Download Word gratuito • Modifica online • Salva e condividi con Drive • Esporta in PDF
È una lettera commerciale professionale che comunica al cliente che un articolo da lui ordinato è temporaneamente non disponibile e non può essere spedito immediatamente. Si tratta di uno strumento di comunicazione essenziale in qualsiasi attività che gestisce ordini, sia essa un negozio online, una distribuzione, o un'azienda di vendita B2B. Il modello è disponibile in formato Word gratuito, facilmente modificabile online e esportabile in PDF, così potrai personalizzarlo rapidamente con i tuoi dati e inviarlo al cliente.
Comunicare tempestivamente che un articolo ordinato è in sospeso è fondamentale per mantenere la trasparenza con il cliente e gestire correttamente le sue aspettative sui tempi di consegna. Se non invii questa comunicazione proattiva, il cliente potrebbe contattarti chiedendo lo stato della spedizione, generando una comunicazione reattiva che appare meno professionale e controllata. Un avviso ben strutturato dimostra che gestisci gli ordini con cura, riduci il rischio di reclami futuri e mantieni la fiducia del cliente anche in situazioni difficili. Senza questo modello, rischi di perdere credibilità e di dover affrontare clienti frustrati; con un avviso chiaro e cortese, trasformi un problema in un'opportunità per dimostrare il tuo impegno professionale.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Comunicazione generica per articoli non disponibili | Avviso articolo ordinato in sospeso — Versione standard |
| Quando conosci già la data di disponibilità dell'articolo | Avviso articolo ordinato in sospeso — Con data prevista |
| Quando vuoi proporre un articolo sostitutivo al cliente | Avviso articolo ordinato in sospeso — Con offerta alternativa |
| Quando consenti al cliente di annullare l'ordine se preferisce | Avviso articolo ordinato in sospeso — Con opzione di annullamento |
| Comunicazione rapida per ordini bloccati senza dettagli aggiuntivi | Avviso articolo ordinato in sospeso — Versione urgente |
Perché conta: Il cliente potrebbe contattarti lamentandosi prima che riceva la notifica ufficiale, indebolendo la credibilità della comunicazione.
Fix: Invia l'avviso non appena constati che l'articolo non è disponibile.
Perché conta: Il cliente potrebbe non capire di quale ordine stai parlando se ha multipli ordini in sospeso.
Fix: Ripeti sempre il codice articolo, la descrizione e il numero d'ordine in modo esplicito.
Perché conta: Comunica debolezza e può far sentire il cliente ancora più frustrato anziché rassicurato.
Fix: Mantieni un tono professionale e di controllo: comunica il fatto e le azioni che stai intraprendendo.
Perché conta: Il cliente rimarrà incerto su quando riceverà l'articolo, aumentando l'ansia e il rischio di reclamo.
Fix: Indica sempre una data prevista di disponibilità (approssimativa se necessario, ma mai vaga).
Perché conta: Perdi l'opportunità di mantenere il cliente soddisfatto suggerendogli prodotti simili disponibili.
Fix: Proponi sempre uno o due articoli alternativi di pari qualità.
Perché conta: Se l'indirizzo è errato, la lettera non raggiunge il cliente e peggiori la situazione.
Fix: Controlla sempre nome, cognome e indirizzo del cliente prima di inviare.
Sezione iniziale con data della comunicazione, dati del contatto cliente (nome, indirizzo, città, CAP) e saluto formale.
Riga di oggetto che esplicita immediatamente il motivo della lettera: comunicazione che un articolo ordinato è in sospeso.
Breve paragrafo che ringrazia il cliente per l'ordine ricevuto e specifica l'articolo e il numero d'ordine.
Paragrafo che comunica chiaramente che l'articolo è attualmente in sospeso e non può essere spedito subito, mantenendo un tono cortese e professionale.
Area da compilare con dettagli su tempi di disponibilità previsti, alternative offerte o prossimi passi.
Scrivi la data in cui invii la comunicazione nel formato standard italiano (giorno mese anno).
💡 Usa sempre il formato completo per chiarezza legale e tracciabilità.
Inserisci il nome del cliente, l'indirizzo di consegna, la città, lo stato/provincia e il codice postale.
💡 Verifica l'accuratezza dei dati prima di inviare per evitare errori di recapito.
Nel paragrafo iniziale, inserisci il nome o il codice dell'articolo ordinato e il relativo numero di ordine.
💡 Sii il più dettagliato possibile per evitare confusioni con altri ordini del cliente.
Comunica in modo chiaro e trasparente che l'articolo non è attualmente disponibile e quando lo sarà presumibilmente.
💡 Mantieni un tono cortese e rassicurante; evita scuse eccessivamente lunghe.
Proponi opzioni alternative (articoli simili disponibili, possibilità di annullamento) o comunica quali sono le fasi successive.
💡 Dai al cliente una scelta per evitare frustrazione; mantieni il controllo della situazione.
Concludi con una firma professionale, il tuo nome, titolo, numero di telefono e indirizzo e-mail per domande.
💡
Sì, è fortemente consigliato. Una comunicazione proattiva dimostra trasparenza, riduce il rischio di reclami e mantiene la fiducia del cliente. Se aspetti che il cliente ti chieda, la comunicazione sarà reattiva e meno efficace.
Invialo non appena ricevi l'ordine e constati che l'articolo non è disponibile. Non aspettare che il cliente ti chieda dello stato della spedizione. Una comunicazione tempestiva è sempre apprezzata.
