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È una lettera professionale che comunica al candidato di aver ricevuto la sua domanda di lavoro e che le qualifiche saranno esaminate. Si tratta di un documento Word gratuito, completamente modificabile online o offline, che puoi personalizzare in pochi minuti con i dati della tua azienda e del candidato, per poi esportarlo in PDF o stamparlo direttamente. Serve a stabilire un primo contatto formale e cortese, segnalando al candidato quando aspettarsi notizie circa le prossime fasi del processo di selezione.
Ricevere una candidatura senza una risposta tempestiva e professionale può frustrare il candidato e danneggiare la reputazione della tua azienda come datore di lavoro. Una lettera di ricevimento chiara indica rispetto verso chi dedica tempo a candidarsi, stabilisce aspettative realistiche sui tempi di valutazione, e crea una traccia documentale del vostro processo di selezione. In particolare, comunica quando il candidato riceverà una risposta, quale posizione ha presentato domanda, e chi contattare in caso di dubbi. Questo documento è essenziale per gestire il flusso di candidature in modo ordinato, coerente e professionale, indipendentemente dal volume di domande ricevute.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Uso generico per qualsiasi tipo di posizione aperta e settore | Ricevimento del curriculum — Variante standard |
| Quando hai già fissato una data di intervista al momento della ricezione | Ricevimento del curriculum — Con data intervista confermata |
| Se desideri aggiungere dettagli sulla cultura aziendale o benefici | Ricevimento del curriculum — Con informazioni aziendali estese |
| Per invio telematico diretto con avvertenze di riservatezza già incluse | Ricevimento del curriculum — Comunicazione via email |
| Per grandi aziende che filtrano candidati per diversi livelli di selezione | Ricevimento del curriculum — Variante multilevel |
| Quando occorre ottenere documenti supplementari prima della valutazione | Ricevimento del curriculum — Con richiesta informazioni aggiuntive |
Perché conta: Il candidato rimane incerto e potrebbe perdere interesse o candidarsi altrove se non riceve segnali chiari sui tempi.
Fix: Aggiungi sempre una stima realistica (es. 'entro due settimane') o una finestra temporale (es. 'la settimana del 20 gennaio').
Perché conta: Una lettera troppo burocratica può scoraggiare il candidato e danneggiare l'immagine dell'azienda come datore di lavoro.
Fix: Mantieni una cortesia professionale ma genuina, mostrando apprezzamento vero per l'interesse del candidato.
Perché conta: Il candidato non sa chi contattare in caso di dubbi e non può inoltrare domande di follow-up.
Fix: Aggiungi sempre nome, titolo, telefono e email di chi invia la lettera.
Perché conta: Aumenta il rischio di violazione della privacy o di diffusione non autorizzata dei dati personali del candidato.
Fix: Se invii via email, includi sempre l'avviso di confidenzialità e specifica il destinatario autorizzato.
Perché conta: Il candidato percepisce la comunicazione come generica e impersonale, riducendo il senso di valore.
Fix: Dedica 30 secondi a personalizzare almeno nome, cognome e titolo della posizione.
Perché conta: Se non rispecchi la promessa, danneggi la reputazione dell'azienda e la fiducia del candidato.
Fix: Consulta il calendario del team di selezione e comunica solo date che puoi garantire.
Inizia con data, nome e indirizzo completo del candidato, seguito dall'oggetto 'Ricevimento del curriculum'. Il saluto professionale introduce il contenuto principale con cortesia.
Ringrazia il candidato per aver presentato la domanda, specifica la posizione a cui si è candidato e conferma che la domanda è stata regolarmente ricevuta.
Comunica quando è prevista la verifica delle qualifiche, quando inizieranno le interviste e quando il candidato riceverà notizie. Questa sezione gestisce le aspettative sui tempi di risposta.
Descrive il procedimento successivo: se il profilo corrisponde ai criteri ricercati, l'azienda contatterà il candidato per fissare un colloquio.
Esprime apprezzamento per l'interesse dimostrato verso l'azienda, augurio di buona fortuna, e firma con nome, titolo, telefono e indirizzo email del responsabile.
Se inviata per via telematica, la lettera include un disclaimer sulla confidenzialità e sulla destinazione esclusiva del messaggio al ricevente autorizzato.
Nella sezione iniziale, sostituisci [DATA] con la data odierna in formato completo (es. 15 gennaio 2025).
💡
Sostituisci [NOME CONTATTO] con il nome completo e l'indirizzo con i dati esatti del candidato dalla domanda ricevuta.
💡
Scrivi il titolo esatto della posizione nel campo [POSIZIONE] per chiarezza e personalizzazione.
💡
Sostituisci le date [DATA] con le settimane o i giorni previsti per iniziare le interviste.
💡 Sii realistico e aggiorna la lettera solo quando hai una timeline confermata.
Inserisci [IL NOME DELLA TUA IMPRESA] con il nome ufficiale della società.
💡
Sostituisci [IL TUO NOME], [IL TUO TITOLO], [IL TUO NUMERO DI TELEFONO] e [IL TUO INDIRIZZO EMAIL] con i dati del firmatario.
💡
Se invii per via telematica, mantieni il disclaimer alla fine e sostituisci [MITTENTE] con il nome dell'azienda.
