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È una lettera formale che puoi inviare agli istituti scolastici o università per verificare in modo indipendente i titoli di studio e le qualifiche dichiarate dal candidato durante il processo di assunzione. Il modello include uno spazio per personalizzare il nome del candidato, il nome dell'istituto, il titolo di studio e le domande di verifica; si scarica come documento Word gratuito, completamente modificabile, e pronto da personalizzare con i tuoi dati aziendali. Puoi adattarlo per contattare qualsiasi istituto educativo, dalle scuole superiori alle università, ai centri di formazione professionale.
Quando assumi una nuova persona, il rischio principale è che falsifichi o gonfi le sue qualifiche. Una laurea che non ha, un corso specializzato mai frequentato, date di esperienza esagerate — questi dettagli possono essere decisivi per una posizione critica. Questa lettera ti permette di verificare in modo indipendente e documentato quello che il candidato ha dichiarato, proteggendo l'azienda da errori di valutazione e potenziali contenziosi. Inoltre, una pratica corretta di due diligence dimostra che hai agito in buona fede se dovessi successivamente contestare una dichiarazione mendace. Conservando la lettera, la risposta dell'istituto e la liberatoria firmata dal candidato, crei una traccia ufficiale che ti tutela in caso di reclami o verifiche normative.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Verifica generale di titoli di studio e qualifiche di base | Lettera verifica referenze educative standard |
| Quando necessiti di informazioni approfondite sul rendimento scolastico | Lettera verifica referenze con domande estese |
| Per contattare istituti esteri o candidati internazionali | Lettera verifica in inglese |
| Per posizioni che richiedono qualifiche universitarie specifiche | Lettera verifica referenze accademiche universitarie |
| Per controllare corsi, master o certificazioni specializzate | Lettera verifica certificazioni professionali |
Perché conta: L'istituto è obbligato dalla legge sulla privacy a non divulgare informazioni personali senza consenso esplicito.
Fix: Ottieni sempre una liberatoria firmata dal candidato prima di contattare l'istituto.
Perché conta: La lettera non arriva al destinatario o viene respinta, ritardando la verifica.
Fix: Verifica on-line il nome esatto e l'indirizzo ufficiale dell'istituto prima di inviare.
Perché conta: L'istituto potrebbe rispondere male o fornire informazioni incomplete per protesta.
Fix: Mantieni un linguaggio cortese, professionale e collaborativo durante tutta la lettera.
Perché conta: L'istituto non sa a chi rispondere e non può contattarti per chiarimenti.
Fix: Firma sempre la lettera con nome completo, qualifica, email e numero di telefono.
Perché conta: Perdi la documentazione di due diligence in caso di futuri contenziosi o controlli.
Fix: Crea un fascicolo di assunzione e archivia tutta la corrispondenza per almeno 3 anni.
Perché conta: L'istituto rimanda la risposta indefinitamente, rallentando il processo di assunzione.
Fix: Nella lettera chiedi una risposta entro 10–15 giorni e fai un follow-up se non ricevi risposta.
Contiene il posto data, l'indirizzo completo del destinatario (istituto scolastico) e la linea Oggetto con il nome del candidato. Personalizza con i dati effettivi.
Introduce il candidato, specifica l'istituto da contattare e il titolo di studio da verificare. Chiarisce che il candidato ha firmato una liberatoria per autorizzare la divulgazione.
Chiede conferma del titolo ottenuto, delle date di frequenza, dell'accreditamento dell'istituto e della possibilità di ricevere la scheda valutativa del candidato.
Assicura l'istituto che tutte le informazioni fornite saranno trattate in modo confidenziale e utilizzate solo per la decisione di assunzione.
Ringrazia formalmente l'istituto per la collaborazione e invita una risposta tempestiva con firma e firma del responsabile delle risorse umane.
Compila la data odierna e l'indirizzo completo dell'istituto educativo che desideri contattare.
💡 Verifica l'indirizzo on-line per essere certo di inviare al destinatario corretto.
Inserisci il nome completo del candidato in almeno due punti della lettera, dove indicato con [CANDIDATO].
💡 Usa il nome esatto come compare nei documenti ufficiali del candidato.
Inserisci il nome dell'istituto scolastico o università e il titolo di studio che il candidato dichiara di aver conseguito.
💡 Se il candidato ha frequentato più istituti, invia lettere separate per ciascuno.
Assicurati che il candidato abbia firmato un modulo di liberatoria che autorizzi l'istituto a fornire le informazioni.
💡 Senza liberatoria, l'istituto potrebbe rifiutare di rispondere per motivi di privacy.
Aggiungi domande specifiche se necessario, ad esempio sul rendimento, il comportamento o l'affidabilità del candidato.
💡 Mantieni il tono professionale e formale per ottenere risposte complete.
Firma la lettera con il tuo nome, qualifica e contatti, quindi invia via posta o email all'istituto.
💡 Conserva una copia nel fascicolo di assunzione del candidato per documenti di compliance.
