[{"data":1,"prerenderedAt":357},["ShallowReactive",2],{"document-etat-des-depenses-par-employe-D1742":3},{"document":4,"label":7,"preview":11,"thumb":24,"description":5,"descriptionCustom":6,"apiDescription":5,"pages":8,"extension":10,"parents":25,"breadcrumb":29,"related":38,"customDescModule":88,"customdescription":6,"mdFm":89,"mdProseHtml":356},{"description":5,"descriptionCustom":6,"label":7,"pages":8,"size":9,"extension":10,"preview":11,"thumb":12,"svgFrame":13,"seoMetadata":14,"parents":16,"keywords":23},"Ce formulaire constitue une liste des dépenses effectuées par un employé  que ce dernier remet à la compagnie pour le remboursement. Les dépenses sont généralement relatives au transport, à l'essence, aux repas, à l'hébérgement, au téléphone, au divertissement et autre.",null,"État des dépenses par employé","1",513,"xls","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/1000px/etat-des-depenses-par-employe-D1742.png","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1742.png","https://templates.business-in-a-box.com/svgs/docviewerWebApp1.html?v6#1742.xml",{"title":15,"description":6},"état des dépenses par employé",[17,19,21],{"label":18,"url":6},"Finances et comptabilité",{"label":20,"url":6},"Tenue de livres",{"label":22,"url":6},"Chiffriers","etat des depenses par employe","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/400px/1742.png",[26,17,19,21],{"label":27,"url":28},"Templates","/fr/templates/",[30,32,35],{"label":31,"url":28},"Modèles",{"label":33,"url":34},"Modèles finance et comptabilité","/fr/templates/finance-accounting/",{"label":36,"url":37},"Modèles de comptes clients","/fr/templates/accounts-receivable/",[39,44,48,52,56,60,64,68,72,76,80,84],{"label":40,"url":41,"thumb":42,"extension":43},"Reconnaissance des droits de propriété par l'employé","/fr/template/reconnaissance-des-droits-de-propriete-par-l-employe-D1981","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1981.png","doc",{"label":45,"url":46,"thumb":47,"extension":43},"Étude du respect des lois par l'entreprise","/fr/template/etude-du-respect-des-lois-par-l-entreprise-D1868","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1868.png",{"label":49,"url":50,"thumb":51,"extension":43},"Contrat d'achat et de vente d'actions par des actionnaires","/fr/template/contrat-d-achat-et-de-vente-d-actions-par-des-actionnaires-D1600","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1600.png",{"label":53,"url":54,"thumb":55,"extension":43},"Demande de dispositions à prendre par rapport à des marchandises rejetées","/fr/template/demande-de-dispositions-a-prendre-par-rapport-a-des-marchandises-rejetees-D2186","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/2186.png",{"label":57,"url":58,"thumb":59,"extension":43},"Politique de protection des secrets industriels","/fr/template/politique-de-protection-des-secrets-industriels-D1933","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1933.png",{"label":61,"url":62,"thumb":63,"extension":43},"Liste de vérification Pour l'analyse des performances par rapport aux normes","/fr/template/liste-de-verification-pour-l-analyse-des-performances-par-rapport-aux-normes-D2498","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/2498.png",{"label":65,"url":66,"thumb":67,"extension":43},"Politique de remboursement des dépenses","/fr/template/politique-de-remboursement-des-dépenses-D2534","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/2534.png",{"label":69,"url":70,"thumb":71,"extension":43},"Certificat de propriété par l'employé","/fr/template/certificat-de-propriete-par-l-employe-D1964","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1964.png",{"label":73,"url":74,"thumb":75,"extension":43},"Fiche d'évaluation de l'entreprise par un nouvel employé","/fr/template/fiche-d-evaluation-de-l-entreprise-par-un-nouvel-employe-D1859","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1859.png",{"label":77,"url":78,"thumb":79,"extension":43},"Formulaire de dépôt de plainte par un employé","/fr/template/formulaire-de-depot-de-plainte-par-un-employe-D1863","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1863.png",{"label":81,"url":82,"thumb":83,"extension":43},"Accord de non-concurrence par l'employé","/fr/template/accord-de-non-concurrence-par-l-employé-D1958","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1958.png",{"label":85,"url":86,"thumb":87,"extension":43},"Accord de non-divulgation par