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Une autorisation de transmission d'information est un document contractuel formalisé permettant à un candidat ou un employé de consentir au partage de ses données personnelles avec des tiers identifiés. Ce document Word modifiable établit clairement qui est autorisé à recevoir l'information (agences de placement, assureurs, vérificateurs d'antécédents), quelles données précises seront transmises et pendant combien de temps. Il crée une trace écrite du consentement mutuel, protégeant à la fois l'individu et votre entreprise. Téléchargement gratuit, prêt à adapter à votre contexte juridique et professionnel.
Sans autorisation écrite, vous ne pouvez pas transmettre les données d'un candidat ou d'un employé à des tiers sans vous exposer à des risques légaux importants. Les lois canadienne et française de protection des données (Loi sur la protection des renseignements personnels au Québec, RGPD en France) exigent un consentement libre, éclairé et spécifique avant tout partage. L'absence d'autorisation expose votre entreprise à des plaintes auprès des autorités de protection des données, à des amendes substantielles et à des poursuites individuelles. Une autorisation formelle et bien documentée prouve que vous avez demandé et obtenu l'accord explicite, vous permettant de vous défendre en cas d'audit ou de réclamation.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Consentement basique pour partage de CV et données de base | Autorisation simple |
| Consentement limitant les utilisations à certains tiers nommés | Autorisation avec restrictions |
| Consentement valide pour une durée déterminée, ex. 6 mois | Autorisation temporaire |
| Consentement révocable à tout moment par le candidat | Autorisation avec droit de retrait |
| Transmission d'informations médicales, antécédents judiciaires | Autorisation données sensibles |
Pourquoi c'est important : Les autorités de protection des données exigent un consentement « libre, éclairé et spécifique » — une formulation floue risque d'être jugée invalide.
Fix: Énumérez précisément les données et les tiers ; évitez les formules comme « autres informations jugées pertinentes ».
Pourquoi c'est important : Le candidat ou l'employé doit savoir exactement qui recevra ses données — ignorer cela viole les principes de consentement éclairé.
Fix: Nommez explicitement chaque tiers ou catégorie de tiers (ex. : « agences de placement partenaires de l'entreprise »).
Pourquoi c'est important : Les lois modernes (LPRPDE au Québec, GDPR en UE) garantissent le droit de retirer un consentement à tout moment — l'ignorer peut entraîner des amendes.
Fix: Incluez toujours une clause de révocation claire avec les modalités et le délai de prise d'effet.
Pourquoi c'est important : Une référence à une loi inapplicable affaiblit la validité du document et peut créer une confusion avec les autorités.
Fix: Mentionnez les lois exactes applicables à votre province ou pays (ex. : « Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec » ou « Loi Informatique et Libertés » pour la France).
Pourquoi c'est important : Sans signature claire et légal, le document n'a aucune valeur probante en cas de litige.
Fix: Obtenez la signature manuscrite ou numérique vérifiée des deux parties ; conservez une copie originale signée.
Pourquoi c'est important : Continuer à transmettre après la fin de la validité ou sans renouvellement expose l'entreprise à une réclamation ou une amende.
Fix: Créez un calendrier de suivi des autorisations expirantes et demandez des renouvellements avant terme.
En langage simple : Précise le nom complet de l'employé ou candidat et de l'entreprise, ainsi que leurs adresses de domicile ou siège social.
[NOM DE L'EMPLOYÉ], un individu dont le domicile est sis au [ADRESSE], et [VOTRE NOM DE COMPAGNIE], une société [TYPE DE SOCIÉTÉ] incorporée sous le régime de [LOI CONSTITUTIVE].
Erreur courante : Omettre l'adresse complète ou le type de société, ce qui peut rendre le document imprécis ou non opposable.
En langage simple : Indique la date à partir de laquelle l'autorisation devient effective et opposable.
Le présent contrat est signé et prend effet à compter du [DATE].
Erreur courante : Laisser la date en blanc ou utiliser une date antérieure à la signature, ce qui crée une confusion légale.
