Download Word gratuito • Modifica online • Salva e condividi con Drive • Esporta in PDF
È una lettera formale che accompagna l'invio del contratto di lavoro al candidato prescelto. Il documento Word è gratuito e modificabile online, consente di personalizzare rapidamente i dati del destinatario e dell'azienda, e si può esportare facilmente in PDF. La lettera illustra lo scopo dell'invio, invita il dipendente a esaminare attentamente i termini, raccomanda di consultarsi con un legale, e specifica come e quando restituire il contratto controfirmato. È uno strumento di comunicazione formale che documenta il momento ufficiale in cui la proposta contrattuale viene sottoposta.
Inviare il contratto senza una lettera di accompagnamento è rischioso: il candidato potrebbe non comprendere chiaramente l'importanza della comunicazione, potrebbe perdere il documento o non sapere come procedere alla firma. Questa lettera crea una traccia legale ufficiale che prova quando e come la proposta è stata trasmessa, quali termini sono stati presentati e che il candidato ha avuto l'opportunità di esaminarli. Inoltre, il suggerimento di consultarsi con un legale tutela entrambe le parti da futuri malintesi. In caso di future contestazioni sulla data di inizio del rapporto di lavoro, sulle condizioni concordate o sulla ricezione della proposta, avere la documentazione di questa lettera è fondamentale per dimostrare la corretta procedura seguita dall'azienda.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Assunzione a tempo indeterminato di un dipendente ordinario | Contratto di lavoro allegato — formato standard |
| Assunzione temporanea o stagionale con data di scadenza | Contratto di lavoro allegato — tempo determinato |
| Proposta di lavoro con orario ridotto rispetto al full-time | Contratto di lavoro allegato — part-time |
| Comunicazione che enfatizza la fase di prova iniziale | Contratto di lavoro allegato — periodo di prova |
| Assunzione di personale in posizione dirigenziale o quadro | Contratto di lavoro allegato — dirigente |
Perché conta: Il dipendente riceve una lettera senza il documento principale, creando confusione e ritardi.
Fix: Prima di inviare, verifica che l'allegato sia presente e che il file sia leggibile e nella versione corretta.
Perché conta: Il candidato potrebbe procrastinare indefinitamente, rallentando l'onboarding e creando incertezza sulla data di inizio lavoro.
Fix: Includi una scadenza chiara (es. 'entro 5 giorni lavorativi') nella sezione delle istruzioni di restituzione.
Perché conta: Il dipendente potrebbe sottoscrivere senza aver valutato i propri diritti, esponendo l'azienda a contestazioni future.
Fix: Mantieni la raccomandazione di consultazione legale come elemento di trasparenza e protezione reciproca.
Perché conta: Un tono inadeguato può danneggiare la relazione con il neoassunto fin dal primo contatto.
Fix: Usa una forma di cortesia coerente (Lei/voi) e un linguaggio formale ma accogliente.
Perché conta: Perdi la traccia documentale del momento esatto in cui il contratto è stato sottoposto, utile in caso di futuri contenziosi.
Fix: Mantieni un archivio ordinato di tutte le lettere di invio contrattuale, con data e ricevuta di invio.
Perché conta: Il dipendente avrà dubbi sulla serietà della proposta o sulla correttezza dei termini concordati.
Fix: Personalizza ogni copia del contratto e della lettera con i dati specifici del candidato, verificando coerenza tra i due documenti.
La lettera riporta la data, i dati di contatto del mittente (nome, indirizzo, numero di telefono, email) e i dati completi del destinatario (nome, indirizzo, CAP, città).
L'oggetto reca la dicitura 'CONTRATTO DI LAVORO ALLEGATO' per chiarire immediatamente lo scopo della lettera.
La lettera si rivolge cortesemente al dipendente, richiama la conversazione precedente e anticipa l'invio della proposta contrattuale in allegato.
Si specifica che i termini della bozza assumono piena efficacia solo al momento della controfirma da parte di entrambe le parti, stabilendo così una corretta comprensione legale.
Si invita il dipendente a verificare i contenuti con estrema attenzione e a comunicare tempestivamente qualsiasi dubbio o richiesta di modifica.