l'employé","/fr/template/accord-de-non-divulgation-par-l-employé-D1959","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/1959.png",false,{"seo":90,"reviewer":101,"legal_disclaimer":88,"quick_facts":105,"at_a_glance":107,"personas":111,"variants":130,"glossary":146,"fields":171,"how_to_fill":192,"common_mistakes":233,"faqs":258,"industries":283,"comparisons":302,"diy_vs_pro":315,"educational_modules":330,"related_template_ids_curated":340,"schema":341,"classification":343},{"meta_title":91,"meta_description":92,"primary_keyword":15,"secondary_keywords":93},"État des dépenses par employé | Téléchargement Word gratuit","Modèle de suivi des dépenses par employé pour demande de remboursement. Téléchargez gratuitement en Excel, modifiable et prêt à l'emploi.",[94,95,96,97,98,99,100],"formulaire de remboursement de dépenses","suivi des dépenses professionnelles","note de frais employé","demande de remboursement","gestion des dépenses","chiffrier dépenses","transport essence repas",{"name":102,"credential":103,"reviewed_date":104},"Bruno Goulet","CEO, Business in a Box","2026-05-03",{"difficulty":106,"legal_review_recommended":88,"signature_required":88},"facile",{"what_it_is":108,"when_you_need_it":109,"whats_inside":110},"Un formulaire Excel préformaté pour documenter et organiser les dépenses professionnelles engagées par un employé. Ce chiffrier facilite le suivi des débours liés au transport, à l'essence, aux repas, à l'hébergement, au téléphone, au divertissement et autres frais. Téléchargement gratuit en format Excel, modifiable selon vos besoins.\n","Chaque fois qu'un employé a engagé des frais professionnels et soumet une demande de remboursement à l'entreprise. Ce document structure la présentation des dépenses et facilite l'examen et l'approbation par le gestionnaire ou le service comptable.\n","Un tableau prêt à l'emploi avec colonnes pour la date, la catégorie de dépense (transport, repas, hébergement, etc.), la description, le montant et le fournisseur. Les catégories courantes sont prédéfinies pour accélérer la saisie et standardiser la présentation.\n",[112,115,118,121,124,127],{"title":113,"use_case":114},"Gestionnaire des ressources humaines","Recevoir et valider les notes de frais des employés avant remboursement",{"title":116,"use_case":117},"Employé itinérant ou en déplacement","Documenter ses frais professionnels pour demander un remboursement",{"title":119,"use_case":120},"Comptable ou teneur de livres","Compiler et catégoriser les dépenses pour la comptabilité interne",{"title":122,"use_case":123},"Directeur financier","Examiner les dépenses par employé et valider les politiques de remboursement",{"title":125,"use_case":126},"Propriétaire de PME","Mettre en place une méthode simple de suivi des dépenses des employés",{"title":128,"use_case":129},"Assistant administratif","Traiter les demandes de remboursement et archiver les justificatifs",[131,134,137,140,143],{"title":132,"when_to_use":133,"template_id":6},"État des dépenses simplifié","Petite entreprise avec peu de catégories de dépenses prédéfinies",{"title":135,"when_to_use":136,"template_id":6},"État des dépenses détaillé","Entreprise avec plusieurs types de dépenses et besoin de ventilation par projet",{"title":138,"when_to_use":139,"template_id":6},"État des dépenses avec justificatifs","Conformité stricte où chaque dépense doit être documentée et justifiée",{"title":141,"when_to_use":142,"template_id":6},"État des dépenses mensuel","Suivi régulier des dépenses avec remboursement menuel",{"title":144,"when_to_use":145,"template_id":6},"État des dépenses par projet","Allocation des frais à des projets ou centres de coûts spécifiques",[147,150,153,156,159,162,165,168],{"term":148,"definition":149},"Dépense professionnelle","Frais engagés par un employé dans l'exercice de ses fonctions et remboursables par l'entreprise.",{"term":151,"definition":152},"Remboursement","Action par laquelle l'employeur rembourse à l'employé les frais qu'il a avancés.",{"term":154,"definition":155},"Note de frais","Document officiel listant les dépenses avec dates et montants, soumis pour remboursement.",{"term":157,"definition":158},"Justificatif","Reçu, facture ou document prouvant qu'une dépense a été réellement effectuée.",{"term":160,"definition":161},"Catégorie de dépense","Classification des frais (transport, repas, hébergement, etc.) pour mieux les suivre.",{"term":163,"definition":164},"Transport","Frais liés aux déplacements professionnels : carburant, transport en commun, taxi, stationnement.",{"term":166,"definition":167},"Hébergement","Frais de nuitée en hôtel ou autre logement temporaire lors de déplacements professionnels.",{"term":169,"definition":170},"Divertissement","Repas, événements ou activités engagés pour des raisons professionnelles ou relationnelles.",[172,175,178,181,184,187,189],{"name":173,"description":174},"Date","La