Téléchargement Excel gratuit • Modification en ligne • Sauvegarde et partage avec Drive • Exportation en PDF
Un bon de commande est un document officiel que vous envoyez à un fournisseur pour autoriser l'achat de biens ou de services à un prix convenu. Ce modèle Excel, gratuit et prêt à l'emploi, contient tous les champs nécessaires : l'en-tête de votre entreprise, l'adresse de livraison, les articles à commander avec quantités et prix, les calculs automatiques (sous-total, TVA, frais de livraison) et le montant final. Il s'exporte facilement en PDF ou en Word, ce qui en fait un document formel à partager avec vos fournisseurs.
Sans bon de commande, il est difficile de prouver ce que vous avez commandé, à quel prix et à quel fournisseur. Cela crée des risques lors de la livraison (articles erronés, prix mal compris) et de la facturation (surcharges, litiges). Un bon de commande numéroté et daté établit une trace écrite officielle, facilite le suivi interne, permet de réconcilier avec la facture reçue, et crée une protection légale en cas de litige. Il professionnalise également vos achats, inspire confiance à vos fournisseurs et simplifier l'archivage pour les audits fiscaux.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Utilisation générale pour la plupart des achats auprès de fournisseurs | Bon de commande standard |
| Achats en volume ou négociations avec remise appliquée au total | Bon de commande avec rabais |
| Commandes associées à un projet spécifique ou un centre de coûts | Bon de commande avec détails de projet |
| Commandes auprès de fournisseurs à l'étranger avec frais de douane ou devise | Bon de commande international |
| Petites commandes ou usage interne sans formule fiscale complexe | Bon de commande simplifié |
Pourquoi c'est important : Sans numéro, il est impossible de retrouver la commande, de la suivre ou de la réconcilier avec la facture.
Fix: Utilisez une numérotation séquentielle (100, 101, 102...) et conservez un registre des numéros attribués.
Pourquoi c'est important : Des conditions vagues entraînent des malentendus sur les frais de transport, les délais et la responsabilité en cas de dommage.
Fix: Précisez clairement la date de livraison souhaitée, qui paie le transport, et l'adresse exacte de livraison.
Pourquoi c'est important : Une erreur sur le prix ou la quantité décuple la facture finale et crée des litiges lors du paiement.
Fix: Vérifiez chaque prix auprès du devis du fournisseur et comptez les quantités deux fois avant d'envoyer.
Pourquoi c'est important : En cas de différend sur les articles reçus, les prix ou les délais, vous n'avez aucune preuve de ce qui a été convenu.
Fix: Gardez une copie PDF sur votre ordinateur et demandez une confirmation écrite du fournisseur acceptant le bon.
Pourquoi c'est important : Le montant final dû sera inexact et vous serez surpris lors de la facturation.
Fix: Avant d'envoyer, vérifiez le taux de TVA applicable (qui dépend de votre province ou région) et demandez les frais de livraison exacts au fournisseur.
Pourquoi c'est important : Cela crée de la confusion dans le suivi des achats et de la facturation, et rend les audits comptables difficiles.
Fix: Émettez un bon de commande distinct pour chaque fournisseur et chaque commande ; un numéro = une commande.
Nom de votre entreprise, logo, adresse complète, numéro de téléphone et numéro de fax pour identification officielle.
Coordonnées du destinataire final des marchandises, pouvant être différente du siège social.
Identifiant unique (ex. 100, 101...) pour tracer et classer la commande.
Date à laquelle le bon est émis, importante pour la validité et le délai de livraison.
Date de réception prévue, point F.O.B., et conditions de livraison avec le fournisseur.
Colonnes pour quantité, unité (pièces, kg, boîtes...), prix unitaire et total par article.
Somme automatique de toutes les lignes avant taxes et frais additionnels.
Lignes pour TVA (pourcentage ou montant fixe), frais de livraison, et autres charges applicables.
Montant final exigible après application de toutes les taxes, frais et déductions.
Remplissez le nom, le slogan, l'adresse, le téléphone et le fax. Cette section identifie officiellement le demandeur de la commande.
💡 Mettez à jour l'en-tête une fois ; le fichier Excel peut être enregistré comme modèle pour les futures commandes.
Indiquez le nom du destinataire ou de l'entreprise, ainsi que l'adresse complète où les marchandises doivent arriver.
💡 Si la livraison va à un client ou une succursale, assurez-vous d'inclure les instructions spéciales (p. ex., portail arrière).
Entrez un numéro séquentiel unique pour ce bon de commande et la date du jour. Ces deux éléments sont obligatoires.
💡 Utilisez une séquence numérique (100, 101, 102...) pour faciliter le suivi et la réconciliation.
Pour chaque article, entrez la quantité, l'unité (pièces, kg, boîtes), le prix unitaire fourni par le vendeur, et le total (quantité × prix) s'affichera automatiquement.
💡 Vérifiez les prix unitaires auprès du fournisseur avant de saisir — une erreur se propage à tout le montant.
Notez la date de livraison prévue, le point F.O.B. (qui paie le transport), et toute condition spéciale convenue avec le fournisseur.
💡 Confirmez avec le fournisseur que ces conditions sont acceptées avant d'envoyer le bon.
