[{"data":1,"prerenderedAt":339},["ShallowReactive",2],{"document-lista-de-items-a-tener-en-cuenta-archivo-del-personal-D3634":3},{"document":4,"label":7,"preview":11,"thumb":23,"thumb600":24,"description":5,"descriptionCustom":6,"apiDescription":5,"pages":8,"extension":10,"parents":25,"breadcrumb":29,"related":38,"customDescModule":87,"customdescription":6,"mdFm":88,"mdProseHtml":338},{"description":5,"descriptionCustom":6,"label":7,"pages":8,"size":9,"extension":10,"preview":11,"thumb":12,"svgFrame":13,"seoMetadata":14,"parents":15,"keywords":22},"LISTA DE CONTROL DocumentOS QUE DEBEN GUARDARSE EN EL ARCHIVO DE LOS EMPLEADOS Todos los documentos que se detallan a continuación, o parte de ellos, deben guardarse en el archivo del personal del empleado. En general se recomienda que el archivo del personal, las nóminas salariales y otros registros se guarden por 3 años luego de la desvinculación laboral. Otros registros de salud y seguridad deben guardarse por 5 años. ",null,"Lista de ítems a tener en cuenta archivo del personal","1",37,"doc","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/1000px/lista-de-ítems-a-tener-en-cuenta-archivo-del-personal-D3634.png","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3634.png","https://templates.business-in-a-box.com/svgs/docviewerWebApp1.html?v6#3634.xml",{"title":6,"description":6},[16,18,20],{"label":17,"url":6},"Recursos humanos",{"label":19,"url":6},"Gestión y motivación de empleados",{"label":21,"url":6},"Registros de empleados","lista de items a tener en cuenta archivo del personal","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/400px/3634.png","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/600px/3634.png",[26,16,18,20],{"label":27,"url":28},"Templates","/es/templates/",[30,32,35],{"label":31,"url":28},"Plantillas",{"label":33,"url":34},"Plantillas de recursos humanos","/es/templates/human-resources/",{"label":36,"url":37},"Plantillas de operaciones y registros de RRHH","/es/templates/hr-operations-and-records/",[39,43,47,51,55,59,63,67,71,75,79,83],{"label":40,"url":41,"thumb":42,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta al momento de contratar personal","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-al-momento-de-contratar-personal-D3519","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3519.png",{"label":44,"url":45,"thumb":46,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta archivo de proveedor y vendedor","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-archivo-de-proveedor-y-vendedor-D3722","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3722.png",{"label":48,"url":49,"thumb":50,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta acuerdos laborales","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-acuerdos-laborales-D3518","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3518.png",{"label":52,"url":53,"thumb":54,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta evaluación del representante de ventas","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-evaluacion-del-representante-de-ventas-D3800","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3800.png",{"label":56,"url":57,"thumb":58,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta análisis del fabricante","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-analisis-del-fabricante-D3721","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3721.png",{"label":60,"url":61,"thumb":62,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta previo a la contratación","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-previo-a-la-contratacion-D3522","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3522.png",{"label":64,"url":65,"thumb":66,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta tareas administrativas rutinarias","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-tareas-administrativas-rutinarias-D3523","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3523.png",{"label":68,"url":69,"thumb":70,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta para establecer un sitio