En langage simple : Décrit précisément les informations personnelles autorisées à être transmises et à quelles fins.
L'Employé autorise la Société à transmettre ses données personnelles, y compris [DÉTAILLER : CV, références, antécédents professionnels], aux fins de [SPÉCIFIER : recrutement, vérification d'antécédents, communications de suivi].
Erreur courante : Rester trop vague ou généralisé, ce qui peut contredire les exigences légales de consentement éclairé.
En langage simple : Énumère les personnes ou organisations qui pourront recevoir les informations (agences, assureurs, partenaires, etc.).
Les données pourront être transmises à [NOMMER LES TIERS : agence de placement XYZ, assureur ABC, partenaires commerciaux identifiés].
Erreur courante : Ne pas nommer les tiers ou dire « tiers non déterminés », ce qui invalide le consentement éclairé.
En langage simple : Précise la période pendant laquelle l'autorisation reste en vigueur (exemple : 12 mois, jusqu'à fin du contrat de travail).
Cette autorisation demeure valide pour une période de [DURÉE : 12 mois] à compter de la date ci-dessus, ou jusqu'à [ÉVÉNEMENT : fin du contrat de travail].
Erreur courante : Laisser la durée illimitée ou indéterminée, créant une obligation permanente potentiellement disproportionnée.
En langage simple : Affirme le droit de l'individu de retirer son consentement à tout moment et les modalités de cette révocation.
L'Employé peut révoquer cette autorisation à tout moment en envoyant un avis écrit à [ADRESSE OU EMAIL]. La révocation prendra effet [X JOURS] après réception de l'avis.
Erreur courante : Omettre le droit de révocation ou en rendre l'exercice trop difficile, ce qui peut violer les lois sur la protection des données.
En langage simple : Stipule les obligations de confidentialité et les mesures de sécurité pour protéger les données transmises.
La Société s'engage à maintenir la confidentialité des informations transmises et à les protéger par des mesures de sécurité appropriées conformément aux normes en vigueur.
Erreur courante : Ignorer cette clause, ce qui expose l'entreprise à des risques de responsabilité en cas de vol ou fuite de données.
En langage simple : Affirme que l'autorisation est conforme à la réglementation en vigueur sur la protection des données personnelles.
Cette autorisation est établie en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des données [OU GDPR si applicable en France].
Erreur courante : Ne pas adapter la clause à la juridiction applicable (Québec, Canada, France, UE), ce qui peut la rendre juridiquement invalide.
En langage simple : Contient les lignes de signature des deux parties, confirmant leur accord mutuel.
En signant ci-dessous, l'Employé confirme avoir lu et accepté les conditions de cette autorisation, et en comprendre les implications.
Erreur courante : Accepter une signature électronique sans trace d'authentification ou ne pas conserver une copie signée, ce qui affaiblit la preuve du consentement.
Remplissez le nom complet du candidat ou employé, son adresse de domicile exacte, le nom légal complet de votre entreprise, son type de société (SARL, SAS, EIRL, etc.) et son adresse de siège social.
💡 Consultez votre extrait Kbis ou vos statuts pour vous assurer que le type de société et l'adresse sont corrects.
Entrez la date à laquelle le contrat prend effet — généralement la date du jour de la signature ou la date d'embauche prévue.
💡 Utilisez le format JJ/MM/AAAA pour éviter toute ambiguïté.
Spécifiez précisément quelles données personnelles seront transmises (CV, lettres de référence, historique professionnel, résultats de tests, etc.).
💡 Soyez aussi concis et explicite que possible — « tous les documents » est trop vague et peut être contesté.
Listez les tiers qui recevront les informations : agences de placement, assureurs, vérificateurs d'antécédents, partenaires commerciaux, etc.
💡 Évitez les destinataires génériques ou non spécifiés — le consentement doit être « éclairé ».
Indiquez la période pendant laquelle l'autorisation demeure valide (par exemple, 12 mois, jusqu'à fin du contrat de travail, ou jusqu'à atteinte de l'objectif de recrutement).
