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É uma carta oficial que formaliza a resposta da empresa quando um funcionário solicita ausência por motivos médicos (condição de saúde própria ou de familiar próximo) ou familiares (nascimento ou adoção de criança). O modelo cobre todos os elementos legais críticos: confirmação da elegibilidade para FMLA, datas de ausência, requisitos de certificação médica, continuidade de seguro saúde e opções sobre licenças remuneradas. Disponível para download gratuito em Word, editável on-line e exportável em PDF, permitindo customização rápida para diferentes cenários.
A falta de resposta formal a um pedido de licença deixa o funcionário sem confirmação oficial dos seus direitos e pode gerar mal-entendidos sobre duração, pagamento e obrigações. Além disso, sem documentação clara, a empresa fica vulnerável a reclamações legais — especialmente em relação a FMLA, que impõe prazos rigorosos e exigências específicas. Uma resposta bem estruturada protege ambas as partes: o funcionário sabe exatamente o que esperar (datas, se terá salário, se precisa apresentar atestado), e a empresa tem registo oficial de que cumpriu obrigações legais, comunicou direitos corretamente e mantém processos conformes. Evita conflitos, assegura continuidade operacional e demonstra que a empresa gere ausências de forma profissional e ética.
| Se sua situação é… | Use este modelo |
|---|---|
| Funcionário com condição séria de saúde que necessita tratamento ou recuperação. | Licença Médica (condição própria) |
| Funcionário solicitando licença por nascimento de criança ou colocação para adoção. | Licença Familiar (nascimento ou adoção) |
| Funcionário precisa cuidar de cônjuge, filho ou progenitor com condição séria. | Licença para Cuidado Familiar |
| Empresa permite usar saldo de férias ou faltas remuneradas antes de FMLA não remunerada. | Resposta com Substituição de Licenças Remuneradas |
| Empresa exige atestado médico para validar elegibilidade ou extensão da licença. | Resposta com Requisição de Certificação Médica |
| Funcionário mantém contribuição de prêmios durante licença não remunerada. | Resposta com Continuidade de Seguro Saúde |
Por que importa: A empresa perde o direito de exigir certificação se ultrapassar 15 dias da notificação de exigência.
Fix: Sempre inclua data-limite explícita 15 dias após a notificação da exigência.
Por que importa: Funcionário pode ter seguro cancelado por falta de pagamento, perder cobertura médica e responsabilizar empresa.
Fix: Detalhe exatamente o método de pagamento, período de carência e consequências de atraso.
Por que importa: Funcionário fica confuso sobre se receberá salário e quanto tempo efetivamente tem de direito.
Fix: Use termos precisos; explique que FMLA protege o emprego mas geralmente é não remunerada.
Por que importa: Viola direito do funcionário e pode ser contestado judicialmente.
Fix: Sempre deixe clara a opção: funcionário escolhe se quer usar férias primeiro ou licença FMLA.
Por que importa: Carta não oficializada não tem valor legal e pode ser desafiada.
Fix: Assine com nome, cargo e data de um responsável autorizado de RH ou administração.
Por que importa: Funcionário fica sem confirmação oficial e empresa pode perder prazos legais de resposta.
Fix: Responda dentro de 5–7 dias úteis após receber o pedido.
Em linguagem simples: Espaço para nome do funcionário, data do pedido, departamento e cargo, criando registro oficial.
Nome do funcionário: [NOME]. Data: [DATA]. Departamento: [DEPARTAMENTO]. Cargo: [CARGO].
Erro comum: Omitir dados específicos deixa a carta vaga e dificulta rastreamento administrativo.
Em linguagem simples: Confirmação do motivo — nascimento, adoção, cuidado de familiar ou condição própria de saúde.
Em [DATA] você nos informou da sua necessidade de tirar licença médica/familiar devido à: O nascimento de uma criança ou [...] Uma condição séria de saúde da qual você precisa cuidar.
Erro comum: Ser vago sobre o motivo pode gerar confusão quanto aos direitos aplicáveis.
Em linguagem simples: Período específico: data de início e data prevista de retorno.
Você solicitou iniciar em [DATA] e voltar por volta de [DATA].
Erro comum: Não especificar datas deixa a licença indefinida e prejudica planejamento de cobertura.