date à laquelle la dépense a été engagée.",{"name":176,"description":177},"Catégorie","Type de dépense : transport, essence, repas, hébergement, téléphone, divertissement, autre.",{"name":179,"description":180},"Description","Détails de la dépense (ex. : essence pour déplacement client, repas avec fournisseur).",{"name":182,"description":183},"Montant","Coût en devises locales de la dépense effectuée.",{"name":185,"description":186},"Fournisseur ou lieu","Nom du commerce, restaurant, hôtel ou prestataire auprès duquel la dépense a été engagée.",{"name":157,"description":188},"Référence ou statut du justificatif (reçu joint, numéro de reçu, etc.).",{"name":190,"description":191},"Approuvé par","Signature ou nom du gestionnaire ayant validé le remboursement.",[193,198,203,208,213,218,223,228],{"step":194,"title":195,"description":196,"tip":197},1,"Remplir l'en-tête avec les informations de l'employé","Indiquez le nom de l'employé, sa fonction, la période couverte et la date de soumission.","Conservez la même période (ex. un mois) pour faciliter le suivi comptable.",{"step":199,"title":200,"description":201,"tip":202},2,"Inscrire la date de chaque dépense","Pour chaque débours, notez la date exacte en format JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA selon votre convention.","Triez les dépenses en ordre chronologique.",{"step":204,"title":205,"description":206,"tip":207},3,"Sélectionner la catégorie de dépense","Classez chaque frais dans une catégorie prédéfinie : transport, repas, hébergement, téléphone, divertissement, autre.","Une dépense ne peut appartenir qu'à une seule catégorie ; choisissez la plus pertinente.",{"step":209,"title":210,"description":211,"tip":212},4,"Ajouter une description claire","Décrivez brièvement la raison ou le contexte de la dépense (ex. : taxi pour réunion client, essence pour visite bureau).","Une description de 5 à 10 mots suffit pour que le gestionnaire comprenne.",{"step":214,"title":215,"description":216,"tip":217},5,"Saisir le montant de la dépense","Entrez le coût réel du débours, HT ou TTC selon votre politique. Utilisez le séparateur décimal cohérent (point ou virgule).","Vérifiez que le montant sur le justificatif correspond à celui inscrit.",{"step":219,"title":220,"description":221,"tip":222},6,"Identifier le fournisseur ou le lieu","Notez le nom du commerce, restaurant, hôtel, station-service ou autre prestataire.","Une identification claire aide à justifier la dépense auprès du fisc si nécessaire.",{"step":224,"title":225,"description":226,"tip":227},7,"Cocher ou noter la présence du justificatif","Marquez si le reçu ou la facture est joint, ou inscrivez son numéro de référence.","Les justificatifs doivent toujours être conservés pour la conformité comptable.",{"step":229,"title":230,"description":231,"tip":232},8,"Soumettre le formulaire et les justificatifs","Remettez le chiffrier complété avec tous les reçus au gestionnaire ou au service comptable pour approbation.","Envoyez une copie numérique et conservez-en un doublon.",[234,238,242,246,250,254],{"mistake":235,"why_it_matters":236,"fix":237},"Omettre des catégories ou mélanger les types de dépenses","Cela rend l'analyse comptable difficile et retarde l'approbation ou le remboursement.","Classez chaque dépense dans une seule catégorie prédéfinie et n'improvisez pas de nouvelles catégories.",{"mistake":239,"why_it_matters":240,"fix":241},"Inscrire des montants arrondis ou approximatifs","Les montants inexacts créent des écarts comptables et peuvent être refusés par l'auditeur.","Reportez toujours le montant exact du reçu ou de la facture, centime pour centime.",{"mistake":243,"why_it_matters":244,"fix":245},"Soumettre sans justificatifs","Sans preuve, l'entreprise ne peut pas déduire la dépense fiscalement ni rembourser l'employé.","Conservez et joignez tous les reçus, factures ou preuves de paiement avant soumission.",{"mistake":247,"why_it_matters":248,"fix":249},"Inclure des dépenses personnelles ou non professionnelles","Cela expose l'entreprise et l'employé à des risques fiscaux ou à des soupçons de fraude.","Vérifiez que chaque dépense est directement liée aux activités professionnelles.",{"mistake":251,"why_it_matters":252,"fix":253},"Laisser des cellules vides ou incohérentes","Le gestionnaire ou le comptable doit retourner le formulaire pour corrections, retardant le remboursement.","Complétez chaque colonne avec des informations claires et cohérentes.",{"mistake":255,"why_it_matters":256,"fix":257},"Soumettre tardivement, longtemps après les dépenses","Les détails s'oublient, les justificatifs se perdent, et le traitement comptable en souffre.","Consignez les dépenses au plus tard le lendemain et soumettez hebdomadairement ou mensuellement.",[259,262,265,268,271,274,277,280],{"question":260,"answer":261},"Que dois-je faire si je n'ai pas de reçu pour une petite dépense ?","La plupart des politiques de remboursement exigent un justificatif pour chaque dépense, même petite. Cependant, certaines entreprises tolèrent des frais mineurs (ex. moins de 20 $) sans justificatif. Vérifiez la politique interne de votre entreprise ou demandez au gestionnaire avant de soumettre. Si le justificatif est manquant et non toléré, vous risquez un remboursement refusé.