💡 Pour le recrutement, une durée de 6 à 12 mois est courante; pour un employé en poste, liez-la à la fin du contrat.
Indiquez comment et où l'individu peut retirer son consentement (adresse e-mail, adresse postale) et le délai avant prise d'effet de la révocation.
💡 Fournissez une adresse e-mail dédiée ou un contact direct pour simplifier le processus.
Vérifiez que les références légales (lois applicables) correspondent à votre province ou pays (Québec, Canada, France, UE). Modifiez les mentions de loi au besoin.
💡 Consultez un avocat si vous opérez dans plusieurs juridictions ou si les données incluent des informations sensibles.
Examinez une dernière fois le document complété, puis faites signer les deux parties (candidat ou employé et représentant autorisé de l'entreprise). Conservez un exemplaire signé.
💡 Un représentant autorisé de l'entreprise (directeur, responsable RH, propriétaire) doit signer — pas un stagiaire ou un assistant non autorisé.
Une autorisation de transmission documente spécifiquement le consentement à partager les données avec des tiers nommés, tandis qu'un consentement RGPD (Règlement général sur la protection des données) est plus large et couvre le traitement entier des données. En pratique, une bonne autorisation de transmission comprend les éléments du RGPD (identification des fins, des tiers, de la durée, du droit de révocation). Si vous opérez en France ou en UE, assurez-vous que votre autorisation répond aux exigences RGPD ; au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels impose des obligations similaires.
Non. Sans consentement écrit, vous ne pouvez pas transmettre les données à des tiers, sauf si une exception légale s'applique (comme une obligation légale ou l'intérêt légitime bien documenté). Refuser de signer est le droit du candidat. Si la transmission est essentielle pour le poste (par exemple, pour une vérification d'antécédents), vous pouvez documenter que le candidat a refusé, mais vous ne pouvez pas procéder sans autorisation. Consultez un avocat si vous avez un doute sur vos obligations légales.
En règle générale, conservez le document au moins aussi longtemps que l'individu est en contact avec votre entreprise (recrutement, emploi, prestation) plus 3 à 5 ans après la fin de la relation. Au Québec, la durée recommandée est d'au moins 5 ans ; en France et en UE, vérifiez vos obligations auprès de la CNIL. Gardez un exemplaire signé à jour ; numériser et archiver de manière sécurisée aide à la conformité.
Oui, le modèle peut servir de base à tous les candidats et employés, mais vous devez le personnaliser pour chacun (nom, date, destinataires précis) et l'adapter selon le contexte (recrutement vs. emploi existant, données sensibles ou non). Ne utilisez jamais un document blanc avec des champs non remplis — la validité du consentement en dépend. Pour les postes sensibles (accès à données médicales, antécédents judiciaires), créez une version renforcée et consultez un avocat.
Dès réception de la révocation, arrêtez immédiatement toute nouvelle transmission de ses données. Les transmissions antérieures à la révocation demeurent légales si elles ont été faites avec consentement. Informez par écrit les tiers qui ont déjà reçu les données, et documentez la révocation. Conservez une copie de la lettre de révocation dans votre dossier pour justifier que vous avez respecté la demande.
Oui. Pour que le consentement soit vraiment « éclairé », le candidat doit comprendre le document. Si votre candidat ne maîtrise pas le français, faites traduire l'autorisation dans sa langue (anglais, espagnol, arabe, etc.). Conservez les deux versions signées. Une traduction professionnelle garantit également la validité légale du document.
Vous pouvez envoyer par e-mail et demander une signature électronique (ex. : DocuSign, Adobe Sign), qui a la même valeur légale qu'une signature manuscrite au Canada et en France, à condition que le processus soit sécurisé et documenté. Cependant, conservez une trace de l'e-mail d'accord et toute preuve d'authentification. Si vous préférez la signature manuscrite, imprimez, faites signer en personne ou par courrier, puis scannez le document signé. La méthode importe moins que la documentation et la traçabilité.
