Download Word gratuito • Modifica online • Salva e condividi con Drive • Esporta in PDF
È una lettera professionale che invii al cliente per comunicare in modo formale e chiaro che la merce verrà consegnata con pagamento alla consegna, non a credito. Si tratta di un documento Word scaricabile gratuitamente, completamente modificabile online o in locale, che puoi personalizzare con i dati del tuo cliente e inviare via email o posta. La lettera mantiene un tono cortese e professionale anche nel comunicare un rifiuto di apertura di credito, proposte al cliente una soluzione alternativa (pagamento al ricevimento della merce) e fissa una data limite entro cui deve confermare l'accettazione dei nuovi termini.
Quando ricevi un ordine corredato da una richiesta di apertura di linea di credito, ma per motivi di prudenza finanziaria, storico creditizio incerto del cliente, o semplicemente politica aziendale, non intendi concedere credito, hai bisogno di una comunicazione chiara e documentata. Senza questa lettera, il cliente rimane in incertezza, potrebbe pensare che il credito sia stato automaticamente approvato, o potrebbe sentirti scortese se comunichi il rifiuto verbalmente. Questa lettera formalizza la decisione, mantiene la relazione commerciale cortese e propone una soluzione win-win (pagamento alla consegna), proteggendo il tuo flusso di cassa e riducendo il rischio di insolvibilità. È un documento essenziale per qualsiasi azienda che vuole gestire il credito ai clienti in modo professionale e tracciabile.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Quando comunichi il rifiuto di apertura credito e proponi il pagamento alla consegna. | Comunicazione pagamento alla consegna – Versione standard |
| Quando offri un credito con termini specifici (es. 30 giorni) e vuoi formalizzarlo. | Comunicazione termini di credito – Versione con dilazione |
| Quando comunichi una variazione nei termini di pagamento a un cliente già attivo. | Comunicazione cambio termini pagamento |
| Quando ricevi l'ordine e desideri confermarlo allegando le condizioni di pagamento. | Lettera di conferma ordine con modalità pagamento |
| Quando devi sospendere il credito a un cliente e tornare al pagamento anticipato o alla consegna. | Comunicazione sospensione credito |
Perché conta: Il cliente rimane confuso sui termini effettivi e potrebbe rifiutare l'ordine o creare malintesi successivi.
Fix: Usa frasi esplicite come 'pagamento alla consegna della merce' e ripeti il concetto se necessario.
Perché conta: Danneggia la relazione commerciale e il cliente potrebbe cercare fornitori alternativi anche se era interessato ai tuoi prodotti.
Fix: Mantieni un tono professionale, cordiale e proponi una soluzione alternativa (es. pagamento alla consegna) come opportunità di collaborazione.
Perché conta: Crea confusione amministrativa e rende difficile rintracciare la comunicazione nei tuoi archivi in caso di contestazioni future.
Fix: Inserisci sempre date precise nel testo della lettera e mantieni una copia firmata per i tuoi registri.
Perché conta: L'ordine rimane in sospeso indefinitamente, bloccando le risorse di magazzino e creando inefficienze nella gestione.
Fix: Specifica chiaramente 'entro il [DATA]' e segui il cliente con un promemoria se non ricevi risposta entro il termine.
Perché conta: Il cliente può sentirsi intimidito o non comprendere chiaramente i termini, riducendo le probabilità di una conclusione positiva.
Fix: Usa un linguaggio professionale ma accessibile; evita jargon legale complesso e spiega i concetti in parole semplici.
Perché conta: Il cliente non sa a chi rivolgersi per confermare l'ordine o per fare domande, rallentando il processo decisionale.
Fix: Firma sempre la lettera con nome, qualifica, numero di telefono ed email, e assicurati che siano corretti e attuali.
In linguaggio semplice: Sezione iniziale con la data della lettera e i dati di contatto del cliente.
[DATA] Nome Contatto Indirizzo Indirizzo2 Città, Stato/Provincia CAP
Errore comune: Dimenticare di inserire la data esatta della lettera o di compilare correttamente l'indirizzo del destinatario.
In linguaggio semplice: Riga che riassume il contenuto principale della comunicazione.