\n",{"question":263,"answer":264},"Comment dois-je déclarer les frais de divertissement ou de repas ?","Listez ces dépenses sous la catégorie « divertissement » ou « repas », avec une brève description du contexte (réunion client, formation, événement d'équipe). Indiquez le lieu ou le restaurant et le nombre de personnes si pertinent. Les dépenses de divertissement sont souvent plus scrutées ; veillez à justifier leur caractère professionnel.\n",{"question":266,"answer":267},"Puis-je combiner plusieurs petites dépenses en une seule ligne ?","Il est préférable de lister chaque dépense séparément, avec sa date et son montant distinct. Cela améliore la transparence et facilite l'audit. Si vous regroupez plusieurs petits achats, notez toutes les dates et descriptions pour que le gestionnaire comprenne.\n",{"question":269,"answer":270},"Dois-je inclure la TVA ou la TPS dans mes montants ?","Cela dépend de votre politique d'entreprise et de votre situation fiscale. Si votre entreprise est assujettie à la TVA/TPS, elle peut généralement récupérer la taxe ; notez alors le montant HT ou le montant TTC selon les instructions internes. Clarifiez cette règle avec votre gestionnaire ou votre service comptable.\n",{"question":272,"answer":273},"Quel délai dois-je respecter pour soumettre mon état des dépenses ?","La plupart des entreprises demandent une soumission mensuelle, souvent dans les 5 à 10 jours suivant la fin du mois. Consultez le manuel des employés ou votre gestionnaire. Soumettre rapidement améliore le traitement et évite la perte de justificatifs.\n",{"question":275,"answer":276},"Que se passe-t-il si mon état des dépenses est rejeté ?","Vous recevrez généralement un commentaire expliquant les problèmes (montants manquants, catégories invalides, justificatifs absents, etc.). Corrigez les erreurs, fournissez les justificatifs manquants et soumettez à nouveau. Ne tardez pas, car chaque correction rallonge le délai de remboursement.\n",{"question":278,"answer":279},"Y a-t-il une limite au montant total que je peux réclamer ?","Cela dépend de la politique de votre entreprise et du type de dépense. Certaines entreprises fixent un plafond mensuel ou un maximum par catégorie. Vérifiez votre politique interne ou demandez à votre gestionnaire avant d'engager des dépenses importantes.\n",{"question":281,"description":282},"Comment dois-je documenter les dépenses en devises étrangères ?","Notez le montant original et la devise, puis convertissez en devise locale selon le taux de change du jour. Indiquez les deux montants sur le formulaire ou dans la description pour éviter toute confusion.",[284,287,290,293,296,299],{"industry":285,"specifics":286},"Services professionnels","Consultants et avocats engagent souvent des frais de déplacement et de divertissement client à justifier.",{"industry":288,"specifics":289},"Vente et représentation commerciale","Les représentants engagent des frais de transport, d'essence, d'hôtels et de repas client nécessitant un suivi précis.",{"industry":291,"specifics":292},"Ressources humaines et recrutement","Les responsables RH voyagent pour des entrevues, des formations et des événements de recrutement.",{"industry":294,"specifics":295},"Finance et assurance","Les agents et courtiers ont besoin de documenter les frais de déplacement et les repas d'affaires.",{"industry":297,"specifics":298},"Éducation et formation","Les formateurs et éducateurs soumettent des frais de transport et d'hébergement pour les missions de formation.",{"industry":300,"specifics":301},"Technologie et informatique","Les techniciens itinérants et les responsables commerciaux engagent des frais de déplacement et de repas importants.",[303,306,309,312],{"vs":304,"summary":305},"Feuille de présences simple","Une feuille de présences suit les heures ou les jours de travail, tandis que l'état des dépenses documente les débours financiers. Certaines organisations combinent les deux, mais l'état des dépenses se concentre sur le remboursement ; il est donc plus détaillé et catégorisé.