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Questo contratto professionale consente di incaricare formalmente un fornitore (persona fisica o ditta) per l'erogazione di servizi amministrativi continuativi: contabilità, segretariato, reception, gestione ufficio e supporto burocratico generale. È redatto secondo la normativa italiana ed è immediatamente pronto all'uso. Scarica il modello Word gratuito, modificabile online per personalizzare nomi delle parti, servizi specifici, compenso e durata. Puoi anche esportarlo in PDF una volta compilato e sottoscritto. La struttura include clausole su corrispettivo e fatturazione, cooperazione tra le parti, cause di risoluzione, obblighi di riservatezza e protezione da eventi di forza maggiore.
Incaricare un fornitore di servizi amministrativi senza un contratto scritto espone entrambe le parti a conflitti su responsabilità, compenso e continuità del lavoro. Spesso scoppia una lite quando il cliente chiede servizi non previsti, il fornitore chiede soldi per spese non comunicate, o una delle parti vuole risolvere senza preavviso. Un contratto scritto e sottoscritto documenta chiaramente: quali servizi vengono erogati (allegato Tabella A), a quale tariffa, con quali termini di pagamento, per quanto tempo, e in quali casi una parte può risolvere. Protegge anche la riservatezza: se il fornitore accede a dati finanziari o informazioni sensibili, il contratto stabilisce obblighi di confidenzialità legalmente vincolanti. Inoltre, avere termini di preavviso e cure per l'inadempienza permette di risolvere controversie in buona fede prima di ricorrere a azioni legali. In sintesi, questo modello trasforma un rapporto informale in una relazione professionale, chiara e protetta legalmente per entrambi.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Un'attività specifica, come sola contabilità o sola reception | Contratto per servizi amministrativi (singolo servizio) |
| Relazione complessa con più funzioni e revisioni periodiche previste | Contratto per servizi amministrativi 2 (esteso) |
| Supporto amministrativo a 360° con structure chiara e termini standard | Contratto per servizi amministrativi 3 (questo modello) |
| Focus su gestione ufficio, corrispondenza, appuntamenti e reception | Accordo di segretariato aziendale |
| Rapporto breve o informale, meno formale rispetto al contratto completo | Lettera d'incarico semplificata |
| Servizi non limitati a ambito amministrativo, più ampia copertura | Contratto di consulenza generale |
| Integrazione o modifica di contratto già sottoscritto | Addendum ai servizi amministrativi |
Perché conta: Il fornitore e il cliente avranno interpretazioni diverse di cosa deve essere fatto, causando conflitti e rischi legali.
Fix: Allega sempre una Tabella A che elenca ogni servizio, ore, responsabilità e standard di qualità attesi.
Perché conta: Uno dei due si ritrova a versare tasse inattese, creando liti e conseguenze fiscali per chi non aveva previsto.
Fix: Indica chiaramente se il corrispettivo è lordo, netto, o se ogni parte è responsabile delle proprie imposte.
Perché conta: Non è chiaro quando il contratto entra in vigore o quando scade, causando incertezza sulla continuità dei servizi.
Fix: Scrivi la data per esteso (es. '15 novembre 2025') e specifica 'un anno dalla data del presente' o una data precisa di fine.
Perché conta: Una parte risolve di sorpresa senza dare chance di negoziazione, alimentando risentimento e rischi legali.
Fix: Segui sempre la Sezione 4 (Supporto reciproco) e notifica per iscritto qualsiasi inadempienza con tempo di rimedio.
Perché conta: Il fornitore aspetta rimborso per materiali e trasporti, il cliente non lo prevede, causando impasse di pagamento.
Fix: Elenca separatamente la tariffa oraria/mensile e gli importi stimati di spese vive, richiedendo ricevute per ogni spesa.
Perché conta: In caso di controversia, non hai prova della sottoscrizione, della data, delle firme e dei termini pattuiti.
Fix: Conserva due copie originali cartacee firmate (una per parte) e una scansione in archivio digitale datato.
In linguaggio semplice: Le parti concordano che l'Impresa incarica il Fornitore e il Fornitore accetta di fornire i Servizi alle condizioni del contratto.