Sans autorisation écrite, vous ne pouvez pas prouver que vous avez reçu le consentement du candidat ou de l'employé. En cas de plainte auprès d'une autorité de protection des données (CNIL en France, CAI au Québec) ou de réclamation de l'individu, vous risquez des amendes (jusqu'à plusieurs milliers d'euros ou dollars), des ordonnances d'arrêt de transmission, et une atteinte à votre réputation. Une autorisation claire protège à la fois l'individu et votre entreprise.
Un consentement simple est une question « Acceptez-vous que vos données soient partagées ? » à cocher. Une autorisation de transmission d'information est plus détaillée, nommant les tiers, les données précises et la durée. Utilisez un consentement simple pour des autorisations générales (newsletter, communications) ; préférez l'autorisation formelle pour le recrutement, les vérifications d'antécédents ou le partage sensible de données.
Un NDA (accord de non-divulgation) protège votre entreprise en interdisant au tiers de révéler les informations reçues. Une autorisation de transmission autorise explicitement le partage. Les deux documentent souvent ensemble : vous demandez au candidat de signer une autorisation, puis le tiers qui reçoit les données signe un NDA. Ce sont des outils complémentaires, pas interchangeables.
Une politique de confidentialité est un document général décrivant comment votre entreprise traite et protège les données de tous les candidats, clients et visiteurs. Une autorisation de transmission est spécifique : elle concrétise, pour un individu donné, son consentement à transmettre ses données à des tiers précis. Vous avez besoin des deux : la politique décrit vos pratiques globales, l'autorisation obtient le consentement individuel.
Un contrat d'emploi établit les conditions générales du travail (salaire, horaires, tâches). Une autorisation de transmission est complémentaire et traite spécifiquement du consentement à partager les données personnelles avec des tiers (assureurs, partenaires, etc.). Vous pouvez inclure une clause d'autorisation dans le contrat de travail, mais un document séparé est plus clair et plus facile à gérer en cas de révocation."
Documenté le consentement des candidats avant de transmettre leurs CV à des clients ou partenaires de placement.
Obtenir le consentement pour vérifier les antécédents et transmettre les données à des tiers vérificateurs ou actuaires.
Formaliser le consentement avant de partager les informations client avec des partenaires ou sous-traitants.
Documenter les autorisations légales et les consentements des citoyens avant tout partage de données avec d'autres ministères ou agences.
Gérer les autorisations pour transmettre les dossiers médicaux ou les informations sensibles aux prestataires de traitement.
Confirmer le consentement des utilisateurs ou employés à la transmission de données de performance ou d'utilisation à des partenaires technologiques.
Au Canada (Québec, Ontario, provinces de common law), l'autorisation doit respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et de documents électroniques (LPRPDE) fédérale et les lois provinciales équivalentes. Au Québec spécifiquement, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige un consentement exprès, spécifique et éclairé. Incluez une mention de conformité à la loi applicable et assurez-vous que le candidat comprend vraiment les implications.
En France et en Europe, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique. Votre autorisation doit identifier les fins, les tiers, la durée, et laisser un droit de révocation clair. Déclarez vos traitements auprès de la CNIL si nécessaire. Pour les données sensibles (santé, antécédents), l'autorisation doit être renforcée. Les modèles français doivent aussi mentionner le droit d'accès, de rectification et d'oubli.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Recrutement simple, transmission de CV à des partenaires de placement identifiés, autorisation standard sans données sensibles. | 0 $ (modèle gratuit Business in a Box) | 15–30 minutes pour remplir et imprimer |
| Modèle + revue juridique | Données sensibles (santé, antécédents judiciaires), environnements réglementés, plusieurs tiers ou juridictions, employeurs hésitants. | 250–500 $ pour révision juridique (avocat, parallégal) | 1–2 jours pour révision et ajustement |
| Rédigé sur mesure | Entreprises de grande taille, obligations légales complexes, transmissions internationales, litige antérieur ou risque juridique élevé. | 1 000–2 500 $ pour rédaction sur mesure | 1–2 semaines |
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