OGGETTO: COMUNICAZIONE DEI TERMINI PER IL PAGAMENTO ALLA CONSEGNA
Errore comune: Rendere l'oggetto generico o poco chiaro, riducendo l'immediatezza della comunicazione.
In linguaggio semplice: Formula di cortesia che introduce il corpo della lettera.
Gentile [Nome Contatto],
Errore comune: Usare un saluto troppo informale o sbagliare il genere del destinatario.
In linguaggio semplice: Comunicazione dell'avvenuto ricevimento dell'ordine e della richiesta di credito del cliente.
Le comunichiamo l'avvenuto ricevimento del Suo ordine datato [Data] e della Sua richiesta per l'apertura di una linea di credito.
Errore comune: Non specificare chiaramente la data dell'ordine, creando confusione amministrativa.
In linguaggio semplice: Paragrafo che ribadisce l'interesse a servire il cliente, ma comunica l'impossibilità attuale di concedere credito.
ConfermandoLe il nostro interesse ad evadere il Suo ordine, siamo spiacenti di doverle comunicare che, al momento, non siamo in grado di effettuare l'invio della merce sulla base di un rapporto a credito.
Errore comune: Usare un tono scortese o ambiguo; la comunicazione deve rimanere professionale e chiara pur comunicando un rifiuto.
In linguaggio semplice: Offerta di una soluzione alternativa: pagamento alla consegna della merce.
Vi proponiamo pertanto di procedere con l'evazione dell'ordine con pagamento alla consegna della merce.
Errore comune: Non proporre un'alternativa chiara, facendo sembrare la comunicazione un semplice rifiuto.
In linguaggio semplice: Invito al cliente a confermare l'accettazione dei nuovi termini di pagamento.
Potete confermare la vostra accettazione dei termini di pagamento alla consegna entro [DATA]?
Errore comune: Non fissare una data limite di risposta, lasciando il cliente incerto sui tempi.
In linguaggio semplice: Frase di chiusura cortese e firma o identificazione della persona che invia la comunicazione.
Restando a Vostra disposizione, cordiali saluti [Nome] [Qualifica] [Azienda]
Errore comune: Firmare con titolo non chiaro o omettere informazioni di contatto per eventuali chiarimenti.
Scrivi la data odierna o quella in cui intendi spedire la comunicazione nel campo [DATA] in alto a sinistra. Usa il formato: GG/MM/AAAA o il formato testuale italiano (es. 5 maggio 2026).
💡 La data è essenziale per l'archiviazione e la tracciabilità della comunicazione.
Sostituisci [Nome Contatto], [Indirizzo], [Indirizzo2], [Città], [Stato/Provincia] e [CAP] con le informazioni esatte del cliente a cui stai scrivendo.
💡 Copia i dati dal documento d'ordine per evitare errori di digitazione.
L'oggetto 'COMUNICAZIONE DEI TERMINI PER IL PAGAMENTO ALLA CONSEGNA' è precompilato. Se desideri personalizzarlo, mantieni la chiarezza e la formalità.
💡 Non modificare l'oggetto a meno che non sia necessario adattarlo a situazioni specifiche.
Nel primo paragrafo, sostituisci [Data] con la data effettiva dell'ordine ricevuto dal cliente.
💡 Verifica l'ordine nel tuo sistema di gestione per garantire l'esattezza.
Il modello è formale e professionale. Se conosci bene il cliente, puoi leggermente ammorbidire il tono, ma mantieni sempre la chiarezza sui termini di pagamento.
💡 Evita di scusarti eccessivamente o di diventare troppo informale: la comunicazione deve restare professionale.
Prima della chiusura, aggiungi una data entro cui il cliente deve confermare l'accettazione dei termini di pagamento alla consegna (es. entro 5 giorni).
💡 Una data limite stimola una risposta tempestiva e riduce l'incertezza.
Firma la lettera con il tuo nome, qualifica e dati di contatto dell'azienda (telefono, email, indirizzo). Se invii via email, puoi aggiungere la firma digitale.
💡 Assicurati che il destinatario possa contattarti facilmente in caso di domande.