L'Impresa con il presente ingaggia il Fornitore di servizi per la fornitura dei Servizi, e il Fornitore accetta di fornire i Servizi all'Impresa.
Errore comune: Non definire chiaramente chi è titolare dell'incarico (Impresa vs. Fornitore) e non far sottoscrivere da entrambi.
In linguaggio semplice: Specifica quali servizi amministrativi il Fornitore dovrà erogare, rinviando a una Tabella A allegata.
Il Fornitore accetta di fornire i servizi amministrativi e di supporto (contabilità, segretariato, reception) descritti nella Tabella A allegata.
Errore comune: Omettere l'allegato o lasciare i servizi troppo vaghi, generando dispute su cosa il fornitore deve fare.
In linguaggio semplice: Entrambe le parti si impegnano a cooperare, designare referenti e risolvere problemi equamente.
Le parti convengono ad adottare tutte le misure necessarie per designare soggetti chiave, condurre riunioni periodiche e risolvere divergenze in buona fede.
Errore comune: Ignorare la clausola di cooperazione, creando fraintendimenti e mancanza di comunicazione tra le parti.
In linguaggio semplice: Definisce la tariffa, la frequenza di fatturazione (settimanale, mensile) e le modalità di pagamento.
Il Fornitore fatturerà i Servizi su base mensile alla tariffa di $[AMMONTARE] al mese, più spese vive, pagabili entro [NUMERO] giorni.
Errore comune: Non specificare se il compenso è lordo o netto di tasse, creando confusione su chi paga le imposte.
In linguaggio semplice: Stabilisce che il contratto ha una durata di un anno dalla data di sottoscrizione.
La durata del Contratto avrà inizio dalla data indicata e terminerà alla chiusura della giornata lavorativa del primo anniversario.
Errore comune: Non indicare chiaramente la data di inizio o fine, lasciando ambiguità sulla durata effettiva.
In linguaggio semplice: Permette a una parte di risolvere se l'altra dichiara fallimento, è insolvente o nomina un curatore.
Entrambe le parti possono annullare gli obblighi se l'altra è dichiarata fallita o insolvente e non sana entro [NUMERO] giorni da preavviso scritto.
Errore comune: Non chiarire che l'insolvenza sanata entro il termine non è causa di risoluzione automatica.
In linguaggio semplice: Consente risoluzione se una parte commette grave violazione dei doveri e non la rimedia entro il termine previsto.
Una parte può annullare se l'altra commette inadempienza materiale non sanata entro [NUMERO] giorni da preavviso scritto.
Errore comune: Non distinguere tra inadempienza lieve e materiale, rischiando controversie su quando la risoluzione è legittima.
In linguaggio semplice: Esonera da responsabilità per mancato adempimento se causato da eventi straordinari non controllabili (calamità, guerre, epidemie).
L'incapacità del Fornitore non sarà violazione se derivante da incendi, tempeste, alluvioni, epidemie, guerre o altri eventi di forza maggiore.
Errore comune: Non indicare quale parte deve notificare il verificarsi dell'evento e quanto tempo ha per riprendere l'erogazione.
In linguaggio semplice: Impone a entrambe le parti di mantenere confidenziale ogni informazione relativa all'Impresa e alle operazioni.
Il Fornitore accetta di mantenere riservate tutte le informazioni riguardanti l'Impresa, i dati finanziari e i documenti aziendali.
Errore comune: Non specificare scadenza dell'obbligo di riservatezza o eccezioni (informazioni pubblicamente disponibili).
In linguaggio semplice: Richiede alle parti di comunicare e discutere eventuali problemi prima di intraprendere azioni legali o risolutorie.
Ogni parte accetta di consultarsi in anticipo e di rilevare all'altra qualsiasi problema per tentare una risoluzione in buona fede.
Errore comune: Sottovalutare questa clausola; molte controversie potrebbero evitarsi con comunicazione proattiva.
Nella riga iniziale [DATA], indica il giorno, mese e anno in cui il contratto diventa effettivo. Usa formato italiano (es. 15 novembre 2025).
