Download Excel gratuito • Modifica online • Salva e condividi con Drive • Esporta in PDF
È un foglio di calcolo Excel gratuito, modificabile e pronto all'uso per tracciare e gestire in modo sistematico gli ordini di forniture aziendali. Il modello include campi per data della richiesta, articoli ordinati con quantità e prezzi, reparto destinatario, data di necessità e note speciali. Le formule di calcolo integrato moltiplicano automaticamente quantità e prezzo unitario per darti l'importo totale per ogni riga. Puoi scaricarlo gratuitamente, personalizzarlo con il tuo logo e le tue informazioni aziendali, stamparlo o inviarlo via email al responsabile acquisti o al fornitore. Funziona in Excel, Google Sheets e può essere esportato in PDF per archiviazione.
Senza un modello strutturato, le richieste di forniture rischiano di diventare disordinate: email sparse, messaggi verbali mal compresi, prezzi errati, reparti che non sanno di cosa ha bisogno chi. Questo genera sprechi di tempo, errori negli ordini, ritardi nella consegna e difficoltà nel controllare budget e storico acquisti. Un modello formalizzato garantisce che tutte le richieste contengano gli stessi dati, nei medesimi formati, facilitando il lavoro del responsabile acquisti, riducendo rischi di malintesi e consentendo analisi di spesa nel tempo. Inoltre, fornisce documentazione ufficiale per audit amministrativi e tracciabilità dei costi per centro di costo.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Organizzazioni piccole che hanno esigenza di tracciare semplici ordini | Richiesta forniture base |
| Aziende con catalogo interno di articoli ricorrenti | Richiesta forniture con codice articolo |
| Grandi PMI con più sedi o reparti che ordinano simultaneamente | Richiesta forniture multireparto |
| Aziende che richiedono firma del responsabile prima dell'ordine | Richiesta forniture con approvazione |
| Chi ha bisogno di monitorare stato e data di arrivo merci | Richiesta forniture con tracking consegna |
Perché conta: Il fornitore non sa quanto tempo ha per consegnare, rischiando ritardi imprevisti.
Fix: Compila sempre il campo 'Data in cui si necessita il materiale' con una data reale e comunica urgenze in tempo utile.
Perché conta: L'importo totale calcolato sarà sbagliato, portando a sforamento di budget o sorprese in fattura.
Fix: Verifica sempre i prezzi attuali sul listino del fornitore prima di compilare la richiesta.
Perché conta: Il fornitore potrebbe inviare il prodotto sbagliato, creando ritardi e resi.
Fix: Sii preciso: scrivi marca, modello, colore, formato e altre specifiche necessarie a identificare esattamente ciò che serve.
Perché conta: Perdi la storicità degli ordini e non puoi analizzare trend di spesa o consumi medi.
Fix: Mantieni un archivio cronologico delle richieste e aggiorna il file con la data di ricezione.
Perché conta: L'ordine potrebbe essere contestato o superare i limiti di autorità previsti dall'azienda.
Fix: Se richiesto dalle tue policy aziendali, fai sottoscrivere il modulo dal supervisor prima di inoltrarlo.
Perché conta: Le forniture arrivano al magazzino generale e nessuno sa a chi consegnarle, creando disordine.
Fix: Compila sempre il campo 'Destinazione Reparto' in modo chiaro e specifico.
La data in cui la richiesta viene compilata e inoltrata.
Il giorno entro il quale le forniture devono arrivare.
Nome e qualifica della persona che redige la richiesta.
Nome del responsabile acquisti o fornitore destinatario.
Il reparto aziendale che ha presentato la richiesta.
Numero di unità per ogni articolo richiesto.
Nome e dettagli specifici del materiale ordinato.
Costo unitario dell'articolo in euro.
Importo complessivo della riga (quantità × prezzo unitario).
Sezione per specificazioni aggiuntive, istruzioni di consegna o osservazioni.
Inserisci la data della richiesta, il tuo nome, il reparto e la data entro cui hai bisogno dei materiali. Se invii a un fornitore esterno, aggiungi il suo nome nel campo 'All'Attenzione di'.
💡 Usa il formato data coerente in tutta l'azienda per evitare confusioni.
Per ogni prodotto, scrivi la quantità desiderata, il nome o codice articolo, il prezzo unitario e lascia che il foglio calcoli automaticamente il totale della riga.
💡 Se conosci il codice SKU del tuo fornitore, usalo per velocizzare l'ordine.
Controlla che tutte le moltiplicazioni siano corrette e che l'importo totale complessivo sia accurato prima di inviare.
💡 Verifica che i prezzi corrispondano al listino attuale del tuo fornitore.
Nel campo note, indica eventuali istruzioni di consegna, condizioni particolari o richieste urgenti.
💡 Sii specifico su orari di consegna, accesso al magazzino o contatti in caso di ritardo.
