Téléchargement Word gratuit • Modification en ligne • Sauvegarde et partage avec Drive • Exportation en PDF
C'est une lettre professionnelle que vous envoyez à un client ou à un destinataire pour l'informer que des pièces ou du matériel commandés ou attendus ont été reçus à votre entrepôt, centre de distribution ou établissement. La lettre documente également vos tentatives de contact antérieures (appels, courriels) et propose des services additionnels : entreposage, livraison, installation, maintenance. C'est un outil essentiel pour les entreprises de logistique, de distribution ou de services techniques. Vous téléchargez ce modèle en Word gratuit, le personnalisez avec vos coordonnées et celles du destinataire, puis l'envoyez par courrier ou courriel.
Recevoir des pièces ou du matériel destiné à un tiers, c'est accepter une responsabilité. Si vous n'informez pas le propriétaire promptement et clairement, vous risquez des malentendus, des réclamations de frais de stockage, des litiges, et même des problèmes légaux. Une notification d'arrivage professionnelle :
Sans cette notification, le matériel peut rester bloqué, les clients peuvent nier l'arrivage, et vous perdez le contrôle de la situation. Ce modèle vous permet de communiquer efficacement en quelques minutes.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Avis basique de réception sans services additionnels | Notification simple d'arrivage |
| Arrivage + proposition de services logistiques ou techniques | Notification avec offre de service |
| Plusieurs appels restés sans réponse avant la notification | Notification suite à tentatives de contact |
| Vérification que le destinataire est toujours intéressé | Notification avec demande de confirmation |
| Mention d'une période limite avant disposition du matériel | Notification avec délai de réclamation |
Pourquoi c'est important : La lettre peut se perdre en route ou arriver à la mauvaise personne, rendant votre notification inefficace.
Fix: Vérifiez deux fois l'adresse avant d'imprimer ou d'envoyer ; utilisez un modèle de base de données si possible.
Pourquoi c'est important : Le destinataire ne sait pas s'il s'agit vraiment de sa commande, ce qui crée de la confusion et retarde la résolution.
Fix: Incluez les numéros de série, références, quantités et descriptions précises de chaque article.
Pourquoi c'est important : La lettre semble soudaine et peut être ignorée ou jugée suspecte par le destinataire.
Fix: Expliquez brièvement que vous avez appelé ou envoyé des courriels ; cela légitime votre démarche.
Pourquoi c'est important : Le destinataire ne sait pas comment utiliser vos services ni quel est votre coût ou processus.
Fix: Décrivez chaque service disponible brièvement et indiquez comment commander (téléphone, courriel, site web).
Pourquoi c'est important : Le matériel peut rester entreposé indéfiniment, générant des coûts et des conflits avec le destinataire.
Fix: Fixez une date limite claire (ex. : 14 jours) après laquelle des frais de stockage s'appliquent ou le matériel sera disposé.
Pourquoi c'est important : Le destinataire ne peut pas vous répondre efficacement, ce qui remet en question votre sérieux.
Fix: Terminez par votre nom, titre, numéro de téléphone, courriel et adresse postale ou adresse de bureau.
En langage simple : Section identifiant le lieu et la date, suivie du nom et de l'adresse complète du destinataire.
[LIEU], [DATE] [NOM DU DESTINATAIRE] [ADRESSE 1] [ADRESSE 2] [VILLE, ÉTAT/PROVINCE] [CODE POSTAL]
Erreur courante : Omettre la province ou le code postal, ce qui ralentit la livraison ou crée une confusion.
En langage simple : Titre clair et explicite annonçant le sujet exact : notification d'arrivage et offre de service.
OBJET : NOTIFICATION D'ARRIVAGE DE PIÈCES ET OFFRE DE SERVICE
Erreur courante : Rédiger un objet vague ou ambigu qui ne précise pas qu'il s'agit d'une notification d'arrivage.
En langage simple : Formule de politesse standard adressée au destinataire par son titre ou nom.
Madame, Monsieur [nom du destinataire],
Erreur courante : Utiliser un ton trop familier ou omettre le nom du destinataire.
En langage simple : Annonce claire que les pièces ou le matériel commandés ont été reçus et sont en attente.
Nous avons reçu les pièces de votre [DÉCRIRE LE MATÉRIEL] et avons tenté de vous contacter à maintes reprises pour vous en informer.