La lettera suggerisce di consultarsi con un legale prima di sottoscrivere il contratto, disclaimer importante per la gestione del rischio.
Si specifica il numero di fax (o altro canale) al quale inviare il contratto controfirmato entro il termine concordato.
La lettera si conclude con la formula di cortesia, la firma del mittente (nome, titolo, telefono, email) e, se inviata per email, l'avviso legale obbligatorio.
Inserisci la data attuale, il tuo nome completo, titolo, numero di telefono e indirizzo email. Se utilizzi carta intestata aziendale, questi dati possono già essere presenti.
💡 Usa il formato DD/MM/YYYY per la data, coerente con la convenzione italiana.
Completa con il nome completo del dipendente, indirizzo, CAP e città. Assicurati che i dati siano corretti.
💡 Se il candidato non ha un indirizzo fisico, puoi utilizzare l'indirizzo di domicilio fornito durante il colloquio.
Adatta la frase iniziale al contesto della vostra comunicazione precedente (ad es. 'a seguito del colloquio del [DATA]').
💡 Mantieni un tono cordiale ma formale per trasmettere professionalità.
Prima di inviare questa lettera, assicurati che il contratto allegato sia completo e contenga tutti i dettagli concordati (mansioni, retribuzione, orario, ecc.).
💡 Se prevedi varianti contrattuali, preparale in anticipo e scegli la versione giusta prima di allestire la comunicazione.
Indicare il numero di fax, l'indirizzo email o altro canale attraverso il quale ricevere il contratto controfirmato. Puoi aggiungere una data limite (es. 'entro il [DATA]').
💡 Se il candidato deve ritirare il documento di persona in ufficio, puoi adattare questa sezione di conseguenza.
Prima di inviare, leggi la lettera per verificare l'assenza di errori di battitura, coerenza dei dati e tonalità appropriata.
💡 Se inviata per email, ricordati di allegare effettivamente il contratto di lavoro.
Non è obbligatoria per legge, ma è fortemente consigliata. Una lettera formale documenta l'invio ufficiale della proposta, tutela entrambe le parti e stabilisce chiaramente le aspettative iniziali. Crea inoltre una traccia professionale del processo di assunzione.
Una scansionata autenticata via email di solito è sufficientemente valida. Tuttavia, conserva almeno una copia con firma originale presso i tuoi archivi aziendali per questioni di compliance e auditing. In caso di verifiche legali, avere l'originale è sempre preferibile.
L'email è il metodo più comune e tracciabile. Puoi anche usare il fax se il candidato lo preferisce. Se l'assunzione avviene dopo un colloquio in sede, puoi consegnare la lettera e il contratto a mano. Qualunque sia il metodo, conserva una prova di invio e ricezione.
È una richiesta legittima e frequente. Valuta la richiesta insieme al tuo consulente legale o HR. Se accetti la modifica, invia una versione rivista della lettera e del contratto, chiarendo quali termini sono stati modificati. Non apportare modifiche verbali senza documentarle.
Sì, ma adatta il linguaggio ai termini del contratto collettivo applicabile (CCNL). Se il tuo settore ha obblighi contrattuali particolari, consulta un legale per assicurarti che la lettera sia coerente con la normativa di categoria.
La retribuzione deve comparire nel contratto allegato. In questa lettera puoi genericamente riferirsi ai 'termini delineati', senza ripetere i dettagli salariali. Questo evita errori di comunicazione.
Se scade la data limite senza ricezione, invia un sollecito cortese. Se il candidato non risponde, non iniziare il rapporto di lavoro senza contratto sottoscritto. Contatta il candidato telefonicamente per chiarire se ci sono dubbi o problemi, o considera se la posizione è ancora adatta alle sue esigenze.
Sì, il documento lo prevede: 'OVE INVIATA VIA EMAIL OCCORRE INCLUDERE IL SEGUENTE AVVISO'. Aggiungi un disclaimer standard aziendale (es. 'Questo messaggio è confidenziale...'). Verifica le politiche della tua azienda in merito.