Una liberatoria è un documento con cui il candidato autorizza l'istituto a fornire informazioni sulla sua storia educativa. Sì, è obbligatorio: senza di essa, l'istituto non può divulgare dati personali per motivi di privacy. Il candidato deve firmarla volontariamente prima che tu invii la lettera di verifica.
Puoi provare, ma una lettera formale è più affidabile perché crea una traccia documentale e autorizza l'istituto a rispondere per iscritto. Il telefono è veloce ma potrebbe lasciarti senza conferma ufficiale. In combinazione, entrambi i metodi danno i migliori risultati.
I tempi variano da 5 a 30 giorni a seconda della dimensione e dell'efficienza dell'istituto. Piccole scuole rispondono più velocemente; università pubbliche talvolta richiedono tempi più lunghi. Nella lettera chiedi una risposta entro 10–15 giorni e fai un follow-up gentile se non ricevi risposta dopo due settimane.
Se l'istituto afferma di non poter rilasciare informazioni per privacy, puoi chiedere al candidato di contattarlo direttamente e fornirvi una copia ufficiale dei documenti (diplomi, certificati, trascritti). Alcuni candidati hanno copie dei loro risultati che possono allegare spontaneamente.
Non è obbligatorio per legge, ma è una pratica di due diligence consigliata soprattutto per posizioni critiche, senior o che richiedono qualifiche specifiche. Per ruoli junior e posizioni non specializzate puoi farla caso per caso in base al rischio percepito.
È una situazione seria che potrebbe indicare disonestà. Contatta il candidato per chiarimenti; potrebbe esserci una spiegazione (cambio di nome, errore amministrativo, ecc.). Se la discrepanza è grave e deliberata, riconsiderai la sua candidatura o potresti richiedere chiarimenti per iscritto prima di procedere con l'assunzione.
Conserva una copia della lettera inviata, della liberatoria firmata e della risposta dell'istituto nel fascicolo personale del dipendente. Tienili per almeno 3 anni in caso di controlli successivi o contenziosi.
Sì, puoi adattarla per contattare enti certificatori (ad esempio, ordini professionali, enti di formazione specializzata). Modifica il linguaggio per riferirsi alla certificazione instead del titolo di studio, ma mantieni la struttura e il tono.
Un'email informale è veloce ma manca di formalità e non crea una traccia documentale solida. Una lettera formale, invece, comunica professionalità, stabilisce una richiesta ufficiale e facilita una risposta scritta che puoi conservare. Per verifiche importanti, la lettera è sempre preferibile; l'email puoi usarla come follow-up informale dopo 10 giorni di attesa.
Alcuni portali permettono ai candidati di far trasferire il dossier on-line, ma non tutti gli istituti usano questi sistemi. Questa lettera rimane il metodo universale e diretto; funziona con istituti di tutte le dimensioni, piccoli e grandi. Combinale: se l'istituto offre un servizio on-line, suggeriscilo al candidato come primo passo; se non disponibile, usa questa lettera.
Una telefonata è immediata e personale, ma non produce documentazione scritta che puoi conservare e citare in caso di dispute. Una lettera è più lenta ma ufficiale e registrabile. La pratica migliore è contattare telefonicamente per accelerare, poi seguire con una lettera formale per documentazione.
Chiedere al candidato di fornire copie dei suoi diplomi è economico e veloce, ma non verifica l'autenticità. Una lettera all'istituto (con liberatoria) è la verifica indipendente che confirma l'autenticità. Usale entrambe: prima accetta copie dal candidato, poi verifica inviando questa lettera se la posizione è critica o se hai dubbi.
Agenzie di selezione e dipartimenti HR usano questa lettera come parte della procedura di due diligence nei processi di assunzione.
Scuole, università e centri di formazione verificano i titoli dei candidati per insegnanti, coordinatori o staff amministrativo.
Enti pubblici richiedono verifiche di qualifiche per concorsi e assunzioni secondo le normative sulla trasparenza amministrativa.
Le istituzioni finanziarie verificano le qualifiche dei candidati per conformarsi a standard di compliance e governance.
Ospedali, cliniche e strutture sociali devono verificare titoli di studio e certificazioni dei professionisti sanitari per legge.
Aziende tech e società di consulenza verificano i titoli dei candidati senior per ruoli specializzati e posizioni di leadership.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Verifiche di routine, piccole imprese, assunzioni non critiche, basso rischio. | Gratuito o pochi euro per il modello. | 15–30 minuti: personalizzazione + invio. |
| Modello + revisione professionale | Posizioni importanti, norme complesse, maggiore tranquillità legale. | €50–150 per revisione legale o HR. | 2–5 giorni: personalizzazione, revisione, invio. |
| Redatto su misura | Processi di assunzione molto strutturati, multinazionali, standard aziendali unici. | €200–500+ per drafting personalizzato da avvocato o specialista HR. | 5–10 giorni: incontri, riunioni, drafting, revisioni iterative. |
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