Erreur courante : Rester vague sur la description du matériel reçu, ce qui crée de la confusion.
En langage simple : Rappel des efforts de contact antérieurs, justifiant l'envoi de cette lettre.
Avons tenté de vous contacter à maintes reprises par téléphone et par courriel.
Erreur courante : Oublier de mentionner les tentatives, ce qui rend la lettre moins légitime et professionnelle.
En langage simple : Énumération ou description précise du matériel arrivé, quantités et références si applicable.
Les pièces suivantes sont arrivées : [détail des articles, références, quantités].
Erreur courante : Fournir une description trop générale ou imprécise qui ne permet pas au destinataire d'identifier ce qu'il a commandé.
En langage simple : Offre explicite de services connexes : entreposage, installation, maintenance ou livraison.
Nous demeurons à votre disposition pour l'installation, l'entreposage ou la livraison de ce matériel selon vos besoins.
Erreur courante : Proposer vaguement des services sans expliquer leur valeur ou comment les demander.
En langage simple : Indication d'une date limite après laquelle des frais de stockage s'appliquent ou le matériel sera disposé.
Merci de nous confirmer dans les [NOMBRE] jours les arrangements que vous souhaitez pour ce matériel.
Erreur courante : Ne pas fixer de délai clair, ce qui peut entraîner des malentendus ou des conflits.
En langage simple : Signature professionnelle avec invitation à prendre contact et coordonnées complètes de l'émetteur.
Nous vous prions de nous contacter dès réception de cette lettre. Cordialement, [NOM ET TITRE].
Erreur courante : Oublier les coordonnées de contact ou rédiger une formule trop brève qui semble impersonnelle.
En haut à gauche, notez le lieu d'où provient la lettre et la date du jour d'expédition.
💡 Utilisez le format [LIEU], [DATE COMPLÈTE] pour plus de clarté professionnelle.
Complétez le nom, l'adresse complète, la ville, la province et le code postal du client.
💡 Vérifiez l'exactitude de l'adresse pour éviter tout retour ou retard postal.
Gardez l'objet fourni ou adaptez-le si nécessaire, en restant direct et informatif.
💡 L'objet doit être lu en entier : gardez-le sous une ligne et demie.
Énumérez les pièces ou articles arrivés avec leurs références, quantités et caractéristiques.
💡 Incluez les numéros de commande ou de série pour que le destinataire identifie immédiatement son envoi.
Expliquez brièvement que vous avez tenté de joindre le destinataire par plusieurs canaux.
💡 Cela légitime l'envoi de la lettre et montre votre diligence.
Décrivez succinctement les services que vous offrez : entreposage, livraison, installation, etc.
💡 Restez concis et aligné sur les services que votre entreprise propose vraiment.
Indiquez une date limite pour que le destinataire confirme ses arrangements ou retire le matériel.
💡 Choisissez un délai réaliste selon votre politique interne (7 à 30 jours).
Terminez par une formule de fermeture professionnelle, votre signature et vos coordonnées complètes.
💡 Incluez téléphone, courriel et adresse pour faciliter la prise de contact.
Envoyez-la dès que possible après la réception du matériel, idéalement le même jour ou le jour suivant. Si vous avez déjà tenté de contacter le destinataire par téléphone ou courriel sans succès, la lettre devient encore plus importante : elle documente vos efforts et protège votre entreprise en cas de litige concernant l'entreposage ou les délais.
Oui, absolument. Incluez les références, quantités, numéros de série si disponibles, et toute autre information permettant au destinataire d'identifier immédiatement sa commande. Une description vague crée des malentendus et ralentit la résolution. Plus vous êtes précis, plus le processus est rapide et professionnel.
Un délai de 7 à 30 jours est courant selon votre secteur et votre politique. Consultez votre contrat ou conditions de vente pour déterminer le délai approprié. Mentionnez clairement que des frais de stockage s'appliquent après ce délai, ou que le matériel sera disposé conformément à votre protocole.
Après le délai indiqué dans la lettre, envoyez un rappel par courriel ou par courrier recommandé. Documentez toutes vos tentatives de contact. Si plusieurs semaines s'écoulent sans réponse, consultez votre politique interne ou un avocat sur les options légales pour la disposition du matériel ou la réclamation de frais de stockage.