Em linguagem simples: Declaração se o funcionário é ou não elegível para proteção de licença familiar/médica.
Você é [ELEGÍVEL / NÃO ELEGÍVEL] para licença por FMLA (Licença Familiar/Médica).
Erro comum: Não comunicar claramente o status de elegibilidade gera conflitos sobre direitos.
Em linguagem simples: Confirmação se a licença será descontada do saldo FMLA anual do funcionário.
O pedido de licença [SERÁ / NÃO SERÁ] imputado do seu direito à FMLA anual.
Erro comum: Confundir FMLA não remunerada com licenças remuneradas leva a erros de contabilidade.
Em linguagem simples: Indicação se atestado médico é obrigatório, prazo para apresentação (até 15 dias).
Você [VAI / NÃO VAI] ser obrigado a fornecer atestado médico. Se necessário, você deve fornecer certificado em [DATA].
Erro comum: Não respeitar o prazo legal de 15 dias invalida o requisito de certificação.
Em linguagem simples: Opção do funcionário de usar saldo de férias ou faltas remuneradas antes de FMLA não remunerada.
Você pode optar por substituir licenças remuneradas já vencidas pela licença não remunerada FMLA. Nós [VAMOS / NÃO VAMOS] exigir essa substituição.
Erro comum: Forçar substituição sem dar opção ao funcionário viola direitos e pode ser contestado.
Em linguagem simples: Informação sobre como prêmios de seguro saúde serão pagos durante a licença (por funcionário, por empresa ou carência).
Se você costuma pagar uma parte dos prêmios para o seguro de saúde, esses pagamentos continuarão sendo feitos [...] Você tem um [NÚMERO] período de carência para efetuar o pagamento.
Erro comum: Deixar indefinido quem paga os prêmios pode resultar cancelamento de cobertura inesperado.
Insira nome completo, data da resposta, departamento e cargo. Estes dados tornam a carta um registro oficial no ficheiro de pessoal.
💡 Use a data em que a empresa responde, não a data do pedido.
Transcreva o motivo informado pelo funcionário (nascimento, adoção, condição de saúde própria ou de familiar) e as datas de início e retorno previstas.
💡 Verifique se as datas estão alinhadas com o pedido original do funcionário.
Verifique se o funcionário atende critérios legais (tempo de empresa, horas trabalhadas, tamanho da empresa) e indique se é elegível ou não.
💡 Em caso de dúvida sobre elegibilidade, consulte legislação FMLA ou advogado trabalhista.
Indique claramente se a ausência será contabilizada contra o saldo FMLA anual do funcionário (ou seja, reduzir direito a futuras licenças no mesmo ano).
💡 Esta informação é obrigatória por lei para funcionários elegíveis.
Se necessário atestado, indique que será exigido e fixe prazo de 15 dias para apresentação. Se não for obrigatório, deixe explícito.
💡 Não pode ultrapassar 15 dias da notificação — respeite o prazo legal.
Informe se o funcionário pode optar por usar férias acumuladas ou faltas remuneradas antes de licença FMLA não remunerada.
💡 Deixe clara a escolha — se for obrigatório usar primeiro, isso deve estar documentado em política da empresa.
Esclareça como serão pagos os prêmios: por desconto em folha (se houver), período de carência para pagamento, ou cláusula de atraso de retorno se não pagar a tempo.
💡 Isto é crítico — funcionário sem seguro durante licença pode perder cobertura permanentemente.
FMLA é uma proteção legal que garante licença não remunerada por até 12 semanas por motivos qualificados (saúde, família), mantendo emprego e benefícios. Licenças remuneradas são dias pagos que a empresa oferece (férias, faltas), que são limitados. Você pode usar licenças remuneradas primeiro e depois FMLA, ou apenas FMLA, dependendo da política da empresa. Esta carta deve deixar claro qual caminho será seguido.
Não. FMLA protege o direito de tirar licença, mas geralmente ela é não remunerada. A empresa não é obrigada a pagar durante licença FMLA, a menos que a política da empresa diga o contrário. Porém, o funcionário pode optar por usar suas próprias licenças remuneradas acumuladas (férias) durante esse período, o que faz com que receba salário enquanto está ausente. A carta de resposta deve clarificar isso.
