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È una lettera professionale pronta all'uso che comunica ufficialmente a un candidato la data, l'ora, il luogo e i dettagli dell'intervista di lavoro e di eventuali test di selezione. Il modello è disponibile in formato Word gratuito, modificabile online e esportabile in PDF, permettendoti di personalizzarlo con i dati aziendali, il nome del candidato, dell'intervistatore e tutte le informazioni logistiche necessarie. Formalizza l'invito al colloquio creando un primo contatto professionale che riflette l'immagine dell'azienda e organizza la fase successiva del processo di selezione.
Una convocazione scritta, formale e dettagliata protegge sia l'azienda che il candidato. Comunica chiaramente data, ora, luogo e modalità d'accesso, riducendo il rischio di assenze non comunicate, ritardi o presentazioni in sede sbagliata. Inoltre, costituisce una traccia documentale del processo di selezione, utile per questioni di conformità e per eventuali contenzioso futuro. Dal punto di vista della reputazione aziendale, una lettera ben strutturata trasmette professionalità, ordine e serietà, migliorando la percezione del candidato e aumentando le probabilità che i migliori talenti accettino successivamente un'offerta di lavoro. Infine, permette al candidato di organizzarsi adeguatamente (permessi, trasporti, preparazione) e crea un'atmosfera di fiducia e trasparenza nel processo di selezione.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Candidato convocato per un colloquio uno a uno con un responsabile | Appuntamento per intervista singola |
| Candidato deve sostenere test attitudinale o tecnico prima del colloquio | Appuntamento con test di selezione |
| Colloquio con più intervistatori provenienti da dipartimenti diversi | Appuntamento per intervista panel |
| Incontro presso gli uffici della società, con indicazioni logistiche precise | Appuntamento in sede aziendale |
| Colloquio remoto via piattaforma digitale, con link e istruzioni tecniche | Appuntamento in videoconferenza |
| Candidato partecipa a giornata di selezione con più esercitazioni e valutazioni | Appuntamento con assessment center |
Perché conta: Comunica disorganizzazione e danneggia la reputazione aziendale; il candidato potrebbe presentarsi a una data in cui nessuno lo aspetta.
Fix: Coordina con tutti gli intervistatori prima di inviare la convocazione e verifica il calendario interno.
Perché conta: Il candidato può arrimare in ritardo, in luogo sbagliato, o rinunciare per incertezza, perdendo un candidato valido.
Fix: Includi indirizzo completo, numero ufficio, istruzioni per il parcheggio e, se online, il link con largo anticipo.
Perché conta: Il primo contatto formale influenza la percezione del candidato sull'azienda; un tono freddo può scoraggiare i migliori talenti.
Fix: Mantieni un equilibrio fra professionalità e cortesia; ringrazia sinceramente per l'interesse e comunica entusiasmo per il colloquio.
Perché conta: Il candidato potrebbe presentarsi senza CV, diplomi o referenze richieste, ritardando o complicando la valutazione.
Fix: Elenca chiaramente quali documenti sono necessari (CV, certificati, documento di identità) e se deve portarli in versione cartacea o digitale.
Perché conta: Il candidato non sa quanto tempo deve dedicare e potrebbe avere altri impegni, generando frustrazione o cancellazioni.
Fix: Specifica 'L'intervista durerà circa [X] minuti' e 'Il test richiede [X] minuti per il completamento'.
Perché conta: Se il candidato ha un imprevisto o domande, non sa come contattare l'azienda, portando a assenze non comunicate.
Fix: Fornisci sempre un numero telefonico e un'email, e specifica gli orari di disponibilità per contatti.
Contiene il logo aziendale, i dati di contatto dell'azienda, la data di redazione della lettera e i riferimenti del destinatario (nome, indirizzo, CAP, città).
Apre il messaggio con un 'Gentile [Nome]' e ringrazia il candidato per la candidatura rivolta all'azienda, creando un tono cortese e professionale.