💡 Scegli una data che consenta a entrambe le parti di sottoscrivere serenamente, preferibilmente un primo giorno del mese.
Inserisci il nome legale della tua ditta o ragione sociale, lo stato/provincia di costituzione e l'indirizzo completo della sede principale.
💡 Verifica che il nome e l'indirizzo corrispondano esattamente ai documenti ufficiali (visura camerale, partita IVA).
Inserisci il nome, lo stato/provincia e l'indirizzo della società che riceverà i servizi.
💡 Ottieni questi dati direttamente dal cliente per evitare errori e conflitti successivi.
Prepara un allegato (Tabella A) che elenca in dettaglio ogni servizio: contabilità, segretariato, reception, ore settimanali, responsabilità specifiche.
💡 Sii il più preciso possibile; una Tabella A vaga causa malintesi e dispute sulla qualità/quantità del lavoro.
Inserisci l'importo della tariffa ($[AMMONTARE]), l'unità (ora/giorno/settimana/mese), la frequenza di fatturazione e il termine di pagamento (es. 30 giorni).
💡 Indica chiaramente se la tariffa è IVA esclusa e chi è responsabile del versamento delle imposte.
Sostituisci [NUMERO] nei campi di preavviso per fallimento/insolvenza e inadempienza. Considera 10–30 giorni per dare il tempo di rimediare.
💡 Periodi troppo brevi rischiano risoluzioni affrettate; periodi troppo lunghi lasciano la situazione in sospeso.
Leggi le sezioni finali per assicurarti che gli obblighi di confidenzialità e le esenzioni per calamità rispecchino le tue aspettative.
💡 Personalizza se necessario, ad esempio escludendo certi eventi di forza maggiore o specificando limiti alla riservatezza.
Una volta compilato, stampa il PDF, firma entrambe le copie (una per te, una per il cliente), datale e conservale in archivio.
💡 Considera di farsi firmare da un testimone o notaio se l'importo è significativo; per via telematica, usa firme digitali certificate.
Sì, è consigliabile. Prima di sottoscrivere, aggiungi una sezione su responsabilità civile, polizza assicurativa e limiti di danno. Consulta un avvocato se la controversia potenziale è significativa economicamente. Il modello base è uno scheletro; puoi personalizzarlo secondo le tue necessità e la complessità della relazione.
La malattia ordinaria non è forza maggiore; il fornitore rimane obbligato a fornire i servizi o a trovare un sostituto. Se vuoi esentare il fornitore per malattie brevi, aggiungi una clausola che specifica quanti giorni di assenza sono tollerati. Per assenze lunghe (ricovero, incidente grave), consulta un avvocato.
Il modello richiede preavviso scritto di inadempienza e un termine di rimedio. Sostituisci [NUMERO] con il numero di giorni (solitamente 10–30). Se il fornitore non rimedia entro quel termine, hai diritto di risolvere. Sempre meglio inviare il preavviso via email registrata o raccomandata per avere traccia.
Il modello non specifica luogo di lavoro. Se il fornitore lavorerà da casa, da ufficio cliente o in proprio, aggiungi una clausola che chiarisce il luogo, gli orari di disponibilità e le modalità di comunicazione (email, telefono, riunioni online). Includi anche obblighi di cybersecurity e protezione dati.
Il modello permette risoluzione per fallimento o grave inadempienza. Se vuoi diritto di rescissione volontaria, aggiungi una clausola con preavviso (es. 30 o 60 giorni). Specifica anche se c'è indennizzo o penalità per rescissione anticipata senza giusta causa.
La Sezione sulla Riservatezza protegge i dati, ma è sommaria. Aggiungi clausole su protezione dati secondo GDPR (se cliente è UE), non divulgazione a terzi, restituzione/cancellazione al termine, e accesso fisico/digitale limitato. Fai firmare anche una Politica Privacy e un Allegato GDPR se necessario.
Fortemente consigliato se l'importo è considerevole (>€5.000/anno) o la relazione è complessa. Un avvocato verifica conformità locale, protegge i tuoi interessi specifici e evita errori costosi. Per contratti semplici e piccoli importi, il modello è sufficiente con le personalizzazioni suggerite.