Sì, se utilizzi uno strumento di mail merge o una piattaforma di gestione documenti. Assicurati che i dati siano esatti e che ogni lettera sia corretta prima di inviarla. L'automazione è efficiente, ma la verifica manuale rimane essenziale.
Il contratto di lavoro completo contiene tutti i termini e le condizioni dettagliate (mansioni, retribuzione, orario, ferie, benefit, ecc.) ed è il documento legale vero e proprio. La lettera di accompagnamento è il veicolo di comunicazione formale che presenta il contratto e invita alla firma. Usa entrambi insieme: la lettera introduce e il contratto specifica.
Un'email informale può accelerare la comunicazione iniziale, ma manca di formalità documentale e tracciabilità legale. Questa lettera è più professionale e crea un record ufficiale dell'invio della proposta, proteggendo entrambe le parti in caso di futuri chiarimenti o contestazioni.
Un'offerta di lavoro è una comunicazione preliminare che anticipa le condizioni prima della stesura del contratto formale. Questa lettera è il passo successivo, quando il contratto è già pronto ed è stata confermata l'accettazione della posizione. L'offerta conviene al candidato; questa lettera formalizza il processo.
Una comunicazione verbale è veloce ma non tracciabile legalmente. Questa lettera scritta crea una documentazione ufficiale che dimostra quando la proposta è stata sottoposta, quali termini sono stati presentati e che il candidato ha ricevuto il contratto in forma regolare, proteggendo l'azienda da dispute future.
Le PMI usano questa lettera per standardizzare l'assunzione iniziale, documentando formalmente ogni proposta contrattuale.
Gli specialisti HR e i consulenti HR utilizzano questo modello come base per assunzioni in diversi settori, adattandolo alle esigenze specifiche.
I reparti amministrativi usano questa lettera per mantenere traccia documentale ordinata di tutte le assunzioni.
Le aziende con rotazione frequente di personale sfruttano il modello per velocizzare il processo di onboarding mantenendo la formalità.
Le startup e aziende tech usano questa lettera per comunicare formalmente le proposte contrattuali ai candidati selezionati.
Gli studi professionali utilizzano il modello come base, adattandolo agli standard specifici della propria prassi.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Assunzioni standard di dipendenti ordinari in aziende di piccola-media dimensione. | Gratuito o incluso nel piano Business in a Box. | 5–10 minuti per personalizzare e inviare. |
| Modello + revisione professionale | Assunzioni con termini particolari (dirigenziali, determinati, con clausole specifiche) o aziende che desiderano validazione legale iniziale. | Costo del modello + 150–300 € per revisione legale. | 1–2 giorni per revisione legale + 10 minuti di personalizzazione. |
| Redatto su misura | Aziende con strutture complesse, multinazionali, o settori altamente regolamentati che richiedono personalizzazione legale profonda. | 500–2000 € per stesura personalizzata da parte di uno studio legale. | 3–7 giorni per drafting e revisione completa. |
Questo documento è uno dei 3,000+ modelli aziendali e legali inclusi in Business in a Box.
Accedi a oltre 3,000+ modelli aziendali e legali per qualsiasi attività, progetto o iniziativa.
Personalizza il tuo modello di documento aziendale pronto all'uso e salvalo nel cloud.
Condividi i tuoi file e cartelle con il tuo team. Crea uno spazio di collaborazione fluida.
"Idea fantastica! Non so come farei senza. Vale ogni centesimo, e come investimento si è ripagato più volte."
"Ho usato Business in a Box per 4 anni. È stata la fonte di modelli più utile che abbia mai trovato. Lo raccomando a chiunque."
"Mi ha salvato la vita così tante volte che ho perso il conto. Business in a Box mi ha fatto risparmiare tantissimo tempo e, come sapete, il tempo è denaro"
Smetti di scaricare documenti. Inizia a operare con chiarezza. Business in a Box ti offre il sistema operativo aziendale utilizzato da oltre 250.000 aziende in tutto il mondo per strutturare, gestire e far crescere la tua attività.
Inizia gratis · Nessuna carta di credito richiesta