💡
Sì, è buona pratica inviare una conferma di ricezione a chiunque presenti una domanda completa, indipendentemente dal fatto che sia in linea con il profilo ricercato. Dimostra professionalità e rispetto verso chi dedica tempo a candidarsi. Se ricevi centinaia di domande, puoi automatizzare l'invio tramite email marketing o sistema applicant tracking, personalizzando solo i campi essenziali.
Entrambi i canali sono appropriati. L'email è più veloce e moderna, ideale per candidati giovani e ruoli tecnici. La posta ordinaria è più formale e può essere preferita per posizioni executive o in settori tradizionali. Scegli in base alla modalità di candidatura utilizzata dal candidato e alla cultura aziendale.
Non promettere una data che non puoi mantenere. Usa frasi come 'vi faremo sapere entro il [DATA]' o 'la valutazione richiederà circa [N] settimane'. In alternativa, invia una comunicazione iniziale generica e poi una seconda email con i dettagli appena la timeline è confermata.
Non è necessario nella lettera di ricevimento. È preferibile affrontare questo argomento solo se e quando comunichi il risultato finale della selezione. Una lettera di ricevimento deve essere incoraggiante e positiva.
Sì, puoi aggiungere un breve paragrafo sulla cultura aziendale o sui benefici del ruolo se lo desideri. Questo trasforma la lettera di ricevimento in un'opportunità di employer branding. Mantieni però il tono breve e focalizzato sulla conferma di ricezione.
Il disclaimer non è obbligatorio per legge, ma è altamente consigliato se invii la lettera per email. Protegge i dati personali del candidato e stabilisce chiaramente che il messaggio è confidenziale e destinato al solo ricevente autorizzato, in conformità alle normative sulla privacy.
Sì, è buona pratica conservare una copia di ogni comunicazione inviata ai candidati. Serve come traccia della comunicazione nel vostro processo di selezione e come documentazione in caso di future verifiche legali o dispute su tempistiche e promesse fatte.
Sì, questa lettera funziona bene anche per candidati interni, anche se potresti personalizzarla ulteriormente menzione della loro esperienza all'interno dell'azienda. Puoi anche allegare documenti relativi al processo di mobilità interna specifico della tua organizzazione.
Una email automatica da un sistema ATS è più rapida ed effeciente per volumi alti di candidature. Tuttavia, questa lettera modello offre un tono più personale e una struttura formale che trasmette maggior professionalità. Scegli l'email automatica se hai centinaia di candidati al mese; scegli questo modello se desideri un primo contatto più umano e curato, soprattutto per posizioni senior o in aziende di piccole e medie dimensioni.
La lettera di ricevimento non è una risposta definitiva, bensì una comunicazione intermedia. Usala quando desideri segnalare la ricezione e gestire le aspettative sui tempi. La lettera di rifiuto si invia successivamente, solo se il candidato non supera i criteri iniziali di valutazione. Mantieni questa lettera di ricevimento cortese e aperta verso tutti i candidati.
La lettera di ricevimento annuncia l'esame delle qualifiche; la lettera di convocazione comunica l'esito positivo e fissa una data specifica per il colloquio. Usale in sequenza: prima ricevimento, poi (se idoneo) convocazione. Non combinarle nello stesso documento a meno che tu non conosca già con certezza la data del colloquio al momento della ricezione della domanda.
Una telefonata al candidato è più veloce e personale, ma manca di traccia documentale. Questa lettera è un complemento ideale: puoi telefonare per un contatto caldo, poi inviare la lettera scritta come conferma ufficiale. La lettera documenta il processo di selezione e offre al candidato una comunicazione ufficiale da conservare come riferimento.
Ideale per aziende che non dispongono di un sistema automatico di gestione candidature e desiderano inviare una comunicazione iniziale professionale e personalizzata.
Utile per comunicare ai candidati di ruoli operativi e tecnici quando il processo di selezione è ancora in fase iniziale di valutazione.
Appropriate per aziende commerciali che ricevono molte candidature e desiderano gestire le aspettative dei candidati sui tempi di colloquio.
Consente ai professionisti di inviare una comunicazione formale che riflette l'immagine seria e ordinata dello studio o della società.
Utile per strutture che ricevono candidature frequenti e desiderano mantenere una comunicazione cortese verso tutti i candidati, anche in periodi di alto volume.
La lettera di ricevimento è uno strumento importante per garantire trasparenza e tracciabilità del processo di selezione in conformità alle normative.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Aziende piccole e medie che gestiscono candidature saltuarie e desiderano un modello coerente e professionale. | Gratuito o minimo (abbonamento Business in a Box). | 5–10 minuti per personalizzare e inviare. |
| Modello + revisione professionale | Aziende che desiderano che un esperto HR revizioni la lettera per allinearla alla cultura e al brand aziendale specifico. | Costo del modello + tariffa di revisione HR (circa 100–300 EUR). | 1–2 giorni per revisione e feedback. |
| Redatto su misura | Grandi organizzazioni con processi di selezione complessi che desiderano una comunicazione completamente personalizzata e un sistema integrato di gestione candidature. | Consultazione HR specializzata (500–2.000 EUR) + sistema ATS dedicato. | 2–4 settimane per sviluppo, test e implementazione. |
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