Il pagamento alla consegna è una modalità di pagamento in cui il cliente versa il denaro al momento della ricezione della merce, direttamente al corriere o al venditore. Non c'è credito: il cliente paga prima di ricevere il bene. Questa modalità protegge il venditore dal rischio di insolvibilità e garantisce il pagamento prima della consegna. È una scelta comune quando il cliente è nuovo, quando c'è incertezza sulla sua solidità finanziaria, o quando l'azienda non intende concedere credito.
Devi inviarla non appena ricevi un ordine accompagnato da una richiesta di apertura di credito, se decidi che non puoi concedere credito al cliente in quel momento. È importante inviarla rapidamente (entro 1-2 giorni dal ricevimento dell'ordine) per evitare che il cliente pensi che il credito sia stato automaticamente approvato. Invia la lettera via email o posta certificata, mantenendo una copia firmata nel tuo archivio.
Chiedi al cliente una conferma esplicita: 'Potete confermare l'accettazione dei termini di pagamento alla consegna entro il [DATA]?' oppure 'Vi preghiamo di rispondere con una mail di conferma entro [DATA]'. Specifica sempre una data limite per la risposta e un metodo di comunicazione (email, telefono, lettera). Una conferma scritta protegge entrambe le parti e riduce future controversie.
Il pagamento alla consegna non è obbligatorio: puoi offrire altre modalità come prepagamento totale, anticipo del 50%, bonifico anticipato, o assegno. Tuttavia, se la situazione del cliente presenta rischi di credito, il pagamento alla consegna è la modalità più sicura. Puoi proporre al cliente di scegliere tra pagamento alla consegna o prepagamento, mantenendo la tua protezione.
Se il cliente rifiuta il pagamento alla consegna, hai diverse opzioni: puoi offrire termini alternativi (es. anticipi progressivi), chiedere una garanzia (assegno, bonifico), oppure decidere di non evadere l'ordine. È importante mantenere il dialogo professionale e cercare una soluzione che protegga entrambe le parti. Se il cliente ha una buona storia creditizia, puoi valutare l'apertura di una piccola linea di credito come prova.
Certo, puoi personalizzare la lettera aggiungendo altre informazioni rilevanti per il tuo business, come le spese di spedizione, le condizioni di consegna, il diritto di recesso (se applicabile), o le modalità di reso. Assicurati che tutte le clausole siano coerenti con i tuoi termini generali di vendita e con la legge italiana (Codice Civile). Se hai termini generali complessi, allega un documento separato o rimanda a una pagina del tuo sito.
Conserva una copia della lettera firmata (cartacea o digitale) nel tuo fascicolo cliente o nel sistema di gestione ordini. Se invii via email, salva l'email originale. Mantieni anche la risposta del cliente (conferma dell'accettazione dei termini). Questi documenti sono importanti per la tracciabilità amministrativa e in caso di futuri dispute sul credito o sulla modalità di pagamento concordata.
Sì, il modello è idoneo per l'Italia. È conforme alle norme del Codice Civile italiano sui contratti di vendita e sulle modalità di pagamento. Se operi in Svizzera (Ticino) o altri paesi, verifica che la comunicazione sia conforme alle leggi locali sulla formazione dei contratti e sui diritti del consumatore, soprattutto se il cliente è un consumatore. In caso di dubbio, consulta un avvocato locale.
Nel pagamento anticipato (o prepagamento), il cliente versa il denaro prima che la merce venga spedita. Nel pagamento alla consegna, il cliente versa il denaro al momento della ricezione. Il pagamento anticipato protegge il venditore al massimo (zero rischio di insolvibilità), ma può scoraggiare clienti nuovi o diffidenti. Il pagamento alla consegna è un compromesso: il cliente riceve la merce e verifica lo stato prima di pagare, il venditore mantiene il controllo della merce fino al pagamento. Entrambe le modalità sono lecite e dipendono dall'accordo tra le parti.
La comunicazione di apertura credito è utilizzata quando approvi la richiesta del cliente e desideri formalizzare i termini di credito (es. 30, 60, 90 giorni). La comunicazione di pagamento alla consegna, invece, comunica il rifiuto di credito e propone il pagamento al ricevimento della merce. La prima è costruttiva e apre un rapporto creditizio; la seconda è protettiva e mantiene il controllo fino al pagamento.