\n",{"vs":307,"summary":308},"Demande de congé ou d'absences","Une demande de congé porte sur les jours d'absence approuvés, tandis que l'état des dépenses concerne les frais engagés. Bien que différents, les deux documents peuvent être liés (ex. un déplacement professionnel peut inclure une nuit hors du siège).\n",{"vs":310,"summary":311},"Rapport d'activité ou de mission","Un rapport d'activité décrit ce qui a été fait (réunions, objectifs atteints), tandis que l'état des dépenses en énumère le coût. Ils sont complémentaires : le rapport justifie l'activité, l'état en chiffre le coût.\n",{"vs":313,"summary":314},"Budget ou devis prévisionnel","Un budget estime les dépenses futures, tandis que l'état des dépenses rapporte les frais réels déjà engagés. L'état sert à rembourser et à justifier après coup ; le budget sert à planifier avant.\n",{"heading":316,"middleRowLabel":317,"use_template":318,"template_plus_review":322,"custom_drafted":326},"Modèle ou professionnel — qu'est-ce qui convient ?","Modèle + revue professionnelle",{"best_for":319,"cost":320,"time":321},"Petite équipe, peu de dépenses, politique de remboursement simple.","Gratuit (modèle téléchargé).","15 à 30 minutes par employé pour remplir et soumettre.",{"best_for":323,"cost":324,"time":325},"PME moyenne, dépenses fréquentes, besoin de vérification pour conformité.","Modèle gratuit + ~50 à 150 $ pour une revue comptable annuelle.","Modèle rempli par l'employé, puis 1 heure pour examen par comptable par mois.",{"best_for":327,"cost":328,"time":329},"Grande entreprise, dépenses complexes, intégration ERP ou système comptable.","500 à 2000 $ selon la complexité et les intégrations.","Conception 1 à 2 semaines, puis automatisation continue.",[331,334,337],{"title":332,"summary":333},"Politique de remboursement : bonnes pratiques","Découvrez comment établir une politique claire de remboursement des dépenses pour éviter les abus, les retards et les litiges. Définissez les catégories acceptées, les plafonds, les délais de soumission et les justificatifs requis.",{"title":335,"summary":336},"Gestion comptable des dépenses et déductions fiscales","Apprenez comment documenter et déduire correctement les dépenses professionnelles selon les règles fiscales de votre juridiction. Comprenez la différence entre déduction et remboursement, et les exigences d'archivage.",{"title":338,"summary":339},"Outils numériques pour le suivi des dépenses","Explorez les logiciels et applications (ex. cartes de crédit professionnelles, applis mobiles de photo de reçus, intégrations comptables) qui automatisent le suivi et réduisent les erreurs.",[],{"emit_software_application":342,"emit_breadcrumb_list":342,"emit_faq_page":342,"emit_how_to":342,"emit_defined_term":342},true,{"primary_folder":344,"secondary_folder":345,"document_type":346,"industry":347,"business_stage":348,"tags":349,"confidence":355},"finance-accounting","accounts-receivable","form","general","all-stages",[350,351,352,353,354],"accounting","expense-tracking","employee-reimbursement","spreadsheet","worksheet",0.85,"\u003Ch2>Qu'est-ce qu'un modèle d'état des dépenses par employé ?\u003C/h2>\n\u003Cp>L'état des dépenses par employé est un formulaire structuré, généralement en Excel, qui permet à un employé de documenter et d'organiser tous les débours professionnels qu'il a engagés. Ce chiffrier liste les frais liés au transport, à l'essence, aux repas, à l'hébergement, au téléphone, au divertissement et autres dépenses professionnelles. Il facilite la demande de remboursement et permet à l'entreprise de suivre, valider et comptabiliser les frais avec précision. Téléchargement gratuit en format Excel, entièrement modifiable en ligne ou hors ligne, exportable en PDF pour archivage.\u003C/p>\n\u003Ch2>Pourquoi vous avez besoin de ce document\u003C/h2>\n\u003Cp>Sans un formulaire de suivi standardisé, le remboursement des dépenses devient désorganisé, source d'erreurs et de mécontentement. Les employés qui engagent régulièrement des frais professionnels (déplacements, repas de travail, hébergement) risquent de perdre leurs reçus ou de mal estimer les montants, ce qui retarde ou complique le remboursement. De son côté, l'entreprise perd la traçabilité des dépenses, ne peut pas les déduire correctement aux fins fiscales et crée des risques d'audit. Un état des dépenses bien structuré centralise les informations, valide la justification de chaque frais et crée une trace documentée conforme aux exigences comptables et fiscales, protégeant ainsi l'employé et l'entreprise.\u003C/p>\n",1779809021668]