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Une lettre de suggestion d'une nouvelle commande est un document commercial qui relance vos clients établis en leur proposant de renouveler leur achat. Ce modèle Word gratuit et entièrement modifiable vous permet de maintenir une relation directe et professionnelle avec votre base de clients, en rappelant votre existence et en facilitant un nouvel achat. La lettre reconnaît l'historique commercial du client, remercie pour sa fidélité passée, et crée une occasion naturelle pour une nouvelle vente. Vous pouvez télécharger ce modèle, le personnaliser en quelques minutes avec les coordonnées et les détails spécifiques de votre client, puis l'envoyer par courrier ou courriel. Le formulaire inclus (bon de commande) rend la réaction du client aussi simple que possible.
Négliger de relancer vos clients réguliers, c'est laisser de l'argent sur la table. Il est statistiquement moins coûteux de vendre à un client existant que d'en acquérir un nouveau. Sans une lettre de suggestion de nouvelle commande, votre client peut oublier qu'il a travaillé avec vous ou, pire, donner son affaire à un concurrent qui, lui, lui envoie régulièrement des messages. Cette lettre rétablit le contact, montre que vous appréciez son affaire antérieure, et lui facilite le choix de commander à nouveau plutôt que de chercher un nouveau fournisseur. Pour les entreprises de distribution, de retail ou de fabrication, une campagne régulière de relance commerciale augmente la répétition de commandes, améliore la trésorerie et renforce la loyauté client. C'est un investissement minimal pour un retour souvent très tangible.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Client régulier, relation établie, peu de contexte commercial complexe | Suggestion simple et directe |
| Proposer des produits spécifiques ou une gamme complète de renouvellement | Suggestion avec détails de produits |
| Encourager l'achat par une réduction ou une offre temporaire | Suggestion avec offre promotionnelle |
| Créer de l'urgence en mettant l'accent sur la limitation de stock | Suggestion de stock limité |
| Client important ; rappeler le contexte précis de ses achats antérieurs | Suggestion avec historique détaillé |
Pourquoi c'est important : Un client peut se sentir harcelé et refuser de travailler avec vous à nouveau, endommageant la relation commerciale à long terme.
Fix: Maintenez un ton courtois, reconnaissant et professionnel ; proposez plutôt que d'exiger.
Pourquoi c'est important : Le client aura l'impression de recevoir une lettre générique et non personnalisée, ce qui réduit l'impact et la probabilité de réponse.
Fix: Référencez toujours le mois, les produits achetés et la relation existante pour montrer que vous connaissez votre client.
Pourquoi c'est important : Même si le client est intéressé, il ne saura pas comment répondre, et vous perdrez la vente.
Fix: Fournissez un bon de commande détaché, indiquez les modes de transmission (courrier, fax, courriel) et incluez un numéro de contact direct.
Pourquoi c'est important : Si le client découvre la malhonnêteté, il perdra confiance en vous et ne commandera probablement plus.
Fix: Utilisez des raisons authentiques : nouvelle saison, amélioration de produit, ou simplement un suivi régulier pour maintenir la relation.
Pourquoi c'est important : La lettre peut arriver à une mauvaise adresse ou à une personne qui n'a plus l'autorité d'acheter, gaspillant vos efforts.
Fix: Vérifiez les informations de contact dans vos dossiers avant d'envoyer ; appelez si le doute persiste.
Pourquoi c'est important : De nombreux clients ne répondront pas à la première lettre ; sans suivi, vous manquez l'opportunité de conclure la vente.
Fix: Planifiez un appel téléphonique ou un suivi par courriel 1 à 2 semaines après l'envoi de la lettre initiale.
Cette section comprend le lieu et la date de la correspondance, suivis du nom et de l'adresse complète du client. Elle établit le contexte formel et professionnel de la lettre.
L'objet énonce clairement que la lettre propose une nouvelle commande. La salutation personnalisée (Madame, Monsieur) crée une connexion courtoise avec le destinataire.
Cette section mentionne l'achat précédent du client (mois et produits) pour établir un historique et montrer que vous connaissez son activité commerciale.
Vous remerciez le client pour l'opportunité d'affaires et soulevez l'urgence potentielle (limitation de stock) pour justifier votre relance.