web","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-para-establecer-un-sitio-web-D3085","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3085.png",{"label":72,"url":73,"thumb":74,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta para elegir un nombre de dominio","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-para-elegir-un-nombre-de-dominio-D3084","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3084.png",{"label":76,"url":77,"thumb":78,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta orientación para nuevo empleado","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-orientacion-para-nuevo-empleado-D3521","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3521.png",{"label":80,"url":81,"thumb":82,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta ergonomía","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-ergonomia-D3650","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3650.png",{"label":84,"url":85,"thumb":86,"extension":10},"Lista de ítems a tener en cuenta servicios en desarrollo","/es/template/lista-de-items-a-tener-en-cuenta-servicios-en-desarrollo-D3726","https://templates.business-in-a-box.com/imgs/250px/3726.png",false,{"seo":89,"reviewer":101,"quick_facts":105,"at_a_glance":107,"personas":111,"variants":127,"glossary":143,"sections":168,"how_to_fill":190,"common_mistakes":216,"faqs":241,"industries":269,"comparisons":288,"diy_vs_pro":301,"educational_modules":316,"related_template_ids_curated":323,"schema":324,"classification":326},{"meta_title":90,"meta_description":91,"primary_keyword":92,"secondary_keywords":93},"Lista de ítems a tener en cuenta archivo del personal (Word gratis)","Descarga gratis la lista de control para organizar y mantener el archivo del personal completo. Cumple con retención de documentos por 3 a 5 años. Descarga gratis en Word y PDF.","lista de items archivo del personal",[94,95,96,97,98,99,100],"documentos archivo empleados","lista control recursos humanos","retención documentos personal","archivo del empleado","checklist archivo personal","gestión documentos recursos humanos","cumplimiento retención documentos",{"name":102,"credential":103,"reviewed_date":104},"Bruno Goulet","CEO, Business in a Box","2026-05-05",{"difficulty":106,"legal_review_recommended":87,"signature_required":87},"facil",{"what_it_is":108,"when_you_need_it":109,"whats_inside":110},"Lista de control en Word que detalla todos los documentos esenciales que deben conservarse en el archivo del personal de cada empleado. Editable y lista para descargar, te ayuda a organizar y cumplir con los requisitos de retención de registros laborales.\n","Cuando incorporas un nuevo empleado, durante revisiones periódicas del archivo de personal, o cuando necesitas verificar que cuentas con toda la documentación requerida por ley.\n","La plantilla incluye un checklist completo de documentos que deben guardarse (datos personales, contratos, evaluaciones, registros de salud y seguridad) y especifica los plazos de retención: 3 años para nómina y registros generales, 5 años para documentos de salud y seguridad.\n",[112,115,118,121,124],{"title":113,"use_case":114},"Gerente de recursos humanos","Organizar archivos de empleados y garantizar cumplimiento normativo",{"title":116,"use_case":117},"Dueño de PyME","Mantener archivos ordenados sin asesoría externa permanente",{"title":119,"use_case":120},"Responsable de nómina","Verificar documentación completa antes de procesar salarios",{"title":122,"use_case":123},"Asistente administrativo","Crear sistema de archivo consistente para nuevos empleados",{"title":125,"use_case":126},"Asesor laboral interno","Auditar archivos y corregir deficiencias documentales",[128,131,134,137,140],{"title":129,"when_to_use":130,"template_id":6},"Lista básica de documentos","Empresas pequeñas con pocos empleados y estructura simple",{"title":132,"when_to_use":133,"template_id":6},"Lista con plazos de retención extendidos","Empresas que operan en múltiples jurisdicciones con requisitos distintos",{"title":135,"when_to_use":136,"template_id":6},"Lista con categorías de riesgo","Sectores con altos requisitos de cumplimiento (salud, finanzas)",{"title":138,"when_to_use":139,"template_id":6},"Lista