Proposez les services que votre entreprise offre réellement : entreposage, livraison, installation, maintenance, inspection, etc. Restez honnête et concis. Trop de propositions diluent votre message ; mieux vaut en mentionner 2 ou 3 pertinents et inviter le destinataire à demander plus d'information.
Pour les clients importants ou les matériels de valeur, l'envoi par courrier recommandé offre une preuve de livraison et un ton plus formel. Vous pouvez aussi envoyer une version par courriel en même temps pour plus de rapidité. Adaptez la méthode selon l'urgence et la nature de votre relation commerciale.
Documentez le matériel reçu dès l'arrivage : prenez des photos, vérifiez les références et les quantités par rapport au bon de livraison du transporteur. Cette documentation sera votre preuve en cas de litige. Si une discordance existe, notifiez le fournisseur ou le transporteur rapidement et informez le destinataire de la situation.
Une confirmation de commande reconnaît la réception d'une commande AVANT la fabrication ou l'expédition. Une notification d'arrivage confirme que le matériel physique a ÉTÉ REÇU par votre entrepôt ou installation. Utilisez la confirmation de commande au moment de la vente ; utilisez la notification d'arrivage à la réception du matériel.
L'avis du transporteur (fourni par FedEx, UPS, etc.) informe du départ du colis. Votre notification d'arrivage annonce qu'il EST ARRIVÉ chez vous et attend le destinataire final. Vous composez cette lettre ; le transporteur compose la sienne. Utilisez les deux pour une traçabilité complète.
Une facture réclame le paiement pour des services rendus ou des biens livrés. Une notification d'arrivage informe simplement de la réception du matériel, sans dimension commerciale immédiate. Vous pouvez inclure une mention de frais futurs si le matériel n'est pas retiré, mais ne facturez pas encore.
Une mise en demeure exige une action dans un délai strict, avec menace de conséquences légales. Une notification d'arrivage informe poliment et invite à prendre contact. Envoyez d'abord la notification ; réservez la mise en demeure pour après l'échec des rappels ultérieurs.
Notification d'arrivage de marchandises destinées à des clients tiers avec offre de services d'entreposage ou de manutention.
Avis de réception de pièces ou produits commandés par des distributeurs ou revendeurs avant livraison finale.
Notification de réception de pièces de rechange avec proposition d'installation ou de maintenance.
Lettre de notification pour les colis en transit, les pièces détachées ou les équipements déposés en centre de distribution.
Communication avec les clients sur la réception de matières premières ou de composants commandés avec services additionnels.
Notification aux propriétaires de l'arrivage de pièces nécessaires à la réparation ou à la restauration de leurs équipements.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Communications de routine avec clients fiables et matériel de valeur faible à moyenne. | Gratuit (modèle) + coûts d'impression et d'envoi postal. | 15 à 30 minutes pour adapter et envoyer. |
| Modèle + revue professionnelle | Situations impliquant des délais importants, des clients contestataires ou du matériel de haute valeur. | Coût du modèle + 100–300 $ pour revue par professionnel logistique ou avocat. | 1 à 2 jours avec délai de révision. |
| Rédigé sur mesure | Contrats complexes, clients institutionnels, matériel critique, ou litiges anticipés. | 500–2000 $ selon la complexité et le professionnel mandaté. | 3 à 7 jours pour rédaction complète et négociation. |
Ce document fait partie des 3,000+ modèles inclus dans Business in a Box.
Accédez à plus de 3,000+ modèles commerciaux et juridiques pour toute tâche, projet ou initiative.
Personnalisez votre modèle de document commercial prêt à l'emploi et enregistrez-le dans le cloud.
Partagez vos fichiers et dossiers avec votre équipe. Créez un espace de collaboration fluide.
"Valeur fantastique! Je ne sais pas comment je m'en passerais. Il vaut son pesant d'or et s'est remboursé plusieurs fois."
"J'utilise Business in a Box depuis 4 ans. C'est la source de modèles la plus utile que j'ai rencontrée. Je le recommande à tout le monde."
"Cela m'a sauvé la vie tant de fois que j'ai perdu le compte. Business in a Box m'a fait gagner beaucoup de temps et comme vous le savez, le temps c'est de l'argent."
Arrêtez de télécharger des documents. Commencez à gérer avec clarté. Business in a Box vous donne le système opérationnel utilisé par plus de 250 000 entreprises dans le monde pour structurer, gérer et développer leur entreprise.
Commencez gratuitement · Aucune carte de crédit requise