Annuncia che l'intervista è stata programmata, con data, ora e nome/titolo dell'intervistatore incaricato di condurre il colloquio.
Specifica il luogo dell'incontro (sede aziendale, sala riunioni, piattaforma virtuale), eventuali documenti da portare, e modalità di accesso (parcheggio, numero ufficio, link videoconferenza).
Se previsto, descrive brevemente il tipo di test, la durata, e gli argomenti interessati, in modo da permettere al candidato di prepararsi adeguatamente.
Fornisce il numero di telefono e/o email per eventuali domande, variazioni di appuntamento, o conferma della partecipazione da parte del candidato.
Conclude con una formula di cortesia (ad esempio 'Cordiali saluti' o 'Le porgiamo i nostri migliori auguri'), il nome del sottoscrittore, la firma e il timbro aziendale.
Completa l'intestazione con logo, nome azienda, indirizzo e recapiti telefonici. Sostituisci i campi [DATA], [Nome Contatto], e [Indirizzo] con le informazioni reali del candidato.
💡 Verifica che l'indirizzo del candidato sia corretto per evitare mancate ricezioni della lettera.
Compila la data completa (giorno, mese, anno) e l'ora esatta del colloquio. Assicurati che sia una data realistica e concordata internamente con gli intervistatori.
💡 Lascia uno spazio di almeno 7-10 giorni tra l'invio della lettera e la data dell'intervista, per consentire al candidato di organizzarsi.
Inserisci il nome completo, il titolo professionale e il dipartimento della persona che condurrà l'intervista (es. 'Dr. Mario Rossi, Direttore Risorse Umane').
💡 Se il colloquio sarà condotto da più persone, elenca tutti gli intervistatori per trasparenza.
Specifica se l'incontro avverrà in sede aziendale (con dettagli su parcheggio, numero ufficio, piano) oppure in videoconferenza (con link e istruzioni tecniche).
💡 Se l'intervista è in sede, includi una mappa semplice o indicazioni stradali per candidati che non conoscono la location.
Se previsto un test di selezione, descrivi brevemente il tipo (psicometrico, tecnico, linguistico), gli argomenti, e il tempo a disposizione.
💡 Comunica se il test è cartaceo o digitale, e quale strumento/piattaforma sarà utilizzato.
Includi un numero telefonico e un'email di contatto affinché il candidato possa confermare la propria partecipazione o porre domande.
💡 Indicazioni il primo e l'ultimo giorno utile per la conferma, per es. 'Confermare la partecipazione entro il [Data limite]'.
Leggi attentamente il testo per verificare l'assenza di errori di ortografia, indirizzi corretti e coerenza formale. Firma digitalmente o stampa per la firma autografa.
💡 Confronta i dati con il CV del candidato per evitare discrepanze di nome, indirizzo o altre informazioni personali.
È consigliabile inviare la convocazione almeno 7-10 giorni prima della data dell'intervista, per permettere al candidato di organizzarsi. In caso di posizioni urgenti, 5 giorni possono essere sufficienti, ma comunicalo chiaramente nel testo. Evita invii con meno di 3 giorni di preavviso, salvo emergenze specifiche concordate con il candidato.
No. La lettera di convocazione serve esclusivamente a comunicare data, ora, luogo e modalità dell'intervista. Dettagli su stipendio, benefici e condizioni contrattuali vanno affrontati dopo una valutazione positiva e, generalmente, in una successiva fase di contrattazione. Anticiparli nella convocazione potrebbe complicare il processo di selezione.
Menziona il test nella lettera di convocazione, specificando il tipo (psicometrico, tecnico, linguistico), la durata, gli argomenti principali e se è cartaceo o digitale. In questo modo, il candidato può prepararsi adeguatamente. Evita sorprese all'arrivo, poiché genereranno stress e insoddisfazione.