digital integrada","Empresas que gestionan archivos electrónicos en la nube",{"title":141,"when_to_use":142,"template_id":6},"Lista con seguimiento de vencimientos","Equipos que necesitan recordatorios de cuándo destruir documentos antiguos",[144,147,150,153,156,159,162,165],{"term":145,"definition":146},"Archivo del personal","Carpeta o expediente físico o digital que contiene todos los documentos relacionados con un empleado.",{"term":148,"definition":149},"Retención de documentos","Período durante el cual una empresa debe guardar ciertos registros por ley.",{"term":151,"definition":152},"Documentos de salud y seguridad","Registros médicos, evaluaciones de riesgo y certificados de capacitación en prevención de accidentes.",{"term":154,"definition":155},"Desvinculación laboral","Momento en que termina la relación laboral entre el empleado y la empresa.",{"term":157,"definition":158},"Nómina","Registro de sueldos, deducciones y beneficios pagados a cada empleado.",{"term":160,"definition":161},"Evaluación de desempeño","Documento que registra la calificación periódica del trabajo y comportamiento del empleado.",{"term":163,"definition":164},"Contrato laboral","Acuerdo escrito que establece términos y condiciones de empleo entre empresa y trabajador.",{"term":166,"definition":167},"Cumplimiento normativo","Adherencia a las leyes y regulaciones laborales aplicables a la empresa.",[169,172,175,178,181,184,187],{"heading":170,"body":171},"Documentos de identidad y datos personales","Incluye cédula o pasaporte, comprobante de domicilio, datos de contacto, información bancaria y beneficiarios. Estos forman la base del archivo y deben estar presentes desde el primer día.",{"heading":173,"body":174},"Documentos de contratación","Contrato laboral firmado, carta de oferta, acuerdos de confidencialidad, y cualquier enmienda posterior. Documenta los términos de empleo y protege ambas partes en caso de conflicto.",{"heading":176,"body":177},"Registros de nómina y beneficios","Recibos de pago, comprobantes de descuentos, inscripciones en pensión y seguro de salud, y acuerdos de bonificación. Debe conservarse por 3 años después de la desvinculación.",{"heading":179,"body":180},"Evaluaciones y registros de desempeño","Evaluaciones anuales, actas de reuniones de retroalimentación, cambios de puesto y sanciones disciplinarias. Evidencia el desempeño y cualquier incidente importante.",{"heading":182,"body":183},"Capacitación y certificaciones","Certificados de inducción, cursos de cumplimiento, capacitaciones de seguridad y licencias profesionales requeridas. Comprueba que el empleado cumple requisitos legales y de industria.",{"heading":185,"body":186},"Registros de salud y seguridad","Evaluaciones médicas ocupacionales, reportes de lesiones, incidentes en el trabajo y certificados de capacitación en prevención. Debe conservarse por 5 años debido a implicaciones legales.",{"heading":188,"body":189},"Documentos de terminación","Carta de renuncia, acta de desvinculación, liquidación final y cualquier acuerdo de indemnización. Formaliza el final de la relación laboral y protege a la empresa ante reclamaciones futuras.",[191,196,201,206,211],{"step":192,"title":193,"description":194,"tip":195},1,"Abre la plantilla y personalízala con datos de tu empresa","Descarga el archivo Word, agrega el nombre de tu empresa, logo si lo deseas, y ajusta los plazos de retención según tu jurisdicción.","Revisa leyes locales de retención antes de establecer los plazos; algunos sectores tienen requisitos especiales.",{"step":197,"title":198,"description":199,"tip":200},2,"Revisa cada categoría de documentos","Lee la lista completa e identifica cuáles aplican a tu tipo de negocio. Si trabajas en sectores regulados (salud, finanzas), agrega requisitos adicionales.","No es necesario que todos los documentos listados estén en cada archivo; marca solo los que corresponden a tu empresa.",{"step":202,"title":203,"description":204,"tip":205},3,"Imprime y distribúyela como guía interna","Usa la lista como checklist cuando incorpores nuevos empleados o durante auditorías de archivo del personal.","Guarda una copia en la