Parzialmente. Il modello è ottimizzato per servizi amministrativi (contabilità, segretariato, reception). Per consulenza tecnica specializzata, considera un modello generico di contratto consulenza o consulta un avvocato per adattamenti specifici (responsabilità professionale, brevetti, proprietà intellettuale).
Nella Tabella A elenca: (1) descrizione precisa di ogni servizio (es. 'contabilità mensile'), (2) ore/giorni settimanali o mensili, (3) deadline di consegna (es. report entro il 5° giorno del mese), (4) standard di qualità (es. 'accuratezza 99%'), (5) servizi esclusi. Più dettagliata è la Tabella, minori sono i malintesi.
Il Contratto consulenza è più ampio e copre servizi professionali di vario tipo (strategia, progettazione, analisi). Questo modello è specifico per servizi amministrativi operativi (contabilità, segretariato). Usa questo modello se il fornitore eroga supporto amministrativo ricorrente; usa il contratto consulenza se il fornitore offre advisory specializzato o progetti non amministrativi.
Una lettera d'incarico è breve, meno formale e non include clausole su durata, risoluzione, forza maggiore. Questo contratto è più rigido e protegge legalmente entrambe le parti. Usa la lettera per relazioni brevi e fiduciarie; usa questo contratto per rapporti formali, continuativi e con rischi legali/economici maggiori.
L'accordo segretariato è più focalizzato su reception, gestione ufficio e comunicazioni interne. Questo modello è più ampio e include contabilità, supporto amministrativo generale. Scegli il segretariato se servono solo funzioni di ufficio; scegli questo se serve pacchetto completo amministrativo.
Il contratto subordinato (dipendente) crea rapporto di lavoro dipendente con obblighi contributivi e CCNL. Questo modello è per fornitore esterno (autonomo, partita IVA). Usa questo se il fornitore è freelance/partita IVA; usa contratto lavoro se assumi un dipendente diretto della tua società.
Uso del contratto per incaricare un segretario o un supporto amministrativo esterno che gestisca agenda, corrispondenza e archiviazione.
Fornitura di supporto amministrativo e contabilità da remoto per liberare il titolare dalle mansioni burocratiche.
Outsourcing di reception, gestione mail/telefono e amministrazione contratti immobiliari con sottoscrizione formalizzata.
Definizione chiara del rapporto con fornitori di back-office e supporto amministrativo scalabile a seconda dei clienti.
Inccarico di segretariato e gestione amministrativa pazienti con attenzione a riservatezza dati sensibili.
Utilizzo per incaricare fornitori di servizi amministrativi e supporto gestionale, con conformità a normative di trasparenza.
Il modello è redatto secondo la normativa italiana (Codice Civile, leggi su lavoro autonomo e partita IVA). I termini, le cause di scioglimento e le modalità di notifica riflettono la prassi italiana. Verifica conformità locale se il fornitore/cliente è in Sicilia, Sardegna o zone con normative derogatorie.
In Svizzera (Ticino), questo modello è adattabile ma richiede revisione per conformità al Codice delle Obbligazioni svizzero. Termini di preavviso, force majeure e diritti di risoluzione possono differire. Consulta un avvocato ticinese prima di utilizzarlo con contraenti svizzeri.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Rapporto semplice, importo modesto (<€3.000/anno), nessun rischio particolare identificato. | €49–89 una tantum per il template (Business in a Box) | 2–3 ore di compilazione e coordinamento con il fornitore |
| Modello + revisione legale | Importo medio (€3.000–€10.000/anno), servizi complessi o dati sensibili da proteggere. | €250–600 per revisione legale locale + costo template | 3–5 giorni per ottenere parere legale + 2 ore applicare modifiche |
| Redatto su misura | Importo significativo (>€10.000/anno), relazione ad alto rischio, obblighi normativi specifici. | €1.200–€3.000+ per redazione completa con avvocato | 2–3 settimane per negoziazione, redazione e sottoscrizione |
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