Máximo 15 dias após notificar o funcionário da exigência. Você não pode exigir certificação retroativamente ou com prazo impossível. Se o funcionário não apresentar dentro de 15 dias, você pode postergar o início da licença até que ela seja apresentada. A data-limite deve estar explícita na carta de resposta.
Depende da política acordada. A empresa pode cancelar a cobertura se o pagamento não chegar no prazo, ou pode optar por pagar a quota do funcionário e descontar depois quando ele retornar. A lei não obriga a empresa a cobrir os prêmios — é uma escolha dela. Por isso é crítico deixar isso claro e por escrito na carta de resposta, com prazos exatos.
Depende da política da empresa. Você pode forçar essa substituição se sua política estiver documentada e comunicada. Porém, é recomendável dar opção ao funcionário — deixar que ele escolha se quer usar férias primeiro ou ir direto para FMLA. Isto evita conflitos legais. A carta de resposta deve deixar claro se é obrigatório ou opcional.
Envie um e-mail solicitando as informações faltantes. Você tem até 15 dias para responder (contados da data em que recebeu pedido claro e completo). Se o pedido ficar incompleto além disso, você pode postergar a licença até receber documentação adequada. A carta de resposta deve indicar quais informações estão faltando e qual é o prazo para apresentação.
Recomenda-se assinatura em original (manuscrita e escaneada) ou digital certificada. Uma simples assinatura digitada e e-mail é menos formal, mas pode funcionar se documentada adequadamente no ficheiro do funcionário. Para documentos críticos que envolvem direitos legais, use o padrão mais formal disponível na sua empresa — assinatura autenticada é o melhor.
Até 12 semanas (480 horas) por ano civil ou período de 12 meses (conforme política da empresa). O tempo é contado a partir do início da licença. Se o funcionário não usar o direito completo num ano, a empresa pode ou não permitir carregamento para o próximo ano (depende da lei e política). A carta deve indicar se há carregamento e qual é a duração máxima neste caso.
O pedido é o documento que o funcionário preenche solicitando ausência. A resposta é a carta da empresa confirmando se foi aprovada, sob quais condições e com que direitos. Ambos são essenciais — o pedido inicia o processo, a resposta formaliza a decisão e protege ambas as partes.
A certificação é um documento de profissional de saúde que comprova a condição séria de saúde. A carta de resposta pode exigir essa certificação, mas ela é um documento separado. A resposta declara que a certificação é obrigatória; o funcionário depois a fornece.
A política é um documento geral que define regras de licenças para todos funcionários (dias de férias, procedimento de pedido, FMLA). A resposta é específica a um funcionário e situação. Ambas devem estar alinhadas — a resposta aplica a política ao caso concreto.
O contrato define direitos e obrigações gerais. A resposta de licença é um adendo que comunica decisão específica sobre ausência. O contrato fornece o quadro; a resposta implementa um direito concreto em momento específico.
Empresa com departamento de RH formaliza resposta a pedidos de licença para manter registro oficial e conformidade legal.
Clínicas, hospitais e consultórios usam este modelo para responder pedidos de licença de profissionais de saúde, garantindo continuidade de cuidados.
Escolas e universidades formalizam respostas a pedidos de licença de professores e funcionários administrativos.
Empresas de TI com funcionários espalhados por múltiplas regiões usam modelo para documentar licenças conforme FMLA.
Bancos e seguradoras formalizam respostas a licenças para conformidade regulatória e auditoria.
Lojas e centros comerciais usam modelo para comunicar decisão oficial sobre licenças de funcionários de equipa operacional.
| Caminho | Melhor para | Custo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Use o modelo | Empresa com política clara de licenças, funcionário elegível, sem complicações médicas. | Gratuito (download do modelo) | 15–30 minutos para preencher |
| Modelo + revisão profissional | Situação com alguns detalhes complexos (substituição de licenças, prêmios de seguro) ou risco de conflito. | €150–400 (revisão de advogado ou consultor RH) | 2–3 dias (modelo + revisão externa) |
| Redigido sob medida | Funcionário não elegível, licença prolongada, situação altamente contenciosa ou múltiplas questões. | €400–800+ (redação por advogado trabalhista) | 3–5 dias (entrevista, redação, ajustes) |
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