta a reconciliação contábil.
Fix: Revise a tabela linha a linha, multiplique quantidade por preço, e some no final.
Por que importa: Sem documentação, é difícil provar que a devolução foi notificada, criando riscos legais e contábeis.
Fix: Imprima ou guarde e-mail confirmado de entrega; arquivo também em seu sistema de registos.
Por que importa: O fornecedor não sabe como, quando ou para onde enviar o crédito, atrasando a resolução.
Fix: Considere adicionar ao final: 'Favor confirmar recebimento e prazo de crédito em sua conta em [X] dias.'
Por que importa: Pode prejudicar o relacionamento com o fornecedor e minar a credibilidade da reclamação.
Fix: Mantenha tom formal, claro e objetivo; expresse exigência, não raiva.
Em linguagem simples: Seção com data, identificação do fornecedor e empresa compradora, números de contrato e notas para rastreamento.
DATA NOTA: [DATA] DEVOLUÇÃO DE MERCADORIAS PARA: [NOME E ENDEREÇO DO FORNECEDOR] DE: [NOME E ENDEREÇO DA EMPRESA] CONTRATO #: [NÚMERO] | FATURA #: [NÚMERO] | DATA DE ENTREGA: [DATA]
Erro comum: Omitir números de fatura ou contrato, dificultando o rastreamento e reconciliação com o fornecedor.
Em linguagem simples: Declaração do motivo formal pela qual as mercadorias estão sendo devolvidas, como defeitos ou danos.
Estamos, por este meio, DEVOLVENDO as mercadorias acima, por conta de defeitos nas mercadorias declaradas a seguir:
Erro comum: Ser vago no motivo; sempre descreva especificamente se é defeito de fabricação, dano em transporte ou não conformidade com especificações.
Em linguagem simples: Lista detalhada de cada item devolvido com referência, quantidade, descrição do dano e cálculo do crédito.
REF#: [CÓDIGO] | QTDE: [NÚMERO] | DESCRIÇÃO DO ITEM: [PRODUTO] | DESCRIÇÃO DO DANO: [TIPO DE DANO] | PREÇO UNITÁRIO: $[VALOR] | CRÉDITO DEVIDO: $[TOTAL]
Erro comum: Não especificar o tipo de dano; isso deixa espaço para disputa. Sempre detalhe se é dano visual, funcional, embalagem rasgada, etc.
Em linguagem simples: Soma final do crédito que o fornecedor deve reembolsar pela totalidade das mercadorias devolvidas.
TOTAL DE CRÉDITO DEVIDO: $[VALOR TOTAL]
Erro comum: Calcular incorretamente a soma ou incluir itens que não deveriam estar no crédito; revise linha a linha.
Em linguagem simples: Declaração legal em que a empresa reclama formalmente e exige o crédito ou reembolso pelo fornecedor.
Também reclamamos e exigimos o crédito pelas mercadorias devolvidas conforme detalhado acima.
Erro comum: Usar linguagem passiva ou duvidosa; deve ser clara e imperativa para ter peso contratual.
No topo, insira a data do aviso, nome completo e endereço do fornecedor (destinatário) e da sua empresa (remetente). Inclua números de contrato, fatura e remessa para rastreamento.
💡 Copie os números diretamente do seu pedido ou fatura para evitar erros.
Explique por que as mercadorias estão sendo devolvidas. Cite se há defeito de fabricação, dano em transporte, produto não conforme ou outro motivo específico.
💡 Seja sempre concreto e factual; evite adjetivos como 'insatisfatório' — detalhe exatamente o que está errado.
Para cada produto, preencha referência/código, quantidade, descrição completa do item, tipo e descrição exata do dano, preço unitário e cálculo do crédito.
💡 Se há vários danos no mesmo tipo de produto, considere abrir linhas separadas para clareza.
Some todos os créditos da tabela e insira no campo 'Total de crédito devido'. Verifique a aritmética.
💡 Use uma calculadora e revise duas vezes; erros de cálculo podem gerar disputas.
Confirme a reclamação e exigência de crédito no parágrafo final. Assine ou carimbe conforme sua prática interna.
💡 Guarde uma cópia para seus registros antes de enviar.
Envie o aviso ao fornecedor via e-mail registado, correio ou plataforma de compras. Mantenha comprovativo de entrega.
💡 Registre a data de envio e destinatário para fins de auditoria contábil.
Envie logo após verificar que as mercadorias chegaram com defeito ou dano. A maioria dos fornecedores exige notificação dentro de 5 a 10 dias úteis da receção para honrar o crédito. Quanto mais rápido notificar, melhor. Mantenha as mercadorias em condição para inspeção até receber resposta do fornecedor.
Não. O aviso é uma notificação formal que documenta o motivo e o crédito. Dependendo dos termos de compra com o fornecedor, as mercadorias devem ser devolvidas fisicamente (em alguns casos) ou destruídas localmente. Verifique a política do fornecedor ou o contrato de compra para saber se precisa devolver as unidades."
Varia por fornecedor. Alguns exigem que você solicite um número de RMA primeiro; outros aceitam o aviso e depois emitem o número. Verifique a política de devoluções do seu fornecedor. Se não tiver certeza, envie o aviso e inclua uma solicitação de confirmação e RMA na conclusão do documento."