Le client reçoit un formulaire à compléter ou modifier selon ses besoins. Les instructions indiquent comment retourner le document (courrier, télécopieur) avec les signatures requises.
En haut à gauche, mentionnez la ville où la lettre est envoyée et la date du jour. Respectez le format français (jour mois année).
💡 Utilisez la date actuelle pour que la lettre reste pertinente et opportune.
Incluez le nom du client, son titre professionnel si applicable, son adresse postale complète (numéro, rue, ville, province ou région, code postal).
💡 Vérifiez l'exactitude de l'adresse pour éviter tout retour à l'expéditeur.
Remplacez les champs [Nom du destinataire] par le nom réel du client. Adaptez le titre (Madame, Monsieur) selon le genre du destinataire.
💡 Si vous adressez à une entreprise sans contact précis, utilisez 'Madame, Monsieur' ou le titre du service approprié.
Référencez explicitement quand le client a commandé chez vous et, si possible, les types de produits qu'il a achetés. Ajoutez la liste complète en pièce jointe si elle est longue.
💡 Consulter vos archives de ventes pour obtenir les informations exactes renforce la crédibilité de votre relance.
Modifiez la section sur la limitation de stock ou l'offre commerciale selon votre situation réelle. Si vous avez une promotion, insérez-la ici.
💡 Ne mentez pas sur les stocks limités ; la transparence maintient la confiance avec vos clients réguliers.
Remplacez [NUMÉRO] par votre numéro de télécopieur, de téléphone ou d'adresse électronique pour que le client sache comment vous joindre ou renvoyer le bon.
💡 Mentionnez plusieurs canaux de communication (courrier, fax, courriel) pour faciliter la réponse du client.
Insérez un formulaire de commande vierge que le client doit compléter et renvoyer. Assurez-vous qu'il contient des champs pour la quantité, le produit, la date de livraison souhaitée et la signature.
💡 Rendez le formulaire simple et rapide à remplir pour réduire les obstacles à la réponse.
Vérifiez l'orthographe, les coordonnées et la clarté du message. Ensuite, imprimez et envoyez par courrier ou par courriel selon votre pratique habituelle.
💡 Gardez une copie pour vos dossiers de suivi commercial.
Oui, inclure un bon de commande facilite grandement la réaction du client. Cependant, vous pouvez aussi inviter le client à commander directement par courriel ou téléphone si votre processus de vente est très informel. L'important est de rendre la réponse aussi facile que possible. Si votre client est habitué à un système d'commande en ligne, vous pouvez inclure un lien vers votre plateforme plutôt qu'un formulaire papier.
Cela dépend de votre cycle de vente et de la relation client. En général, une relance toutes les 2 à 3 mois pour un client régulier fonctionne bien sans sembler trop intrusive. Si votre client achète très fréquemment (hebdomadaire), vous pouvez relancer mensuellement. Adaptez la fréquence selon le retour du client et l'évolution de vos stocks.
La fusion postale (mail merge) est très efficace et professionnelle pour envoyer cette lettre à plusieurs clients à la fois. Vous fusionnez les noms, adresses et détails de commande antérieure depuis une base de données dans le modèle. Cela maintient l'aspect personnalisé tout en gagnant du temps. La plupart des logiciels de traitement de texte (Word, LibreOffice) offrent cette fonction.
Attendez 1 à 2 semaines, puis envoyez une deuxième lettre ou appelez le client directement. Vous pouvez aussi écrire un courriel de suivi plus informel. Si le client ne répond pas après 2 ou 3 tentatives, respectez son silence et cessez les relances ; il est peut-être satisfait de son fournisseur actuel ou n'a pas besoin de nouveaux produits pour l'instant.
Il est courant que certains clients deviennent inactifs. Vous pouvez conserver les relances annuelles ou lors de promotions spéciales. Concentrez vos efforts sur les clients qui répondent régulièrement. Si un client est complètement inactif depuis plus d'un an, archivez-le mais gardez ses données au cas où il reviendrait.
Ce modèle ne mentionne pas les prix explicitement. C'est approprié si vous avez une liste de prix à jour ou un catalogue joint. Si les tarifs ont changé depuis la dernière commande, incluez les nouveaux prix dans le bon de commande ou la lettre pour éviter toute confusion. Pour les clients réguliers, mentionner les tarifs (ou les rabais fidélité) peut augmenter la probabilité de commande.
