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È un modulo standardizzato in formato Word che consente al dipendente di autorizzare formalmente il proprio datore di lavoro a versare lo stipendio direttamente su uno o più conti bancari. Il documento è modificabile, scaricabile gratuitamente, e può essere esportato in PDF. Rappresenta un accordo semplice ma essenziale tra azienda e dipendente, che formalizza le modalità e i conti di accredito della retribuzione, eliminando ambiguità e proteggendo entrambe le parti da errori di trascrizione o modifiche non comunicate.
Senza un'autorizzazione scritta e sottoscritta, il datore di lavoro non ha una base legale chiara per effettuare trasferimenti bancari sul conto del dipendente, e il dipendente potrebbe contestare pagamenti già effettuati. Questo modulo crea una traccia ufficiale che protegge l'azienda da dispute e garantisce al dipendente che i suoi dati bancari sono stati registrati correttamente. Inoltre, consente di gestire situazioni in cui il dipendente desidera dividere lo stipendio tra due conti (ad esempio, conto corrente e conto risparmio) secondo percentuali prestabilite. La raccolta sistematica di queste autorizzazioni è essenziale per automatizzare il payroll, ridurre errori amministrativi, e conformarsi agli standard di tracciabilità richiesti in caso di audit o verifiche fiscali.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Quando il dipendente desidera accreditare l'intero stipendio su un solo conto | Autorizzazione versamento unico conto |
| Quando il dipendente vuole dividere lo stipendio tra due conti con percentuali diverse | Autorizzazione versamento doppio conto |
| Quando un dipendente già esistente cambia conto bancario o percentuali di accredito | Modifica autorizzazione trasferimento fondi |
| Quando il dipendente intende cessare il versamento su un conto specificato | Revoca autorizzazione trasferimento fondi |
| Versione con campo IBAN anziché assegno annullato, per conformità europea | Autorizzazione con dati IBAN |
Perché conta: Senza assegno annullato o bollettino di deposito, il datore di lavoro non ha conferma della correttezza dei dati bancari e rischia di effettuare bonifici su conti errati.
Fix: Verificare sempre che al modulo firmato siano allegati i documenti bancari richiesti prima di inserire l'autorizzazione nel sistema di pagamento.
Perché conta: Se le percentuali non raggiungono il 100%, una parte dello stipendio rimarrebbe non accreditata, generando controversie e ritardi nei pagamenti.
Fix: Controllare che la somma delle percentuali sui due conti sia esattamente il 100% prima di sottoporre il modulo alla firma.
Perché conta: L'assenza di una data chiara può causare ambiguità su quando il versamento diretto deve iniziare e generare confusione tra le parti.
Fix: Aggiungere una riga che indichi 'Valida da' e inserire la data di inizio della prima busta paga con accredito diretto.
Perché conta: Comunicazioni verbali o informali di cambio conto non sono vincolanti e il datore di lavoro continuerà a versare sul conto originale, causando errori.
Fix: Informare il dipendente che qualsiasi modifica o revoca deve essere formalizzata con un nuovo modulo sottoscritto e allegato al fascicolo.
Dichiarazione iniziale con cui il dipendente autorizza il datore di lavoro al versamento diretto dello stipendio su uno o più conti bancari
Numero di conto, intestatario, banca e percentuale di accredito del primo conto designato per il versamento della retribuzione
Numero di conto, intestatario, banca e percentuale di accredito del secondo conto qualora il dipendente desideri dividere lo stipendio
Sezione che specifica l'obbligo di allegare assegno annullato o bollettino di deposito per ciascun conto indicato
Clausola che stabilisce che l'autorizzazione rimane valida finché il dipendente non comunica revoca o modifica per iscritto
Spazio per la sottoscrizione del dipendente e la data di compilazione del modulo
Stabilire se l'autorizzazione riguarderà uno o due conti bancari. In caso di due conti, pianificare le percentuali di ripartizione affinché il totale sia pari al 100%.
💡 La maggior parte dei dipendenti utilizza un solo conto; due conti sono richiesti solo in casi specifici, ad esempio quando il dipendente desidera accreditare automaticamente una quota del salario a un conto separato per risparmi.
Riempire il numero di conto, il nome della banca, l'IBAN (se richiesto) e il nominativo del titolare del conto. Se il conto sarà l'unico destinatario, indicare il 100% come percentuale di accredito.
💡
Se il dipendente autorizza due conti, inserire i dati del secondo conto e la relativa percentuale di accredito, verificando che la somma con il primo conto raggiunga il 100%.
💡
Richiedere al dipendente di fornire una copia di assegno annullato o bollettino di deposito per ciascun conto specificato. Questi documenti provano l'intestazione e la correttezza dei dati.
💡
Assicurarsi che il dipendente comprenda che l'autorizzazione rimarrà valida fino a quando non comunicherà formalmente una revoca o una modifica per iscritto.
💡
Fare sottoscrivere il modulo al dipendente e annotare la data di sottoscrizione. Conservare l'originale nei fascicoli del personale e consegnare una copia al dipendente.