Salva il file con un nome identificativo (es. Richiesta_Forniture_maggio_2025.xls) e invialo al responsabile acquisti o al fornitore via email.
💡 Conserva una copia per i tuoi archivi e per tracciare i tempi di consegna.
Una volta inviato, nota la data di ricezione della merce e aggiorna il foglio con lo stato dell'ordine, utile per analisi future.
💡
Il modello è stato creato in Excel (.xls) ma può essere facilmente importato in Google Sheets. Apri Google Drive, crea un nuovo foglio, e carica il file. Le formule di calcolo dovrebbero funzionare senza problemi. Se preferisci, puoi anche salvare il file Excel direttamente in formato compatibile con Google Sheets.
Sì, è completamente personalizzabile. Una volta scaricato il file Excel, puoi aggiungere il tuo logo in alto, cambiare i colori, modificare le intestazioni e adattare i campi alle tue esigenze. Ti consigliamo di salvare una versione 'template' dopo le modifiche, così da riusarla per future richieste.
Le formule di calcolo sono già impostate nel modello. Quando inserisci la quantità e il prezzo unitario, il foglio calcola automaticamente il totale della riga. L'importante è che tu non modifichi la struttura delle colonne, altrimenti le formule potrebbero danneggiarsi.
Puoi usare il campo 'Destinazione Reparto' per distinguere chi richiede cosa. In alternativa, crea fogli separati per ogni reparto all'interno dello stesso file Excel, mantenendo lo stesso formato. Questo facilita il tracciamento e la rendicontazione dei costi per centro di costo.
Seleziona una riga vuota nel foglio e copia la formula dalle righe precedenti. In Excel, seleziona il numero di righe che ti serve e colla la formula. Se usi Google Sheets, il sistema di solito la copia automaticamente quando aggiungi dati alla riga successiva.
Sì, puoi aggiungere una colonna 'Fornitore' per indicare a chi è destinato ogni articolo. Oppure, crea fogli separati all'interno dello stesso file Excel, uno per fornitore. Questo rende più facile inviare a ciascun fornitore solo gli articoli che lo riguardano.
Nel modello base ci sono i dati essenziali per la richiesta. Se vuoi tracciare lo stato (es. ordinato, in transito, ricevuto), puoi aggiungere una colonna 'Stato' o 'Data di ricezione' e compilarla manualmente dopo la consegna. Questo ti aiuta a mantenere un archivio completo.
Sì, dopo aver completato la richiesta, usa la funzione 'Salva come PDF' (File > Esporta come > PDF in Excel o Google Sheets). Questo crea un documento statico che puoi archiviare digitalmente per scopi amministrativi e di tracciabilità.
Le email non lasciano traccia strutturata e i dati si perdono facilmente. Il modello crea un documento ufficiale, archiviabile e facilmente consultabile. Inoltre, il calcolo automatico dei totali riduce errori umani e fraintendimenti sui prezzi.
Un foglio generico non ha campi predefiniti per data, reparto, fornitore. Il modello specializzato include tutti i dati necessari, rendendo il processo più veloce, coerente e meno soggetto a dimenticanze. Inoltre, è pronto all'uso senza configurazione preliminare.
L'ordine telefonico non lascia traccia scritta e è facile malintendere dettagli. Il modello crea documentazione formale, facilita approvazioni interne e consente di confrontare ordini passati per analizzare consumi e budget.
Un software completo è ideale per aziende grandi, ma richiede costi, configurazione e formazione. Il modello Excel è immediato, gratuito, funziona offline e non necessita di infrastruttura IT. Perfetto per PMI e uso occasionale.
Centralizza richieste da diversi reparti e mantieni un archivio ordinato degli acquisti aziendali.
Traccia spese di cancelleria e forniture per ufficio secondo il progetto o il cliente.
Ordina materiali di consumo, ricambi e equipaggiamento secondo i piani di produzione.
Gestisci ordini di imballaggi, segnaletica e forniture per più punti vendita.
Ordina forniture mediche, cancelleria e materiali operativi in modo tracciato e autorizzato.
Centralizza richieste di materiali didattici, cancelleria e attrezzature da diversi dipartimenti.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | PMI con esigenze di ordini ricorrenti e personale amministrativo formato. | Gratuito (download del modello). | 10 minuti per compilare e inviare una richiesta. |
| Modello + revisione professionale | Aziende che vogliono adattare il modello alle policy interne e farlo validare da un amministratore. | Gratuito modello + costo orario di un consulente amministrativo (100–150 € circa). | 1–2 ore per personalizzazione e test; poi 10 minuti per uso futuro. |
| Redatto su misura | Grandi organizzazioni con logistica complessa, approvazioni multi-livello o integrazioni ERP. | 500–2000 € per sviluppo di sistema integrato o software specializzato. | 2–4 settimane per analisi, implementazione e formazione. |
Questo documento è uno dei 3,000+ modelli aziendali e legali inclusi in Business in a Box.
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