Tenez des réunions productives et conservez des registres fiables grâce à des modèles prêts à l'emploi pour chaque type de réunion.
L'ordre du jour est préparé avant la réunion et liste les sujets à aborder, les responsables et le temps alloué. Le procès-verbal est rédigé pendant ou après la réunion et consigne ce qui a été discuté, les décisions prises et les points d'action attribués. Les deux documents sont nécessaires : l'ordre du jour structure la réunion ; le procès-verbal constitue le registre officiel.
Les règlements sont des documents de gouvernance fondamentaux qui établissent les règles permanentes de convocation, de tenue et de consignation des réunions. Une résolution du conseil est une décision formelle ponctuelle prise lors d'une réunion précise. Les règlements changent rarement et requièrent un processus officiel de modification ; les résolutions sont créées au besoin et font partie du compte rendu de la réunion.
Une procuration révocable autorise un représentant désigné à voter en votre nom, mais peut être annulée en tout temps avant le vote. Une procuration irrévocable ne peut être retirée une fois accordée et est généralement utilisée lorsque la délégation d'autorité est liée à une obligation juridique ou financière. La plupart des situations courantes entre actionnaires nécessitent une procuration révocable.
Une entente d'équipe définit les normes communes, les attentes en matière de communication et les processus de prise de décision au quotidien. Une entente de travail d'équipe va plus loin en précisant les livrables, les échéanciers et les structures de responsabilisation. Utilisez une entente d'équipe pour la collaboration continue et une entente de travail d'équipe lorsque les résultats d'un projet structuré doivent être documentés.
Les documents de réunion formels — notamment les règlements, les résolutions et les procurations — partagent plusieurs composantes essentielles qui déterminent leur validité juridique et leur utilité pratique.
Une documentation efficace des réunions commence avant la réunion et se termine seulement lorsque les points d'action sont confirmés et classés.
Confirmez quelle décision ou quel résultat la réunion doit produire et n'invitez que les personnes dont la contribution ou l'approbation est nécessaire.
Utilisez un modèle d'ordre du jour pour lister chaque sujet, le temps alloué et la personne responsable — envoyez-le au moins 24 heures avant la réunion.
Pour les réunions du conseil ou des actionnaires, confirmez les règles de quorum, les délais de préavis et les procédures de procuration dans vos règlements avant de convoquer la réunion.
Si des participants seront absents, émettez et recueillez le formulaire de procuration approprié avant la réunion afin que leurs votes puissent être enregistrés.
Désignez une personne pour rédiger le procès-verbal en temps réel, en consignant chaque motion, le résultat du vote et toute opinion dissidente.
Toute décision au niveau du conseil — approbation d'une politique, autorisation d'un contrat — doit être consignée dans une résolution signée immédiatement après la réunion.
Envoyez le procès-verbal approuvé à tous les participants dans les 48 heures et effectuez le suivi des points d'action attribués jusqu'à leur réalisation.
Le bon modèle dépend du type de réunion que vous organisez et de la nature du document dont vous avez besoin : outil de planification, registre de gouvernance ou outil de coordination d'équipe.
Préparer l'ordre du jour d'une prochaine réunion d'affaires
Structure les sujets de discussion, les plages horaires et les points d'action dans un seul document.Consigner une décision officielle du conseil pour approuver une politique
Fournit un registre écrit conforme des décisions d'approbation prises au niveau du conseil.Autoriser quelqu'un à voter en votre nom à une assemblée des actionnaires
Accorde un droit de vote révocable à un représentant désigné.Attribuer une procuration permanente sans droit de rappel
Utilisée lorsque la procuration doit demeurer en vigueur quelles que soient les instructions futures.Établir les règles de gouvernance d'une société nouvellement constituée
Définit les règles de fonctionnement pour les réunions, les votes et les responsabilités des dirigeants.Mettre en place la gouvernance d'un organisme à but non lucratif
Couvre les exigences de gouvernance propres aux OBNL en matière de réunions et d'administrateurs.Formaliser la façon dont une équipe collabore et communique
Documente les attentes communes en matière de réunions, de communication et de prise de décision.Améliorer la tenue des réunions dans l'ensemble de l'organisation
Guide pratique sur l'animation, la planification et les meilleures pratiques de suivi.Un modèle de réunion est un document préstructuré qui aide les organisations à planifier, tenir et consigner leurs réunions d'affaires de façon cohérente. Les modèles de réunion vont du simple formulaire d'ordre du jour listant les sujets et les plages horaires aux documents de gouvernance formels — règlements, résolutions du conseil et procurations — qui ont une portée juridique et doivent être conservés dans les registres officiels de l'organisation.
Les réunions bien menées partagent une structure commune : un ordre du jour écrit distribué avant la réunion, un animateur désigné, un mécanisme de consignation des décisions et un processus de suivi qui assure la réalisation des points d'action. Les modèles encodent cette structure afin que les équipes n'aient pas à la reconstruire à chaque fois. Pour les réunions formelles — réunions du conseil, assemblées des actionnaires, assemblées générales annuelles — les modèles veillent également à ce que les éléments requis par la loi, comme les règles de quorum, les délais de préavis et les procédures de procuration, soient systématiquement respectés.
Les documents de réunion se répartissent en trois grandes catégories : les documents de planification (ordres du jour, itinéraires), les documents de gouvernance (règlements, résolutions, procurations) et les documents de coordination d'équipe (ententes d'équipe, listes de contrôle des communications, guides de gestion à distance). Chaque catégorie remplit un rôle différent, mais toutes visent à rendre les réunions moins improvisées et plus imputables.
Si votre équipe tient des réunions régulières sans format standardisé, les décisions ne sont pas consignées, les points d'action ne sont pas suivis et les participants arrivent sans préparation. Pour les organisations dotées d'un conseil d'administration, d'actionnaires ou d'obligations formelles de gouvernance, l'absence de documentation adéquate peut créer des risques juridiques — votes invalides, registres manquants et décisions inopposables.
Situations courantes :
Le coût des réunions non documentées n'est pas toujours apparent tant que quelque chose ne va pas — une décision contestée, un point d'action oublié ou une remise en question de la validité d'un vote du conseil. Utiliser le bon modèle prend quelques minutes ; reconstituer une trace écrite après coup peut coûter des heures, des honoraires juridiques, voire davantage.
Accédez à plus de 3,000+ modèles commerciaux et juridiques pour toute tâche, projet ou initiative.
Personnalisez votre modèle de document commercial prêt à l'emploi et enregistrez-le dans le cloud.
Partagez vos fichiers et dossiers avec votre équipe. Créez un espace de collaboration fluide.
"Valeur fantastique! Je ne sais pas comment je m'en passerais. Il vaut son pesant d'or et s'est remboursé plusieurs fois."
"J'utilise Business in a Box depuis 4 ans. C'est la source de modèles la plus utile que j'ai rencontrée. Je le recommande à tout le monde."
"Cela m'a sauvé la vie tant de fois que j'ai perdu le compte. Business in a Box m'a fait gagner beaucoup de temps et comme vous le savez, le temps c'est de l'argent."
Arrêtez de télécharger des documents. Commencez à gérer avec clarté. Business in a Box vous donne le système opérationnel utilisé par plus de 250 000 entreprises dans le monde pour structurer, gérer et développer leur entreprise.
Plan gratuit à vie · Aucune carte de crédit requise