💡
Con il versamento unico, l'intero stipendio viene accreditato su un solo conto bancario. Con il doppio conto, lo stipendio viene suddiviso tra due conti secondo le percentuali indicate dal dipendente (ad esempio, il 70% sul conto corrente e il 30% su un conto di risparmio). Entrambe le opzioni sono legittimate dal modulo, purché le percentuali si sommino al 100%.
L'azienda non dovrebbe procedere con l'elaborazione della busta paga finché la documentazione non sia completa. L'assegno annullato o il bollettino di deposito sono essenziali per verificare l'esattezza dell'IBAN o del numero di conto e per proteggersi da errori di trascrizione che potrebbero causare bonifici a terzi.
L'autorizzazione non è irrevocabile. Il dipendente può in qualsiasi momento modificare i dati bancari o revocare l'autorizzazione comunicando per iscritto al datore di lavoro. È consigliabile usare un modulo di "Modifica autorizzazione trasferimento fondi" per formalizzare il cambio e evitare ambiguità.
In genere il versamento diretto diventa operativo a partire dal primo periodo di paga successivo alla raccolta e all'inserimento dei dati nel sistema contabile dell'azienda. È consigliabile concordare una data di inizio esplicita sul modulo e comunicarla al dipendente.
Sono essenziali il nome e cognome del titolare del conto (che deve corrispondere al dipendente), l'IBAN (o il numero di conto + codice ABI), e il nome della banca. L'assegno annullato o il bollettino di deposito contengono tutti questi dati in forma verificata.
No, il modulo rimane sostanzialmente identico in tutte le regioni italiane, poiché il versamento diretto via bonifico è standardizzato a livello nazionale. Tuttavia, aziende multinazionali potrebbero dover adattare il modulo a normative estere se hanno dipendenti con conti bancari esteri.
Il modulo sottoscritto e corredato di allegati deve essere conservato nel fascicolo individuale del dipendente in forma cartacea o digitale (scansione certificata). Rimane valido finché il dipendente non lo revoca e deve essere disponibile a scopo di verifica in caso di audit o controversie sui pagamenti.
No, non è necessario rinnovare l'autorizzazione ogni anno se il conto bancario e le percentuali non cambiano. L'autorizzazione rimane valida fino a revoca o modifica formale del dipendente.
Un'autorizzazione verbale non costituisce prova scritta e può dar luogo a dispute se il dipendente nega di aver autorizzato il trasferimento o contesta i dati bancari. Il modulo firmato crea invece una traccia ufficiale. Utilizza il modulo quando desideri una documentazione legale solida e una protezione reciproca tra te e il dipendente.
Un modulo generico di variazione anagrafica potrebbe contenere il campo "conto bancario" insieme ad altri dati, ma manca della specificità delle istruzioni di trasferimento elettronico. Questo modulo è dedicato, chiaro e conforme agli standard di gestione del payroll, riducendo errori e ambiguità.
Il mandato SDD è un'autorizzazione al debitore (azienda) di addebitare somme dal conto del creditore (dipendente) secondo un calendario. Questo modulo è invece un'autorizzazione al creditore (azienda) di effettuare bonifici in uscita verso il conto del beneficiario (dipendente). Scegli questo modulo per i versamenti della busta paga; il mandato SDD si usa per situazioni di recupero crediti o abbonamenti.
Includere i dati bancari in una lettera di assunzione generica non crea un'autorizzazione esplicita e sottoscritta. Questo modulo autonomo rende evidente e dichiarato il consenso del dipendente al versamento diretto, fornendo una base legale più robusta rispetto a un semplice allegato informativo.
Studi professionali, agenzie di comunicazione e società di consulenza utilizzano questo modulo per automatizzare i pagamenti ai collaboratori e ridurre l'elaborazione manuale.
Aziende manifatturiere raccolgono le autorizzazioni dai dipendenti in produzione per centralizzare i pagamenti tramite sistemi di contabilità integrati.
Negozi e ristoranti usano il modulo per gestire gli stipendi di personale con orari variabili e turnisti, semplificando le operazioni bancarie ricorrenti.
Strutture ospedaliere, cliniche e istituti scolastici impiegano il modulo per garantire il versamento puntuale degli stipendi a medici, infermieri e insegnanti.
Aziende tech e startup utilizzano questo documento come parte del processo onboarding per dipendenti e contractor, integrando i dati negli applicativi di payroll.
Banche, società assicurative e intermediari finanziari richiedono il modulo per garantire conformità a standard di sicurezza e tracciabilità nei pagamenti ai dipendenti.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | PMI con pochi dipendenti e senza esigenze contabili complesse che desiderano un modulo standardizzato a costo zero. | Gratuito (una sola volta, salvo aggiornamenti) | 10–15 minuti per compilare un modulo e 5 minuti per dipendente |
| Modello + revisione professionale | Aziende che vogliono verificare il modulo con un consulente HR o un commercialista prima di utilizzarlo su tutti i dipendenti. | Modello gratuito + 50–150 € per revisione legale/HR | 1–2 ore di coordinamento professionale |
| Redatto su misura | Grandi aziende, holding, o organizzazioni con structure retributive particolari che richiedono clausole personalizzate o multi-valuta. | 500–2000 € a seconda della complessità | 1–2 settimane di redazione e revisione |
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