Le fichier Excel calcule automatiquement le sous-total, la TVA et le total. Vérifiez les chiffres, puis exportez en PDF ou Word et envoyez au fournisseur.
💡 Conservez une copie pour vos dossiers et attendez une confirmation écrite du fournisseur avant de supposer que la commande est acceptée.
Un bon de commande est envoyé *avant* la livraison pour autoriser le fournisseur à préparer les marchandises ; une facture est envoyée *après* la livraison pour demander le paiement. Le bon de commande engage l'acheteur, tandis que la facture confirme la transaction et les détails de paiement. Les deux doivent correspondre en termes de articles, de quantités et de prix.
Vous devez *envoyer* une copie au fournisseur pour qu'il accepte et exécute la commande. Conservez également une copie dans votre dossier pour le suivi interne, la réconciliation avec la facture reçue, et les audits. Demandez une confirmation écrite du fournisseur indiquant qu'il accepte le bon de commande.
F.O.B. signifie « Free on Board » et définit qui assume les frais de transport et la responsabilité des marchandises pendant le transport. Par exemple, « F.O.B. usine » signifie que vous (l'acheteur) payez le transport à partir de l'usine du fournisseur. « F.O.B. destination » signifie que le fournisseur paie le transport jusqu'à votre adresse. Clarifie cela pour éviter les surcharges inattendues.
Il n'est pas obligatoire que le fournisseur le signe, mais il est *fortement recommandé* d'obtenir une confirmation écrite (e-mail, numéro de confirmation, ou bon de commande signé) indiquant qu'il accepte les termes. Cela crée une preuve légale en cas de litige sur les articles, les prix ou les délais.
Vous pouvez créer un classeur Excel avec une feuille par bon de commande (ex. « B.C. 100 », « B.C. 101 »), ou conserver chaque bon dans un fichier séparé avec une numérotation claire. Créez également une feuille de synthèse listant tous les bons émis, leur date, le fournisseur et le total. Cela facilite le suivi et les rapports de dépenses.
La TVA dépend de votre province ou région. Au Québec, le taux standard est environ 15 %. En France, il peut être 20 %, 10 %, 5.5 % ou 2.1 % selon le type d'article. Vérifiez auprès de vos autorités fiscales locales ou consultez votre comptable pour le taux exact applicable à vos achats.
Absolument. Ce modèle Excel est entièrement modifiable. Vous pouvez ajouter des colonnes (p. ex., numéro de compte ou centre de coûts), modifier le nombre de lignes, ajouter une devise différente, ou ajuster le format à votre marque. Enregistrez-le ensuite comme modèle pour les futures commandes.
Ne signez pas le bon de commande avec le nouveau prix sans vérifier et accepter explicitement. Contactez le fournisseur, clarifiez la raison du changement (inflation, TVA omise, frais additionnels), et négociez si possible. Ensuite, mettez à jour le bon de commande avec le prix convenu et obtenez une confirmation écrite.
Les exigences varient selon votre juridiction. En général, un bon de commande doit inclure : les détails des deux parties, la date, une description des articles, les quantités, les prix, les conditions de paiement et de livraison. Consultez votre comptable ou un avocat pour vérifier les exigences légales dans votre région (Québec, France, Canada anglais, etc.).
Une demande de soumission invite les fournisseurs à proposer un prix pour des articles avant d'émettre un bon de commande. Le bon de commande suit et formalise le prix convenu. La RFQ est préalable (« Combien coûte ceci ? »), tandis que le bon de commande est définitif (« Je commande ceci »).
Un contrat d'achat est un accord juridique détaillé couvrant les conditions générales, les prix, les délais, les garanties et les responsabilités. Le bon de commande est un document simple et ponctuel pour chaque achat. Utilisez un contrat pour les fournisseurs importants ou les achats répétés complexes, et un bon de commande pour les achats standard.
La facture est envoyée *après* la livraison et demande le paiement ; le bon de commande est envoyé *avant* et autorise la livraison. Le bon de commande enclenche le processus d'achat, tandis que la facture le conclut avec la demande de paiement. Les deux doivent correspondre.
Le bon de livraison accompagne les marchandises lors de la livraison et confirme les articles reçus. Le bon de commande précède la livraison et précise ce qui doit être livré. Tous deux sont importants pour vérifier que la commande est complète et correcte.
Les détaillants utilisent ce modèle pour commander des stocks à des distributeurs et des fabricants.
Les restaurants et hôtels commandent nourriture, boissons et fournitures via ce bon de commande.
Les usines commandent matières premières et pièces auprès de fournisseurs en utilisant ce document.
Les cabinets d'avocats, comptables et consultants commandent équipement, fournitures et services.
Les cliniques et pharmacies commandent médicaments, équipement médical et fournitures.
Les entrepreneurs commandent matériaux de construction, outils et fournitures de chantier.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Petites commandes, achats réguliers, PME sans système comptable complexe. | Gratuit | 5–10 minutes par bon de commande |
| Modèle + revue professionnelle | Entreprises souhaitant valider les conditions générales ou les clauses d'achat avec un comptable. | 100–200 € (consultation comptable) | 1–2 jours |
| Rédigé sur mesure | Achats importants, contrats avec fournisseurs clés, ou exigences légales spécifiques complexes. | 300–1000 € ou plus | 1–2 semaines |
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