Seja específico: tipo de dano (visual, funcional, embalagem), localização exata, se afeta o uso, e se há fotos. Exemplo: 'Vidro de proteção rachado no canto superior direito; produto não operacional sem substituição.' Quanto mais detalhe, menor a chance de disputa."
Use o preço original da fatura, não o preço de mercado atual. O crédito é baseado no que você pagou. Se o fornecedor oferece um desconto por devolução rápida, isso é negociação separada; documente qualquer acordo especial no aviso."
Sim. Envie para o contacto de compras primário listado na fatura, mais o departamento de reclamações ou devoluções se disponível. Isso garante que a mensagem chega à pessoa certa. Inclua sempre seu contacto para que possam responder."
Varia de 15 a 60 dias, dependendo da política do fornecedor. Após enviar o aviso, é comum acordar um prazo específico (p. ex., 'crédito em 30 dias'). Se não receber nos prazos acordados, envie uma mensagem de seguimento."
Sim, este modelo é flexível. Na seção 'Descrição do Dano', escreva 'Quantidade recebida: [X]; quantidade encomendada: [Y]; diferença de [Z] unidades.' O resto do cálculo mantém-se igual."
Varia por país e política interna. Em Portugal e Brasil, a maioria dos fornecedores aceita um aviso em e-mail com identificação clara da empresa. Se o fornecedor exigir assinatura, adicione um carimbo ou signature block. Mantenha sempre um comprovativo de entrega."
Uma carta de reclamação genérica é informal e pode não incluir tabela de itens ou cálculo de crédito. O aviso de devolução é estruturado especificamente para devoluções de mercadorias, com campos obrigatórios para rastreamento de fatura, descrição de dano e crédito. Use aviso de devolução quando está a devolver produtos tangíveis; use carta de reclamação para problemas de serviço ou não-conformidade não tangível.
Um e-mail é rápido mas informal e fácil de perder. O aviso é um documento oficial que pode ser arquivado e usado em auditoria contábil. Se a devolução envolve valor significativo ou você precisa de registos auditados, use o aviso formal em vez de confiar apenas em e-mail."
Muitos fornecedores fornecem seu próprio formulário de RMA ou devolução. Se disponível, use-o — está alinhado com seu sistema. Este modelo é útil quando o fornecedor não tem um formulário ou quando você precisa de um aviso legal mais formal que o formulário deles oferece."
Uma nota de crédito é emitida PELO fornecedor PARA você após aceitar a devolução. Um aviso de devolução é emitido POR você PARA o fornecedor para solicitar esse crédito. Você envia o aviso primeiro; o fornecedor responde com uma nota de crédito oficial. São documentos complementares."
Gerentes de stock usam este aviso para devolver mercadorias com defeito de fornecedores, documentando danos em transporte ou defeitos de fabricação antes de creditar inventário.
Distribuidores enviam avisos formais de devolução para reconciliação de crédito com múltiplos fornecedores e rastreamento de danos em transporte.
Recebimento de matérias-primas com defeito é documentado via este aviso antes de devolver ao fornecedor e solicitar reembolso ou substituição.
Gestores de compras usam para avisar fornecedores sobre produtos alimentares, bebidas ou equipamentos danificados ou não conformes, com cálculo de crédito para a factura seguinte.
Centros de distribuição processam devoluções de mercadorias em massa usando este modelo para documentar defeitos e coordenar reembolsos com fornecedores.
Responsáveis de obras notificam fornecedores sobre materiais danificados ou não conformes com especificações, documentando rejeição no local de obra antes de retorno.
| Caminho | Melhor para | Custo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Use o modelo | Devoluções rotineiras de baixo valor com defeitos claros e óbvios. | Gratuito (modelo Word) | 15–20 minutos para preencher e enviar |
| Modelo + revisão profissional | Devoluções de valor moderado ou quando há disputa sobre a causa do dano. | Modelo (gratuito) + revisão por consultor de operações (~50–200 €) | 1–2 horas (revisão incluída) |
| Redigido sob medida | Devoluções de alto valor, reclamações legais pendentes ou relacionamento complexo com fornecedor. | Consultoria jurídica ou operacional especializada (~200–500 €+) | 2–5 dias para preparação e negociação |
Este documento é um dos 3,000+ modelos comerciais e jurídicos incluídos no Business in a Box.
Acesse mais de 3,000+ modelos empresariais e jurídicos para qualquer tarefa, projeto ou iniciativa.
Personalize seu modelo de documento empresarial pronto para uso e salve-o na nuvem.
Compartilhe seus arquivos e pastas com sua equipe. Crie um espaço de colaboração contínua.
"De um valor fantástico! Não sei o que faria sem essa plataforma. Vale cada centavo e valeu o investimento diversas vezes."
"Eu uso o Business in a Box há 4 anos. Tem sido a fonte mais útil de documentos que encontrei. Recomendo a todos."
"Salvou minha vida tantas vezes que eu perdi a conta. O Business in a Box me poupou muito tempo e, como você sabe, tempo é dinheiro."
Pare de baixar documentos. Comece a operar com clareza. Business in a Box fornece o sistema operacional usado por mais de 250.000 empresas no mundo para estruturar, gerenciar e expandir seu negócio.
Comece grátis · Não é necessário cartão de crédito