Inserisci il link di accesso (Zoom, Teams, Google Meet), l'orario esatto con il fuso orario se internazionale, eventuali requisiti tecnici (webcam, microfono, banda minima), e il numero di telefono di backup in caso di problemi di connessione. Offri al candidato la possibilità di testare la connessione qualche giorno prima.
No. La lettera di convocazione non è il luogo appropriato per comunicare il salario. Se il candidato chiede informazioni sul compenso prima dell'intervista, rispondi via email separata, mantenendo un intervallo di fascia piuttosto che una cifra fissa, fino a una valutazione completa del candidato.
Contattalo lo stesso giorno via telefono per capire se c'è un motivo (emergenza, malinteso sulla data/ora). Se non risponde, invia un'email formale documenta l'assenza. Se non comunica nulla, è possibile chiudere il processo con questo candidato o chiedere una breve spiegazione prima di procedere. Conserva la documentazione per tracciabilità.
Sì, in Italia è praticamente standard inviare la convocazione per email, che è più veloce e tracciabile. Tuttavia, se il candidato non ha fornito un indirizzo email valido, puoi inviare la lettera per posta ordinaria o raccomandata. Per candidati di livello senior, una lettera cartacea può aggiungere formalità e professionalità.
Sì, è buona pratica. Nella lettera, scrivi: 'Pur non richiedendo conferma formale, apprezzeremmo una breve risposta via email o telefono se non potrai presentarti' oppure 'Ti preghiamo di confermare la tua partecipazione entro [data]'. Questo riduce le assenze non comunicate e semplifica la pianificazione dell'intervista.
La lettera di convocazione comunica al candidato che è stato selezionato positivamente e ne fissa l'appuntamento. La lettera di rifiuto, al contrario, comunica una valutazione negativa e chiude il processo di selezione. La prima è volta a proseguire il dialogo; la seconda è una comunicazione definitiva.
L'offerta di lavoro segue l'intervista riuscita e contiene dettagli contrattuali, retribuzione, benefici e date di inizio. La convocazione è meramente logistica e precede qualsiasi valutazione dei risultati di colloquio e test. L'una prepara l'incontro; l'altra lo conclude positivamente.
Un'email informale è veloce ma meno formale e non costituisce documentazione ufficiale. La lettera di convocazione strutturata è più professionale, archiviabile e trasmette una percezione aziendale di serietà e organizzazione, soprattutto per candidati di seniority media o alta.
Un comunicato stampa annuncia pubblicamente un nuovo assunto dopo l'acquisizione del contratto. La lettera di convocazione è privata, indirizzata al solo candidato, e avviene in una fase molto precedente—prima ancora di valutare il candidato attraverso il colloquio.
Convocazione di candidati per ruoli specializzati, spesso con test attitudinali o tecnici.
Selezione di personale operativo e manutentori, con indicazioni logistiche precise per accesso ai reparti.
Comunicazione formale per candidati di profilo idoneo a ruoli di compliance, analisi e vendita.
Convocazione di infermieri, medici, OSS con test specifici del settore e verifiche di idoneità.
Selezione di insegnanti e tutor con colloqui e prove didattiche strutturate.
Convocazione di personale di vendita e front-line con test attitudinali e role-play.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Aziende piccole e medie con processo di selezione interno consolidato e senza vincoli legali specifici. | Gratuito; costo di personalizzazione: 0 euro. | 5-10 minuti per compilare e personalizzare il modello. |
| Modello + revisione professionale | Imprese che desiderano aggiungere clausole specifiche (confidenzialità, test supplementari) o verificare la conformità con GDPR nella comunicazione. | Modello gratuito + 50-150 euro per revisione legale leggera. | 3-5 giorni per revisione esterna; compilazione interna: 15 minuti. |
| Redatto su misura | Grandi aziende con standard HR elevati, multinazionali, o settori regolati (sanità, finanza) che richiedono conformità specifiche e branding aziendale personalizzato. | 300-800 euro per redazione da parte di uno specialista HR o legale. | 1-2 settimane per sviluppo, feedback e approvazione interna. |
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