política de recursos humanos para que todos los supervisores la conozcan.",{"step":207,"title":208,"description":209,"tip":210},4,"Crea un sistema de seguimiento de fechas de vencimiento","Nota cuándo debe destruirse cada documento (3 o 5 años después de desvinculación) para evitar guardar registros más tiempo del necesario.","Usa un calendario o software de gestión documental para automatizar recordatorios de destrucción.",{"step":212,"title":213,"description":214,"tip":215},5,"Realiza auditorías periódicas del archivo","Cada 6 o 12 meses, verifica que todos los archivos de empleados activos cumplen con la lista y que los documentos vencidos han sido destruidos correctamente.","Documenta las auditorías para demostrar cumplimiento en caso de inspección.",[217,221,225,229,233,237],{"mistake":218,"why_it_matters":219,"fix":220},"Confundir el plazo de retención: guardar documentos de salud por 3 años cuando deben ser 5","Puede exponerte a multas si un empleado reporta una lesión ocupacional tiempo después.","Separa claramente los documentos de 3 años (nómina, evaluaciones) de los de 5 años (salud y seguridad) en tu archivo.",{"mistake":222,"why_it_matters":223,"fix":224},"Mezclar archivos activos con inactivos sin orden, lo que causa pérdida de documentos críticos","Si necesitas un documento urgentemente o en una investigación, no poder hallarlo debilita tu defensa legal.","Mantén archivos activos e inactivos separados física o digitalmente, con índices claros.",{"mistake":226,"why_it_matters":227,"fix":228},"No actualizar el archivo cuando hay cambios de puesto, beneficios o disciplina","Creas vacíos documentales que luego son difíciles de reconstruir si hay conflicto laboral.","Establece una rutina: cada cambio importante genera un documento que entra inmediatamente en el archivo.",{"mistake":230,"why_it_matters":231,"fix":232},"Destruir documentos sin respetar el plazo legal, o guardarlos indefinidamente","Destrucción prematura te deja sin prueba; retención excesiva consume recursos y viola privacidad.","Usa la lista como calendario; marca la fecha de destrucción permitida en cada documento y respétala escrupulosamente.",{"mistake":234,"why_it_matters":235,"fix":236},"No proteger datos personales en archivos digitales, exponiendo información sensible","Incumples regulaciones de privacidad y arriesgas la confidencialidad de tus empleados.","Si digitalizas, usa encriptación, contraseñas fuertes y acceso restringido solo a personal autorizado.",{"mistake":238,"why_it_matters":239,"fix":240},"Mantener el mismo archivo para roles con responsabilidades legales muy distintas","Un directivo requiere más documentación que un operario; archivos genéricos pueden faltar evidencia crítica.","Personaliza la lista según nivel jerárquico o clasificación de riesgo del puesto.",[242,245,248,251,254,257,260,263,266],{"question":243,"answer":244},"¿Cuánto tiempo debo guardar los documentos del empleado después de que se va?","La regla general es 3 años para documentos de nómina, contratos y evaluaciones, y 5 años para registros de salud y seguridad. Sin embargo, esto varía según tu país y sector. En México, la mayoría de registros laborales se guardan 3 años. En España, algunos requisitos son más estrictos. Consulta la legislación laboral local o a un asesor legal para asegurar cumplimiento.\n",{"question":246,"answer":247},"¿Qué pasa si no guardo un documento que la ley requiere?","Puedes enfrentar multas administrativas, pérdida en un litigio laboral, o sanciones en una inspección. Si un empleado reclama discriminación, lesión ocupacional o falta de beneficio, necesitarás la documentación para defenderte. Además, en algunos casos, la falta de registros presume culpa a favor del empleado.\n",{"question":249,"answer":250},"¿Puedo guardar los archivos del personal en digital en lugar de físico?","Sí, cada vez más empresas digitalizan archivos del personal. Debe estar protegido con encriptación y acceso restringido. Asegúrate de que cumple con regulaciones de protección de datos de tu país (como leyes de privacidad). Si usas la nube, verifica que el proveedor tiene respaldo y seguridad adecuada.