Absolument. Un courriel de relance peut être encore plus rapide et moins coûteux qu'une lettre papier. Vous pouvez adapter ce modèle en format courriel en supprimant l'en-tête et l'adresse postale, et en placant le bon de commande en pièce jointe PDF. Un courriel bien rédigé et personnalisé peut avoir un taux de réponse aussi bon ou meilleur qu'une lettre papier.
Si vous envoyez une lettre papier, oui, une signature manuscrite est préférable pour un toucher personnel et une authenticité professionnelle. Si vous envoyez par courriel, une signature numérique ou simplement votre nom et titre à la fin du message suffisent. Certains clients apprécient une signature scannée attachée à la lettre électronique pour plus de formalité.
Si vous envoyez par courrier, vous pouvez utiliser un service de courrier recommandé. Si vous envoyez par courriel, certaines plateformes (comme Outlook ou Gmail avec extensions) offrent la notification de lecture, bien que beaucoup de clients désactivent cette fonction. Le suivi le plus fiable reste l'appel téléphonique une semaine après l'envoi.
La lettre de suivi confirme qu'une commande a été reçue et envoyée ; elle ne cherche pas à générer une nouvelle vente. La suggestion d'une nouvelle commande, elle, relance activement le client pour qu'il achète à nouveau. Utilisez la lettre de suivi immédiatement après une vente, et la suggestion de nouvelle commande quelques semaines ou mois plus tard, quand le client est probablement prêt à renouveler.
Une lettre de prospection cible des clients nouveaux ou potentiels qui n'ont jamais acheté chez vous. Cette suggestion de nouvelle commande s'adresse à des clients établis ayant déjà acheté. Le ton et le contenu sont différents : la prospection présente votre entreprise, tandis que la suggestion reconnaît une relation existante et exploite cette confiance pour générer une vente répétée.
Une infolettre informe plusieurs clients de nouveaux produits, promotions ou actualités ; elle n'est pas personnalisée. La suggestion d'une nouvelle commande est ciblée sur un ou quelques clients individuels, mentionnant leur historique d'achat spécifique. L'infolettre construit une relation à long terme et la notoriété ; la suggestion cherche une vente immédiate et directe.
Un appel téléphonique est synchrone et permet une conversation bilatérale et immédiate. Cette lettre est asynchrone et laisse au client le temps de réfléchir et de répondre à son rythme. La lettre est souvent moins intrusive et convient aux clients qui préfèrent la correspondance écrite. Combinez les deux pour un résultat optimal : envoyez la lettre, puis téléphonez une semaine après pour assurer le suivi.
Relancez vos clients réguliers pour encourager les achats répétés et augmenter la fréquence des commandes.
Proposez des renouvellements de stock à vos partenaires commerciaux avant qu'ils ne s'adressent à un concurrent.
Sollicitez les commandes auprès de clients établis pour maintenir le flux de production et la relation d'affaires.
Relancez les restaurants, cafés et points de vente pour les encourager à renouveler leurs fournitures et produits.
Proposez des contrats de renouvellement de services ou des services additionnels à vos clients existants pour augmenter la durée de vie de la relation.
Utilisez cette lettre dans une stratégie multi-canal pour relancer les clients occasionnels et transformer les achats ponctuels en relation durable.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Vous avez une liste de clients réguliers, du temps pour personnaliser les lettres, et un processus de vente simple et direct. | Gratuit ou très faible (papier, encre, affranchissement). | 15 à 30 minutes par lettre pour personnaliser et envoyer. |
| Modèle + revue professionnelle | Vous avez de nombreux clients, souhaitez une cohérence professionnelle, et envisagez de faire relire la lettre par un collègue ou un spécialiste en ventes. | Gratuit (modèle) + coût du relecture interne ou consultation (50 $ à 200 $). | 1 à 2 heures pour adapter le modèle, le faire relire et l'envoyer à une liste de 10 à 20 clients. |
| Rédigé sur mesure | Votre approche commerciale est complexe, vos clients très divers, ou vous envisagez une campagne de relance à grande échelle avec une stratégie personnalisée. | 300 $ à 1 000 $ selon le nombre de lettres uniques et le niveau de recherche. | Délai de 1 à 2 semaines pour consultation, rédaction et révision. |
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