Una lettera di conferma ordine conferma semplicemente che hai ricevuto l'ordine e che procederai con l'evasione. Una comunicazione di termini di pagamento alla consegna fa la stessa cosa, ma aggiunge una comunicazione esplicita sulla modalità di pagamento richiesta. La prima è informativa; la seconda è anche normativa (stabilisce le condizioni).
Un modulo di accettazione ordine online (es. pop-up sul sito durante il checkout) comunica i termini di pagamento al momento dell'acquisto. Una lettera di comunicazione è inviata dopo che l'ordine è stato già sottomesso dal cliente. La lettera è più personalizzata e permette di adattare i termini al singolo cliente in base alla sua storia creditizia.
Un contratto di vendita generale copre tutti i termini di vendita (pagamento, consegna, reso, garanzie, responsabilità). Una comunicazione di termini di pagamento alla consegna è specifica e focalizzata sulla modalità di pagamento per un singolo ordine. La comunicazione è più semplice e rapida; il contratto è più completo ma richiede più tempo per essere negoziato.
I rivenditori usano questa comunicazione per gestire clienti nuovi o con storia creditizia incerta, proteggendo il flusso di cassa.
I venditori online la utilizzano per comunicare ai clienti che non accettano credito e richiedono pagamento alla consegna o prepagamento.
I produttori che vendono a clienti B2B spesso richiedono pagamento alla consegna per ordini iniziali, prima di instaurare rapporti di credito.
I distributori la usano per formalizzare le condizioni di pagamento con nuovi clienti prima di procedere con la spedizione.
Consulenti e fornitori di servizi possono usarla per comunicare termini di pagamento chiari prima di iniziare i lavori.
I fornitori di prodotti alimentari la usano per gestire il credito con clienti nuovi, proteggendo i prodotti deperibili fino al pagamento.
Questo modello è conforme alle leggi italiane (Codice Civile) in materia di contratti di vendita e modalità di pagamento. È valido su tutto il territorio nazionale italiano e copre sia transazioni B2B che B2C.
In Svizzera (Ticino), il modello è utilizzabile ma richiede verifica rispetto al Codice delle obbligazioni svizzero. Se il cliente è un consumatore, verifica le norme sulla protezione del consumatore ticinesi. Consulta un avvocato locale se l'importo è significativo.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Stai inviando la lettera a un cliente nuovo o con credito incerto e vuoi una comunicazione rapida e standardizzata. | Gratuito (modello); 10-30 minuti di tuo tempo. | 5-15 minuti per personalizzare e inviare. |
| Modello + revisione professionale | Vuoi che un professionista (commercialista o avvocato) riveda la lettera prima dell'invio, soprattutto se coinvolge importi significativi. | Modello gratuito + 50-150 € per revisione legale/commerciale. | Revisione in 1-3 giorni; invio entro una settimana. |
| Redatto su misura | Hai situazioni complesse (clienti con storici controversi, importi elevati, termini particolari) e desideri una lettera completamente personalizzata da un avvocato. | 200-500 € per una lettera personalizzata e un contratto allegato. | 3-7 giorni per negoziazione e stesura finale. |
Questo documento è uno dei 3,000+ modelli aziendali e legali inclusi in Business in a Box.
Accedi a oltre 3,000+ modelli aziendali e legali per qualsiasi attività, progetto o iniziativa.
Personalizza il tuo modello di documento aziendale pronto all'uso e salvalo nel cloud.
Condividi i tuoi file e cartelle con il tuo team. Crea uno spazio di collaborazione fluida.
"Idea fantastica! Non so come farei senza. Vale ogni centesimo, e come investimento si è ripagato più volte."
"Ho usato Business in a Box per 4 anni. È stata la fonte di modelli più utile che abbia mai trovato. Lo raccomando a chiunque."
"Mi ha salvato la vita così tante volte che ho perso il conto. Business in a Box mi ha fatto risparmiare tantissimo tempo e, come sapete, il tempo è denaro"
Smetti di scaricare documenti. Inizia a operare con chiarezza. Business in a Box ti offre il sistema operativo aziendale utilizzato da oltre 250.000 aziende in tutto il mondo per strutturare, gestire e far crescere la tua attività.
Inizia gratis · Nessuna carta di credito richiesta