\n",{"question":252,"answer":253},"¿Qué documentos se consideran especialmente sensibles y requieren mayor protección?","Datos de salud, evaluaciones médicas, información bancaria, números de identificación y registros de disciplina son altamente sensibles. Deben guardarse en área restringida (físico) o con acceso muy limitado (digital) para proteger la privacidad del empleado y cumplir leyes de datos personales.\n",{"question":255,"answer":256},"¿Necesito guardar copias de correos y mensajes entre yo y el empleado?","No es obligatorio, pero es altamente recomendado si contienen decisiones importantes: aumento de sueldo, cambio de puesto, avisos de desempeño deficiente o comunicación sobre beneficios. Estos correos pueden ser prueba valiosa si surge un conflicto. Mantén los más relevantes en el archivo.\n",{"question":258,"answer":259},"¿Qué hago con documentos vencidos? ¿Los destruyo de inmediato?","Sí, pasado el plazo legal, debes destruir los documentos para proteger privacidad. Usa una destructora de papel o un servicio de destrucción certificado para documentos físicos. Para archivos digitales, usa eliminación segura que no permita recuperación. Documenta la destrucción para tu registro.\n",{"question":261,"answer":262},"¿Debo incluir en el archivo documentos de capacitación obligatoria (como cumplimiento o seguridad)?","Sí, absolutamente. Certificados de inducción, capacitaciones en salud y seguridad, y cumplimiento normativo deben guardarse. Estos prueban que el empleado recibió entrenamiento obligatorio. En caso de accidente o incidente, la empresa necesita demostrar que capacitó al empleado adecuadamente.\n",{"question":264,"answer":265},"¿Qué pasa si un empleado solicita ver su archivo personal?","En la mayoría de jurisdicciones, los empleados tienen derecho a acceder a su archivo. Debes proporcionar copia de documentos no confidenciales (como su contrato, evaluaciones) en plazo razonable. Algunos registros (como notas internas muy sensibles) pueden estar restringidos según ley local. Consulta regulaciones de privacidad para estar seguro.\n",{"question":267,"answer":268},"¿Cómo organizo el archivo si un empleado regresa después de una salida temporal?","Puedes crear un nuevo archivo o reabrir el existente y agregar documentos nuevos. Si fue ausencia breve (licencia, cese temporal), generalmente continúa siendo el mismo expediente. Si fue desvinculación completa, algunos prefieren archivo separado. La plantilla te ayuda a verificar qué documentos nuevos necesitas para formalizar el retorno.\n",[270,273,276,279,282,285],{"industry":271,"specifics":272},"Manufactura e industria","Requiere especial énfasis en registros de salud, seguridad ocupacional y certificaciones técnicas; retención de 5 años en documentos de incidentes es crítica.",{"industry":274,"specifics":275},"Servicios de salud y farmacéutica","Necesita cumplimiento estricto de privacidad de datos médicos y registros ocupacionales; auditorías frecuentes de archivo obligatorio.",{"industry":277,"specifics":278},"Finanzas y banca","Requiere retención extendida de ciertos registros y documentación de cumplimiento normativo; archivos extremadamente auditados.",{"industry":280,"specifics":281},"Educación","Mantiene historiales académicos y documentación de capacitaciones; algunos registros de estudiantes requeridos por años después de egreso.",{"industry":283,"specifics":284},"Tecnología y software","Énfasis en documentación digital y protección de datos; muchos empleados remotos requieren procedimientos digitales consolidados.",{"industry":286,"specifics":287},"Comercio y retail","Gestión simple pero frecuente de rotación de personal; necesita sistema ágil de creación y destrucción de archivos.",[289,292,295,298],{"vs":290,"summary":291},"Manual de políticas de recursos humanos","El manual define procesos y reglas generales de la empresa (cómo se pide vacaciones, código de conducta, disciplina). La lista de ítems del archivo es más específica: detalla exactamente qué documentos guardar y por cuánto tiempo. Ambas son complementarias; el manual orienta el día a día, la lista garantiza cumplimiento documental a largo plazo.