Comunica onestamente che stai verificando i tempi e che lo ricontatterai entro un periodo specifico (es. entro 2-3 giorni lavorativi). Puoi aggiungere un numero di telefono o un contatto per accelerare la comunicazione.
Dipende dalla tua politica aziendale e dal valore dell'ordine. Non è obbligatorio, ma può essere una buona pratica per mantenere la fedeltà del cliente, soprattutto per ritardi lunghi. Valuta caso per caso.
Nel modello, includi una frase che consenta l'annullamento se il cliente preferisce. Comunica chiaramente i tempi di rimborso e il processo di cancellazione. Mantieni il tono cortese per incentivare il cliente a aspettare anziché annullare.
Assolutamente sì. Puoi copiare il testo nel corpo dell'e-mail, adattandolo lievemente al tono meno formale della corrispondenza digitale. Mantieni comunque la chiarezza e la professionalità.
Un articolo 'in sospeso' è temporaneamente non disponibile ma ritornerà a breve. Un articolo 'esaurito' potrebbe non tornare disponibile. Usa questo modello per articoli in sospeso; per articoli esauriti, la comunicazione dovrà essere diversa.
Sì, è consigliato conservare copia della comunicazione inviata al cliente. Serve come traccia per eventuali controversie future e dimostra che hai informato il cliente tempestivamente.
Sì, è una buona pratica. Aggiungi un codice di tracciamento o un link dove il cliente può verificare lo stato dell'ordine. Questo riduce ulteriormente il contatto diretto e migliora l'esperienza del cliente.
La lettera di conferma ordine comunica al cliente che l'ordine è stato ricevuto e sarà elaborato. L'avviso di articolo in sospeso comunica un problema: l'articolo non è immediatamente disponibile. Usa la conferma d'ordine per ordini che possono essere evasi normalmente; usa l'avviso di sospensione quando il cliente ha bisogno di saperlo subito. Entrambe sono essenziali per una comunicazione trasparente.
Una lettera di scusa affronta un problema già accaduto e cercaecessariamente di rimediare. L'avviso di articolo in sospeso è proattivo: comunica una situazione prima che diventi un problema. L'avviso di sospensione è il modo migliore per evitare di dovere inviare una lettera di scusa in futuro.
L'avviso di articolo in sospeso comunica che NON è disponibile. La notifica di disponibilità comunica che ORA è disponibile. Spesso invii il primo modello e successivamente il secondo quando l'articolo arriva. Usali insieme come parte di un ciclo di comunicazione coerente con il cliente.
Un modulo di reso consente al cliente di restituire un articolo ricevuto. L'avviso di sospensione è un'alternativa: comunica al cliente prima che l'articolo venga spedito. Se usi un buon avviso di sospensione, potresti ridurre il numero di resi dovuti a frustrazioni del cliente.
Negozi online e fisici usano questo modello per comunicare ai clienti ritardi di consegna dovuti a stock insufficiente.
Piattaforme di vendita online lo utilizzano per gestire ordini parziali e mantenere la trasparenza con i clienti.
Aziende di distribuzione lo usano per notificare ai clienti B2B che articoli ordinati sono in attesa di reintero.
Aziende che producono su ordine lo usano quando materie prime o componenti necessari sono in sospeso.
Grossisti lo utilizzano per comunicare ai rivenditori che articoli ordinati non sono immediatamente disponibili.
Corrieri e servizi logistici usano modelli simili per comunicare al mittente ritardi dovuti a indisponibilità di articoli.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Piccole imprese e liberi professionisti che gestiscono ordini regolarmente e hanno già una buona comprensione della comunicazione clienti. | Gratuito (solo il download del modello da Business in a Box) | 5-10 minuti per personalizzazione e invio |
| Modello + revisione professionale | Aziende che desiderano personalizzare il modello e farlo rivedere da un responsabile interno o esterno per assicurare coerenza con la brand voice. | Costo del modello + eventuali onorari di revisione interna (tipicamente 50-200 €) | 1-2 giorni per revisione e iterazioni |
| Redatto su misura | Grandi aziende con requisiti specifici di conformità, tono brand molto particolare, o volumi di comunicazione talmente elevati che un modello generico non è sufficiente. | 500-2.000 € per una comunicazione completamente redatta da un professionista | 5-10 giorni per ricerca, stesura e approvazione |
Questo documento è uno dei 3,000+ modelli aziendali e legali inclusi in Business in a Box.
Accedi a oltre 3,000+ modelli aziendali e legali per qualsiasi attività, progetto o iniziativa.
Personalizza il tuo modello di documento aziendale pronto all'uso e salvalo nel cloud.
Condividi i tuoi file e cartelle con il tuo team. Crea uno spazio di collaborazione fluida.
"Idea fantastica! Non so come farei senza. Vale ogni centesimo, e come investimento si è ripagato più volte."
"Ho usato Business in a Box per 4 anni. È stata la fonte di modelli più utile che abbia mai trovato. Lo raccomando a chiunque."
"Mi ha salvato la vita così tante volte che ho perso il conto. Business in a Box mi ha fatto risparmiare tantissimo tempo e, come sapete, il tempo è denaro"
Smetti di scaricare documenti. Inizia a operare con chiarezza. Business in a Box ti offre il sistema operativo aziendale utilizzato da oltre 250.000 aziende in tutto il mondo per strutturare, gestire e far crescere la tua attività.
Inizia gratis · Nessuna carta di credito richiesta