\n",{"vs":293,"summary":294},"Contrato laboral individual","El contrato es el acuerdo específico de empleo con una persona. La lista de archivo es el sistema que organiza ese contrato junto con toda otra documentación del empleado. El contrato es una parte que va adentro del archivo, mientras que la lista es el contenedor que asegura que nada se pierda.\n",{"vs":296,"summary":297},"Política de protección de datos","La política de datos define cómo tu empresa recolecta y protege información personal según ley (RGPD, CCPA, locales). La lista de archivo describe qué documentos guardar y cuánto tiempo. Están relacionadas: la lista te dice qué conservar; la política te dice cómo protegerlo. Debes tener ambas.\n",{"vs":299,"summary":300},"Evaluación de desempeño anual","La evaluación es el acto de calificar el trabajo de un empleado en un período. La lista de archivo incluye guardar esas evaluaciones para registro histórico. La evaluación es el evento; la lista es lo que asegura que ese evento queda documentado permanentemente en el expediente del trabajador.\n",{"heading":302,"middleRowLabel":303,"use_template":304,"template_plus_review":308,"custom_drafted":312},"Plantilla o profesional — ¿qué te conviene?","Plantilla + revisión profesional",{"best_for":305,"cost":306,"time":307},"Empresas pequeñas con pocos empleados y buena capacidad administrativa interna","Bajo; solo la plantilla (a menudo gratuita)","30 minutos para personalizar; luego, 5 minutos por empleado nuevo",{"best_for":309,"cost":310,"time":311},"Empresas medianas que quieren guía experta pero mantienen control interno","Moderado; asesor laboral revisa plantilla personalizada (200–500 USD una vez)","2 horas para revisión completa; implementación rápida después",{"best_for":313,"cost":314,"time":315},"Empresas grandes, reguladas o con historial de conflictos laborales","Alto; asesor laboral crea sistema completamente customizado (1000+ USD)","1–2 semanas de consultoría; implementación de 1–3 meses",[317,320],{"title":318,"summary":319},"Leyes de retención de documentos laborales por país","Resumen de plazos legales de retención en México, España y otros países hispanohablantes. Explica diferencias entre registros generales y de salud/seguridad, y cómo adaptar tu archivo a cada jurisdicción.",{"title":321,"summary":322},"Cómo proteger datos personales en archivos del personal","Guía práctica sobre encriptación, acceso restringido, y cumplimiento de leyes de protección de datos al mantener archivos digitales o físicos de empleados.",[],{"emit_software_application":325,"emit_breadcrumb_list":325,"emit_faq_page":325,"emit_how_to":325,"emit_defined_term":325},true,{"primary_folder":327,"secondary_folder":328,"document_type":329,"industry":330,"business_stage":331,"tags":332,"confidence":337},"human-resources","hr-operations-and-records","checklist","general","all-stages",[333,329,334,335,336],"compliance","personnel-file","hr-records","document-retention",0.95,"\u003Ch2>¿Qué es una plantilla lista de ítems a tener en cuenta archivo del personal?\u003C/h2>\n\u003Cp>Es un checklist en Word que te guía sobre qué documentos guardar en el archivo de cada empleado y cuánto tiempo retenerlos. La plantilla detalla desde datos personales e identidad hasta nómina, evaluaciones, capacitación y registros de salud y seguridad. Incluye los plazos legales de retención (3 años para nómina y registros generales; 5 años para documentos de salud y seguridad). Es editable, lista para descargar e implementar inmediatamente en tu empresa.\u003C/p>\n\u003Ch2>Por qué necesitas este documento\u003C/h2>\n\u003Cp>Guardar documentos incompletos o desorganizados expone a tu empresa a riesgos legales graves. Si un empleado reclama discriminación, falta de beneficio, lesión ocupacional o hace demanda laboral, necesitarás la documentación en orden para defenderte. Además, incumplir plazos de retención (destruir documentos demasiado pronto o guardarlos indefinidamente) puede resultar en multas y sanciones. Esta plantilla te ayuda a crear un sistema consistente, fácil de auditar, y que asegura cumplimiento normativo sin necesidad de asesor externo.\u003C/p>\n",1781186110710]